Cách lập kế hoạch thời gian của bạn trong Notion bằng GTD

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Thu thập tất cả các công việc của bạn vào một bảng tiện dụng để dễ dàng kiểm soát.

GTD là gì

Cuộc đời hacker đã nhiều lần xuất bản các bài báo về kỹ thuật GTD - Getting Things Done. Nó được phát minh và mô tả chi tiết trong cuốn sách của ông bởi huấn luyện viên kinh doanh David Allen. Một cách ngắn gọn, các quy tắc cơ bản của hệ thống này có thể được mô tả như sau:

1. Nắm bắt tất cả thông tin … Viết ra tất cả các ý tưởng, nhiệm vụ và việc làm. Nếu có điều gì đó bạn không thể làm ngay bây giờ, hãy ghi dấu ấn mà không cần dựa vào trí nhớ. Mọi thứ bạn ghi được lưu trữ trong cái gọi là Hộp thư đến.
2. Duy trì trật tự. Khi thư mục có "Công việc sắp tới" đầy lên, bạn cần sắp xếp nội dung của nó, sắp xếp công việc thành các danh mục và tạo giải thích và ghi chú để bạn không quên bất cứ điều gì.
3. Ưu tiên … Mỗi nhiệm vụ nên có ngày hoàn thành và mức độ quan trọng để bạn biết việc gì phải làm trước và việc gì có thể chờ đợi.
4. Giữ mọi thứ gần gũi trong tầm tay … GTD không có chỗ cho nguyên tắc "viết sau". Danh sách việc cần làm và ghi chú của bạn phải luôn ở trong tầm mắt của bạn: trên máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng và các thiết bị khác. Bằng cách này, nếu bạn nảy ra một ý tưởng thú vị hoặc bạn nghĩ về một số trường hợp chưa được ghi chép, bạn có thể viết nó ra ngay lập tức. Khi thời hạn của một nhiệm vụ đến gần, bạn sẽ nhận được một lời nhắc nhở, vinh quang cho các thông báo có mặt khắp nơi.

Bạn có thể đọc thêm về GDT trong hướng dẫn của chúng tôi.

Kỹ thuật này tốt vì tính linh hoạt của nó. Người tạo ra nó, David Allen, hơi lỗi thời: trong "Hộp thư đến", anh ấy có nghĩa là một tập tài liệu giấy thực sự. Anh ấy thậm chí còn in ra các email và đặt chúng vào các tập hồ sơ.

Nhưng với thành công tương tự, GTD có thể được áp dụng cho các tệp và thư mục máy tính, bằng cách sử dụng hệ thống này cùng với một số dịch vụ. Ví dụ: bạn có thể sử dụng kỹ thuật này để sắp xếp email Gmail, viết tác vụ vào "" hoặc kiểm soát hoàn toàn cuộc sống của bạn với. Cuối cùng, nhiều trình quản lý tác vụ như Wunderlist tương tự được mài giũa theo triết lý GTD.

Và tất nhiên, bạn có thể sử dụng kỹ thuật này trong một chương trình tuyệt vời và linh hoạt như Notion.

Nó là sự kết hợp của Google Docs, Evernote, Trello và hàng chục ứng dụng khác. Ý niệm có thể làm hầu hết mọi thứ bạn cần để làm việc. Ghi chú, bảng tính, cơ sở kiến thức, danh sách việc cần làm, bảng kanban, tài liệu - chương trình có tất cả. Thật là tội lỗi nếu không sử dụng nó để sắp xếp công việc của bạn theo phong cách GTD.

Và Maria Aldrey, một nhà tư vấn kinh doanh giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức công việc của họ, đã tạo ra hệ thống dựa trên GTD của riêng mình cho Notion. Cô ấy đã chia sẻ những phát triển này trên blog của mình.

Cách sử dụng GTD trong Notion

Tôi không tổ chức tốt lắm. Vì vậy, khi tôi biết về GTD của David Allen, cuộc sống của tôi đã thay đổi theo đúng nghĩa đen. Bây giờ đây là một loại tôn giáo đối với tôi. Dần dần, tôi xây dựng hệ thống của riêng mình, cho phép tôi theo kịp mọi thứ, làm việc với tốc độ bình thường của tôi.

