Cách viết về các con số và dữ kiện: một đoạn trích từ "Rõ ràng, dễ hiểu" - một cuốn sách mới của Maxim Ilyakhov

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

So sánh, kịch bản và làm tròn sẽ giúp trình bày thông tin đơn giản và rõ ràng.

Nhà xuất bản Alpina xuất bản cuốn sách mới của Maxim Ilyakhov, chủ biên và đồng tác giả của cuốn sách bán chạy Viết, Giảm. Lifehacker xuất bản một đoạn trích về việc trình bày các con số và dữ kiện.

Trong "Viết, cắt" nói rõ: cố gắng đưa các sự kiện thay vì đánh giá. Đây là lời khuyên cơ bản tốt - thay vì áp đặt ý kiến của bạn lên người đọc, tốt hơn là bạn nên tạo môi trường để người đọc tự hình thành ý kiến của mình. Ví dụ cổ điển:

Nhưng có một vấn đề: sự thật thuần túy hoạt động trong một số trường hợp hạn chế. Nếu chúng ta chỉ thay thế một cách máy móc các ước tính bằng các dữ kiện, người đọc có thể không hiểu chúng ta.

Đối với một văn bản với các sự kiện được rõ ràng, người đọc phải hiểu cách giải thích sự việc hoặc so sánh nó với. Người đọc phải có một điểm tựa để bằng cách nào đó liên hệ thực tế với ý tưởng của mình về thế giới. Có hai thủ thuật hữu ích ở đây: so sánh và viết kịch bản.

So sánh

Có những sự kiện và con số mà chúng ta gặp hàng ngày, vì vậy chúng ta hiểu mà không có vấn đề gì - chúng ta có một cái gì đó để so sánh với. Ví dụ, mét tám mươi là một người cao. Mọi người đều biết điều này, bởi vì trong cuộc sống của chúng tôi, chúng tôi đã nói về nó: “Anh ấy cao một mét tám mươi! Khỏe mạnh!"

Và có những sự thật không áp dụng cho cuộc sống hay công việc hàng ngày của chúng ta. Ví dụ, nếu tôi nói với bạn rằng một máy ảnh có độ nhạy là 128.000, thì đối với hầu hết mọi người, nó sẽ là hàng nghìn vô nghĩa. Đây là một thực tế, nhưng nó không làm cho nó rõ ràng hơn.

Khi nói đến sự thật như vậy, bạn có thể trực tiếp đưa ra cho người đọc một cái gì đó để so sánh: "Độ nhạy tối đa 128.000 là độ nhạy gấp 10 lần so với kiểu máy thế hệ trước."

Đôi khi phải mất nhiều thời gian để giới thiệu cho người đọc tình huống, để họ học cách so sánh các số cần thiết. Đây là một ví dụ từ cuộc sống của công ty. Hãy tưởng tượng rằng bạn đang làm việc trong bộ phận đào tạo của một công ty lớn - một nhà sản xuất hóa chất gia dụng chẳng hạn. Bộ phận đào tạo có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên biết cách làm việc: họ hiểu biết về sản phẩm, giao tiếp với khách hàng một cách chính xác và không vi phạm các thực hành an toàn.

Bạn có một báo cáo hoạt động hàng năm cho toàn bộ công ty. Bạn nói:

Trong năm qua, chúng tôi đã đưa ra 20 khóa học mới.

Ấn tượng? Không? Nhưng nó không rõ ràng, vì chúng tôi không biết nó là bao nhiêu - 20 khóa học. Nếu các đồng nghiệp của bạn từ các bộ phận khác đã không tuân theo số phận của khóa đào tạo, 20 khóa học này cũng không nói với họ điều gì. Là nhiều hay ít? Tốt hay xấu?

Nó có vẻ giống như một sự thật, nhưng không phải là một sự thật …

Để làm rõ hơn, bạn cần cho người đọc một chỗ đứng: 20 khóa học này so sánh với cái gì?

