Cách thoát khỏi "thói quen" và cuối cùng giải quyết các nhiệm vụ chiến lược

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

"Nếu không phải ta là ai?" - một suy nghĩ điển hình thu hút bạn vào một thói quen. Sự chuẩn bị phù hợp sẽ giúp bạn tìm được thời gian cho những việc thực sự quan trọng.

Tổ chức quản lý các sự kiện hiện tại, hoặc quản lý hoạt động, là một phần cần thiết của công việc dự án. Điều này bao gồm, ví dụ, tương tác hàng ngày với cấp dưới hoặc phản ứng tức thì đối với tất cả các nhiệm vụ đến. Nhưng điều này chỉ mang lại lợi ích thực sự nếu công việc được xây dựng trên cơ sở một chiến lược được suy nghĩ kỹ lưỡng và đã được phê duyệt, điều mà chủ doanh nghiệp nên thực hiện. Nếu không, đó là một quá trình hỗn loạn, vô tận, tiêu tốn tất cả các nguồn lực.

Trong bất kỳ cuốn sách giáo khoa nào về hoạt động quản lý đều có viết cách tổ chức công việc hợp lý: thiết kế, thực hiện và sau đó ủy thác hệ thống quản lý hoạt động của công ty cho lãnh đạo cao nhất. Nhưng trong thực tế, mọi thứ hóa ra phức tạp hơn nhiều. Trước khi giới thiệu một hệ thống quản lý mới, điều quan trọng là phải tạo ra các điều kiện cần thiết.

Đào tạo nhân viên

Để thoát khỏi "thói quen", các nhiệm vụ phải được ủy quyền. Và làm điều đó để không bị phân tâm liên tục bởi sự kiểm soát.

Để công ty phát triển mạnh mẽ và chủ sở hữu có thể tham gia vào các nhiệm vụ chiến lược, nhóm phải có những nhà lãnh đạo chủ động và những người thực hiện tận tâm.

Có rất nhiều hệ thống phân loại nhân viên, nhưng tất cả chúng, bằng cách này hay cách khác, đều hướng đến thực tế là những người có động lực và hứng thú nên làm việc trong công ty. Vì vậy, ở giai đoạn này, việc thực hiện đánh giá chất lượng cao nhân sự là vô cùng quan trọng. Những cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là những cách mà tiêu chí chính là hiệu suất chứ không phải năng lực. Ví dụ: bạn có thể sử dụng phương pháp "360 độ" - đây là cách đánh giá một nhân viên bởi đồng nghiệp, cấp dưới, quản lý, khách hàng và chính anh ta.

Làm gì với những người đã được chứng minh là nhân viên kém hiệu quả? Để bắt đầu, chúng tôi sẽ cố gắng "sửa chữa" chúng, tức là tạo động lực cho chúng. Ở đây bạn cần xác định những người được truyền cảm hứng từ thành tích: họ sẽ làm việc vui vẻ hơn nếu được hứa thưởng. Nhưng những người bị thúc đẩy bởi sự trừng phạt, và những người không phản ứng gì với sự kích thích (điều này thậm chí còn tồi tệ hơn), cần phải loại bỏ. Điều quan trọng là phải thực hiện quá trình này từng bước và không rõ ràng đối với nhóm. Nếu không, bạn có mọi cơ hội để phá hủy công ty.

Phần còn lại, bạn cần truyền đạt rõ ràng ý tưởng về những gì bạn mong đợi từ họ, hay nói đúng hơn là bạn đang trả lương để làm gì. Một nhân viên phải hiểu rằng hành động của anh ta mang lại lợi nhuận như vậy cho công ty, đó là lý do tại sao anh ta nhận được mức lương như vậy và tiền thưởng như vậy. Nói cách khác, thực hiện một hệ thống minh bạch về động lực vật chất dựa trên các chỉ số hoạt động - KPI (Key Performance Indicator).

Xử lý tài chính

Vì vậy, đội đã được sắp xếp. Hãy chuyển sang chủ đề nhức nhối nhất đối với bất kỳ doanh nhân nào - tài chính công ty.

Đôi khi, đặc biệt là trong giai đoạn phát triển nhanh chóng, chủ sở hữu và ban lãnh đạo cấp cao quên mất điều quan trọng nhất - tính kinh tế của dự án. Để bạn có thể hiểu rõ ràng tiền đến và đi như thế nào, bạn cần thực hiện một số thủ tục.

• Tính toán kinh tế học đơn vị của dự án - khả năng sinh lời hoặc mất mát của một đơn vị hàng hóa hoặc dịch vụ cho mỗi khách hàng. Điều này sẽ cho phép bạn hiểu những sản phẩm nào cần được củng cố và những sản phẩm nào nên bị loại bỏ hoàn toàn, để công việc kinh doanh nói chung vẫn có lợi nhuận.
• Xác định và quảng bá sản phẩm cận biên nhất. Được hướng dẫn bởi nguyên tắc: củng cố kẻ mạnh để phát triển kẻ yếu. Nếu không có lợi nhuận, đơn giản là bạn sẽ không có nguồn lực cho những hướng đi mới.
• Kiểm tra bảng lương (bảng lương) xem có phù hợp không. Bạn sẽ ngạc nhiên, nhưng với sự tính toán chính xác về kinh tế dự án, có thể thành ra "hai máy đào rưỡi" là đủ cho bạn. Đôi khi, thay vì giữ ba nhân viên, tốt hơn nên phân phối (với một khoản thanh toán bổ sung) một phần nhiệm vụ bổ sung giữa hai nhân viên - điều này sẽ tiết kiệm đáng kể tiền lương.

