15 công cụ hữu ích để làm việc nhóm từ xa

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Trong bối cảnh tình hình với coronavirus, các dịch vụ này đặc biệt có liên quan.

1. Người đưa tin làm việc: Telegram

• Nền tảng: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: Slack, Skype, Flock,.

Bất chấp việc bị chặn, Telegram vẫn là một trong những sứ giả phổ biến nhất ở Nga. Nó được sử dụng tích cực cho cả giao tiếp hàng ngày và giao tiếp kinh doanh giữa các nhân viên.

Telegram nhanh chóng, thuận tiện và đơn giản. Dịch vụ không hỗ trợ hội nghị truyền hình và một số chức năng hữu ích khác có sẵn trong các sứ giả của công ty như Slack, nhưng bạn có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí.

Điện tín →

2. Bộ ứng dụng văn phòng: "Google Trang tính", "Tài liệu" và "Bản trình bày"

• Nền tảng: web, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google cung cấp bộ dịch vụ đa nền tảng, nhiều tính năng và miễn phí để làm việc với các định dạng tệp văn phòng phổ biến. Với nó, bạn có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản, bảng tính và bản trình bày - cả độc lập và cùng với đồng nghiệp.

Mỗi người dùng có 15 GB dung lượng đĩa có sẵn để lưu trữ tệp trên máy chủ của Google. Để có thêm dung lượng, bạn có thể mua đăng ký G Suite trả phí. Nó cũng bao gồm các dịch vụ hỗ trợ 24/7, dịch vụ thư công ty và các tính năng bảo vệ dữ liệu bổ sung. Giá bắt đầu từ $ 6 mỗi tháng cho mỗi người.

Google Trang tính Google LLC

Ứng dụng không tìm thấy

3. Dịch vụ ghi chú: OneNote

• Nền tảng: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: Evernote, Ý niệm.

Google Documents và các dịch vụ tương tự không thích hợp cho các ghi chú nhỏ. Sau này thuận tiện hơn để lưu trữ trong sổ ghi chép đám mây như OneNote. Sản phẩm này của Microsoft có giao diện trực quan giống như một cuốn sổ tay thực sự. Cấu trúc đơn giản và rõ ràng của dịch vụ sẽ cho phép bạn và đồng nghiệp của bạn nhanh chóng tìm thấy các ghi chú bạn cần trong số hàng trăm người khác.

Các ưu điểm khác của OneNote bao gồm khả năng chỉnh sửa văn bản mở rộng và hỗ trợ tất cả các loại tệp đính kèm, từ nhận xét âm thanh đến video. Ngoài ra, dịch vụ có thể được sử dụng miễn phí. Trong trường hợp này, mỗi người dùng được cung cấp 5 GB để lưu trữ ghi chú trên đám mây. Toàn bộ nhóm nhận được 1 TB dung lượng dùng chung cho OneNote và các dịch vụ khác của Microsoft khi họ mua đăng ký Office 365 Business trả phí dành cho doanh nghiệp.

Microsoft OneNote: Ý tưởng và Ghi chú có Tổ chức Tập đoàn Microsoft

Microsoft OneNote Tập đoàn Microsoft

OneNote →

4. Trình quản lý tác vụ: Todoist

• Nền tảng: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: TickTick, Notion, Any.do.

Để quản lý hiệu quả một nhóm từ xa, một nhà lãnh đạo cần có một công cụ thuận tiện để giao nhiệm vụ. Todoist là một trong những ứng dụng tốt nhất trong danh mục này. Nó cho phép bạn nhanh chóng thêm các nhiệm vụ, sắp xếp chúng theo danh sách và mức độ ưu tiên, ấn định thời gian và đính kèm người thực hiện.

Với các thẻ và bộ lọc, bạn có thể dễ dàng điều hướng một số lượng lớn tác vụ. Và lịch sử hoạt động giúp người quản lý theo dõi sát sao tiến độ công việc.