Một năm trước, nhân viên của chúng tôi chỉ có thể được đào tạo trong ba lĩnh vực. Một khóa học trên các sản phẩm của chúng tôi. Hai vấn đề còn lại là an toàn vệ sinh lao động. Điều này có nghĩa là nếu bạn phải học một điều gì đó trong công việc, bạn phải tự học bằng cách hỏi đồng nghiệp hoặc tìm hiểu trên trang web.

Trong năm, chúng tôi đã sửa đổi tất cả các khóa học cũ và đưa ra 20 khóa học mới. Bây giờ bạn có thể học bất kỳ kỹ năng nào cho công việc, từ những điều cơ bản

hóa học sang ngoại ngữ. Đây là nhiều hơn bất kỳ công ty nào trong ngành của chúng tôi. Và hoàn toàn miễn phí cho nhân viên của chúng tôi.

So sánh đặc biệt quan trọng trên các phương tiện truyền thông khi các tác giả viết về số lượng lớn. Ngay khi nói đến hàng trăm triệu, hàng tỷ và hàng nghìn tỷ rúp, người đọc sẽ trở nên khó hiểu những giá trị này. Đối với anh ta, 10 tỷ, 10 nghìn tỷ đó - chỉ là số tiền khổng lồ trừu tượng. Những giá trị này phải được so sánh với một cái gì đó. Đây là một ví dụ từ một bài báo trên tạp chí Tinkoff về lương hưu:

Năm 2017, Nga kiếm được 5,8 nghìn tỷ rúp từ dầu khí. Là nhiều hay ít? Làm thế nào để nhìn thấy …

Bạn có thể so sánh số tiền này với tổng tất cả các khoản thanh toán lương hưu, trợ cấp và các vấn đề xã hội khác từ Quỹ hưu trí của Nga. Quỹ Hưu trí của Nga đã trả 8, 2 nghìn tỷ rúp trong năm đó - gấp 1, 4 lần số tiền chúng tôi kiếm được từ dầu mỏ.

Nhưng chúng tôi trả lương hưu từ quỹ mà chúng tôi tự đóng góp. Vào năm 2017, chúng tôi đã thu được 4,5 nghìn tỷ rúp trong quỹ, tức là gần một nửa số tiền thực sự cần thiết để trả lương hưu. 3, 7 nghìn tỷ còn lại chúng tôi lấy từ “ngân sách dầu mỏ”.

Để so sánh, du thuyền đắt nhất thế giới, theo năm 2017, có giá 0,3 nghìn tỷ rúp. Và một chiếc đồng hồ siêu đắt với giá 36 triệu là 0, 000 036 nghìn tỷ rúp. Bạn cần phải trừ và chia ra bao nhiêu giờ và số du thuyền để mọi người có đủ cho việc nghỉ hưu?

Tập lệnh

Trong quảng cáo, bản thân sự thật không quá quan trọng. Điều quan trọng hơn nhiều là người mua có thể làm gì với những sự thật này. Theo một cách khác, việc sử dụng chúng là gì. Đây là kịch bản: câu trả lời cho câu hỏi "Người đọc sẽ sử dụng cái này như thế nào?"

Hãy nhớ máy ảnh của chúng tôi: vậy điều gì sẽ xảy ra nếu nó có độ nhạy 128.000? Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra nếu con số này gấp 10 lần so với các mô hình trước đây? Có chuyện gì với khách hàng này?

Ở ISO 128.000, máy ảnh sẽ tạo ra hình ảnh chi tiết, sắc nét ngay cả vào ban đêm, dưới ánh đèn đường và ánh nến. Ở chế độ này, thật tiện lợi khi chụp phong cảnh ban đêm, quây quần bên bếp lửa và những ngày lễ gia đình bên ánh nến. Thích hợp để ghi âm các buổi hòa nhạc của câu lạc bộ và bắn pháo hoa.