Tất cả điều này phải được thực hiện để chuẩn bị môi trường cho việc chuyển giao các quy trình đã xây dựng cho lãnh đạo cao nhất của công ty.

Chuẩn hóa các quy trình

Hãy chuyển sang các hành động chiến thuật. Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao nhân viên trong nhà hàng thức ăn nhanh lại nhanh như vậy? Bởi vì họ có quy trình xác định rõ ràng: họ biết thứ tự đặt bánh mì kẹp thịt, cách di chuyển xung quanh bếp để không làm tổn thương đồng nghiệp, bao nhiêu gam nước sốt để thêm vào một món ăn cụ thể. Điều tương tự cũng nên được thực hiện với bất kỳ quy trình nào trong công ty của bạn.

Bạn có thể bắt đầu với cùng một nhân viên: viết mô tả công việc. Chỉ cần không tải xuống từ Internet, nhưng hãy viết chính xác những gì một nhân viên cụ thể trong công ty của bạn nên làm. Cũng tính toán hệ thống KPI - chúng ta đã nói về sự cần thiết phải sử dụng kỹ thuật này. Sẽ tốt hơn nếu nó được chấp thuận cho tất cả nhân viên.

Trong bán hàng, hãy đảm bảo triển khai hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) để không bỏ sót một khách hàng nào và không làm việc vượt qua các tiêu chuẩn và danh sách kiểm tra.

Cần thiết phải điều chỉnh tất cả các quá trình: từ những công việc đơn giản nhất đến những quyết định quản lý phức tạp. Tất nhiên, đôi khi các quy tắc có thể bị phá vỡ, nhưng nhờ có một hệ thống tọa độ rõ ràng, bạn có thể không lo lắng về những gì đang xảy ra ở cấp độ này hoặc cấp độ khác của công ty.

Thực hiện tự động hóa

Trong quá trình tiêu chuẩn hóa, bạn sẽ xác định những khu vực có thể và nên được tự động hóa, nghĩa là loại bỏ sự cần thiết phải lặp lại cùng một loại hành động. Ví dụ: khi nhận được yêu cầu đến, người quản lý nhập dữ liệu khách hàng vào hệ thống CRM, sau đó sao chép thông tin của chuyên gia dịch vụ khách hàng sang Excel và để tiếp thị chuyển thông tin sang Google Trang tính. Tất cả những thao tác này có thể tránh được và do đó làm tăng đáng kể hiệu quả của nhân viên và quy trình sản xuất nói chung.

Bạn sẽ ngạc nhiên rằng mình có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian và công sức nếu không sử dụng sức lao động của người quản lý cho những tính toán tiêu chuẩn mà dành một lần cho giải pháp vận hành thông minh. Các hệ thống như vậy hiện đã tồn tại cho CRM trong bán hàng, cho các nhiệm vụ kế toán và thậm chí cho việc tuyển dụng.

Tự động hóa bất cứ điều gì bạn có thể. Vì vậy, bạn sẽ tránh được vô số sai lầm do yếu tố con người, tối ưu hóa quy trình và có thể tiết kiệm tiền lương.

Thiết lập quản lý hoạt động

Vì vậy, xung quanh bạn là những nhân viên năng động, những người biết họ cần phải làm gì để có được một kết quả tốt. Bạn có một mô hình tài chính rõ ràng, và bạn có ý tưởng về nơi để di chuyển để không ngừng tăng lợi nhuận. Các quy trình trong công ty được tiêu chuẩn hóa và tự động hóa.

Bây giờ bạn cần phân quyền kiểm soát hoạt động. Quan trọng: đừng ràng buộc các quy trình với một người, để không đặt mình vào vị trí mà doanh nghiệp của bạn hoàn toàn phụ thuộc vào một người quản lý được thuê. Sau khi loại bỏ quản lý hoạt động khỏi bản thân, đừng tạo ra một cực khác, nhưng hãy cố gắng phân chia nhiệm vụ thành nhiều lĩnh vực khác nhau: ví dụ: giao phó tất cả các vấn đề tiền tệ cho bộ phận tài chính và làm việc với khách hàng - cho bộ phận dịch vụ.

Giờ đây, bạn có thể yên tâm tham gia vào quản lý chiến lược. Nhưng hãy nhớ kiểm tra ít nhất mỗi quý một lần xem phần chiến thuật của quản lý dự án có trùng khớp với chiến lược bạn đang thực hiện hay không. Suy cho cùng, sự kiểm soát hợp lý là chìa khóa cho công việc ổn định và lâu dài của công ty.