Bí mật về năng suất từ người tạo ra dịch vụ quản lý tác vụ Todoist phổ biến

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Tác giả của Todoist, Amir Salihefendic, đã phát triển hệ thống năng suất của riêng mình, giúp anh đạt được mục tiêu mà không bị căng thẳng trong suốt 9 năm. Hôm nay Amir sẽ nói về hệ thống của mình và sự tích hợp của nó với Todoist.

Hầu hết mọi người không tìm cách sắp xếp hợp lý quy trình làm việc của họ, để mọi thứ tự trôi qua và hy vọng những điều tốt đẹp nhất. Nhưng nếu bạn có một hệ thống, bạn có thể điều động giữa nhiều nhiệm vụ, sắp xếp thứ tự ưu tiên và không cảm thấy quá tải.

Tôi đặt tên cho hệ thống năng suất của mình là Systemist. Tôi đã phát minh ra nó - và Todoist dựa trên nó - vào năm 2007. Lúc đó tôi đang sống trong một ký túc xá ở Aarhus (Đan Mạch) và theo học ngành khoa học máy tính. Tôi đã có hai công việc bán thời gian và nhiều dự án cá nhân. Tôi cảm thấy quá tải và vô tổ chức. Tất cả đã thay đổi khi ý tưởng Chủ nghĩa hệ thống xuất hiện trong đầu.

Hệ thống này đã giúp tôi đạt được điều gì?

1. Thành lập Doist Ltd. và phát triển một sản phẩm cho phép mọi người đạt được kết quả đáng kinh ngạc.
2. Kết hợp thành công nhiệm vụ của người sáng lập và Giám đốc điều hành. Tôi có thời gian cho mọi thứ và không cảm thấy quá căng thẳng. Công ty sử dụng 50 người, và hầu như không ai trong số họ thấy tôi kiệt sức.
3. Xác định các khía cạnh ưu tiên của quy trình làm việc mỗi ngày và luôn ghi nhớ các email, cuộc hẹn và dự án quan trọng.
4. Tận hưởng cuộc sống bên ngoài công việc: dành thời gian cho vợ, đi du lịch, tự học và thể thao, chăm sóc sức khỏe.

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân là chìa khóa để đạt được hiệu quả cá nhân.

Systemist hoạt động tốt nhất khi kết hợp với Todoist. Nhưng bạn có thể sử dụng bất kỳ chương trình và dịch vụ quản lý tác vụ nào khác. Các nguyên tắc cơ bản của hệ thống quan trọng hơn nhiều so với các công cụ cụ thể.

6 nguyên tắc hệ thống

1. Áp dụng ở mọi nơi

Hệ thống là hệ thống, để sử dụng nó ở mọi nơi và mọi nơi. Bạn phải có quyền truy cập vào bộ lập lịch từ mọi thiết bị, mọi nơi.

Chúng tôi đã làm việc chăm chỉ để cung cấp Todoist trên toàn thế giới. Tôi khuyên bạn nên cài đặt nó (hoặc một ứng dụng tương tự khác) ngay lập tức trên tất cả các thiết bị và nền tảng mà bạn có: điện thoại, máy tính bảng, máy tính xách tay, trình duyệt, v.v.

2. Áp dụng trong mọi thứ

Hệ thống hoạt động nếu nó bao gồm tất cả các khía cạnh của cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp. Điều này sẽ mang lại cho bạn sự tự do. Bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ quan trọng và bạn sẽ không còn quên những việc như gặp gỡ khách hàng hay mua quà cho người thân.

Hầu như mọi hoạt động của tôi đều được sắp xếp hợp lý. Cụ thể, tôi đã hệ thống hóa:

1. Các sự kiện sắp diễn ra (các cuộc họp trong và ngoài công ty).
2. Dự án phức tạp, phân tán thành nhiều giai đoạn nhỏ.
3. Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại để kiểm soát các dự án dài hạn.
4. E-mail (nếu tôi không thể trả lời bức thư ngay lập tức, tôi dịch nó thành một nhiệm vụ với sự trợ giúp).
5. Báo cáo lỗi, nếu sửa chữa chúng được ràng buộc với tôi.
6. Danh sách phát hành (chia sẻ với đồng nghiệp).
7. Danh sách mua sắm (được chia sẻ với vợ tôi).
8. Các trang web mà tôi không thể thực hiện hành động ngay lập tức. Ví dụ: một trang sản phẩm từ Amazon.com (chưa quyết định có mua hay không), một trang phim trong IMDb mà tôi muốn xem hoặc một bài báo tôi muốn đọc sau. Đối với tất cả điều này, tôi sử dụng.
9. Nhiệm vụ sức khỏe (tập gym và chạy bộ hàng tuần).

3. Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ khả thi

Một nhiệm vụ nhỏ sẽ dễ dàng hoàn thành hơn. Do đó, hãy luôn chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ con nhỏ có thể hoàn thành trong một giờ (hoặc ít hơn). Đầu tiên, nó sẽ giúp bạn hiểu bạn mất bao nhiêu thời gian để làm việc này hoặc việc kia. Và thứ hai, bạn sẽ thấy sự tiến bộ.

Điều quan trọng là nhiệm vụ phải khả thi. Bạn phải có khả năng thực hiện những gì bạn đưa vào danh sách việc cần làm của mình.

4. Ưu tiên

Tôi làm 15 đến 25 nhiệm vụ mỗi ngày. Chúng là quan trọng nhất vào lúc này.

Thật dễ dàng để ưu tiên trong Todoist. Đây là cách tôi làm:

1. Đảm bảo đặt thời hạn mà hồ sơ phải được hoàn thành. Tôi đặt ra những nhiệm vụ quan trọng cho hôm nay hoặc ngày mai, tôi viết ra những nhiệm vụ không quan trọng cho tương lai.
2. Tôi chỉ ra các mức độ ưu tiên. Có bốn người trong số họ trong Todoist. Dịch vụ tự động sắp xếp các công việc dựa trên mức độ quan trọng.
3. Để nhấn mạnh hơn nữa tầm quan trọng của nhiệm vụ, tôi sử dụng các thẻ như @high_impact. Với họ, thật tiện lợi để theo dõi bao nhiêu nhiệm vụ quan trọng được thực hiện trong một ngày.

5. Làm trống danh sách việc cần làm của bạn mỗi ngày

Trước khi tôi bắt đầu sử dụng quy tắc 0 hộp thư đến, email của tôi rất hỗn loạn. Tôi cảm thấy kinh khủng mỗi khi phải dọn đống đổ nát.

Để quản lý các nhiệm vụ, tôi sử dụng một quy tắc tương tự - "0 nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm".

Nếu bạn không có thời gian để làm mọi thứ mà bạn đã lên kế hoạch trong ngày, đừng hoãn các công việc còn lại sang ngày hôm sau. Thay vào đó, hãy đặt lại danh sách việc cần làm của bạn và tạo một kế hoạch mới. Điều này sẽ cho phép bạn kiểm tra kho hàng, hiểu bạn đang ở đâu và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên.

6. Luôn nhận được phản hồi

Hầu hết các hệ thống quản lý thời gian tập trung vào những gì cần phải làm hơn là những gì đã được thực hiện. Nhưng có ích gì nếu bạn không nhìn thấy sự tiến bộ của mình và không hiểu bạn làm việc hiệu quả như thế nào?

Do đó, chúng tôi đã tạo ra. Nó cho phép bạn theo dõi, trực quan hóa và cải thiện hiệu suất cá nhân.

Todoist Karma giống như một trò chơi nhỏ: bạn hoàn thành nhiệm vụ, ghi điểm và xem các biểu đồ màu phát triển. Nó rất thú vị, đặc biệt là đối với những người mới quản lý thời gian. Để làm cho nó thú vị hơn nữa, bạn có thể đặt mục tiêu không chỉ hàng ngày mà còn hàng tuần, cũng như chia sẻ kết quả trên mạng xã hội, từ đó nâng cao mức độ trách nhiệm.

Mẹo bổ sung

Làm việc với e-mail

1. Kiểm tra email của bạn hai lần một ngày. Ví dụ, vào buổi sáng và buổi chiều.
2. Nhắm đến một hộp thư đến trống rỗng.
3. Nếu có thể, hãy trả lời thư ngay lập tức. Nếu không, hãy dịch nó thành một nhiệm vụ, nhớ chỉ ra ngày đến hạn và mức độ ưu tiên.
4. Tắt thông báo trên tất cả các thiết bị. Điều này sẽ giúp bạn tránh bị phân tâm.

Làm việc với sứ giả

Người đưa tin là những kẻ giết chết năng suất, họ hay giật mình và mất tập trung. Nghiên cứu cho thấy rằng trung bình một nhân viên văn phòng dành hơn hai giờ mỗi ngày cho những thứ gây xao nhãng và nghỉ giải lao. Điều này có nghĩa là tuần làm việc tăng hơn 10 giờ, vì khối lượng công việc không giảm.

1. Kết hợp thư từ trong tin nhắn với lướt Internet. Khi bạn chỉ cần làm việc (viết báo cáo, vẽ bố cục, v.v.), hãy đóng các ứng dụng trò chuyện.
2. Xử lý tin nhắn theo lô: mở messenger, đọc mọi thứ, trả lời mọi người và đóng lại.
3. Tắt thông báo tin nhắn trên điện thoại di động của bạn.

Theo Salihefendik, hệ thống này giúp anh tập trung, tỉnh táo và khỏe mạnh.

Viết trong phần bình luận những gì bạn nghĩ về Systemist, đồng thời chia sẻ bí quyết năng suất của bạn.