Dễ dàng nhập kịch bản khi sử dụng khách hàng làm tác nhân: khách hàng có thể làm gì với thế mạnh của chúng tôi? Họ cư xử như thế nào? Làm thế nào và khi nào họ liên hệ với chúng tôi? Dưới đây là ví dụ về các tình huống từ các khu vực khác nhau:

• Nhà hàng của khách sạn mở cửa 24/7 để du khách có thể gọi những món ăn nóng hổi thơm ngon ngay cả lúc nửa đêm sau chuyến bay mệt mỏi.
• Dịch vụ giặt hấp mở cửa từ 08:00 đến 23:00: khách hàng của chúng tôi mang đồ vào buổi sáng trước khi đi làm và lấy đồ vào ngày hôm sau sau giờ làm.
• Giao thiết bị tại Moscow trong hai giờ: nếu trong quá trình quay phim, bạn cần thêm ống kính hoặc đèn, hãy gọi cho chúng tôi và chúng tôi sẽ cử người chuyển phát nhanh ngay lập tức.
• Màn hình với độ phân giải 6K: thoải mái xử lý, chỉnh sửa hoặc thiết kế ảnh và video trên màn hình này.
• Hai dãy micro độc lập giúp triệt tiêu tiếng ồn xung quanh lên đến 45 dB: bạn có thể thoải mái ngủ trên máy bay hoặc nghe nhạc trên tàu mà không bị phân tâm bởi tiếng ồn xung quanh.
• Vương miện lưỡng kim thích hợp để cắt trên kim loại, gạch lát, vách thạch cao, gỗ và bê tông.

Có thực sự cần thiết phải nhai mọi sự thật như vậy không? Dĩ nhiên là không. Điều này phải được thực hiện với hai điều kiện: chúng tôi muốn những dữ kiện này “thắp sáng” những hình ảnh trong đầu người đọc; tự chúng, những dữ kiện này không "châm ngòi" cho bất cứ điều gì.

Hãy tưởng tượng rằng chúng ta đang làm việc trong một công ty kết nối mọi người với Internet ở Krasnodar (những công ty như vậy được gọi là nhà cung cấp Internet). Chúng tôi đã lắp đặt thiết bị mới và giờ đây chúng tôi có thể cung cấp cho mọi người tốc độ Internet không phải 400 megabit mà là gấp hai lần rưỡi - 1 gigabit. Đối với chúng tôi, đây là một bước đột phá về công nghệ, chúng tôi là người đầu tiên trong thành phố có tốc độ như vậy.

Chúng tôi có thể tạo một quảng cáo với văn bản sau:

Internet nhanh nhất ở Krasnodar: gigabit trung thực đến thẳng căn hộ của bạn.

Quảng cáo này sẽ cộng hưởng với hai hạng người: dân IT và những người đang cố gắng chọn những thứ đắt tiền nhất cho mình. Chúng tôi sẽ đăng quảng cáo trên tạp chí "Krasnodar sang trọng" và trên các diễn đàn của các chuyên gia CNTT Krasnodar. Vì vậy, những người phù hợp sẽ có những hình ảnh phù hợp trong đầu của họ.

Đối với những người còn lại, quảng cáo này sẽ gây ra sự hoang mang: “Tại sao tôi cần nó nhanh hơn nữa? Mọi thứ đối với tôi đã khá nhanh rồi. Đối với họ, bạn cần đưa ra kịch bản khi họ thực sự cần gigabit. Một cái gì đó như thế này:

Mẹ đang xem bộ phim ở định dạng 4K. Đứa trẻ đang phát trực tuyến ở 4K. Bố đang xem thể thao ở định dạng 4K. Con mèo là Skype ở 4K. Không có gì chậm lại. Đây là cách hoạt động trung thực của gigabit từ K-Telecom.

Điều này có thể được thể hiện bằng văn bản, video đã quay, vẽ sơ đồ. Điều chính là truyền đạt cho mọi người viễn cảnh khi tốc độ kết nối như vậy sẽ hữu ích cho họ.

Làm tròn cho rõ ràng

Đôi khi bạn phải làm việc với những con số như 32, 5%, 26, 9%, 14 phút, 28 phút, 248.010 rúp và những thứ tương tự. Vấn đề là những con số như vậy rất khó giải mã. Người đọc phải nhìn thấy con số, chia nhỏ nó thành các chữ số, đọc nó, so sánh nó với một thứ gì đó - và chỉ khi đó, có lẽ, anh ta sẽ hiểu nó.

