Quy tắc ba sẽ giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Để làm việc hiệu quả nhất có thể, bạn không cần phải theo kịp mọi thứ - bạn chỉ cần hoàn thành ba việc quan trọng nhất mỗi ngày.

Quy tắc của ba là gì

Chris Bailey, tác giả của Năm năng suất của tôi, đã tóm tắt Quy tắc ba như sau:

Vào đầu mỗi ngày, trước khi bắt đầu công việc, hãy quyết định ba nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành vào cuối ngày.

Chúng tôi thường đo lường năng suất của mình dựa trên số lượng công việc chúng tôi làm. Đã làm nhiều - tốt, làm ít - xấu. Đồng thời, chúng ta quên rằng những trường hợp này có thể có ý nghĩa khác nhau. Sẽ có ích gì nếu bạn thực hiện chín phần mười kế hoạch, nhưng phần mười là quan trọng nhất?

Năng suất không phải là số lượng dấu kiểm được đặt một cách tự hào trong danh sách việc cần làm, mà là một vài nhiệm vụ quan trọng được chọn và hoàn thành một cách chính xác, mà sự thành công của doanh nghiệp bạn phụ thuộc ở mức độ lớn nhất.

Tại sao bạn nên áp dụng quy tắc này

Bạn có thể lập kế hoạch giờ làm việc của mình một cách có ý thức

Trong hầu hết các trường hợp, thời gian làm việc của một nhân viên được phân bổ một cách tự nhiên giữa nhiều vấn đề nhất thời: các cuộc gọi và thư đến, các nhiệm vụ khẩn cấp từ cấp quản lý và các công việc thường xuyên khác. Quy tắc Ba cho phép bạn ưu tiên và tập trung vào những gì có giá trị nhất đối với công ty.

Bạn không dễ bị nhầm lẫn như vậy

Trong ngày, chúng ta không thể tránh khỏi bị phân tâm bởi điều gì đó, và đôi khi có thể khó nhớ được mình đã dừng lại ở đâu. Nhưng nếu bạn chỉ có ba điều quan trọng trong kế hoạch của mình, bạn luôn biết phải quay trở lại điều gì.

Thật dễ dàng để tuân theo quy tắc ba

Không giống như nhiều hệ thống quản lý thời gian, quy tắc này rất đơn giản để áp dụng: bạn chỉ cần chọn ba điều quan trọng mỗi ngày.

Điều không quan trọng sẽ trở nên rõ ràng

Nếu một số việc thứ yếu bị trì hoãn lặp đi lặp lại sang ngày hoặc tuần tiếp theo, thì đây là một lý do để suy nghĩ. Nếu một nhiệm vụ chưa bao giờ nằm trong top 3 trong một thời gian dài, nó có thể không đáng để lãng phí thời gian cho nó.

Giúp cuộc sống đồng nghiệp của bạn dễ dàng hơn

Nếu bạn phụ trách bộ phận sản xuất hoặc nhóm phát hành sản phẩm, vào đầu mỗi ngày, hãy giao cho nhóm của bạn ba nhiệm vụ (thậm chí là những nhiệm vụ nhỏ) phải hoàn thành vào buổi tối. Điều này sẽ giúp nhóm nhìn thấy rõ ràng hơn mục tiêu của công việc và sẽ cứu mọi người khỏi cảm giác tắc nghẽn vô tận.

Cách tận dụng tối đa quy tắc ba

Hãy áp dụng nó vào các kế hoạch dài hạn

Suy nghĩ về những mục tiêu bạn muốn đạt được trong một tuần, tháng hoặc năm, chọn ba vectơ chính và xây dựng kế hoạch hàng ngày của bạn theo cách mà mỗi ngày đưa bạn đến gần hơn với kết quả mong muốn. Tuy nhiên, chọn ba mục tiêu cho một tháng khó hơn nhiều so với việc đưa ra ba nhiệm vụ trong một ngày. Ở đây, phương pháp ngược lại sẽ giúp bạn: nghĩ rằng điều nào chưa thực hiện được sẽ khiến bạn khó chịu vào cuối tuần hoặc tháng ít nhất.

Viết nhiệm vụ vào sổ tay

Ý tưởng sử dụng giấy và bút trong thời đại kỹ thuật số nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng có một điểm tốt của nó: ghi chú viết tay dễ nhớ hơn.

Lên kế hoạch từ tối

Tất nhiên, bạn có thể nghĩ về ba điều trong ngày trên đường đi làm. Tuy nhiên, sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu bạn lập kế hoạch trước khi đi ngủ và dành năng lượng buổi sáng trực tiếp cho việc thực hiện kế hoạch.

Tóm tắt

Vào cuối ngày (tuần, tháng, năm), hãy phân tích xem bạn đã đương đầu với nhiệm vụ hay chưa. Bạn đã quản lý để thực hiện mọi thứ bạn đã lên kế hoạch? Điều này có dẫn bạn đến kết quả mong muốn không? Dần dần, bạn sẽ học cách tính toán tốt hơn sức lực và thời gian của mình, đồng thời năng suất làm việc của bạn sẽ tăng lên đáng kể.

Thoát khỏi quy tắc nếu cần

Nếu bạn đã hoàn thành ba trong số những việc quan trọng mà bạn dự định làm và ngày chưa kết thúc, hãy làm những việc ít quan trọng hơn. Và đừng đánh bại bản thân nếu bạn không xoay sở để đối phó với ba nhiệm vụ cho ngày hôm nay: trong mọi trường hợp, bạn đã làm tất cả những gì có thể. Có lẽ bạn đã đánh giá quá cao điểm mạnh của mình hoặc đơn giản hôm nay không phải là ngày của bạn.

Thích ứng với hoàn cảnh

Than ôi, đôi khi các sự kiện diễn ra bất ngờ và phá hủy mọi kế hoạch. Trong những thời điểm như thế này, điều rất quan trọng là phải nhanh chóng đánh giá lại tình hình. Để xác định các mục tiêu mới và hiểu cách tiến hành xa hơn, hãy cố gắng trả lời câu hỏi sau: "Điều gì trong tình huống này sẽ mang lại lợi ích tối đa cho tôi và công ty?"

Sử dụng quy tắc ba không chỉ trong công việc của bạn

Thành công không chỉ quan trọng trong kinh doanh - những điều quan trọng và những kế hoạch lớn cũng đang chờ bạn ở nhà. Khi bạn đã học được cách sử dụng quy tắc ba trong công việc, hãy thử áp dụng nó trong cuộc sống cá nhân của bạn.

Bất kỳ thành tích nào cũng thúc đẩy chúng tôi đến những thắng lợi mới. Chỉ cần tưởng tượng cuộc sống sẽ mang lại cho bạn sự hài lòng như thế nào nếu mỗi đêm bạn có thể nói với chính mình: "Tôi đã làm mọi thứ cần phải làm hôm nay."