"Hãy coi chừng, văn phòng!", Hoặc Làm thế nào để cuối cùng thực hiện công việc của bạn khi mọi người và mọi thứ xung quanh chống lại nó

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Kinh nghiệm làm việc tại các văn phòng của tôi - từ một văn phòng giao dịch chật chội trong một căn hộ thay vì văn phòng cho đến một văn phòng Yandex sang trọng - là gần 8 năm, và đó là những gì tôi hiểu. Sự liên tục “công việc là văn phòng” rất bền bỉ nên rất khó loại bỏ nó ra khỏi đầu chúng ta.

Ý tưởng về bài báo đến với tôi sau khi tôi quyết định tính toán kinh nghiệm làm thuê tại các văn phòng và phản đối nó với công việc từ xa tương tự, công việc mà tôi tuân thủ và cố gắng phát huy nó bằng mọi cách có thể. Công việc văn phòng là một bước ngoặt của quá trình làm việc, qua đó chúng ta vượt qua ngày hôm nay, giống như Anton Gorodetsky trong "Tuần tra". Và kinh nghiệm của một "samurai văn phòng" càng được trao càng cao, anh ta càng di chuyển tự do trong vùng nước đầy rắc rối này và anh ta càng hạnh phúc hơn khi nhìn từ bên ngoài.

Mô hình văn phòng cũ

Xem phim truyền hình Mad Men kể về câu chuyện của một công ty quảng cáo trong thời kỳ hoàng kim của thị trường quảng cáo Hoa Kỳ vào những năm 60s. Mọi người ở đó làm việc trong những văn phòng to lớn kiêu căng. Mỗi người xứng đáng có một thư ký xinh đẹp, người thay thế điện thoại thông minh và máy tính bằng lịch, trình quản lý tác vụ, trình xử lý văn bản, bảng tính, Internet và nói chung là mọi thứ mà bạn tự làm hôm nay. Họ cũng có văn phòng, rượu trong vòng vài bước chân trong bất kỳ khu vực nào của văn phòng và nhiều thứ khác ngày nay đã không còn ý nghĩa.

Văn phòng đã được chuyển đổi. Bạn không còn cần một người để nhớ những điều quan trọng, không quên các cuộc họp và chỉ làm việc của bạn. Nó trở nên không đứng đắn khi uống trong ngày làm việc. Ít có văn phòng. Nhưng văn phòng chính nó vẫn còn. Sự liên tục “công việc là văn phòng” rất bền bỉ nên rất khó loại bỏ nó ra khỏi đầu chúng ta. Đây là vấn đề không chỉ đối với các nhà quản lý hàng đầu lâu năm của các tập đoàn và các “giám đốc đỏ”, mà còn đối với các công ty khởi nghiệp trẻ tuổi, những người vì lý do nào đó ngay lập tức chi số tiền “hạt giống” đầu tiên của họ cho một văn phòng, chứ không phải cho một sản phẩm hay doanh số bán hàng.

Làm gì. Nếu bạn buộc phải làm việc trong văn phòng và gánh toàn bộ trách nhiệm của một “samurai văn phòng”, thì những mẹo nhỏ dưới đây sẽ hữu ích với bạn.

Đầu "đàn hồi"

Nói chung, bất kỳ người quản lý nào cũng thường xuyên lo lắng rằng công việc sẽ không được hoàn thành, và sự hiện diện của nhân viên trong văn phòng khiến anh ta rất yên tâm. Anh ta, giống như một con gà mái ấp, tập hợp những "con gà" của mình và bị đánh lừa bởi thực tế rằng các quá trình đang diễn ra bởi vì anh ta đang ở gần. Đây không phải là sự thật. Nhân viên thích trên Facebook và xem YouTube ở nhà một cách mạnh mẽ như nhau từ máy tính bảng, từ toilet từ điện thoại thông minh hoặc từ nơi làm việc.

Làm gì. Rất khó để thay đổi sếp, nhưng bạn có thể thay đổi cách giao tiếp với ông ấy: trở nên cởi mở hơn trong việc báo cáo và chỉ nói suông về những gì bạn đang làm. Tất cả điều này sẽ làm giảm căng thẳng và làm cho anh ta trở thành một ông chủ ít "đàn hồi" hơn. Bắt đầu một cuộc họp buổi sáng kéo dài 5 phút, trong đó bạn cho biết hôm nay bạn đang làm gì và cuộc họp sẽ kết thúc như thế nào vào buổi tối. Nhắc nhở kế hoạch nhiệm vụ hàng tuần của bạn. Xin lời khuyên. Tạo cho anh ấy cảm giác kiểm soát và anh ấy, nếu là một người thích hợp, sẽ dần dần bắt đầu “xuống tay” với bạn.

