15 Mẹo Lịch Google để Sử dụng Hiệu quả

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Áp dụng phím nóng, thêm địa điểm họp và ẩn các sự kiện riêng tư.

1. Tạo lịch riêng biệt cho các nhu cầu khác nhau

Theo mặc định, Google chỉ cung cấp cho bạn một lịch để lưu trữ tất cả các sự kiện của bạn. Nếu bạn tích cực sử dụng nó, các nhiệm vụ công việc và cuộc họp, việc nhà và các sự kiện cá nhân sẽ trộn lẫn và biến thành một bãi rác thực sự.

Do đó, tốt hơn là bạn nên tạo nhiều lịch cho các loại sự kiện khác nhau. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng và chuyển đến cài đặt. Tại đó, chọn tùy chọn "Thêm lịch" → "Tạo lịch". Cung cấp tiêu đề và mô tả, nếu có. Bằng cách đó, bạn có thể giữ công việc phải làm trong một lịch, lịch tập luyện của bạn trong một lịch khác, sinh nhật trong một phần ba, v.v.

2. Theo dõi lịch của đồng nghiệp

Đôi khi chúng ta cần theo dõi những gì bạn bè hoặc đồng nghiệp của chúng ta đang làm. Nếu họ sử dụng Lịch Google, bạn có thể thêm lịch của họ cho chính mình và theo dõi những sự kiện nào xuất hiện ở đó.

Trong thanh bên ở bên trái, tìm dòng có nội dung "Tìm người". Nhập tên bạn bè hoặc địa chỉ email của bạn vào đó. Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, hãy nhấp vào "Yêu cầu quyền truy cập" và người đó sẽ nhận được thông báo yêu cầu họ cho phép họ xem lịch của họ. Khi anh ấy xác nhận quyền truy cập của bạn, các sự kiện anh ấy đã tạo sẽ được hiển thị trong phần "Lịch khác" của bạn.

3. Chọn thời gian cho cuộc họp phù hợp với mọi người

Bạn cần tổ chức một buổi họp mặt với đồng nghiệp hoặc họp mặt bạn bè, nhưng không thể tìm được thời gian mà mọi người đều rảnh rỗi? Thay vì gửi lời mời, hãy sử dụng tính năng "Tìm thời gian".

Tạo một sự kiện mới và nhấp vào nút "Tùy chọn khác". Trên trang mở ra, hãy chọn tab "Tìm thời gian". Trong hộp Thêm khách ở bên phải, hãy nhập tên của những người bạn muốn mời - Google cho phép bạn thêm tối đa 20 người. Sự kiện của họ sẽ xuất hiện trước mặt bạn. Nếu ai đó có kế hoạch gì đó, họ sẽ được đánh dấu là "Bận". Nó chỉ còn lại để tìm thời gian cho cuộc họp khi mọi người đều rảnh rỗi.

4. Ẩn các sự kiện riêng tư

Giả sử bạn cần tổ chức một cuộc họp bí mật. Và bạn không muốn cả văn phòng nhìn thấy bạn đang đi đâu. Để làm điều này, bạn cần đánh dấu cuộc họp là "Cá nhân". Sau đó, chỉ những người bạn đã cho phép chỉnh sửa (và không chỉ xem) lịch của bạn mới thấy thông tin về lịch đó.

Tạo sự kiện và chuyển đến "Tùy chọn khác". Nhấp vào nút "Cài đặt quyền riêng tư mặc định" và chọn tùy chọn "Riêng tư". Vậy đó, bây giờ người ngoài sẽ không nhìn thấy bạn đang gặp ở đâu, với ai và vào thời gian nào. Nếu lịch của bạn được mở cho người khác, trong một sự kiện riêng tư, nó sẽ chỉ hiển thị dấu "Bận", không có thông tin chi tiết.

5. Thêm cuộc họp video

Thay vì phát thông tin đăng nhập Skype hoặc Google Hangouts của bạn cho tất cả đồng nghiệp, bạn có thể chèn liên kết hội nghị truyền hình trực tiếp vào sự kiện lịch của mình. Để thực hiện việc này, khi tạo sự kiện trong phần "Các thông số khác", hãy nhấp vào nút "Thêm hội nghị truyền hình". Khi đến thời gian cho cuộc họp, những người được mời sẽ được yêu cầu gọi trong Google Hangouts.

6. Đính kèm tệp đính kèm

Thông thường, tại các cuộc họp hoặc hội nghị, bạn cần truy cập vào một số tài liệu để nghiên cứu mà mọi người đã thu thập. Lịch Google cho phép bạn đính kèm tệp và tài liệu trực tiếp vào sự kiện. Bằng cách này, tất cả những người tham gia được mời sẽ có quyền truy cập dễ dàng và nhanh chóng.

Chọn sự kiện cần thiết và nhấp vào nút có biểu tượng bút chì để chỉnh sửa. Trong mục "Mô tả", nhấp vào biểu tượng kẹp giấy và tải lên tất cả các tệp cần thiết. Chúng có thể được lấy từ máy tính của bạn hoặc thêm từ đám mây Google Drive.

7. Bật đồng hồ thế giới

Tính năng Đồng hồ thế giới trong Lịch Google rất hữu ích nếu bạn làm việc với những người làm việc từ xa trên khắp thế giới. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể dễ dàng tìm ra thời gian của họ, ngay từ giao diện.

Mở "Cài đặt" bằng cách nhấp vào mục thích hợp trong menu có bánh răng ở trên cùng. Tìm "Đồng hồ thế giới" ở bên cạnh. Bật tùy chọn Hiển thị đồng hồ thế giới, sau đó thêm các thành phố nơi đồng nghiệp của bạn sinh sống. Và giờ địa phương của họ sẽ được hiển thị trong thanh bên.

