Một người có tâm trạng như thế nào để lập kế hoạch thời gian và làm việc hiệu quả

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Bất kỳ ai cũng có thể thành thạo việc quản lý thời gian. Điều chính là phải chú ý đến bản thân và đặc thù của bạn.

Trong thời đại sùng bái năng suất và sự phát triển bản thân, ngay cả trẻ em cũng biết rằng để đạt được mục tiêu, bạn cần có khả năng lập kế hoạch và phân bổ thời gian. Nghe thì có vẻ tuyệt vời, nhưng đối với một người tự coi mình là vô tổ chức thì điều đó hoàn toàn không phù hợp. Chúng tôi tìm ra cách hành động cho những người không phải là bạn với quản lý thời gian.

1. Theo dõi tâm trạng của bạn

Nếu nó thường xuyên thay đổi, sẽ rất tốt nếu bạn hiểu được tần suất nó xảy ra. Bạn có thể viết nhật ký - trên giấy hoặc trong một ứng dụng - và viết ngắn gọn cảm giác của bạn, cảm xúc của bạn và những gì bạn nghĩ về vài lần trong ngày. Thực hành này sẽ giúp bạn hiểu nhịp sinh học và các giai đoạn tâm trạng và xác định các mô hình: khi nào bạn đang ở đỉnh cao của năng suất và khi nào, ngược lại, suy sụp.

Tất cả dữ liệu này có thể được thu thập trong một loại lịch trình hiệu suất và phân công nhiệm vụ, tập trung vào nó. Để biên dịch nó, các ứng dụng có nhật ký tâm trạng và theo dõi số liệu thống kê sẽ rất hữu ích. Ví dụ, chẳng hạn như:

Ngoài ra, cần nhớ rằng tâm trạng thay đổi thường xuyên, tính tự phát, nhạy cảm, thèm muốn chuyển đổi nhiệm vụ và sự chú ý không phải là một bệnh lý hoặc một vấn đề gì khác. Theo quan điểm của kiểu học của Jung, những người có tập hợp phẩm chất này được gọi là không hợp lý.

Nhưng không có chẩn đoán nào về tính không hợp lý, tự phát hoặc không nhất quán.

Vì không có kiểu tính cách đúng và sai. Nhưng có những tính năng cần được lưu ý để chúng không những không gây trở ngại mà còn giúp đạt được mục tiêu đã đặt ra.

2. Từ bỏ kế hoạch khó

Hệ thống quản lý thời gian nổi tiếng nhất được thiết kế cho những người lý trí. Ma trận Eisenhower, Lái xe thời gian của Gleb Arkhangelsky, lập kế hoạch theo phương pháp Benjamin Franklin và những người khác. Tất cả chúng đều liên quan đến việc ràng buộc các nhiệm vụ vào một thời gian cụ thể, thời gian cẩn thận, phân chia các vụ việc thành nhiều loại - ví dụ, theo các lĩnh vực của cuộc sống hoặc theo các lĩnh vực quan trọng-khẩn cấp.

Nhưng một người có tâm trạng thường rất khó và nhàm chán khi tuân theo một thói quen đã định trước. Cũng như một hệ thống lập kế hoạch cứng nhắc, đòi hỏi nhiều thời gian và sự kiên trì. Do đó, tốt hơn là những người tự phát nên rời xa cách quản lý thời gian cổ điển và chọn các phương pháp linh hoạt và sáng tạo hơn mà họ sẽ cảm thấy thoải mái - ví dụ như hệ thống của Yana Frank hoặc Donald Rosa.

Tất nhiên, có những thứ mà bạn không thể thoát khỏi: trẻ em, ông chủ và những người sưu tập thường không hỏi chúng tôi đã đứng lên bằng chân nào và chúng tôi muốn làm gì. Do đó, bây giờ chúng ta đang nói về những nhiệm vụ mà bản thân chúng ta chọn thời gian và ưu tiên: dự án cá nhân, làm việc tự do, sáng tạo.