Ở chế độ miễn phí, bạn có thể thêm tối đa 80 dự án và tối đa 5 nhân viên cho mỗi dự án. Để loại bỏ các hạn chế, cũng như bỏ chặn thông báo, thẻ và các tính năng nâng cao khác, bạn sẽ phải đăng ký một gói trả phí. Chi phí bắt đầu từ 229 rúp mỗi tháng cho mỗi người.

Todoist: Doist To-Do List & Tasks

Todoist: Doist Inc. Danh sách việc cần làm và Danh sách việc cần làm

Todoist →

5. Quản lý dự án: Asana

• Nền tảng: web, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Trình quản lý tác vụ rất tốt cho các công việc nhanh chóng, nhưng không phải lúc nào cũng tốt để quản lý các quy trình công việc phức tạp. Để có một cách tiếp cận chiến lược hơn cho doanh nghiệp, họ sử dụng các chương trình như Asana. Dịch vụ này cho phép bạn lập kế hoạch và cấu trúc luồng công việc của mình theo nhiều cách khác nhau. Mỗi nhân viên đều thấy rõ trách nhiệm và điều khoản làm việc của mình. Và người quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và quan sát bức tranh tổng thể của dự án.

Phiên bản miễn phí của Asana được thiết kế cho các nhóm lên đến 15 người và thiếu một số tính năng. Ví dụ: chế độ xem "Dòng thời gian" và tìm kiếm tác vụ nâng cao không có sẵn trong đó. Đăng ký trả phí bắt đầu từ $ 11 mỗi tháng cho mỗi người dùng. Gói được chọn càng đắt tiền thì càng cung cấp nhiều tính năng.

Asana: Người quản lý công việc của bạn Asana, Inc.

Ứng dụng không tìm thấy

6. Bảng Kanban: Trello

• Nền tảng: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: MeisterTask, Blossom.

Kanban là một phương pháp quản lý dự án phổ biến. Mỗi nhiệm vụ trong đó đều trải qua các giai đoạn nhất định: ví dụ: "Trong kế hoạch", "Đang tiến hành" và "Đã hoàn thành". Thông thường chúng được mô tả như bảng, giữa các thẻ nhiệm vụ được di chuyển. Nó tạo ra một màn hình hiển thị rất trực quan về quy trình làm việc, vì vậy nhiều dịch vụ quản lý dự án sử dụng các phần tử kanban ở mức độ này hay mức độ khác.

Phương pháp luận này có lẽ được thực hiện tốt nhất ở Trello. Các nhà phát triển đã nâng cao sự đơn giản và rõ ràng lên mức tuyệt đối, vì vậy dịch vụ có thể không đủ chức năng cho các dự án phức tạp. Nhưng quy trình của các nhiệm vụ trong đó trông rất tối giản đến mức ngay cả một đứa trẻ cũng có thể hình dung ra được.

Ngoài ra, phiên bản miễn phí của Trello không có giới hạn cứng. Bạn sẽ chỉ phải trả tiền nếu bạn cần các tùy chọn thiết kế bổ sung, hơn 10 bảng cho một nhóm, cũng như các công cụ để làm việc tự động với các nhiệm vụ. Giá đăng ký bắt đầu từ $ 10 mỗi tháng một người.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Trình chỉnh sửa bản đồ tư duy: MindMeister

• Nền tảng: web, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: Mindomo, MindMup.

Sơ đồ tư duy là một sơ đồ biểu diễn các quy trình hoặc ý tưởng giúp đơn giản hóa việc nhận thức thông tin. Ở dạng này, bạn có thể hình dung ra bất cứ thứ gì: từ chiến lược phát triển dự án đến kết quả của một buổi động não. Để làm việc tập thể với bản đồ tư duy, bạn cần một trình soạn thảo đặc biệt.

MindMeister là một lựa chọn tốt. Nó cung cấp rất nhiều mẫu và các công cụ trực quan hóa dữ liệu dễ sử dụng. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể nhanh chóng vẽ bản đồ tinh thần của bất kỳ độ phức tạp nào.