8. Thông báo cho những người được mời qua email

Đôi khi bạn cần thông báo cho những người được mời tham dự cuộc họp để làm việc gì đó - ví dụ: mang theo máy tính xách tay của họ hoặc đọc trước một số tài liệu. Về nguyên tắc, bạn có thể viết về điều này trong phần bình luận cho sự kiện, nhưng thu hút sự chú ý của mọi người qua e-mail sẽ đáng tin cậy hơn.

Để thực hiện việc này, hãy mở sự kiện sắp tới và nhấp vào biểu tượng phong bì. Và bạn sẽ được nhắc viết một tin nhắn sẽ được gửi đến tất cả những người tham gia được mời.

9. Thêm các điểm gặp gỡ cụ thể

Ưu điểm của các sự kiện được lên kế hoạch trong "Lịch Google" là bạn có thể đính kèm các liên kết đến "Google Maps" cho chúng. Vì vậy, bạn không cần phải gọi điện hoặc viết thư cho những người tham gia cuộc họp và giải thích cho họ một thời gian dài và buồn tẻ làm thế nào để đạt được điều đó.

Chuyển đến tùy chọn cuộc họp và tìm trường "Ở đâu". Nhập địa chỉ ở đó và Google sẽ tìm thấy nó. Giờ đây, khi người được mời mở sự kiện, anh ta có thể nhấp vào địa chỉ và xem địa điểm gặp mặt trên bản đồ.

10. Thêm lịch thú vị

Google cho phép bạn đăng ký cái gọi là lịch thú vị. Trong đó, bạn có thể thấy, chẳng hạn như lịch trình các ngày lễ trong khu vực của bạn, các sự kiện từ thế giới thể thao hoặc các giai đoạn của mặt trăng.

Tìm phần "Lịch khác" trong ngăn bên trái và nhấp vào dấu "+". Trong menu mở ra, chọn Lịch thú vị. Chọn các hộp bạn muốn đăng ký và chúng sẽ xuất hiện trong lịch biểu của bạn.

11. Chia sẻ lịch của bạn

Nếu cần, bạn có thể tạo lịch để những người dùng khác có thể xem (hoặc thậm chí chỉnh sửa) lịch của bạn. Điều này rất hữu ích nếu bạn đang quản lý một nhóm đồng nghiệp và muốn họ biết về tất cả các sự kiện sắp tới. Hoặc bạn đang là sinh viên và đã tạo lịch báo giảng cho các bạn trong lớp.

Di chuột qua lịch mong muốn trong ngăn bên trái và nhấp vào dấu chấm lửng. Chọn Cài đặt & Chia sẻ. Trong menu mở ra, trong phần "Quyền truy cập", bạn có thể đặt lịch ở chế độ công khai (đối với tất cả người dùng Internet), thêm từng người quen (đối với điều này, bạn cần địa chỉ email của họ) hoặc sao chép liên kết đến lịch, điều này sẽ sau đó được gửi theo bất kỳ cách nào thuận tiện.

12. Sử dụng phím nóng

Sử dụng bàn phím có thể nhanh hơn và hiệu quả hơn so với việc di chuyển con trỏ chuột. Lịch Google có rất nhiều phím nóng, bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ. Dưới đây là một số trong những cái hữu ích nhất:

• NS - tạo một sự kiện mới.
• Backspace hoặc Xóa bỏ - xóa sự kiện.
• / - vào thanh tìm kiếm.
• Các số từ 1 đến 6 - Chuyển đổi chế độ xem lịch: ngày, tuần, tháng, năm, chương trình làm việc.
• NS - đi đến ngày hôm nay.
• k hoặc P - cuộn lịch đến phạm vi ngày trước đó. Nghĩa là, nếu bạn có lịch ở chế độ xem tháng, lịch đó sẽ cuộn đến tháng trước. Nếu ở chế độ ngày - vào ngày hôm trước, v.v.
• NS hoặc - cuộn lịch đến phạm vi ngày tiếp theo.

13. Kéo và thả sự kiện

Nếu bạn đã tạo một sự kiện, nhưng bỏ lỡ ngày hoặc giờ trong ngày, bạn không cần phải vào cài đặt sự kiện và nhập số theo cách thủ công. Lấy sự kiện và kéo sự kiện đó đến ngày hoặc giờ mong muốn - theo cách này sẽ nhanh hơn.

14. Sử dụng Google Tasks

Google Tasks là một trình quản lý việc cần làm đơn giản được tích hợp ngay vào Lịch Google. Để mở chúng, hãy nhấp vào biểu tượng màu xanh lam trong bảng điều khiển bên phải và bạn sẽ thấy danh sách các nhiệm vụ của mình. Không có nhiều tính năng như một số Wunderlist, nhưng Google Task luôn ở trước mắt bạn.

Bạn có thể thêm các trường hợp mới, chỉnh sửa chúng, ấn định ngày đến hạn và tần suất lặp lại thông qua bảng điều khiển trong giao diện web hoặc thông qua Google.

15. Hoàn tác các hành động không cần thiết

Cuối cùng là một mẹo nhỏ. Giả sử bạn đã tạo một sự kiện, chăm chỉ cung cấp mô tả cho sự kiện, đính kèm một loạt tệp vào đó, điều phối sự kiện đó với tất cả các đồng nghiệp của bạn, và sau đó vô tình xóa nó đi.

Điềm tĩnh! Bạn không cần phải tạo lại nó. Chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Zvà sự kiện đã xóa sẽ được khôi phục. Bằng cách này, bạn có thể hoàn tác bất kỳ hoạt động lịch nào không cố ý. Điều này hơi tối nghĩa vì giao diện không có nút “Hoàn tác”, nhưng nó rất hữu ích.