Nếu đây không phải là báo cáo tài chính, mà chỉ là một bài báo để hiểu tình hình, thì sẽ rất hữu ích khi làm tròn các con số đó thành một chỉ định rõ ràng gần nhất:

32, 5%; 34%	phần ba, mỗi phần ba, một phần ba
24, 9%; 26, 1%	quý, bốn, một trong bốn
18%; 22%	phần năm, mỗi phần năm
14 phút; 17 phút	mười lăm phút
28 phút; 32 phút	nửa tiếng
56 phút	giờ
248 420	một phần tư triệu
510 801	nửa triệu
1 495 430	một triệu rưỡi
985 784 090	tỷ

Ở đây, chúng tôi làm tròn số đến chỉ định bằng lời nói gần nhất: mỗi phần năm, phần tư, phần ba, nửa, ba phần tư và tương tự. Chúng tôi hy sinh độ chính xác của toán học, nhưng chúng tôi giành chiến thắng bởi sự rõ ràng: “tỷ” dễ nhớ hơn nhiều so với “985-something-million”.

Cho phép làm tròn bao nhiêu là một câu hỏi gây tranh cãi và phụ thuộc vào nhiệm vụ của người đọc. Ví dụ, trong một tạp chí tài chính nổi tiếng, tôi có thể làm tròn như sau:

Nó đã được. Cổ phiếu của công ty vào ngày hôm đó đã được bán với giá 109,79 USD, và tổng vốn hóa đạt mức kỷ lục 10.019.818.681 USD.

Nó đã trở thành. Cổ phiếu của công ty đã được bán với giá gần 110 đô la vào ngày hôm đó và tổng vốn hóa đạt mức kỷ lục 10 nghìn tỷ đồng. Con số này nhiều hơn cổ phiếu của tất cả các công ty khác trong ngành cộng lại.

Nhưng, nếu tạp chí dành cho các chuyên gia, nơi mọi người kiểm tra các trích dẫn và đọc các bài phân tích, thì tôi sẽ không còn là những con số rải rác nữa.

Hoặc tôi đang viết một câu chuyện về chuyến đi đến Milan trong một vấn đề quan trọng. Tình cờ đến nỗi tôi đã ghi lại tất cả các sự kiện của chuyến đi đến từng phút gần nhất, vì vậy tôi có những dòng sau trong ghi chú của mình:

Tàu từ sân bay đến ga Centrale: 1 giờ 09 phút. Xếp hàng chờ taxi: 11 phút. Đường đến quảng trường như vậy: 8 phút.

Trong văn bản, tôi sẽ không bắn phá người đọc bằng những sự thật này. Tôi sẽ viết một cách đơn giản hơn nhiều:

Bạn có thể đi từ sân bay đến ga xe lửa Milan trong một giờ đi tàu. Nó đi với một số điểm dừng, những chiếc xe không phải là sạch sẽ nhất và đội ngũ cũng khác nhau, vì vậy hãy để ý mọi thứ.

Khi bạn đến nhà ga, hãy đi ra ngoài quảng trường và đi theo biển chỉ dẫn đến taxi - ở đó bạn sẽ phải xếp hàng chờ mười phút, nhưng bạn sẽ được lên một chiếc xe chính thức, sạch sẽ và an toàn. Tôi mất một tiếng rưỡi để đi từ sân bay đến quảng trường như vậy.

Không phải là câu chuyện thú vị nhất, nhưng có thể hiểu được nhờ cách làm tròn. Một giờ, nửa giờ, mười phút, một giờ rưỡi - thật dễ dàng để chúng tôi làm việc với những giá trị này.

Làm cho nó dễ dàng cho người đọc.

Cuốn sách dành riêng cho giao tiếp - nghệ thuật truyền tải suy nghĩ và ý tưởng của bạn đến khán giả. Maxim Ilyakhov cho biết cách điều chỉnh người đọc theo nhận thức của thông tin và biến một văn bản nhàm chán thành một văn bản thú vị, cách sử dụng các ví dụ, phép loại suy và phép ẩn dụ, cũng như sơ đồ và hình ảnh minh họa. “Rõ ràng, dễ hiểu” sẽ rất hữu ích cho tất cả những người viết thư và tạo bài thuyết trình, bán hàng và giáo dục.