10 thủ thuật giúp Google Tài liệu của bạn hoạt động dễ dàng hơn và nhanh hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Chúng tôi xin lưu ý đến bạn bản dịch phù hợp với bài viết của Saikat Basu, trong đó có mười mẹo để làm việc với Google Tài liệu.

Năm 2006 đánh dấu một cột mốc quan trọng trong lịch sử của Google: Từ điển tiếng Anh Oxford đã sử dụng từ "google". Khái niệm này đã trở thành một tên hộ gia đình. Kể từ đó, tìm kiếm trên web có nghĩa là googling. Good Corporation có tác động rất lớn đến hành vi trực tuyến của chúng tôi: chúng tôi tuân thủ quy tắc kinh doanh của Gmail, mở cửa cho thế giới bằng cách khởi chạy Chrome mỗi sáng và sử dụng Google Drive để làm việc hiệu quả.

Lý do cho sự phổ biến của "Google Docs" trong nguyên tắc làm việc của đám mây. Trong tất cả các công cụ của Google Drive, trình soạn thảo văn bản là công cụ cần thiết nhất cho các công việc hàng ngày.

Để làm cho trải nghiệm Google Tài liệu của bạn hiệu quả hơn, hãy sử dụng mười nguyên tắc sau.

Phần thưởng: Thêm Google Tài liệu vào Trình khởi chạy ứng dụng Chrome trên thanh tác vụ Windows hoặc Mac của bạn. Hai lần nhấp chuột - và bạn đang ở trong "Tài liệu".

Tìm kiếm nhanh

Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tìm thấy một tệp hoặc thư mục cụ thể bằng cách nhập một cụm từ khóa vào thanh tìm kiếm ở trên cùng. Mũi tên nhỏ bên phải sẽ giúp bạn tinh chỉnh các tiêu chí tìm kiếm của mình:

• loại tệp (thư mục, tài liệu, ảnh, PDF, v.v.);
• mở bằng Google Tài liệu, Google Bản vẽ, Google Trang tính, bất kỳ tiện ích bổ sung nào đã cài đặt;
• chủ sở hữu (tôi, không phải tôi, bất cứ ai).

Một điều khác giúp việc tìm kiếm dễ dàng hơn là sử dụng trích dẫn chính xác cho tệp bạn muốn tìm. Google Drive sẽ mở tài liệu và đánh dấu cụm từ tìm kiếm được sử dụng. Ngoài ra, như với googling, bạn có thể sử dụng toán tử boolean như hoặc để mở rộng phạm vi tìm kiếm của mình.

Nhấn "/" để chuyển đến trường tìm kiếm.

Để biết danh sách đầy đủ các tùy chọn tìm kiếm trên Google Drive, hãy xem. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đừng quên tìm kiếm giỏ hàng của bạn.

Chuyển nhanh đến menu lệnh "ẩn"

Google Docs tương tự như các bộ ứng dụng văn phòng khác. Nó có thể đơn giản hơn Microsoft Word, nhưng cũng có nhiều lệnh hữu ích trong menu. Nhấn Alt + / để chuyển đến tìm kiếm trên menu. Nhập những gì bạn đang tìm kiếm vào trường mở ra và chức năng sẽ bắt đầu.

Bằng cách tìm kiếm trong menu, bạn có thể tìm thấy các công cụ chỉnh sửa khác có sẵn trong Google Tài liệu.

Từ ý tưởng trên Google Keep đến bản nháp trên Google Tài liệu

là một dịch vụ tuyệt vời để tạo và lưu trữ các ghi chú. Các tính năng tốt nhất của nó là khả năng đọc ghi chú và nhận dạng văn bản từ ảnh. Nhưng bạn có biết rằng bạn có thể biến ghi chú thành tài liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột?

Nhờ bản xuất này, bạn có thể chỉnh sửa và "đánh bóng" các ý tưởng của mình đã có trong Google Tài liệu. Không thể thiếu cho sinh viên và dân viết - nó tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Phân tích từ vựng của bạn với Word Cloud

Copywriter, blogger, sinh viên và nhà giáo dục có thể sử dụng đám mây từ hoặc đám mây thẻ để nhanh chóng điều hướng nội dung của tài liệu. Nó cũng sẽ giúp bạn biết bạn đang lạm dụng những từ nào.

Bạn có thể sử dụng trình tạo từ đám mây - ví dụ: Trình tạo đám mây từ khóa - trên bất kỳ tài liệu nào có 50 từ trở lên. Bạn có thể tìm và cài đặt tiện ích bổ sung Google-Drive miễn phí từ menu Tiện ích bổ sung → Nhận Tiện ích bổ sung ….

Bạn có thể sử dụng từ đám mây thông qua cùng một menu. Nó sẽ được hiển thị trong một cửa sổ nhỏ bên phải. Nếu tài liệu chưa hoàn thành, bạn tiếp tục chỉnh sửa, rồi thỉnh thoảng nhấp vào nút Refresh Cloud để làm mới thẻ tag.

Tag Cloud Generator cũng hoạt động trên các bảng. Hạn chế duy nhất là bảng điều khiển hiển thị các từ đã sử dụng không thể được thu nhỏ.

Tìm và dán trong một cú nhấp chuột

Với công cụ Nghiên cứu, bạn không cần phải để tài liệu đang làm việc lên google tìm kiếm thông tin. Rốt cuộc, việc mở một tab mới trong trình duyệt cũng cần có thời gian. Công cụ tích hợp này cho phép bạn tìm và chèn thông tin vào tài liệu hoặc bảng mà bạn đang sử dụng. Mở Công cụ → Nghiên cứu (Ctrl + Alt + Shift + I).

