Một hệ thống đơn giản để tổ chức cuộc sống hiện đại phức tạp

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Hôm nay chúng tôi muốn cho bạn biết về một hệ thống sẽ giúp bạn cấu trúc tất cả các dự án công việc, nhiệm vụ và công việc của bạn. Với sự giúp đỡ của nó, bạn sẽ học cách đặt mục tiêu một cách chính xác và phát triển kế hoạch để đạt được chúng.

Trong thế giới hiện đại, một người phải đa nhiệm. Dự án, cuộc họp, công việc, nhiệm vụ, thời hạn cuối cùng đang đến gần … Thông thường, chúng ta khó sắp xếp cuộc sống của mình sao cho có thời gian để giải quyết công việc.

Hôm nay chúng tôi muốn giới thiệu với bạn một hệ thống sẽ giúp bạn tổ chức tất cả các mục tiêu, công việc và nhiệm vụ của mình. Hệ thống này được phát triển bởi Chris Winfield, một doanh nhân thành phố New York.

Cuộc sống khó khăn.

Chúng tôi thích làm việc hơn 40 giờ một tuần, chúng tôi tự hào về điều đó và thích nói với mọi người rằng chúng tôi bận rộn như thế nào, bởi vì điều đó khiến chúng tôi cảm thấy mình quan trọng và không thể thay thế. Chà, hay cách khác, chúng tôi chỉ nghĩ rằng nó nên như vậy.

Vì vậy, nó đã được với tôi. Cho đến khi tôi quyết định thay đổi mọi thứ.

Mọi chuyện không thể tiếp tục như thế này, tôi phải bắt đầu lại và thay đổi mọi thứ. Tôi muốn sống hết mình và không muốn bỏ lỡ một giây phút nào.

Nhưng có một vấn đề. Tôi không biết làm thế nào để làm điều này. Tôi đã lãng phí quá nhiều thời gian và làm việc không hiệu quả. Vì vậy, tôi bắt đầu tìm kiếm những cách có thể giúp tôi giải quyết vấn đề.

Tôi đã đọc rất nhiều sách và blog về năng suất và cuối cùng tôi đã nghĩ ra một hệ thống gồm 4 phần.

Hệ thống đơn giản này, sẽ được thảo luận ở phần sau, đã giúp tôi cải thiện năng suất của mình, với sự trợ giúp của nó, tôi có thể sắp xếp ngày, tuần, tháng, và thậm chí chỉ hàng giờ. Nhờ cô ấy, tôi có thể làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Tôi thực sự muốn nói rằng tôi đến với hệ thống này một cách dễ dàng và nhanh chóng, nhưng không phải vậy: Tôi đã dành hàng trăm giờ để thử nghiệm, tôi đã phải trải qua rất nhiều thất bại, sai lầm và thất vọng.

Ngày nay, tôi có thể làm được nhiều việc hơn trong 17 giờ so với trước đây là 40 giờ. Thậm chí không phải vậy. Tôi có thể đạt được nhiều hơn trong một tuần so với vài tháng trước.

Tôi có thể làm việc đồng thời với nhiều dự án, khách hàng, công ty và đồng thời duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Tôi làm việc, tôi dành thời gian cho gia đình, tôi đi bộ, tôi giao tiếp với mọi người, tôi dạy người khác những gì tôi biết và tôi còn làm được nhiều hơn thế. Hằng ngày. Và tất cả những điều này chỉ là do tôi đã phát triển một hệ thống phù hợp với mình, mà tôi không ngừng tuân thủ. Hệ thống này khá đơn giản, nhưng bạn đừng bao giờ quên rằng:

Không phải lúc nào cũng có nghĩa là dễ dàng.

Một trong những điều chính mà tôi nhận ra là nếu bạn dành thời gian để lập kế hoạch cho ngày của mình và có ý tưởng rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được (tạo ra một bức tranh nhất định về những ngày của bạn), thì mọi thứ sẽ diễn ra dễ dàng hơn. Bạn sẽ làm việc ít hơn và thành công nhiều hơn, bởi vì bạn sẽ làm việc với niềm đam mê, bạn sẽ thấy một mục tiêu ở phía trước của bạn.

Hệ thống của tôi có bốn yếu tố chính:

1. Ước mơ và đặt mục tiêu. Bạn thực sự muốn gì trong cuộc sống? Ước mơ, mục tiêu, hoài bão của bạn là gì? Nếu bạn không biết câu trả lời cho những câu hỏi này, thì những thành phần còn lại trong danh sách này sẽ chẳng giúp ích gì cho bạn cả.
2. Giải phóng bộ não của bạn. Chuyển những suy nghĩ từ đầu của bạn ra giấy. Bạn không cần phải suy nghĩ về những chi tiết không liên quan nếu bạn thực sự muốn làm việc hiệu quả.
3. Lập bản đồ tinh thần. Họ sẽ giúp bạn tìm ra sơ hở cho các mục tiêu chính của bạn. Nói cách khác, bạn sẽ hiểu cách nhanh chóng đạt được hoặc đạt được thứ bạn muốn.
4. Quản lý thời gian của bạn và chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các yếu tố cấu thành của chúng. Điều này sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu chính của mình trong thời gian ngắn nhất có thể.

