Hệ thống GTD, đã được chứng minh qua nhiều năm thực hành

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Độc giả Oleg Bondarenko của chúng tôi chia sẻ hệ thống GTD đã được chứng minh của anh ấy để tổ chức các công việc và mọi cuộc sống. Không có gì bí mật khi chúng ta biết hầu hết mọi thứ về GTD và các cơ chế tương tự, nhưng hiếm khi có thể sử dụng chúng trong một thời gian dài. Chúng tôi chắc chắn rằng câu chuyện thành công trong lĩnh vực này sẽ được bạn quan tâm.

Sau đây là bản tóm tắt về việc thực hiện GTD cá nhân theo một hình thức đã được thử thách trong nhiều năm. Có lẽ nó sẽ giúp một ai đó.

Tôi phân chia nhiệm vụ, ý tưởng, suy nghĩ sắp tới như sau:

• Những gì có thể được đẩy ngay lập tức cho một người biểu diễn khác, tôi lập tức đẩy nó. Tôi thêm một tác vụ nhắc nhở "Kiểm tra việc thực thi".
• Những gì có thể được thực hiện ngay bây giờ trong 5-15 phút. Tôi ngồi xuống và làm điều đó.
• Việc này cần nhiều thời gian hơn hoặc không thể thực hiện được ngay bây giờ. Điều này cũng bao gồm các tác vụ nhắc nhở của loại "Kiểm tra trạng thái của dự án XXX". Ngay lập tức tôi đưa nó vào danh sách nhiệm vụ trên điện thoại hoặc Google Tasks - mọi thứ đều được đồng bộ hóa.
• Điều gì là thú vị và có thể hứa hẹn. Tôi thả nó vào một đống Evernote. Tôi xem lại nó khoảng một lần một tuần, phân loại nó theo sổ tay. Một cái gì đó phát triển thành các nhiệm vụ.

Thêm chi tiết về điểm thứ 3.

Để duy trì thành công một danh sách các nhiệm vụ, cần phải chính thức hóa nghiêm ngặt, giảm thiểu chi phí quản lý và lấy dữ liệu. Điều này đạt được theo cách sau.

Mỗi nhiệm vụ có một tên có cấu trúc như: Project | Đối tượng | Hoạt động

Dự án - đây là một nhóm lớn các nhiệm vụ, mã viết tắt như HOUSE, OFFICE, CLIENT1, … Với mỗi Dự án nên có trung bình từ 1-10 nhiệm vụ. Nếu liên tục có nhiều nhiệm vụ hơn cho Dự án, tôi sẽ phân bổ một phần cho một Dự án bổ sung. Do đó, việc phân nhóm các nhiệm vụ luôn là một cấp. Như thực tiễn đã chỉ ra, việc nhóm các nhiệm vụ dưới dạng cây nhiều cấp một cách trực quan hơn thực sự tốn thời gian một cách không cần thiết và làm giảm động lực sử dụng hiệu quả hệ thống.

Tìm kiếm nhiệm vụ trong một Dự án được thực hiện với các chức năng cơ bản: tìm kiếm hoặc sắp xếp là cách yêu thích của tôi.

Một đối tượng - đây là một đối tượng hoặc người mà bạn cần thực hiện một hành động. Mọi thứ đều đơn giản ở đây.

Hoạt động - một hành động cơ bản phải được thực hiện trên Đối tượng.

Một điểm quan trọng khác: mỗi nhiệm vụ chứa ngày đáo hạn … Nếu bạn không chắc chắn về ngày đến hạn của nhiệm vụ, hãy đặt ngày hiện tại. Nếu bạn đặt ngày hiện tại và không làm bất cứ điều gì khác, ngày mai nhiệm vụ sẽ nằm trong danh sách quá hạn và bạn sẽ phải đưa ra quyết định về nó. Ví dụ: xóa khỏi ghi chú cuộc sống.

Đôi khi, đối với một Dự án nhất định, một danh sách các nhiệm vụ xuất hiện, thời gian và trình tự thực hiện chúng hiện không rõ ràng. Trong trường hợp này, tôi đang tìm kiếm một nhiệm vụ chung có dạng: Nhiệm vụ Dự án. Trong phần nhận xét, tôi liệt kê danh sách các nhiệm vụ. Theo thời gian, tình hình trở nên rõ ràng hơn, một cái gì đó bị xóa, một cái gì đó đang được hoàn thành, một cái gì đó phát triển thành một nhiệm vụ riêng biệt. Trong mọi trường hợp, ngay cả từ một mục nhập nhóm như vậy, tôi xác định ngày - khi cần thiết phải tham khảo nó và tiến hành đánh giá.

Và điều cuối cùng. Trong thực tế của tôi, khoảng 50% nhiệm vụ không được thực thi (hoặc không thể thực hiện) vào ngày đã chọn. Phần lớn không phụ thuộc vào tôi. Các nhiệm vụ thuộc loại "Kiểm tra trạng thái dự án" thường dài dòng và cần được chú ý định kỳ. Một cái gì đó đang được chỉ định và bổ sung. Những nhiệm vụ như vậy liên tục bị hoãn lại đến những ngày sau đó. Điều này là bình thường (nhân tiện, đây là một điểm cộng rất lớn của các nhà tổ chức điện tử). Lao động chân tay để trì hoãn thời hạn cũng rất hữu ích theo nghĩa đôi khi nó dẫn đến những suy nghĩ quan trọng.