Phương pháp Inbox Zero là cách tốt nhất để xử lý hàng nghìn email chưa đọc

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Giữ cho hộp thư đến của bạn trống thật dễ dàng. Điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và không bao giờ bỏ lỡ những tin nhắn quan trọng.

Một loạt các email chưa đọc liên tục lủng lẳng trong hộp thư đến của bạn sẽ khiến bất kỳ ai cũng phải hoảng sợ. Nếu bạn có nhiều đối tác kinh doanh và đồng nghiệp mà bạn tương tác bằng thư từ, bạn chỉ cần giữ cho hộp thư email của mình sạch sẽ và gọn gàng.

Giám đốc điều hành JotForm Aytekin Tank là một cách thú vị để tổ chức email được gọi là Inbox Zero. Như tên cho thấy, phương pháp là chỉ giữ cho hộp thư đến của bạn trống.

Nói chung, Tank chưa phát minh ra thứ gì mới. Inbox Zero đã được nhà văn kiêm blogger Merlin Mann tạo ra cách đây rất lâu và đó là một phương pháp đã được chứng minh và nổi tiếng. Gần như cùng một kỹ thuật làm việc với các tài liệu đã được David Allen mô tả trong cuốn sách "Cách sắp xếp mọi thứ theo thứ tự". Tank vừa điều chỉnh nó cho giao diện web của Gmail.

Doanh nhân Aytekin Tank, người sáng lập và Giám đốc điều hành của JotForm

Tôi nhận và gửi hàng trăm email mỗi ngày. Nhưng vào cuối ngày, hộp thư của tôi luôn trống rỗng. Tôi không có thư ký để xử lý thư từ của tôi. Tôi tuân thủ một nguyên tắc có tên là Inbox Zero. Điều này không khó.

Tank liệt kê các lợi ích của phương pháp Inbox Zero:

• Bạn sẽ không bỏ lỡ một thư quan trọng nếu hộp thư đến của bạn trống.
• Bạn sẽ không bắt người nhận địa chỉ của mình phải đợi lâu, vì bạn có thể trả lời thư của họ ngay lập tức.
• Hàng trăm và hàng nghìn bức thư chưa đọc sẽ không tích lũy trong hộp thư của bạn.
• Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn cho những công việc thực sự quan trọng và không phải mất hàng giờ đồng hồ loay hoay với email.

Tôi biết nhiều người cẩn thận lưu trữ tất cả các bức thư của họ mà không xóa một bức nào. Do đó, hộp thư đến của họ bắt đầu giống như một nguồn cấp dữ liệu Twitter. Nó không thoải mái. Bạn sẽ liên tục bị lạc trong các email.

Xe tăng Aytekin

Giả sử bạn đang sử dụng Gmail - mặc dù phương pháp này có thể được điều chỉnh cho phù hợp với bất kỳ ISP nào (Hotmail, Yandex, Yahoo) hoặc ứng dụng email (Outlook, Thunderbird hoặc Sylpheed). Chúng ta hãy xem xét lượng tiền gửi của các tin nhắn chưa đọc và bắt đầu.

1. Làm trống hộp thư của bạn

Vì vậy, với phương pháp Inbox Zero, bạn phải hành động một cách dứt khoát. Mở "Hộp thư đến", chọn tất cả các chữ cái đã tích lũy ở đó và lưu trữ tất cả chúng cùng một lúc. Đối với một số người, điều này có vẻ giống như một sự điên rồ, nhưng Tank khuyên bạn nên làm như vậy.

Bạn cần bắt đầu với một hộp thư trống. Hướng dẫn này sẽ không giúp bạn nếu bạn có hàng chục nghìn email trong Hộp thư đến của mình. Vì vậy, hãy lưu trữ mọi thứ và bắt đầu với một phương tiện chặn sạch sẽ.

Xe tăng Aytekin

2. Xử lý email của bạn theo thứ tự thời gian

Để phát triển thói quen lành mạnh này, bạn cần có kỷ luật nhất định. Khi bạn xử lý email của mình, hãy bắt đầu với thư cũ nhất và làm theo cách của bạn với thư mới nhất. Bằng cách này, bạn sẽ giữ được thứ tự thời gian và không bị nhầm lẫn.

Có hai chức năng giúp bạn xử lý email trong Gmail:

Bật Tự động chuyển. Để thực hiện việc này, hãy mở "Cài đặt" → "Chung", tìm mục "Tự động chuyển" và kích hoạt nó. Giờ đây, khi trả lời hoặc lưu trữ email, Gmail sẽ không đưa bạn trở lại hộp thư đến mà sẽ hiển thị email tiếp theo. Bằng cách này, bạn sẽ có thể xử lý từng bức thư một theo thứ tự chúng đã được nhận mà không có bất kỳ sự phân tâm nào.

Sau đó, bật nút Gửi và Lưu trữ nếu bạn chưa có. Mở "Cài đặt" → "Chung" và tìm mục "Hiển thị nút" Gửi và lưu trữ "để phản hồi". Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Rốt cuộc, nếu bạn đã trả lời bức thư, không có ích gì khi lưu nó vào Hộp thư đến của bạn, phải không? Nhấp vào nút gửi và email sẽ tự động được lưu trữ.