Một hộp tìm kiếm sẽ xuất hiện ở bên phải. Ở đó, bạn có thể đặt một liên kết đến báo giá bằng một cú nhấp chuột bằng cách nhập thủ công hoặc đơn giản bằng cách đánh dấu nó.

Các định dạng trích dẫn có sẵn là MLA, APA và Chicago.

Hơn nữa, các trích dẫn được đóng khung đẹp mắt chỉ là một trong những tính năng của Công cụ Nghiên cứu. Bạn cũng có thể tham khảo số liệu thống kê trong bảng. Khi sử dụng tìm kiếm, bạn cũng có thể cá nhân hóa SERP để hiển thị các bài đăng trên Google+, email của bạn, v.v. Có các bộ lọc đặc biệt cho tất cả điều này.

Nhanh chóng định dạng văn bản ở những nơi khác nhau

Google Documents có công cụ định dạng Paint cho phép bạn tạo các mẫu định dạng và áp dụng chúng cho bất kỳ phần nào của văn bản. Chọn một từ, câu hoặc bất kỳ đoạn văn bản nào khác, chỉnh sửa nó: đặt kích thước, phông chữ và hơn thế nữa. Sau đó nhấp vào Định dạng sơn. Sau đó, bạn có thể áp dụng các tham số định dạng đã chỉ định cho một phân đoạn khác, bạn chỉ cần nhấp vào nó.

“Phốc! Nó chỉ hoạt động một lần! - những người hoài nghi sẽ nói. Nếu bạn cần áp dụng các thông số định dạng đã chỉ định nhiều hơn một lần, hãy nhấp vào biểu tượng Định dạng sơn hai lần. Nhấn lại nút này để ngăn phép thuật hoạt động.

Sử dụng hình ảnh miễn phí bản quyền

Google Documents bao gồm tìm kiếm Google Hình ảnh cho phép bạn nhanh chóng tìm và chèn hình ảnh vào tài liệu. Nhưng có hai nguồn hình ảnh phong phú khác - LIFE và Stock Photos. Hình ảnh từ kho lưu trữ LIFE có giấy phép cho phép quyền sử dụng tác phẩm ngay cả với mục đích thương mại, nhưng cần phải nêu rõ quyền tác giả. Vào năm 2012, Google đã chọn ra 5.000 ảnh mới trong các danh mục Thiên nhiên, Thời tiết, Động vật, Thể thao, Thực phẩm, Giáo dục, Công nghệ, Âm nhạc và các danh mục khác.

Google cảnh báo rằng hình ảnh chỉ có sẵn cho mục đích sử dụng cá nhân và thương mại bên trong Google Drive và phải được sử dụng trong chính sách của dịch vụ.

Bạn có thể chèn ảnh bằng URL. Hình ảnh sẽ được lưu trong tài liệu của bạn và sẽ có sẵn ngay cả khi bản gốc bị xóa khỏi web.

Đề cập đến ai đó khi nhận xét

Cộng tác trong Google Tài liệu dựa trên nhận xét. Nói như vậy, có một cách nhanh chóng để thu hút sự chú ý của một người vào một nhận xét cụ thể. Đánh dấu đoạn văn bản được yêu cầu và nhấp vào "thêm nhận xét" (Insert → Comment). Trong trường nhận xét mở ra, hãy nhập "@" hoặc "+" và bắt đầu nhập tên của người bạn muốn.

Google Documents sẽ tự động chọn một người từ danh sách liên hệ Gmail của bạn và thông báo cho cô ấy qua email. Nếu người này không có quyền xem tài liệu này, bạn cần cấp cho họ quyền truy cập.

Các phím tắt cho các công thức toán học

Google Docs có một trình soạn thảo biểu thức toán học tiện lợi: Chèn → Phương trình. Với nó, bạn không chỉ có thể nhập các biểu thức toán học mà còn có thể làm việc với đồng nghiệp một cách thuận tiện.

Sử dụng các phím tắt để tăng tốc quá trình. Ví dụ: nếu bạn nhập "alpha" theo sau là dấu cách và dấu ngoặc đơn, thì Google Tài liệu sẽ chuyển đổi giá trị đó thành α. Bạn cũng có thể dễ dàng thêm chỉ số trên hoặc chỉ số dưới bằng cách nhập "^" và "_" tương ứng. Đối với phân số, hãy nhập "frac".

Danh sách đầy đủ các phím tắt cho các biểu thức toán học. Đối với các công thức phức tạp hơn, hãy sử dụng tiện ích mở rộng Google Drive dành cho Chrome g (toán học) miễn phí.

Các phím tắt khác để tiết kiệm thời gian

Nhấn "Ctrl + /" và bạn sẽ thấy một danh sách lớn các mẫu để quản lý tài liệu nhanh chóng. Nhiều phím điều hướng giống như Gmail. Ngoài ra, bạn có thể tạo các phím tắt của riêng mình.

Đi tới Công cụ → Tùy chọn → Thay thế tự động.

Bạn có thể sử dụng tính năng này để tự động chèn các từ thường dùng, địa chỉ email, chữ viết tắt hoặc thậm chí các từ mà bạn thường xuyên viết sai chính tả.

Cũng cần kiểm tra "Phát hiện liên kết tự động" và "Phát hiện danh sách tự động" trong hộp thoại cài đặt.

Tất nhiên, bạn có thể tranh luận rằng cách nhanh nhất để tạo ra một tài liệu đẹp là sử dụng. Nhưng những thủ thuật nhỏ được mô tả sẽ giúp đẩy nhanh công việc với họ.

Hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét những thủ thuật bạn sử dụng trong công việc hàng ngày với Google Documents.