3. Tạo ra một nơi hỗn loạn

Kỹ thuật này còn được gọi là Tự động lấy nét. Nó giúp chế ngự mớ suy nghĩ lộn xộn và không đòi hỏi nhiều thời gian, công cụ và công sức. Hãy ghi chép thường xuyên (hoặc mở ghi chú trên điện thoại của bạn) và viết ra tất cả các nhiệm vụ mà không cần chia chúng thành các loại - theo thứ tự mà chúng nghĩ đến. Bạn rất có thể sẽ kết thúc với một danh sách nhiều trang ấn tượng. Tốt hơn là đánh dấu các nhiệm vụ có thời hạn ngay lập tức bằng một điểm đánh dấu sáng hoặc đặt lời nhắc cho chúng trên điện thoại.

Và sau đó, khi tất cả các nhiệm vụ khó khăn và bắt buộc đã được giải quyết, hãy mở "cuốn sổ của sự hỗn loạn" này và chọn những thứ mà tâm hồn đang ở vào thời điểm này. Các nhiệm vụ đã hoàn thành phải được gạch bỏ. Đánh dấu các trang có tất cả các mục bị gạch chéo bằng dấu gạch chéo.

Tất cả những thứ cần phải được đưa vào danh sách - ngay cả những thứ nhỏ nhất và những thứ mà chúng ta thường không nghĩ đến. Ví dụ: "phủi bụi" hoặc "suy nghĩ về một dự án."

Và bạn cũng có thể viết ra những ý tưởng và suy nghĩ ở đó và sau đó chuyển chúng mỗi tuần một lần vào một cuốn sổ riêng - để chúng không bị lãng quên và không bị mất.

Bạn nên luôn giữ "Notebook of Chaos" bên cạnh để không phải đào sâu vào đống sổ tay, ghi chú và tài liệu. Và ngay khi một ý tưởng hoặc nhiệm vụ mới xuất hiện trong suy nghĩ của bạn, hãy ngay lập tức viết nó ra giấy. Có thể thuận tiện hơn cho hình ảnh khi chuyển danh sách này thành một sơ đồ tư duy.

Đối với những người phi lý trí thích sử dụng các tiện ích hơn là giấy tờ, tốt hơn là nên từ bỏ những người lập kế hoạch phức tạp: bản thân những ứng dụng như vậy đã tốn rất nhiều thời gian. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các ghi chú đơn giản như Google Keep hoặc, ví dụ: công cụ lập lịch ToRound dễ thương (và miễn phí!).

Mỗi nhiệm vụ trong đó được biểu thị bằng một vòng tròn, và nhiệm vụ càng lớn thì nó càng quan trọng. Khi hoàn thành nhiệm vụ, quả bóng lăn xuống và biến mất. Tiếng rắc sắp xảy ra cũng sẽ không được chú ý: các quả bóng ngày càng đông trên màn hình.

4. Ăn thịt voi

Trong quản lý thời gian cổ điển, vẫn có những kỹ thuật mà một người có tâm trạng có thể sử dụng thành công. Ví dụ, trong cuốn sách "Time Drive", Gleb Arkhangelsky đề xuất ăn voi. Đó là, chia một dự án lớn và đáng sợ thành nhiều phần nhỏ và giải quyết (“ăn”) từng dự án một.

Vì vậy, bạn sẽ không có cảm giác rằng một núi công việc không thể vượt qua đã mọc lên trước mặt bạn, và các dự án quy mô lớn sẽ không thúc đẩy bạn.

Ví dụ: nếu bạn muốn viết một bài báo, bạn có thể thêm các điểm sau vào danh sách việc cần làm: lập kế hoạch, viết phần đầu tiên (thứ hai, thứ ba), chọn các liên kết và ví dụ, chỉnh sửa và định dạng văn bản, và như thế.

5. Tạo danh sách việc cần làm cho tâm trạng tồi tệ

Mọi người đều có những giai đoạn tâm trạng ở mức 0 hoặc thậm chí thấp hơn và không còn sức lực cho bất kỳ nhiệm vụ lớn nào. Và sau đó một danh sách những điều đơn giản sẽ giúp ích cho bạn. Ví dụ, không có động lực cũng như năng lượng cho các dự án sáng tạo, nhưng bạn hoàn toàn có thể bật một cuốn sách nói thú vị và sắp xếp quần áo trong tủ. Dopamine được giải phóng sau mỗi thành tích nhỏ, như rửa bát hoặc sắp xếp ảnh gia đình. Và, hứa hẹn niềm vui và sự hài lòng, nó thúc đẩy chúng tôi đến những kỳ tích mới.