Ở chế độ miễn phí, MindMeister cho phép bạn lưu trữ tối đa ba bản đồ tư duy. Bằng cách kết nối với biểu giá PRO, bạn có thể làm việc với số lượng không giới hạn các mục, lưu chúng ở các định dạng văn phòng phổ biến và cũng có được các chức năng để quản lý nhóm. Chi phí là $ 8, 25 cho mỗi người dùng mỗi tháng.

MindMeister MeisterLabs

lập bản đồ tư duy - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. Bộ nhớ đám mây: "Google Drive"

• Nền tảng: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

Thật khó để tưởng tượng làm việc theo nhóm từ xa mà không có đám mây để lưu trữ dữ liệu được chia sẻ. Hàng chục dịch vụ như vậy đang phục vụ bạn, nhưng một trong những dịch vụ tốt nhất là Google Drive. Nó cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí phong phú, được tích hợp với các sản phẩm khác của Google và có sẵn trong giao diện thân thiện với người dùng.

Để mở rộng khối lượng, bạn có thể đăng ký gói G Suite nói trên hoặc chỉ đăng ký gói Google Drive trả phí: với 139 rúp một tháng, công ty cung cấp cho người dùng 100 GB không gian đám mây.

Google Drive Google LLC

Ứng dụng không tìm thấy

Google Drive & rarr;

9. Dịch vụ cho hội nghị truyền hình: Zoom

• Nền tảng: web, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: Skype for Business, Slack, Hangouts Meet.

Các cuộc họp video không chỉ tạo ra mối liên hệ tình cảm chặt chẽ giữa các nhân viên mà còn là điều kiện giao tiếp hiệu quả. Bằng cách nhìn và nghe đồng nghiệp của mình, bạn có thể tương tác với họ một cách hiệu quả như thể bạn đang ngồi cùng bàn. Không có gì ngạc nhiên khi các dịch vụ hội nghị truyền hình rất phổ biến.

Zoom là một trong những công ty dẫn đầu thị trường. Nó không chỉ tổ chức giao tiếp video an toàn mà còn cho phép bạn chia sẻ màn hình với những người tham gia hội nghị, truyền tệp và lưu bản ghi âm các cuộc hội thoại.

Trong phiên bản miễn phí, bạn có thể mời tối đa 100 người tham gia cuộc họp video và thời lượng của cuộc họp này sẽ tối đa là 40 phút. Để xóa các hạn chế, bạn cần đăng ký gói trả phí - từ $ 15 mỗi tháng từ nhà tổ chức.

ZOOM Cloud Meetings zoom.us

Thu phóng cuộc họp trên đám mây ZOOM

Thu phóng & rarr;

10. Trình quản lý ảnh chụp màn hình: LightShot

• Nền tảng: Windows, macOS.
• Các lựa chọn thay thế: Gyazo, Nimbus Capture.

Khi làm việc từ xa, một ảnh chụp màn hình có thể thay thế hàng nghìn từ. Do đó, bạn có thể sử dụng một công cụ tiện dụng để chụp ảnh màn hình. Dịch vụ đám mây LightShot phù hợp với mô tả này. Nó được cung cấp miễn phí và cho phép bạn chụp ảnh một khu vực đã chọn của màn hình chỉ bằng hai lần nhấp chuột.

Sau khi tạo một hình ảnh, bạn có thể ngay lập tức gửi hình ảnh đó cho đồng nghiệp của mình - thông qua một liên kết thông qua máy chủ LightShot hoặc sử dụng bất kỳ trình nhắn tin nào.

LightShot & rarr;

11. Theo dõi thời gian: Đúng lúc

• Nền tảng: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: Toggl, RescueTime, Harvest.

Trình theo dõi thời gian giúp theo dõi lượng thời gian mà nhóm của bạn dành cho các nhiệm vụ nhất định. Kịp thời thực hiện điều này một cách tự động. Trước tiên, bạn cần kết nối với nó các dịch vụ mà nhân viên làm việc. Đây có thể là cùng một Trello, Asana hoặc Todoist. Sau khi được tích hợp, Timely sẽ bắt đầu phân tích các hoạt động nhiệm vụ và hiển thị kết quả của các đồng nghiệp trên dòng thời gian.