Không ai có thể tranh cãi một sự thật hiển nhiên rằng tất cả mọi người đều có 24 giờ một ngày. Người thành công có hai phẩm chất:

• Họ biết chính xác những gì họ muốn.
• Họ nỗ lực để đạt được những gì họ muốn.

Bạn đã sẵn sàng chấp nhận rủi ro và nỗ lực để trở nên thành công? Sau đó, hãy đọc tiếp.

1. Ước mơ. Mục tiêu đề ra. Hãy hành động

Bắt đầu bằng cách tưởng tượng mục tiêu cuối cùng.

Stephen Covey

Bước đầu tiên là hình thành một bức tranh lớn về cuộc sống của bạn. Bạn phải hiểu bạn muốn đạt được gì, bạn muốn trở thành người như thế nào, hay nói cách khác, hãy nghĩ về cuộc sống lý tưởng của bạn phải như thế nào.

Khi tôi lần đầu tiên làm điều này, tôi muốn thay đổi rất nhiều trong cuộc sống của mình. Có lẽ cũng như tôi khi đó, đối với bạn dường như nhiều thứ không thể thay đổi được, nhưng đừng tuyệt vọng và đừng bỏ cuộc, vì cảm giác này là hoàn toàn bình thường.

Theo lời khuyên của Mark Allen, tôi dành một trang cho mỗi mục tiêu của mình. Việc hạn chế không gian như vậy là cần thiết để bạn có cơ hội vẽ chi tiết từng mục tiêu, chia nhỏ thành các yếu tố cơ bản, lập kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu này, nhưng đặc điểm kỹ thuật của mục tiêu không nên thiếu nước.

Có một điều quan trọng cần nhớ: bạn không nắm trong tay kế hoạch của mình, mục tiêu của bạn có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Chúng ta không thể nói chắc chắn điều gì sẽ xảy ra với mình trong một giờ nữa, và càng không ai có thể nói rằng mục tiêu và kế hoạch cuộc sống của mình sẽ không thay đổi trong tháng tới hoặc năm sau.

Nhưng lập kế hoạch như vậy có lợi ở chỗ bạn có một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được, bạn mơ ước trở thành người như thế nào.

Ngoài ra, đừng lo lắng nếu bạn chưa lập được kế hoạch thành tích cho mọi mục tiêu. Không sao cả, cái chính là bạn phải có mục tiêu, và khi thời cơ đến, bạn sẽ tìm mọi cách để giúp bạn đạt được nó.

2. Giải phóng bộ não của bạn

Cầu mong tâm con luôn sáng suốt, như bầu trời bao la, đại dương và đỉnh núi cao nhất.

Morihei Ueshiba

Bộ nhớ của chúng ta về nhiều mặt là một công cụ sinh tồn. Chúng ta dễ dàng ghi nhớ nhất những điều quan trọng và cần thiết đối với chúng ta. Trí nhớ là một điều đáng kinh ngạc: trong một tình huống bất khả kháng chẳng hạn, chúng ta có thể nhớ những bài học ở trường về an toàn tính mạng và cách sơ cứu cho một người.

Bạn có hàng trăm suy nghĩ trong đầu, tiểu tiết, tiểu tiết không cần thiết. Ví dụ, bạn cố gắng nhớ tất cả các sắc thái, ngay cả những chi tiết nhỏ nhất của dự án bạn đang làm. Trong khi nhận thức như vậy là đáng trân trọng, nó cũng thường gây lo lắng và căng thẳng. Kết luận: bỏ rác rưởi này đi, dỡ đầu óc ra.

Đừng giữ tất cả những chi tiết này trong đầu - hãy viết chúng vào nhật ký, để tất cả được chứa trong ổ cứng máy tính của bạn hoặc ở một nơi nào khác. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung tốt hơn vào những gì quan trọng vào lúc này, đồng thời không quên những vấn đề hiện tại.

Tổ chức, Phân chia và Chinh phục

Bây giờ bạn đã cứu mình khỏi vô số những suy nghĩ không cần thiết hoặc không quá quan trọng, đã đến lúc bắt đầu sắp xếp công việc của mình. Nhìn vào kế hoạch của riêng bạn. Có lẽ bạn đã không lười biếng và đã lập kế hoạch không chỉ cho những tuần, tháng sắp tới mà còn cho cả năm.

