6 lý do tại sao bạn không làm bất cứ điều gì

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Tìm hiểu chính xác điều gì đang kìm hãm năng suất của bạn và học cách thoát ra khỏi áp lực thời gian liên tục.

1. Bạn không có những ưu tiên rõ ràng

Thời gian là một nguồn tài nguyên có hạn, và nếu bạn cố gắng làm tất cả mọi thứ cùng một lúc, tất nhiên sẽ không thể đáp ứng được tiến độ. Ý chí và kỷ luật sẽ không cứu được bạn. Để tránh rơi vào tình huống như vậy lặp đi lặp lại, hãy sử dụng lời khuyên của tác giả nổi tiếng Stephen Covey:

Đừng ưu tiên những gì trong kế hoạch trong ngày mà hãy lập kế hoạch dựa trên những ưu tiên của bạn.

Nhìn vào lịch hoặc danh sách việc cần làm của bạn. Tất cả các điểm trong đó đều có giá trị riêng, nhưng không phải tất cả đều đáng được quan tâm như nhau. Tìm ưu tiên trong số họ. Trước hết, đây là những nhiệm vụ sẽ đưa bạn đến gần hơn với những mục tiêu quan trọng. Ngoài ra, đây là những hành động và trường hợp khẩn cấp, việc từ chối sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Khi bạn đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình, hãy xây dựng ngày của bạn để bạn có thể hoàn thành nó. Hãy nhớ rằng bạn không thể giải quyết tất cả các vấn đề quan trọng cùng một lúc, vì vậy hãy lập kế hoạch không quá ba việc này mỗi ngày và dành thời gian cho các hoạt động khác.

2. Bạn can thiệp vào chính mình

Ví dụ: không tính thời gian năng suất cao nhất của bạn. Giả sử bạn đặt một nhiệm vụ quan trọng vào sáng sớm, mặc dù bạn biết rằng vào giờ này bạn đang gặp khó khăn trong việc suy nghĩ. Hoặc bạn không nghỉ giải lao, mặc dù bạn nhận thấy rằng sau một giờ rưỡi hoặc hai giờ làm việc, bạn không thể tập trung được nữa (não của chúng ta được sắp xếp nên sau một thời gian tập trung, chúng ta cần nghỉ ngơi). Hoặc có thể bạn định làm việc chuyên sâu trong khoảng thời gian con cái ở nhà, hoặc không tắt những thông báo không cần thiết.

Giải pháp cho vấn đề là theo dõi thời gian và năng lượng của bạn. Ghi lại các quan sát vào sổ tay hoặc sử dụng công cụ theo dõi thời gian chuyên dụng như RescueTime. Sau một vài ngày, bạn sẽ nhận thấy những phần nào trong ngày bạn đặc biệt làm việc hiệu quả và nơi nào bạn không có năng lượng, khi nào bạn thường bị phân tâm nhất và khi nào bạn dễ tập trung hơn. Hãy cân nhắc điều này khi lập kế hoạch cho ngày của bạn.

3. Bạn đang sử dụng lịch của mình không hiệu quả

Thông thường mọi người chia thành hai loại:

• Người lập kế hoạch lại. Các nhiệm vụ của họ được xếp chồng lên nhau và các lời nhắc về cuộc hẹn, nhiệm vụ và thời gian nghỉ giải lao cứ 10 phút một lần.
• Người tối giản. Họ chỉ có một vài sự kiện lặp lại trong lịch của họ và rất nhiều không gian trống. Nó tạo ra ấn tượng đánh lừa rằng có rất nhiều thời gian.

Cả hai phương pháp lập kế hoạch này đều có đầy rẫy các vấn đề. Những người lập kế hoạch lại có một lịch trình bận rộn đến mức không thể tìm được chỗ cho những phát sinh không thể tránh khỏi. Ngoài ra, những người như vậy thường không tính đến lỗi lập kế hoạch, tức là họ quên mất rằng phải mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc so với suy nghĩ ban đầu. Những người theo chủ nghĩa tối giản, nhìn thấy lịch rảnh rỗi, cũng phân bổ thời gian không hiệu quả, tin rằng mọi thứ sẽ đúng lúc.