Tôi sử dụng một phương pháp mà tôi gọi là Lập kế hoạch hàng tuần. Tôi dành ra một giờ vào mỗi Chủ nhật (hoặc thứ Hai) để lên kế hoạch cho tuần trước. Thói quen này giúp tôi giải quyết những vấn đề phức tạp bằng cách chia nhỏ chúng thành những vấn đề nhỏ hơn và dễ quản lý hơn. Vì vậy, tôi hoàn thành nhiều việc hơn, ít mệt mỏi hơn và dễ dàng tập trung vào công việc hơn.

Đối với tôi, Notion giống như một trò chơi. Cần có thời gian để thiết lập hệ thống. Nhưng khi cô ấy đã sẵn sàng, việc hoàn thành nhiệm vụ trở nên thú vị, đơn giản và nhanh chóng.

Mỗi tuần, tôi nhấp vào một nút trong Notion và một bảng tính trống xuất hiện trước mặt tôi. Có một cái trống ở đây, bạn có thể lấy và sử dụng.

Đây là quy trình từng bước mà tôi sử dụng để lập lịch các công việc của mình với Notion.

1. Thu thập ý tưởng của bạn

Hãy dành 10 phút để liệt kê và viết ra tất cả các ý tưởng của bạn trong cột này. Chúng sẽ biến thành những nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành trong tuần tới.

1. Liệt kê tất cả các dự án của bạn chưa hoàn thành.
2. Kiểm tra nhiệm vụ của bạn trong ba tháng trước đó để tìm bất kỳ nhiệm vụ nào còn tồn đọng.
3. Hãy xem lịch của bạn: có thể ở đó cũng có kế hoạch gì đó.
4. Kiểm tra sổ tay giấy của bạn, nếu có. Có lẽ cũng có một số ý tưởng cần được chuyển sang Notion.
5. Hãy nghĩ xem có bất kỳ nhiệm vụ nào khác bạn cần làm hoặc những người để làm việc cùng không.

Thu thập tất cả những ý tưởng này lại với nhau và liệt kê chúng trong cột đầu tiên. Đây là kế hoạch của bạn trong bảy ngày tới.

2. Chỉ định các hành động thích hợp

Một ý tưởng không tồi, nhưng nếu không có hành động tích cực, nó sẽ vẫn là một ý tưởng. Hãy tự hỏi bản thân, "Tôi nên làm gì để chuyển nhiệm vụ này đến cuối cùng?"

Ví dụ:

• Tiếp tục điền nội dung vào trang web → Viết bản nháp của phần "Giới thiệu về bản thân".
• Tạo lịch xuất bản nội dung → Vẽ sơ đồ bộ nhớ cho các bài viết và ấn định ngày tháng.
• Tạo video cho blog → Viết kịch bản video.
• Gặp Chris → Gửi cho anh ấy một email với ngày và địa điểm của cuộc gặp.

Hãy nhớ rằng, nếu cần nhiều hơn một hành động để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn phải quyết định việc cần làm trước.

3. Đặt mức độ khẩn cấp

Tiếp theo, bạn phải xác định mức độ khẩn cấp của từng nhiệm vụ. Điều này là cần thiết để tập trung vào những việc thực sự quan trọng chứ không phải chỉ làm một đống công việc.

Để hiểu những việc cần làm trước tiên, tôi sắp xếp các ý tưởng của mình thành bốn loại:

• Nhiệm vụ quan trọng - những thứ đưa chúng ta đến gần hơn với việc đạt được mục tiêu.
• Nhiệm vụ khẩn cấp - những hành động đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức.
• Nó sẽ không đau - danh mục này bao gồm những vấn đề có thể không khẩn cấp và không quan trọng, nhưng việc triển khai chúng sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn trong bảy ngày tới.
• Có thể chờ - đây là những nhiệm vụ có thể được dời lại vào một tuần khác.

