Nghi thức của nhân viên từ xa: cách chuẩn bị cho một cuộc họp trực tuyến

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Lời khuyên từ một nhà tâm lý học kinh doanh hữu ích cho những người làm việc từ xa.

Trong những tháng đầu tiên của đại dịch, khi nhân viên bắt đầu ồ ạt chuyển sang làm việc từ xa, đã có rất nhiều câu chuyện hài hước. Những người chồng khỏa thân vô tình lọt vào khung hình, trong khi những đứa trẻ vui vẻ thông báo với mẹ và cùng với các thành viên khác trong ban giám đốc rằng họ đã đi vệ sinh. Và sự xuất hiện của công tố viên trong hình dạng một chú mèo con tại phiên tòa nói chung đã làm tôn vinh cả luật sư và bộ lọc trong Zoom.

Mặc dù có thể rất vui khi nhận được tin tức, nhưng luật sư không có khả năng thích nó. Để tránh trở thành anh hùng của YouT ube, tốt nhất bạn nên thực hành nghi thức họp trực tuyến. Nó phần lớn phát sinh một cách tự phát, mọi người "mò mẫm" tìm kiếm nó bằng cách thử và sai trong suốt một năm rưỡi qua của hội nghị truyền hình liên tục.

Hãy phân tích những nguyên tắc cơ bản sẽ không gây hại khi nhớ.

Sử dụng tên thật và ảnh của bạn

Mặc dù đôi khi bạn muốn tự định nghĩa mình là "Người Viking dũng cảm", nhưng tốt nhất là bạn không nên làm như vậy. Giữ bí ẩn và không nhập tên cũng không có giá trị nó, cũng như chỉ đơn giản là "Tôi". Thật không may, không phải tất cả các đồng nghiệp và khách hàng đều đánh giá cao điều đó. Do đó, tốt hơn là sử dụng tên thật và họ của bạn - như vậy người đối thoại sẽ hiểu ngay bạn là ai.

Yếu tố bắt buộc thứ hai là ảnh đại diện. Nếu bạn không có cơ hội đưa video vào, bức ảnh sẽ đẹp hơn so với tên viết tắt của bạn hoặc một khối màu đen với họ và tên. Ở đây, điều quan trọng là đừng lạm dụng nó - tốt hơn là bạn nên đặt ảnh thật của bạn không rườm rà. Có nghĩa là, những bức ảnh từ bãi biển hoặc từ câu lạc bộ sẽ không hiệu quả, vì vậy bạn sẽ chỉ làm cho đồng nghiệp của mình bối rối. Tốt hơn hết là không nên tự cao tự đại, chỉ cần mặt mũi là đủ: trên màn ảnh nhỏ rất khó nhận ra ai đang đứng cạnh Tháp nghiêng Pisa.

Chăm sóc vẻ ngoài của bạn

Nó phải phù hợp, có nghĩa là không có cực đoan. Nếu bạn ăn mặc quá lịch sự, nó sẽ trở nên bất lịch sự, bạn thích tuxedo hơn là áo choàng - nó cũng sẽ trở nên lạc lõng.

Tìm sự cân bằng khó hơn nhìn bằng mắt. Ví dụ: trong văn phòng, nhiều người mặc áo sơ mi trắng và áo khoác đen, nhưng đối với cuộc gọi điện video, phong cách này có vẻ quá khắc nghiệt và phiến diện. Hầu hết các đồng nghiệp của bạn không có khả năng mặc một bộ đồ hai mảnh cho một cuộc họp Zoom.

Điều quan trọng là quần áo phải thoải mái, nhưng bạn không nên mặc quần áo rõ ràng đã sờn: áo phông ố màu hoặc áo phông rách. Bạn muốn làm cho đồng nghiệp của mình cười hơn là xúc phạm, nhưng sếp và khách hàng có thể bị xúc phạm.

Nhân tiện, mặc "đồng phục" không chỉ trước cuộc gọi điện video. Điều này sẽ giúp bạn sẵn sàng nếu khó tham gia vào các quy trình làm việc tại nhà.

Và vâng, tốt hơn là bạn nên mặc quần vào - bạn không bao giờ biết được, đột nhiên bạn phải đứng dậy hoặc làm gì đó. Bằng cách này, bạn sẽ sẵn sàng cho bất kỳ lượt sự kiện nào.

Chuẩn bị nền

Cố gắng chọn một nơi ít "nhiễu thị giác" nhất và đảm bảo rằng không có vật không cần thiết nào lọt vào khung hình. Một chiếc giường không được dọn dẹp, những đôi tất nằm rải rác trên sàn rõ ràng không phải là những thứ mà đồng nghiệp cần nhìn thấy.