Sau đó, bạn chỉ cần dịch những thứ như vậy thành các cuộc gọi Skype buổi sáng và có lẽ, thuyết phục người quản lý của bạn rằng việc hoàn thành công việc ở nhà sẽ thuận tiện hơn cho bạn. Tôi đã quản lý để thực hiện điều này nhiều lần.

Văn hóa doanh nghiệp và giờ hành chính

Nhiều người lý giải mong muốn kéo nhân viên vào văn phòng bằng sự hiện diện của một loại “văn hóa doanh nghiệp”. Đây là định nghĩa kinh điển về văn hóa doanh nghiệp "theo sách".

Văn hóa doanh nghiệp là một tập hợp các giá trị, chuẩn mực và khuôn mẫu hành vi phổ biến trong tổ chức, xác định ý nghĩa và mô hình hoạt động của nhân viên, bất kể vị trí chính thức và trách nhiệm chức năng của họ.

Không phải từ nào về văn phòng, về vị trí của các bàn, về "từ 9 đến 6", về các cuộc họp chỉ với bất kỳ ai trong nhiều ngày liên tục. Thực tế, văn hóa doanh nghiệp là cách bạn hiểu sứ mệnh của mình và mục đích của việc bạn làm, cách bạn nói chuyện với khách hàng, cách bạn cư xử có đạo đức và ấn tượng về công ty của bạn từ bên ngoài trùng khớp với những gì đang diễn ra bên trong. Không có điểm chung nào giữa lý do tại sao bạn bị đẩy vào văn phòng và văn hóa doanh nghiệp thực sự là gì. Không có chuyện tắc đường và tức giận từ việc đi tàu điện ngầm trong giờ cao điểm giúp xây dựng văn hóa công ty rất riêng này. Ngồi từ 9 đến 6 không phải là văn hóa doanh nghiệp. Đi chơi với đồng nghiệp đến tận đêm trong Counter Strike không xây dựng được văn hóa doanh nghiệp. Không xây dựng bia và bánh pizza cho cô ấy. Đó chỉ là mối quan hệ của con người, nhưng không phải là văn hóa. Và chắc chắn không phải là văn hóa doanh nghiệp.

Làm gì. Nếu bạn muốn làm việc vĩnh viễn hoặc định kỳ từ xa, thì đừng lấy cụm từ: “Đây là văn hóa doanh nghiệp của chúng tôi” làm lý do từ chối. Khi họ nói điều này với tôi, tôi nghe thấy điều gì đó như: “Tôi chỉ không tin tưởng bạn và tôi muốn chăm sóc bạn. Nhưng đừng lo lắng, không chỉ cho bạn, mà cho tất cả mọi người ở đây. Vì vậy, tôi sẽ đợi lúc 9:00, và không chậm trễ! Bạn có thể cố gắng xây dựng niềm tin bằng những thành công của mình và những thông tin liên lạc nhất quán, kịp thời mà bạn là người khởi xướng, hoặc ngay lập tức rời khỏi nơi mà bạn rất mất lòng tin.

Tiếng ồn và cuộc trò chuyện của đồng nghiệp

Đồng nghiệp của bạn càng cởi mở và tốt bụng bao nhiêu thì họ càng chia sẻ kinh nghiệm với bạn bấy nhiêu. Nói về công việc thì họ ít chia sẻ hơn. Thú thực là điều đó thực sự cản trở công việc của tôi. Ai đó đang vô cùng tức giận. Tôi hỏi.

Làm gì. Đưa các cuộc thảo luận thông thường vào một cuộc trò chuyện nhóm như Telegram, Skype hoặc Slack. Tắt thông báo cho tất cả các tin nhắn và chỉ bật chúng trong các trường hợp khi tên của bạn được đề cập (tất cả các tin nhắn mà tôi đã liệt kê đều cho phép bạn làm điều này). Làm quen với việc tương tác với bạn trên cơ sở hoãn lại và chuyển tất cả các cuộc thảo luận sang một bữa ăn trưa chung hoặc một buổi tối sau giờ làm việc (nếu bạn không có các lớp học thú vị hơn). Đây không chỉ là thứ tự các kết nối mà còn là một bước tiến khác để hướng tới việc làm từ xa trong tương lai.

