Cách dành ít thời gian hơn cho email

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Kiểm tra email đã trở thành một cơn nghiện đối với nhiều người. Nhưng bạn có thể loại bỏ nó và tăng năng suất của mình.

Kiểm tra email giống như một công việc phụ thuộc. Cái này có một vài nguyên nhân.

• Cũng giống như khi quan hệ tình dục, đánh bạc hoặc dùng ma túy, hormone tạo khoái cảm dopamine được giải phóng trong não trong quá trình kiểm tra email.
• Chúng tôi tiếp tục kiểm tra hộp thư đến của mình vì chúng tôi muốn cập nhật và chúng tôi sợ sẽ bỏ lỡ điều gì đó.
• Chúng tôi phân tích cú pháp email để chúng tôi có thể thư giãn và không làm những việc khó khăn hơn.

Nhưng thời gian này có thể được chi tiêu tốt hơn nhiều. Kevin Cruz, tác giả của 15 bí mật quản lý thời gian: Cách người thành công làm mọi thứ, đưa ra năm mẹo giúp bạn cắt giảm một nửa thời gian gửi email.

1. Thêm phân tích cú pháp vào lịch biểu của bạn

Đừng kiểm tra email của bạn mà hãy xử lý nó. Xử lý phân tích cú pháp tin nhắn giống như bạn làm với bất kỳ công việc nào khác. Lập kế hoạch, thêm nó vào lịch của bạn và sau đó bắt đầu. Cruz khuyên bạn nên sắp xếp thư của bạn ba lần một ngày: sáng, chiều và tối.

Điều quan trọng không phải là thời gian làm việc với thư. Ai đó sẽ mất ba giờ mỗi ngày để phân tích cú pháp tin nhắn, trong khi những người khác sẽ mất 30 phút. Điều chính là tiếp cận doanh nghiệp này một cách có ý thức, giống như một công việc thường xuyên.

Kevin Cruz

2. Đừng gửi cho mọi người một bản sao của bức thư

Bạn gửi càng ít email, thì đổi lại bạn nhận được càng ít. Vì vậy, cố gắng không đưa quá nhiều người vào bản sao của bức thư. Bao gồm, không chọn hộp "Trả lời tất cả".

Một số có thể cắt giảm lưu lượng email tới 50% khi họ tự rèn luyện cách suy nghĩ kỹ trước khi gửi một email mới.

3. Lọc tin nhắn

Thiết lập bộ lọc để đặt các loại chữ cái khác nhau trong các thư mục khác nhau. Bằng cách này, bạn chỉ có thể lãng phí thời gian của mình cho những tin nhắn thực sự quan trọng và không bị choáng ngợp bởi những tin nhắn còn lại.

4. Ngừng sử dụng hộp thư đến của bạn làm danh sách việc cần làm

Nhiều người tự gửi tin nhắn với các nhiệm vụ khác nhau cho sau này, biến hộp thư thành một danh sách việc cần làm khác. Nhưng điều này chỉ làm tổn hại đến năng suất.

Cruz gợi ý cách tiếp cận này. Khi bạn mở một email mới, trước tiên hãy tự hỏi bản thân xem bạn có thể xóa nó hay không. Nếu không, hãy cân nhắc xem bạn có thể ủy quyền cho ai đó không. Nếu không thể, hãy tìm hiểu xem bạn có thể giải quyết nó trong vòng chưa đầy năm phút hay không. Nếu vậy, tuyệt vời. Nếu không, hãy để bức thư sang một bên để sau. Nhưng đừng để nó trong hộp thư đến của bạn, mà hãy chuyển nó vào lịch của bạn và chọn ngày giờ cụ thể khi bạn có thể làm điều đó.

5. Truyền đạt ý định của bạn cho người khác

Thảo luận điều này với đồng nghiệp của bạn, vì vậy bạn sẽ dễ dàng bám sát kế hoạch hơn. Nói với sếp của bạn rằng để cải thiện năng suất của bạn, bạn sẽ tắt cảnh báo email mới và chỉ phân tích cú pháp email vào những thời điểm nhất định.

Cũng đồng ý về cách bạn có thể được liên lạc trong trường hợp có vấn đề khẩn cấp.

Cố gắng cắt giảm thời gian làm việc với e-mail, bạn phải thay đổi thói quen của mình, và điều này luôn khó đạt được ngay lập tức. Hãy kiên nhẫn và sẵn sàng nhận ra rằng không cần phải dành quá nhiều thời gian cho việc gửi thư.