Cố gắng tìm ra điểm trung gian: tạo một khuôn mẫu trong ngày, bao gồm các nhiệm vụ ưu tiên, nhưng vẫn có chỗ cho các nhiệm vụ không lường trước được.

Ví dụ, nếu năng suất cao nhất của bạn là từ 8:30 sáng đến 10:30 sáng, hãy lên lịch làm việc quan trọng cho thời gian đó và để trống giờ tiếp theo. Trong thời gian này, bạn có thể nghỉ ngơi, kiểm tra mail, gọi lại cho khách hàng hoặc giải quyết yêu cầu của ai đó.

4. Bạn đang sử dụng sai các công cụ lập kế hoạch

Ví dụ, lịch không nên được nhồi nhét với những thứ lặt vặt, nếu không nó sẽ trở nên quá lộn xộn. Tốt hơn nên ghi lại các nhiệm vụ nhỏ hoặc các bước cụ thể của một nhiệm vụ lớn trong danh sách việc cần làm và lời nhắc - trên một nhãn dán được dán ở nơi dễ thấy.

Nếu bạn làm việc trong một nhóm lớn, các công cụ dựa trên kanban như Trello rất hữu ích cho việc theo dõi các tác vụ. Chúng cho phép tất cả những người tham gia theo dõi tiến trình và nhận thông báo.

5. Bạn để người khác kiểm soát thời gian của mình

Có nghĩa là, bạn đồng ý hết lần này đến lần khác khi bạn được gọi đến một cuộc họp, được yêu cầu làm thêm công việc hoặc tham gia vào một phiên động não. Tất cả điều này làm giảm thời gian cho những thứ quan trọng đối với bạn.

Học cách bảo vệ thời gian của bạn bằng cách không nói thường xuyên nữa.

Tất nhiên, bạn không nên từ chối mọi yêu cầu hoặc gợi ý, chỉ cần chọn lọc hơn. Sau đó, hiệu quả của bạn sẽ không còn bị ảnh hưởng bởi sự lịch sự của bạn.

Từ chối không có nghĩa là bạn muốn làm mất lòng đối phương. Thành thật mà nói rằng bạn không có thời gian ngay bây giờ, và nếu ưu đãi thú vị, hãy tìm một vị trí cho nó trong lịch.

6. Bạn gặp khó khăn trong việc tạo động lực

Dù bạn có lên kế hoạch cẩn thận đến đâu, chỉ riêng điều này cũng không đảm bảo rằng nhiệm vụ sẽ được hoàn thành đúng thời hạn. Đôi khi nó xảy ra rằng điều kiện làm việc là lý tưởng, nhưng nó chỉ đơn giản là không thể tập trung. Kết quả là bạn làm việc với hàm răng nghiến chặt, di chuyển chậm chạp và căng thẳng vì toàn bộ lịch trình đã thay đổi.

Đây là một tình huống rất phổ biến, và không có ích gì khi bạn tự mắng bản thân khi thấy mình ở trong đó. Bạn chỉ bị suy giảm động lực vào lúc này. Nó có thể được gây ra bởi nhiều yếu tố: các vấn đề trong một lĩnh vực khác của cuộc sống, mệt mỏi, quá nhiều công việc thường ngày.

Cố gắng lấy lại động lực cho bạn. Hãy nhớ lý do tại sao bạn đang làm công việc của mình, nó mang lại cho bạn điều gì, bạn yêu thích điều gì về công việc đó. Hãy nghỉ ngơi để nạp năng lượng và chăm sóc bản thân. Nói những lời khẳng định tích cực. Nghe có vẻ kỳ lạ, tự thôi miên thực sự có ích. Ví dụ: "Tôi sẽ biến hôm nay trở thành một ngày thành công" hoặc "Tôi không hoàn hảo, và điều đó không sao cả."