Làm thế nào để biết bạn đã làm tốt công việc và cuối cùng được nghỉ ngơi

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Năm lời khuyên cho những người thường xuyên cảm thấy làm việc kém hiệu quả.

Những người làm công việc trí óc có thể khó đánh giá năng suất của họ. Luôn luôn có tin nhắn tiếp theo để phản hồi, ý tưởng tiếp theo để làm việc thông qua, cuộc họp tiếp theo để tham dự. Không có gì ngạc nhiên khi chúng tôi cảm thấy rất khó để ngừng làm việc vào buổi tối và cuối tuần. Chúng tôi không còn hiểu mình đã làm đủ ở điểm nào trong một ngày. Cảm giác rằng chúng ta liên tục không có năng suất sẽ chuyển thành căng thẳng, quá tải và cuối cùng là kiệt sức. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn đối phó với cảm giác này.

1. Thay đổi thái độ của bạn đối với năng suất

Đối với chủ trang trại hoặc nhà máy, tăng năng suất đồng nghĩa với việc tăng sản lượng mà không lãng phí thời gian và nguồn lực. Nhưng cách tiếp cận này là vô nghĩa nếu áp dụng cho hiệu quả cá nhân trong thời đại thông tin.

Chúng tôi tập trung vào khối lượng công việc được thực hiện trong một ngày: đọc tất cả tin nhắn, tham gia tất cả các cuộc họp, gạch chéo 50 mục từ danh sách việc cần làm. Chúng tôi chuyển đổi giữa các ứng dụng gần như cứ sau 20 giây và hiếm khi dành hơn 20 phút để làm một việc. Sự thay đổi như vậy ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng tập trung và hoàn thành công việc. Nhưng đây là cách hầu hết chúng ta làm việc, bởi vì chúng ta đã quen với việc ca ngợi việc làm liên tục. Rốt cuộc, nếu bạn bận rộn mọi lúc (bất kể điều gì), có vẻ như bạn là người cần thiết và có giá trị.

Do đó, để thoát khỏi cảm giác xấu hổ, trước hết, bạn cần hiểu rằng làm việc hiệu quả không phải là chỉ làm việc suốt ngày. Nó có nghĩa là làm điều đúng đắn.

Việc làm vô ích	Năng suất
Phân tích cú pháp thư thường xuyên để giữ cho hộp thư đến của bạn trống rỗng	Kiểm tra thư vào những thời điểm nhất định trong ngày và không trả lời mọi thứ ngay lập tức
Tham gia tất cả các cuộc họp	Dành các khoảng thời gian cho công việc chuyên sâu
Xóa các công việc có mức độ ưu tiên thấp khỏi danh sách việc cần làm	Hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn và quan trọng
Cố gắng làm càng nhiều càng tốt trong một ngày	Thực hiện các nhiệm vụ quan trọng thường xuyên và ngắt kết nối với công việc vào cuối ngày làm việc

Nhắc nhở bản thân rằng làm việc hiệu quả có nghĩa là thực hiện các nhiệm vụ quan trọng một cách thường xuyên. Lập kế hoạch và sử dụng thời gian của bạn một cách có ý thức. Ngay khi bạn cảm thấy rằng bạn đang bị thu hút bởi dòng việc làm liên tục, hãy tự hỏi bản thân xem đây có phải là công việc kinh doanh mà bạn cần phải thực hiện ngay bây giờ hay không.

2. Tìm hiểu để thấy sự tiến bộ của bạn

Khi chúng ta có một mục tiêu to lớn trước mặt, chúng ta không nhận thấy sự tiến bộ. Ngày qua ngày, dường như đối với chúng tôi là chúng tôi không tiến gần đến đích. Đương nhiên, điều này từ bỏ và cảm giác xấu hổ nảy sinh.

Điều này không có nghĩa là bạn cần phải từ bỏ hoàn toàn các mục tiêu đầy tham vọng. Chỉ cần chia chúng thành các bước nhỏ. Điều này sẽ loại bỏ cảm giác rằng bạn không tiến lên phía trước. Và làm những công việc nhỏ sẽ tính phí bạn bằng cả sự nhiệt tình.

Trong tất cả các yếu tố thúc đẩy tâm trạng, động lực và sự sáng suốt suốt cả ngày, việc quan sát tiến trình của bạn trong công việc quan trọng là quan trọng nhất, Theresa Amabile của Trường Kinh doanh Harvard viết. Chúng tôi cảm thấy mãn nguyện và có động lực khi nhìn lại một ngày đã qua và thấy rằng chúng tôi đang thực hiện một điều gì đó có ý nghĩa đối với chúng tôi.

3. Xây dựng hệ thống hỗ trợ

Một nguồn gốc khác của sự xấu hổ là một mục tiêu khó khăn mà không có hệ thống hỗ trợ bạn trên con đường của bạn. Chúng ta đặt ra những mục tiêu như vậy, và rồi chúng ta nghĩ rằng chúng ta đã thất bại vì chúng ta thiếu ý chí. Chúng tôi mong đợi động lực sẽ xuất hiện và giúp chúng tôi bắt đầu kinh doanh. Nhưng điều nghịch lý là nó lại được sinh ra trong quá trình làm việc. Vì vậy, điều quan trọng ngay từ đầu là tạo cho mình một hệ thống công cụ giúp bạn tiến lên ngay cả khi bạn cảm thấy không thích chút nào. Đây là những gì bạn cần.