Ăn trưa hoặc ăn trưa kinh doanh

Mặc dù thực tế là nhiều người được khuyên nên ăn tối, nhưng tôi thích làm theo cách này hơn. Lý do không phải là tôi không quan tâm đến những gì đồng nghiệp của mình đang bàn tán, mà vì tôi thực sự cần suy nghĩ về nửa đầu của ngày và quyết định xem mình sẽ làm gì trong nửa sau. Tôi luôn giữ giờ này cho riêng mình. Đôi khi tôi có những ngoại lệ khi có mong muốn thảo luận về một bộ phim mới hoặc điều gì đó khác. Nhưng vấn đề chính của bữa trưa công sở là bạn ăn gì, rất có thể là thứ mà ai đó trong nhà hàng chưa ăn xong ngày hôm qua, và hôm nay nó được mang đến cho bạn dưới dạng bánh mì kẹp thịt hoặc bánh mì kẹp thịt. Không tin tôi? Hãy hỏi một chủ nhà hàng mà bạn biết hoặc một người đã từng làm việc trong lĩnh vực phục vụ ăn uống công cộng.:) Và cũng là một bữa trưa văn phòng hiếm khi vừa đúng giờ quy định, vừa đi đường về, vừa chờ đồ ăn, trả tiền và chỉ là tập thể thu tiền mất thời gian quá.

Làm gì. Nếu bạn vẫn ở văn phòng mọi lúc, thì hãy hình thành thói quen và làm theo chúng. Và cũng nên biết rằng bữa trưa khi làm việc tại nhà thường luôn diễn ra trong vòng chưa đầy một tiếng đồng hồ, ngay cả khi bạn tự tay chuẩn bị bữa trưa này. Nấu mì Ý mất 15-20 phút, súp rau củ 20 phút, sandwich gà 10 phút. Và tất cả những thứ này là thực phẩm tươi sống ngày nay, rẻ và ngon hơn gấp 2-3 lần.

Đồ đạc bất tiện, đồ gia dụng và tất cả những thứ đó

Chỉ những công ty nghiêm túc mới đủ khả năng mua cho bạn một chiếc ghế làm việc, một chiếc bàn thoải mái và công nghệ tốt. Trong hầu hết các tác phẩm của tôi, đây là những chiếc ghế bị hỏng mà mọi người mới đều có (thứ tốt nhất luôn được những người cũ lấy trước khi bạn đến), những chiếc máy tính khiến tôi bực mình vì sự xấu xí của chúng và sự hiện diện của Windows trên chúng …

Làm gì. Mua một chiếc ghế thoải mái cho văn phòng của bạn cho phù hợp với túi tiền của bạn. Tại sao bạn phải chịu đựng đồ đạc khủng khiếp trong nhiều năm nếu đó là lưng và thân của bạn? Bạn giải thích thế nào về nỗi day dứt này với bản thân? Cung cấp máy tính xách tay thoải mái của bạn như một máy tính văn phòng: VPN, mã hóa HDD / SSD và hơn thế nữa giúp công ty mang về nhà an toàn. Điều này sẽ chứng minh lòng trung thành của bạn và cũng cung cấp cho bạn một công cụ sẵn sàng để làm việc tại nhà - một bước nữa để làm việc từ xa. Và đừng tiết kiệm đến văn phòng tại nhà của bạn và mua những thứ tốt nhất ở đó. Tôi luôn luôn làm điều này.

