Cách dọn dẹp hộp thư đến Gmail của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Vấn đề về số lượng thư chưa đọc ngày càng tăng trong hộp thư đến đang gây khó khăn cho một số lượng lớn người dùng. Để giải quyết vấn đề này, hàng chục tiện ích mở rộng đã được tạo ra và nhiều bài báo đã được viết về phương pháp sử dụng Gmail. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng cần thiết để phát minh ra một cái gì đó mới nếu có những công cụ làm việc đã được chứng minh. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách đối phó với lưu lượng email bằng hệ thống phím tắt của Gmail.

Nhãn Gmail là nhãn tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng để phân loại email. Đồng thời, không giống như các thư mục, một bức thư có thể có nhiều nhãn, nghĩa là một bức thư có thể đồng thời thuộc một số loại.

Một trong những lý do khiến hộp thư đến dần dần bị tràn là do nhiều người dùng sử dụng nó để lưu trữ tất cả thư rơi vào hộp thư đến của họ. Đồng thời, quá trình phân tích cú pháp thư bắt đầu bằng những chữ cái mới nhất, vì vậy những thư nằm cuối hộp thư có thể không bao giờ lọt vào mắt bạn.

Hệ thống nhãn mà tôi sử dụng cho phép tôi xử lý các bức thư không theo thời gian đến mà theo mức độ quan trọng của chúng. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp tất cả email thành các danh mục hành động dự định và dành thời gian của mình cho những việc thực sự quan trọng chứ không phải quảng cáo rác. Để làm điều này, bạn chỉ cần tạo năm nhãn mới.

• "! Khẩn trương!". Thư yêu cầu hành động khẩn cấp thuộc loại này. Nhãn này cần được chú ý ngay từ đầu, vì các email được đánh dấu bằng nhãn này phải được xử lý ngay lập tức.
• "Có kế hoạch." Đánh dấu bằng nhãn này những bức thư yêu cầu bạn phải hành động trong tương lai gần và có một ngày cụ thể. Ví dụ: lời nhắc thanh toán cho dịch vụ lưu trữ sớm hoặc thông báo về một cuộc họp trong tương lai.
• "Để trả lời". Danh mục này sẽ thu thập tất cả các email bạn muốn trả lời, nhưng không giới hạn thời gian trả lời của bạn. Rõ ràng, thư này sẽ được xử lý khi có thời gian.
• "Đang chờ đợi". Đôi khi, có những tình huống khi một doanh nghiệp hoặc dự án mà bạn đã thảo luận trong thư từ qua thư của mình, như họ nói, bị đóng băng. Tức là bạn đã làm xong mọi thứ phụ thuộc vào bạn ở bên bạn, và bây giờ bạn chỉ chờ phản hồi hoặc đơn hàng tiếp theo. Những thư không yêu cầu bạn tham gia tích cực vào lúc này, nhưng vẫn quan trọng, chúng tôi đánh dấu bằng nhãn này.
• "Làm ra". Đây là nhãn cho các trường hợp đã hoàn thành và các vấn đề đã giải quyết. Về nguyên tắc, có thể lập tức lưu trữ những thư từ như vậy, nhưng tốt hơn hết là tạm thời cất vào một bố riêng. Điều này sẽ cho phép bạn nâng cao lòng tự trọng của mình vào cuối tuần làm việc và cũng sẽ là tài liệu để phân tích năng suất của bạn.

Do đó, phân tích cú pháp đầu tiên của thư từ trong Gmail giúp bạn xem nhanh các tiêu đề hoặc nội dung và phân loại tất cả các email. Bạn sẽ mất ít thời gian hơn so với việc xử lý tuần tự từng chữ cái, vì vậy rất nhanh hộp thư đến của bạn sẽ trống rỗng.

Khi điều này xảy ra, bạn có thể điều hướng đến "! Khẩn cấp!" và giải quyết những chữ cái thực sự quan trọng nhất. Khi chúng ta đã xử lý xong hạng mục ưu tiên này, thì chúng tôi chuyển đến hạng mục các nhiệm vụ đã lên kế hoạch trước đó và thực hiện những công việc sắp hết hạn. Nếu sau đó bạn vẫn còn thời gian, hãy mở thư mục có các chữ cái phụ đang chờ phản hồi. Quy trình này, như một quy luật, không đòi hỏi nhiều nỗ lực và sự chú ý đặc biệt, do đó nó có thể được thực hiện vào cuối ngày làm việc. Chà, các chữ cái có nhãn "Hoàn thành" có thể được chiêm ngưỡng mỗi tuần một lần khi tổng hợp kết quả.

Vì vậy, với sự trợ giúp của các bước đơn giản này, bạn luôn có thể chú ý đầy đủ đến những điều quan trọng và không lãng phí nó vào những thư từ trống rỗng. Hộp thư của bạn sẽ luôn trống, và bạn sẽ không bao giờ đánh mất một bức thư nào trong sự hỗn loạn và lộn xộn của hàng ngàn bức thư không nhìn thấy được.

Bạn có sử dụng bất kỳ thẻ Gmail nào để sắp xếp thư của mình không?