6 cách để kết thúc cuộc họp càng sớm càng tốt và thu được kết quả

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Bạn cần biết cách tổ chức cuộc họp tốt và hiệu quả. Điều này không dễ dàng như thoạt nhìn có vẻ như. Nhưng nếu bạn học được cách đặt thời gian phù hợp, sử dụng môi trường và đặt mục tiêu rõ ràng, thì bạn có thể tiến hành các cuộc họp một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Đảm bảo mục tiêu rõ ràng

Thay vì nói, "Hãy tập trung cả văn phòng vào lúc 11 giờ sáng", hãy tự hỏi bản thân, "Chúng ta muốn đạt được điều gì?"

Bạn hoàn toàn cần biết lý do tại sao bạn lại tổ chức cuộc họp này:

• để tạo ra một ý tưởng;
• để đưa ra quyết định;
• để hoàn thành một thỏa thuận;
• để trả lời các câu hỏi về những thay đổi sắp tới.

Có thể bạn phù hợp với nó:

• để lắng nghe những lời phàn nàn từ nhân viên (việc này có nên được thực hiện dưới hình thức họp nhóm không?);
• thảo luận lại những gì đã được quyết định;
• để làm điều gì đó có thể được thảo luận hoặc giải quyết qua điện thoại hoặc email.

Không tổ chức tụ tập đông người

Sử dụng "quy tắc hai chiếc bánh pizza" tuyệt vời và không mời quá nhiều người đến cuộc họp. Bạn cần tạo một đội, mỗi người ở vị trí của mình. Vì vậy, cuộc họp nên có nhiều người tham dự nhất có thể cho bạn ăn hai chiếc pizza.

Vấn đề là không chỉ cung cấp thức ăn cho tất cả những người đến dự cuộc họp. Các nhóm lớn người không thể đưa ra quyết định một cách hiệu quả. Thậm chí có một khái niệm. Nó xảy ra trong những nhóm đông người, khi các cá nhân không thể bày tỏ ý kiến riêng của mình do sợ bị đồng nghiệp và lãnh đạo lên án. Theo quan điểm này, các nhóm nhỏ thuận tiện hơn. Do đó, chúng hiệu quả hơn.

Thời gian đầu tiên, sau đó hẹn giờ

Những người đến sau rất khó chịu và mất tập trung. Dạy chúng đến đúng giờ.

Nếu họ không coi trọng thời gian của mình, họ cũng sẽ không coi trọng thời gian của người khác.

Làm điều này như sau.

Thiết lập thời gian họp cho, chẳng hạn, 08:48. Đáng ngạc nhiên là động thái này sẽ hiệu quả, và mọi người sẽ bắt đầu đến đúng giờ. Còn đối với những người đến muộn, bạn cần dạy họ phải trả giá. Và không phải tiền. Ví dụ, hãy hát. Các hình phạt như thế này hoạt động tốt hơn nhiều so với hình phạt tiền. Trong vòng một tháng, bạn sẽ quên tiếng hát của cấp dưới như thế nào.

Và tất nhiên, hãy tập cho mình cách đặt hẹn giờ. Đối với từng diễn giả, nếu có, và đối với toàn bộ cuộc họp nói chung. Bằng cách này, cuộc họp sẽ không kéo dài và bạn sẽ biết mình đã dành những gì mỗi phút.

Ghế phải đúng

Cách mọi người ngồi trong hội trường cũng rất quan trọng:

• ngồi trong một vòng tròn có ích cho việc hợp tác, thảo luận, ra quyết định chung;
• ngồi thành hàng sẽ hữu ích nếu bạn cần thúc đẩy sự cạnh tranh và mong muốn cạnh tranh với đồng nghiệp.

Nếu bạn cần có một cuộc họp nhanh chóng và hiệu quả cao, hãy di chuyển tất cả các ghế ra khỏi phòng. Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng chúng ta đứng càng lâu, chúng ta càng bị co giật. Tôi muốn nắm lấy nó ngay lập tức và đưa ra quyết định càng sớm càng tốt. Thêm vào đó, đứng một lúc có thể tốt cho sức khỏe của bạn.

Xóa máy tính xách tay và điện thoại

Nếu không, bạn sẽ thường xuyên bị phân tâm. Cả bạn và đồng nghiệp của bạn cần phải làm bất cứ điều gì bạn đã lên kế hoạch và kết thúc cuộc họp càng sớm càng tốt. Vì vậy, hãy ngừng nhìn chằm chằm vào màn hình điện thoại thông minh của bạn. Thay vào đó, hãy lấy ra một cây bút và một mảnh giấy. Thông tin dễ nhớ hơn nhiều.

Chương trình không được tạo "cho chương trình"

Bạn thực sự phải làm việc trên nó. Hầu hết các cuộc họp không có kết quả vì chương trình nghị sự được thảo luận không ngừng. Cố gắng xây dựng chương trình làm việc dưới dạng một câu hỏi thay vì nêu vấn đề.

Không phải "thảo luận về nội dung video", mà là "khi nào thì nội dung video sẽ sẵn sàng?"

Khi một câu hỏi được hỏi, họ sẽ tự động bắt đầu tìm kiếm câu trả lời. Đây là cách nó hoạt động.