4. Xác định mức độ tập trung

Đáng buồn thay, tất cả chúng ta đều có hạn chế về sự chú ý, thời gian và năng lượng. Mỗi nhiệm vụ tiêu tốn một tỷ lệ nhất định của các tài nguyên quan trọng này. Do đó, hãy đánh giá nhiệm vụ đã lên lịch và gán số tương ứng cho nó trong cột thứ tư.

Ví dụ, viết bản nháp cho một bài đăng trên blog đã chiếm khoảng 20% sự chú ý của tôi. Và bức thư cho Chris dài 3 dòng - chỉ chiếm 2%.

5. Chỉ định mức độ ưu tiên

Hộp kiểm này đánh dấu các nhiệm vụ có thẻ "Quan trọng" và "Khẩn cấp". Đó là, chúng cần phải được thực hiện, không có vấn đề gì. Đây là danh sách ưu tiên của bạn.

Khi bạn chọn xong các nhiệm vụ này, hãy cộng các tỷ lệ phần trăm từ cột trước đó để xem bạn sẽ chi bao nhiêu tài nguyên cho chúng. Nếu nó thành ra hơn 90%, thì bạn đã đánh giá quá cao sức mạnh của mình và cắn nhiều hơn những gì bạn có thể nhai. Hãy sắp xếp lại một phần của nó sang tuần sau, nếu không bạn sẽ làm việc quá sức và không có thời gian cho bất cứ việc gì.

Nhân tiện, một mẹo hữu ích: Notion cho phép bạn lọc nội dung của các hàng trong bảng - đây là cách bạn có thể chọn các tác vụ ưu tiên.

6. Lên lịch thực hiện nhiệm vụ

Dấu kiểm trong cột tiếp theo cho biết nhiệm vụ có được lên lịch trên lịch của bạn hay không. Quyết định khi nào bạn sẽ chạy nó và tạo một sự kiện thích hợp.

Nhân tiện, nếu bạn không sử dụng Lịch Google hoặc thứ gì đó, hãy tự ghi Chú thích cho mình. Ở đó, bạn có thể thêm các nhiệm vụ được lên lịch trong tuần.

7. Giao nhiệm vụ

Đúng, bạn có cùng số giờ mỗi ngày như Beyoncé, nhưng cô ấy có một đội ngũ trợ lý khổng lồ làm công việc bẩn thỉu cho cô ấy, vì vậy cô ấy còn làm được nhiều việc hơn. Tuy nhiên, nếu bạn cũng có một người nào đó mà bạn có thể thay đổi một số nhiệm vụ, hãy làm như vậy và đánh dấu vào nhiệm vụ được ủy quyền trong cột thích hợp.

8. Kết thúc nhiệm vụ

Vâng, mọi thứ đều đơn giản. Khi bạn hoàn thành dự án của mình hoặc hoàn thành một nhiệm vụ, hãy chọn hộp ở cột cuối cùng.

Tặng kem

Dưới đây là một số bước để giúp bạn tổ chức hơn nữa:

1. Xem lại chi tiêu của bạn trong tuần qua và lập kế hoạch ngân sách cho tiếp theo.
2. Suy nghĩ về thực đơn của bạn trong tuần, thêm sản phẩm vào danh sách mua sắm.
3. Xử lý Hộp thư đến của bạn trong bảy ngày qua một cách kịp thời và sắp xếp mọi thứ đã tích lũy ở đó.
4. Lập kế hoạch ít nhất một ngày mỗi tuần để tập thể dục.

Hãy nhớ rằng GTD khá linh hoạt và có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn. Hãy thoải mái điều chỉnh các mẫu Chú thích. Ví dụ, cột Chú ý của Maria có vẻ thừa đối với tôi. Đối với tôi, một ghi chú là đủ cho dù nhiệm vụ có khẩn cấp hay không. Bạn có thể dễ dàng xóa các cột của nó và thêm cột của riêng bạn. Vì vậy, tôi đã tạo một cột có nhãn "Công việc", "Nhà riêng", "Sáng tạo" và các cột khác để sắp xếp các nhiệm vụ thành các danh mục. Bạn có thể làm theo cách của bạn.