Khách truy cập và thời gian dành cho việc tiếp nhận chúng

Nếu bạn đã từng làm việc với một công ty lớn với tư cách là một nhà thầu và đã đến thăm những tòa nhà văn phòng quái dị này, thì bạn biết phải mất bao lâu. Nó thường diễn ra như thế này:

1. Bạn đến trung tâm thương mại bằng cách tắc đường.
2. Tìm chỗ đậu xe trong 15–20 phút nữa.
3. Bạn đang đợi ở sảnh của trung tâm dịch vụ doanh nhân cho đến khi bạn nhận được thẻ hoặc gọi cho người đã mời bạn.
4. Sau đó bạn đợi anh ấy / cô ấy xuống đón bạn. Đôi khi có thể mất 10-20 phút hoặc hơn.
5. Bạn đang ngồi trong phòng họp, được phục vụ cà phê / trà / rượu whisky, và lúc này tất cả những người có liên quan đều tập trung. Và chúng không phải lúc nào cũng đúng vị trí. Điều đó xảy ra là thời gian cho một cuộc họp đã đến, và một người nào đó đang ở một cuộc họp khác hoặc đang ăn trưa, và mọi người đang đợi anh ta.
6. Cuộc họp chính nó.
7. Di chuyển.
8. Mục 1 và mục 2 có thứ tự ngược lại.

Những cuộc họp như vậy thực sự có thể kéo dài nửa ngày!

Làm gì. Thỏa thuận trước với khách hàng về lịch trình của các cuộc họp như vậy. Cố gắng giữ khách hàng là một phần của quy trình và đừng để họ hồi hộp chờ đợi thời hạn. Anh ấy tự mình kéo bạn ra vào. Mời anh ấy vào hệ thống quản lý dự án của bạn với tư cách là người quan sát. Ví dụ: Bitrix24, Basecamp, hoặc đơn giản là tài liệu Google Documents được chia sẻ và cập nhật thường xuyên, trong đó bạn có thể bật cảnh báo qua email, đều có thể thực hiện điều này. Hãy để dòng thư rơi vào người anh ấy, điều đó cho thấy mọi người đang bận rộn với dự án của mình với sự tập trung tối đa. Hãy để nó vào Dropbox, để nó sống ảo với bạn. Và hãy nhớ rằng, nếu bạn và nhóm của bạn có thể thiết lập công việc với một khách hàng lo lắng ở xa một cách hợp lý, thì việc thực hiện nó trong công ty của bạn là một vấn đề nhỏ.

Cuộc họp và Bão não

Mọi người cũng giống như công ty - họ có một loạt các ý tưởng đột phá, nhưng vì một lý do nào đó mà tất cả đều nằm trong tủ. Nhưng cả người dân và công ty đều bị ám ảnh bởi việc tạo ra ngày càng nhiều ý tưởng mới thay vì thực hiện những ý tưởng đã được phát minh từ lâu. Để làm được điều này, các nhà quản lý liên tục tổ chức các cuộc họp và thảo luận, họ liên tục muốn trao đổi với bạn về điều gì đó và thảo luận về điều gì đó trong các cấu hình khác nhau. Tôi chưa thấy điều gì tồi tệ và kém hiệu quả hơn việc họp toàn bộ công ty hoặc toàn bộ bộ phận để “phát minh ra điều gì đó mới” hoặc “chia sẻ kinh nghiệm”. Đây thực sự là một thảm họa thực sự. Một mớ hỗn độn, cặn bã và vô nghĩa.

Làm gì. Chia sẻ ý tưởng không liên quan gì đến những cuộc tụ họp này. Nhân tiện, rất tốn kém, nếu bạn tính số giờ dành cho tất cả mọi người có mặt. Ví dụ, trong các công ty quảng cáo có một thứ gọi là "cặp đôi sáng tạo". Đây là khi 2-3 người (thường có cấu hình là: "người quản lý nhàm chán và người sáng tạo" hoặc "người quản lý nhàm chán và một vài người sáng tạo") ngồi xuống để tạo ý tưởng. Đây là một quy trình được điều chỉnh tỉ mỉ, không dung nạp những người không cần thiết hoặc, có trời cấm, toàn bộ công ty hoặc bộ phận. Các ý tưởng cũng có thể được tạo ra trong cuộc gọi Skype và các cặp đôi không cần phải gặp nhau trong văn phòng. Nói chung, hãy theo dõi các ý tưởng được phát minh và thực hiện. Đặt ra câu hỏi về việc thực hiện những ý tưởng này và tiến hành thực hiện chúng. Đây là một công việc độc lập đòi hỏi sự tập trung hoàn toàn và nơi tồi tệ nhất trên trái đất để làm việc này là một văn phòng có sự chuyển động của nó.