Theo dõi thời gian

Thời gian là tài nguyên quý giá nhất của chúng ta. Chúng ta sử dụng nó càng hiệu quả, chúng ta càng cảm thấy hiệu quả hơn vào cuối ngày. Nhưng thường xuyên hơn không, chúng tôi thậm chí không biết chính xác nó đi đâu, bởi vì chúng tôi không theo dõi. Đối với điều này, bạn chỉ cần một trình theo dõi thời gian. Chương trình theo dõi những trang web bạn truy cập, bạn lãng phí bao nhiêu phút và cả ngày làm việc được sử dụng vào việc gì. Bạn cũng có thể lưu hồ sơ theo cách thủ công, nhưng tùy chọn này kém chính xác hơn.

Kế hoạch điện tử

Nó giúp bạn dễ dàng sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên, đặt thời hạn và theo dõi những gì bạn đang tập trung. Một số, như Todoist, cung cấp số liệu thống kê về các nhiệm vụ đã hoàn thành và khả năng theo dõi năng suất của bạn trong ngày, tuần hoặc tháng. Hiện nay có rất nhiều nhà bào nên bạn hãy lựa chọn theo sở thích của mình.

Phương pháp như GTD

Hoàn thành công việc (GTD) là một kỹ thuật để hoàn thành công việc. Cô ấy giúp tổ chức việc hoàn thành các nghĩa vụ mà không bị căng thẳng không cần thiết. Tóm lại, theo nó, bạn cần ghi lại tất cả các thông tin đến, phân phối công việc theo danh sách và lập kế hoạch trong ngày phù hợp với chúng.

4. Học cách ngắt kết nối vào cuối ngày

Nếu chúng ta không tách biệt cuộc sống công việc của mình với mọi thứ khác, thì ngay cả trong thời gian rảnh rỗi, chúng ta cũng bị ám ảnh bởi ý nghĩ về các nhiệm vụ: có vẻ như cần phải hoàn thành một việc gì đó khác. Trong tình trạng như vậy, không thể nghỉ ngơi và phục hồi được.

Các nhà tâm lý học đã xác định bốn yếu tố giúp ngắt kết nối với công việc:

• Huyền phù - rời xa môi trường làm việc và các công cụ.
• Thư giãn - ở một mình với những suy nghĩ của bạn để tiêu hóa ngày qua.
• Nguồn cảm hứng - dành thời gian cho sở thích và thú vui.
• Điều khiển - tạo ra một nghi thức tắt máy và làm theo nó hàng đêm. Ví dụ, một hành động như vậy có thể là đi bộ hoặc tắm.

Tập trung vào những điểm này để tâm trí và cơ thể của bạn được thư giãn và bạn không bị ám ảnh bởi cảm giác nhiệm vụ chưa hoàn thành.

5. Xác định “làm đủ” có ý nghĩa như thế nào đối với bạn

Vì mong muốn thành công, chúng ta thường thúc ép bản thân làm việc quá sức thay vì đặt ra những mục tiêu nhỏ có thể đạt được. Trong hầu hết các trường hợp, điều này mang lại sự mệt mỏi và thất vọng không cần thiết.

Hãy tìm kiếm ngưỡng đó, khi đạt đến ngưỡng đó, bạn sẽ hạnh phúc với những thành công của mình, nhưng đồng thời cũng muốn bước tiếp. Một công cụ tốt cho việc này là phương pháp Mục tiêu và Kết quả Chính (OKR) được Google và các công ty khác sử dụng. Đó là một hệ thống thiết lập mục tiêu kết hợp những gì bạn đang phấn đấu với các thước đo thành công. Nhờ đó, bạn có thể đặt tỷ lệ thành công của riêng mình cho từng doanh nghiệp, thoát khỏi tư duy "tất cả hoặc không có gì".

Dưới đây là các ví dụ về việc sử dụng phương pháp này cho mục đích công việc và cá nhân.

Bàn thắng	Kết quả chính
Tăng mức độ tương tác của người dùng blog	Tăng số lượng người dùng duy nhất lên 25.000 mỗi tuần. Tăng 20% số lượng liên kết dẫn đến blog. Tăng 15% số lượt hiển thị quảng cáo blog trên mạng xã hội.
Cải thiện hệ thống hỗ trợ người dùng	Giảm số lượng khách hàng cho một người quản lý. Giảm thời gian xử lý yêu cầu của người dùng xuống còn hai giờ hoặc ít hơn. Giảm 5% số lượng email tới khách hàng.
Dành nhiều thời gian hơn cho gia đình và bạn bè	Gặp gỡ một trong những người bạn của bạn để uống một tách cà phê mỗi tuần một lần. Tụ tập cùng nhau trong những bữa ăn gia đình chung ba lần một tuần. Đi chơi xa với bạn bè mỗi tháng một lần.
Học cách lướt sóng	Vào năm 2020, hãy học 12 bài học lướt sóng. Dành 20 giờ học với các video trên YouTube.

Nhắc nhở bản thân rằng nhiệm vụ sẽ không bao giờ kết thúc. Học cách dừng lại khi bạn đã làm đủ để về nhà vui vẻ và sẵn sàng tiếp tục vào ngày mai.