Bạn phải cấu trúc mọi thứ bạn phải làm. Cố gắng lên kế hoạch cho tất cả các dự án, nhiệm vụ và các công việc khác của bạn sao cho chúng không gây trở ngại cho nhau: dành thời gian riêng cho từng nhiệm vụ, đừng đuổi hai con cùng một hòn đá, mà hãy phân chia và chinh phục.

Đừng lo lắng nếu bạn không có một kế hoạch cụ thể để hoàn thành mọi thứ mà bạn đã lên kế hoạch. Điều chính là bạn có mục tiêu, và tiềm thức của bạn sẽ giúp bạn trong phần còn lại.

Trong trường hợp này, tiềm thức của bạn có thể được so sánh với một định vị GPS. Bạn đặt điểm đến của mình và tìm cách đến đó.

3. Tạo sơ đồ tư duy

Tất cả những gì bạn cần là một kế hoạch, lộ trình và lòng can đảm để đến đích.

Earl Nightingale

Sơ đồ tư duy là một sơ đồ giúp bạn hình dung và tổ chức thông tin. Bản đồ tư duy có thể được sử dụng cho hầu hết mọi thứ, từ ghi chép đến phát triển một chiến lược nghiêm túc. Chúng sẽ giúp bạn phân rã một đối tượng phức tạp thành các bộ phận thành phần của nó.

Với sự trợ giúp của sơ đồ tư duy, bạn có thể xây dựng một hệ thống phân cấp các dự án, kết quả và nhiệm vụ. Sử dụng kích thước và màu sắc phông chữ để làm nổi bật những gì quan trọng hoặc khẩn cấp. Bạn cũng có thể bao gồm các liên kết đến các tài nguyên hoặc tài liệu Internet quan trọng trên máy tính của mình.

Bản đồ này sẽ giúp bạn xem nhanh dự án nào đang chiếm nhiều thời gian của bạn hoặc cần nhiều sự chú ý nhất (các nhiệm vụ và thời hạn được đánh dấu bằng màu đỏ sẽ thể hiện tính cấp thiết và quan trọng của chúng).

Bằng cách xem lại bản đồ tư duy của mình hàng tuần, bạn sẽ nhận thấy những dự án nào sắp hoàn thành và điều này sẽ thúc đẩy bạn tiếp tục. Xóa các dự án đã hoàn thành và lấp đầy chúng bằng những dự án mới.

4. Quản lý thời gian của bạn và chia nhỏ các nhiệm vụ khó khăn thành các yếu tố cơ bản

Hãy quyết định ngay hôm nay rằng bạn sẽ trở thành một chuyên gia trong việc quản lý thời gian và hiệu suất của chính bạn.

Brian Tracy

Bây giờ bạn đã có một kế hoạch, bạn cần chắc chắn rằng bạn có thể xử lý tất cả các nhiệm vụ trước mắt đúng thời hạn. Có nhiều kỹ thuật và hệ thống khác nhau được thiết kế để giúp bạn làm việc này. Ví dụ:

• Kanban là một hệ thống sẽ giúp bạn giải quyết các công việc một cách hiệu quả. Có một công cụ trực tuyến tiện dụng, KanbanFlow, được thiết kế không chỉ cho solo mà còn cho làm việc nhóm.
• Kỹ thuật hiệu quả cá nhân GTD quen thuộc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc đến cùng.

Đừng quên về ngày hôm nay

Bản đồ tư duy, GTD, Kanban đều tuyệt vời và cần thiết không thể chối cãi để bạn đạt được mục tiêu của mình. Nhưng đừng quên rằng đây là kế hoạch chiến lược. Đôi khi bạn cần một kế hoạch đơn giản, thiết thực trong ngày. Không phải cho ngày mai. Không phải trong một tháng hay một năm. Cho hôm nay.

Ước mơ trở thành mục tiêu khi hành động để đạt được nó.

Bo bennet

Có một kỹ thuật Pomodoro có thể giúp bạn lập kế hoạch thời gian của mình một cách hiệu quả. Bạn có thể tìm hiểu thêm về nó ở đây.

Luôn đạt được mục tiêu, hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, đạt được thành công - đây là điều mà mọi người nên phấn đấu. Nhưng đừng bao giờ quên kỹ năng thứ bảy của Stephen Covey - mài cưa.

Hãy tưởng tượng một người đàn ông đã cưa một cái cây trong năm giờ, nhưng khi bạn bảo anh ta dừng lại vài phút để mài cưa, anh ta trả lời: “Tôi không có thời gian để mài cưa! Tôi cần phải cắt!"

Hãy nhớ dành thời gian cho sức khỏe của bạn, gia đình và bạn bè và luôn cố gắng nghỉ ngơi khi bạn cảm thấy cần thiết.