Một cái gì đó chắc chắn và vững chắc là tốt nhất. Ví dụ, một bức tường với giấy dán tường màu phấn. Những màu này không gây mất tập trung và do đó là một lựa chọn tốt. Nó cũng hữu ích để ghi nhớ sự kết hợp của nền và quần áo. Vì vậy, tôi thường ngồi dựa vào bức tường với họa tiết gạch ấm cúng, phù hợp với hầu hết mọi tủ quần áo.

Và nếu bạn quyết định sử dụng nền ảo, hãy đảm bảo rằng nó hoạt động chính xác và không chồng lên khuôn mặt của bạn.

Cung cấp các điểm kỹ thuật

Đối với các cuộc gọi video, tốt hơn là sử dụng máy tính xách tay hoặc máy tính có máy quay video. Nếu không có gì phù hợp, bạn có thể làm với điện thoại, nhưng bạn nên cố định nó trên giá ba chân: hình ảnh sẽ bị giật trên tay bạn. Và bạn chắc chắn không nên quay đi quay lại với điện thoại di động của mình.

Ngoài ra, đừng quên cắm tai nghe - loa ngoài phát ra tiếng vang mạnh làm xao xuyến mọi người. Nếu bạn đang sử dụng không dây, hãy đảm bảo rằng chúng được sạc đủ.

Tắt tiếng micrô của bạn trong hội nghị khi bạn không phát biểu để không làm phiền người khác hoặc rơi vào tình huống xấu hổ. Hoặc tồi tệ hơn. Vì vậy, một nhân viên đã không biết làm thế nào để tắt micrô, được sử dụng bởi con mèo của cô ấy, người đang tích cực kêu meo meo gần đó. Những gì đang xảy ra khiến đồng nghiệp vô cùng thích thú, nhưng không phải ông chủ. Anh ta quyết định rằng họ đang cười anh ta, và sau đó không ai đặc biệt vui vẻ.

Và khi biểu diễn, hãy bao gồm cả video. Trong trường hợp này, máy ảnh không nên được dán hoặc dính bẩn bởi thứ gì đó - tốt hơn là bạn nên kiểm tra điều này trước cuộc họp. Từ quan điểm của phép xã giao, bạn có thể làm mà không cần máy ảnh trong ba trường hợp:

1. Cuộc gọi không có kế hoạch, có chuyện cần phải bàn gấp.
2. Một trong những người tham gia đang làm việc tại một địa điểm mà giao tiếp bằng video không phù hợp.
3. Do video, kết nối bị suy giảm và mọi thứ bị treo.

Nếu bạn định thực hiện cuộc gọi điện video trong Messenger, trước tiên hãy kiểm tra với đồng nghiệp của bạn xem họ có đồng ý với định dạng này hay không. Khi chỉ bật camera cho một trong những người đối thoại, sẽ có cảm giác giao tiếp không bình đẳng.

Thể hiện sự tôn trọng đối với người đối thoại của bạn

Đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập trước vào hồ sơ của mình trên nền tảng trực tuyến để có thể tham gia cuộc họp kịp thời. Tốt hơn là bạn nên tham gia các buổi phát sóng 2-3 phút trước khi bắt đầu cuộc họp để có thời gian loại bỏ các vấn đề nếu chúng bất ngờ xuất hiện.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trong một căn phòng yên tĩnh và không ở bên ngoài khi bạn gọi điện. Nếu bạn đang ở nhà, hãy sắp xếp với gia đình để không đến phòng của bạn cho đến khi cuộc họp trực tuyến kết thúc. Điều quan trọng nữa là bạn không bị phân tâm bởi các giao thông viên và công việc kinh doanh khác.

Theo dõi cuộc họp, ngay cả khi bạn muốn thư giãn một chút ở nhà. Nếu không, bạn sẽ rơi vào tình huống khó xử, giống như nghị sĩ người Estonia Tarmo Kruuzimäe. Anh ấy cởi quần áo, đi ngủ, bật nhạc và bắt đầu vaping. Và sau đó đến lượt anh ta đặt câu hỏi. Chẳng qua, điều này anh cũng không hiểu. Nhưng các nghị sĩ đồng nghiệp đánh giá cao khả năng nghỉ ngơi của Tarmo, và các nhà báo đã mô phỏng lại những gì đã xảy ra.

Mặc dù các mẹo có vẻ đơn giản, nhưng đoạn video trên cho thấy chúng không dễ làm theo. Chuẩn bị kỹ thuật của bạn trước thời hạn, giống như doanh nghiệp và nhớ rằng cuộc họp vẫn tiếp tục ngay cả khi cá nhân bạn đã phát biểu xong.