Dịch vụ hoạt động theo đăng ký từ $ 49 mỗi tháng.

Kịp thời: Ứng dụng theo dõi thời gian & Bộ nhớ theo dõi giờ có thể thanh toán AS

Bộ nhớ theo dõi thời gian tự động kịp thời AS

Đúng lúc & rarr;

12. Đồng hồ thế giới: World Time Buddy

• Nền tảng: web, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: Yandex. Vremya, 24 múi giờ.

Khi nhân viên làm việc ở các múi giờ khác nhau, các dịch vụ như World Time Buddy sẽ giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn. Đây là một chiếc đồng hồ tiện lợi hiển thị thời gian ở tất cả các khu định cư đã chọn trên một màn hình.

Bạn có thể thêm tối đa bốn địa điểm miễn phí. Để biết thêm, dịch vụ yêu cầu đăng ký với $ 3 mỗi tháng.

Time Buddy - Clock & Converter Helloka, LLC

Time Buddy - Easy Time Zones Helloka

Bạn thân theo giờ thế giới →

13. Dịch vụ làm việc với PDF: Acrobat Pro DC

• Nền tảng: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: Soda PDF, PhantomPDF.

Nếu nhóm của bạn xử lý nhiều tệp PDF, một trình biên tập cộng tác có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Acrobat Pro DC rất tuyệt vời cho vai trò này. Đây là một công cụ dựa trên đám mây cho phép bất kỳ ai có quyền truy cập vào tệp đều có thể xem và chú thích các tài liệu PDF.

Acrobat Pro DC là một dịch vụ trả phí. Giá đăng ký là 1.610 rúp mỗi tháng hoặc 11.592 rúp mỗi năm.

Adobe Acrobat Reader cho PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader cho PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Trình quản lý mật khẩu: LastPass

• Nền tảng: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Các lựa chọn thay thế: Dashlane, Hypervault, Keeper,.

Nhóm làm việc có thể sử dụng hàng chục dịch vụ khác nhau. Tốt nhất, mọi người đều cần một mật khẩu mạnh, duy nhất. May mắn thay, các công cụ đặc biệt tồn tại để giúp người dùng thuận tiện trong việc tạo và lưu trữ các kết hợp như vậy.

Một trong những dịch vụ nổi tiếng nhất là LastPass. Nó tạo mật khẩu phức tạp, lưu trữ chúng trong một đám mây an toàn an toàn và tự động nhập chúng khi bạn đăng nhập vào các tài khoản tương ứng. Bằng cách cài đặt ứng dụng LastPass trên thiết bị của họ, tất cả các thành viên trong nhóm sẽ có quyền truy cập vào mật khẩu được chia sẻ. Đồng thời, người quản lý có thể chọn thông tin xác thực mà mỗi người dùng nhìn thấy.

Để sử dụng LastPass cho một nhóm, bạn cần mua giấy phép. Chi phí phụ thuộc vào số lượng người tham gia.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Dịch vụ tự động hóa: Zapier

• Nền tảng: web.
• Các lựa chọn thay thế: Power Automate, IFTTT.

Nền tảng Zapier giúp tự động hóa các hoạt động thường ngày. Nó kết nối với các dịch vụ mà bạn sử dụng cho công việc và cho phép bạn định cấu hình các tình huống khác nhau cho sự tương tác của chúng. Ví dụ: bạn có thể kết nối Gmail và Trello để hệ thống tự động chuyển các email đến thành các tác vụ mới.

Zapier hỗ trợ hàng nghìn dịch vụ và cung cấp nhiều loại kịch bản tự động hóa. Họ có thể tối ưu hóa đáng kể công việc của bạn, và do đó tỷ lệ không phải là thấp nhất. Đăng ký nhóm bắt đầu từ $ 299 mỗi tháng.

Zapier & rarr;

Tài liệu này được xuất bản lần đầu tiên vào tháng 12 năm 2014. Vào tháng 3 năm 2020, chúng tôi đã cập nhật văn bản.