3 mẹo để luôn kết thúc cuộc họp đúng giờ

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Học cách khai thác nhiều hơn các cuộc họp của bạn bằng cách rút ngắn chúng chỉ còn 5-10 phút.

Nếu có nhiều cuộc hẹn trong ngày, một cuộc họp kéo dài có thể làm gián đoạn mọi kế hoạch. Doanh nhân Patrick Ewers đưa ra ba chiến lược để tránh điều này.

1. Trước cuộc họp: rút ngắn thời gian cuộc họp

Thông thường, các cuộc họp kéo dài nửa giờ hoặc một giờ. Thuận tiện nhất là nhập các khoảng thời gian như vậy vào lịch. Nhưng vì điều này, nó chỉ ra rằng một cuộc họp bắt đầu ngay lập tức sau khi cuộc họp khác. Kết quả là, có rất nhiều bất tiện.

Thay thế cuộc họp nửa giờ bằng cuộc họp 25 phút và cuộc họp hàng giờ bằng cuộc họp 50 phút. Bạn sẽ có thời gian để làm mọi thứ giống như trước đây. Nhưng giữa hai cuộc họp nối tiếp nhau, sẽ không còn nhiều thời gian để chuẩn bị, hoặc giải quyết các vấn đề cấp bách.

Để không làm mất lòng bất kỳ người tham gia nào, hãy cảnh báo trước về những thay đổi. Khi đặt lịch hẹn, chỉ cần đề cập rằng các cuộc họp của bạn hiện kéo dài 25 hoặc 50 phút.

2. Trong cuộc họp: nhắc người nghe về mục đích của cuộc họp và cùng nhau tóm tắt

Những phút đầu tiên của cuộc họp là vô cùng quan trọng. Sử dụng chúng để nhắc mọi người rằng bạn ở đây để làm gì và cuộc họp sẽ kéo dài bao lâu. Đề cập rằng bạn có khoảng 50 phút để thảo luận về tất cả các vấn đề và năm cuối cùng sẽ được dành để tóm tắt. Sau đó sẽ không ai ngạc nhiên rằng bạn bắt đầu đóng cuộc họp sau 45 phút. Rất có thể, những người tham gia khác thậm chí sẽ biết ơn, vì bằng cách này, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian của mình mà còn tiết kiệm được thời gian của họ.

Đặt lời nhắc hoặc, sẽ đổ chuông sau 45 phút và đặt điện thoại trên bàn để mọi người nhớ giờ và không bị phân tâm. Khi báo thức kêu, hãy kết thúc cuộc họp, dù bạn ở đâu.

Nếu bạn chưa có thời gian để giải quyết tất cả các vấn đề, trong năm phút còn lại, hãy lên lịch một cuộc họp mới vào ngày hôm sau. Và:

• nhắc lại ai đã thực hiện cam kết;
• liệt kê ngắn gọn những phát hiện chính;
• thống nhất các bước tiếp theo;
• Chia sẻ điều gì đó tích cực, chẳng hạn như những gì bạn thích trong cuộc họp này.

3. Sau cuộc họp: xem xét ngắn gọn cuộc họp vừa qua và chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo

Sau cuộc họp kéo dài 50 phút, bạn sẽ có 10 phút rảnh rỗi. Dành năm đầu tiên cho việc phân tích những điểm chính của cuộc họp trước, để không quên bất cứ điều gì. Ngoài ra, hãy ghi lại một lá thư dự thảo cho tất cả những người tham gia để nhắc nhở họ và các cam kết. Điều này sẽ làm tăng giá trị của thời gian đã bỏ ra và ngoài ra, nó sẽ cung cấp một thứ thậm chí còn có giá trị hơn - cảm giác hoàn thành.

Dành năm phút thứ hai để chuẩn bị cho cuộc họp sắp tới. Nếu bạn đã biết các thành viên, hãy nhắc nhở bản thân:

• những vấn đề cần thảo luận;
• những công việc trước đó cần phải hoàn thành;
• bạn biết gì về những người tham gia: lợi ích nghề nghiệp và cá nhân của họ.

Nếu bạn không quen với người mà bạn sắp gặp, hãy tìm kiếm thông tin về người đó: ghi rõ tên và chức vụ, xem hồ sơ trên mạng xã hội. Và nghĩ xem bạn sẽ bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cụm từ nào.