Làm việc với các lục địa khác

Nếu bạn làm việc với các đối tác châu Âu, thì mọi thứ đơn giản hơn một chút - chênh lệch múi giờ không đáng kể và không mang lại sự điều chỉnh cho công việc của bạn. Nếu bạn làm việc với Mỹ, Úc hoặc các nước châu Á, thì sự khác biệt có thể lên tới vài giờ, hay "chúng ta có ngày, có đêm". Điều này sẽ đòi hỏi bạn phải tương tác với mọi người vào sáng sớm hoặc tối muộn.

Làm gì. Một lần nữa, không rõ tại sao bạn phải vội vã đến hoặc rời văn phòng lúc 7:00 sáng hoặc rời khỏi văn phòng lúc 23:00 hoặc muộn hơn. Tôi đã thực hiện những cuộc gọi như vậy từ nhà vào buổi sáng và tiếp tục công việc kinh doanh của mình ở đó - tôi không muốn lãng phí thời gian trên đường vào ban ngày. Nếu bạn có một cuộc gọi vào buổi tối, hãy lên kế hoạch thực hiện cuộc gọi từ nhà và khi cuộc gọi kết thúc, bạn đã có mặt ở nhà và bạn sẽ không phải gọi vào buổi tối. Nếu lý lẽ của sếp là “điện thoại đang ở văn phòng!”, Hãy nói với anh ấy về điện thoại SIP hoặc tìm một giải pháp khác có thể chấp nhận được. Hầu hết các hệ thống truyền thông ngày nay đều có cổng web, giao thức mở và có thể được truy cập trên máy tính hoặc điện thoại thông minh. Các đồng nghiệp phương Tây sẵn sàng chuyển sang Skype, Google Hangout hoặc WebEx, nếu tôi yêu cầu họ. Chính sách bảo mật rất tuyệt, nhưng mọi người đều có điện thoại thông minh.:) Và nếu họ cần bán cho bạn thứ gì đó hoặc giải quyết một vấn đề, họ sẽ ở nơi bạn yêu cầu.

Hệ thống tệp cá nhân GTD

Không có hỗn loạn tạo ra trật tự. Nếu bạn muốn hoàn thành công việc và ngăn nắp, thì không có gì tốt hơn hệ thống GTD. Hãy để một cơn bão hoành hành xung quanh, nhưng phía trước của bạn sẽ có trật tự hoàn chỉnh và một cái đầu trống rỗng vào buổi tối, cũng như sự tự tin rằng bạn có mọi thứ trong tầm kiểm soát.

Làm gì. Cài đặt Todoist hoặc Omni Focus cho chính bạn nếu sổ tác vụ của bạn tại nơi làm việc không đáp ứng các yêu cầu GTD. Hiểu hệ thống này và làm cho nó hoạt động cho bạn. Suy nghĩ và nói về việc làm từ xa nên bắt đầu bằng sự tin tưởng giữa bạn và sếp của bạn. Nếu bạn không đào sâu vào bạn, nếu bạn luôn có mọi thứ trong tầm kiểm soát, thì bạn không cần giám sát. Điều này có nghĩa là bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu.

Toàn bộ

Tôi hy vọng tôi có thể thuyết phục bạn rằng bạn nên cố gắng làm việc từ xa - ngay cả khi không phải là tất cả 5 ngày một tuần mà chỉ 1-2 ngày. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo chăn cừu, hãy bắt đầu tôn trọng những nhân viên được yêu cầu làm việc tại nhà. Tạo một lộ trình cho quá trình chuyển đổi với họ. Nếu bạn là cấp dưới, thì hãy kiên nhẫn và bắt đầu chuyển đổi cá nhân.

Chấp nhận rằng đây là một con đường dài phía trước.

Bạn cần có khả năng làm việc từ xa. Không ai biết làm thế nào để làm điều đó chỉ như vậy. Cách đọc, bơi hoặc lái xe ô tô - bạn cần phải học!

Nếu chủ đề làm việc từ xa gần gũi với bạn hoặc nó là ước mơ của bạn, nếu bạn còn đầy nghi ngờ, thì tôi muốn chia sẻ kinh nghiệm của tôi và nhiều lời khuyên thực tế trong. Và nếu bạn không thờ ơ với chủ đề văn phòng và làm việc từ xa, hoặc bạn muốn lan rộng chủ đề hơn nữa, thì hãy chia sẻ ấn phẩm này trên Twitter hoặc Facebook.