Và đây là một điều quan trọng khác:

Không sử dụng email như trò chuyện. Không có gì tệ hơn việc tạo ra chuỗi trả lời dài từ những bức thư được trích dẫn liên tục. Nếu bạn cần nói chuyện, hãy sử dụng trình nhắn tin, trò chuyện Slack hoặc liên hệ qua điện thoại. E-mail không phù hợp cho việc này.

Xe tăng Aytekin

3. Đã trả lời - lưu trữ

Quy tắc chính của phương pháp Inbox Zero là hộp thư đến của bạn không phải là nơi lưu trữ thư của bạn. Tất cả các email trong hộp thư đến phải được xử lý ngay lập tức. Đọc từng cái một, trả lời và lưu trữ nếu thư yêu cầu phản hồi hoặc chỉ cần lưu trữ nếu thư không yêu cầu phản hồi.

Nếu bạn không thể trả lời email ngay lập tức, có hai tùy chọn:

• Lưu nó vào ứng dụng tổ chức của bạn. Đó có thể là Evernote, OneNote hoặc một số loại trình quản lý tác vụ. Đặt ngày để chương trình nhắc bạn viết câu trả lời vào đúng thời điểm.
• Nếu bạn có thể viết phản hồi ngay lập tức nhưng người nhận sẽ nhận được phản hồi sau một thời gian, hãy sử dụng tính năng gửi chậm trong Gmail. Outlook, Thunderbird và các ứng dụng khách khác cũng có thể làm như vậy.

4. Cứ làm đi

Mọi thứ đều tuân theo giới luật của David Allen vĩ đại và dũng mãnh. Nếu email yêu cầu một hành động sẽ mất vài phút, chỉ cần thực hiện ngay bây giờ. Đừng sao chép bức thư vào danh sách việc cần làm của bạn. Đừng để nó trong hộp thư đến của bạn.

Nếu bạn cần thanh toán, chỉ cần thực hiện ngay bây giờ. Nếu bạn cần gửi phản hồi cho đồng nghiệp, hãy gửi ngay. Nếu vụ việc diễn ra trong vài phút, thì không có ích gì khi hoãn lại.

Xe tăng Aytekin

5. Sử dụng phím tắt

Các phím tắt làm giảm đáng kể thời gian xử lý e-mail. Với chúng, bạn không phải di chuyển con trỏ chuột qua lại. Tank khuyên bạn nên nhớ và sử dụng ba phím nóng:

• Phím E cho phép bạn nhanh chóng lưu trữ một tin nhắn. Chúng tôi đọc nó, nhấn phím E, lưu trữ nó. Nó đơn giản.
• Phím R được sử dụng để viết nhanh một phản hồi. Nếu bạn cần trả lời một bức thư, hãy nhấn nó, nhập câu trả lời, nhấn Enter.
• Phím F chuyển tiếp các thư đã nhận đến những người nhận khác.

Tôi không nghĩ rằng bạn cần bất kỳ phím nóng nào khác. Trong Gmail, tôi chỉ sử dụng ba phím tắt. Đối với mọi thứ khác, có một con chuột. Nhưng các phím nóng này cho phép bạn nhanh chóng thực hiện ba trong số các hành động email phổ biến nhất, vì vậy chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Xe tăng Aytekin

6. Thiết lập bộ lọc

Bộ lọc Email là một công cụ vô cùng tiện dụng, thực hiện rất nhiều công việc cho bạn. Bạn chỉ cần cấu hình chúng một lần, và chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Nếu trong Hộp thư đến của mình, bạn thường xuyên tìm thấy các thư không quan trọng (thông báo về dịch vụ Internet, thư tự động, v.v.), thì hãy hủy đăng ký nhận thư hoặc thiết lập bộ lọc để các thư đó được lưu trữ tự động.

7. Hộp thư đến trống - đóng thư

Khi đang cố gắng tập trung vào công việc, bạn không nên thường xuyên bị phân tâm bởi email. Vì vậy, hãy tuân thủ quy tắc: Khi hộp thư đến của bạn trống, hãy đóng tab Gmail hoặc ứng dụng email của bạn và quên thư trong vài giờ tới. Chỉ cần bận rộn.

Tắt tất cả các thông báo email đến. Họ rất mất tập trung.

Bạn có thể mở lại thư của mình sau một vài giờ, xử lý các thư đã tích lũy ở đó, rồi quay lại làm việc. Mục tiêu của phương pháp Inbox Zero là buộc bạn không bị phân tâm bởi các email đến. Bạn phải quản lý hộp thư của mình, không phải bạn.

Xe tăng Aytekin

Nếu bạn đã thử kỹ thuật Inbox Zero và sẵn sàng cho bạn biết những gì bạn nhận được hoặc muốn đề xuất một phương pháp tốt hơn, hãy viết trong phần nhận xét.