Nếu bạn không muốn bất cứ điều gì cả và có một cơ hội như vậy, tốt hơn là nên nghỉ ngơi. Và để không cho phép bản thân cắm mặt vào điện thoại thay vì nghỉ ngơi tốt, bạn có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau: ví dụ: các dịch vụ theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các trang web và ứng dụng nhất định và chặn quyền truy cập của những người ăn nhiều năng lượng này.

6. Chuyển đổi

Làm cùng một việc trong nhiều giờ liên tục có thể gây nhàm chán và mệt mỏi. Đặc biệt là một người tâm trạng. Để không cảm thấy nhàm chán, bạn có thể xen kẽ giữa các món khác nhau. Jana Frank trong cuốn sách “Muse and the Beast” gợi ý phương pháp này: 45 phút làm việc trí óc và 15 phút làm việc thường ngày (việc nhà, việc thể chất - mọi thứ không cần gắng sức).

Nếu quá khó để duy trì sự tập trung trong 45 phút, bạn có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro và thiết lập độc lập thời gian làm việc và nghỉ ngơi trong bộ đếm thời gian. "Cà chua" cổ điển kéo dài 30 phút: 25 phút - làm việc, 5 - giải lao. Sau mỗi thứ ba "ăn cà chua" có một khoảng thời gian nghỉ dài - 15 phút.

Ví dụ, dành 25 phút để làm báo cáo, trao đổi công việc, đăng bài trên mạng xã hội, sau đó dành 5-10 phút để tưới hoa, phủi bụi trên giá sách, nằm dài hoặc ăn nhẹ. Pomodoro Timers có thể được tải xuống điện thoại của bạn hoặc cài đặt dưới dạng tiện ích mở rộng của trình duyệt.

Marinara: Trang web hỗ trợ Pomodoro®

7. Hãy ghi nhớ mục tiêu của bạn và các công cụ của bạn trong tầm tay bạn

Những người phi lý trí là những người hỗn loạn, họ luôn cần kiểm tra xem đường đi của mình có đi chệch hướng không, có đang làm điều gì đó khiến họ rời xa mục tiêu hay không. Bạn có thể làm một cái gì đó giống như một tấm thiệp điều ước và đính kèm hình ảnh có liên quan đến mục tiêu phía trên màn hình. Hoặc đặt một cốc với một câu trích dẫn đầy cảm hứng.

Ngoài ra, bạn nên luôn giữ công cụ làm việc của mình - máy tính xách tay, máy tính bảng, sổ ghi chép - gần bên tay.

Hãy để tất cả các tiện ích cần thiết, mẩu giấy, ghi chú, sổ ghi chép nằm ở một nơi để bạn không phải tìm kiếm chúng: tìm kiếm có thể đánh gục tâm trạng làm việc. Nhưng nếu mọi thứ theo thứ tự, bạn có thể thu thập một "bộ đi bộ đường dài" và đi làm trong một quán cà phê hoặc công viên bất cứ lúc nào.

8. Nhận một thư mục cúp

Chúng ta hiếm khi tự khen ngợi bản thân, nhưng chúng ta luôn vui vẻ đánh giá cao thành tích của bản thân và tự nhủ với bản thân và những người xung quanh rằng điều này không quá hay ho: cứ nghĩ đi, chuyện vặt vãnh thôi, và nói chung, bạn chẳng liên quan gì cả, nó là chính nó.. Không được làm như thế.

Khen ngợi bản thân là rất quan trọng. Để học cách làm điều này, hãy thử ghi nhật ký thành công, nơi bạn sẽ viết ra tất cả những thành tích của mình, ngay cả những thành tích nhỏ nhất. Hoặc chọn một "thư mục danh hiệu" đặc biệt và đặt vào đó bất kỳ xác nhận nào về thành công của chính bạn. Đánh giá của khách hàng, các bài báo, các cuộc phỏng vấn và đề cập trên phương tiện truyền thông, khen thưởng, giải thưởng, giải thưởng, v.v.

Một số trong số chúng thậm chí có thể được đặt trên giá, treo trên bàn hoặc bất cứ nơi nào khác mà mắt người ta nhìn thấy. Đối với một người sống với cảm giác rằng mình là một người tuyệt vời và làm được nhiều điều thú vị và tốt đẹp, thì việc duy trì động lực và hiệu quả sẽ dễ dàng hơn nhiều.