Cách lập kế hoạch mọi thứ bằng phương pháp ALPEN và cập nhật mọi thứ

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Quản lý thời gian với độ chính xác của Đức.

Phương pháp ALPEN là gì

Đây là một cách khác để lập kế hoạch mọi thứ để bạn được đảm bảo có thời gian cho mọi thứ và đồng thời không bị điên với tải. Nó được phát minh bởi giáo sư kinh tế người Đức và chuyên gia quản lý thời gian Lothar Seivert.

Tác giả của phương pháp đã chia nó thành năm thành phần. Các chữ cái đầu tiên trong tên của các bước cuối cùng được tạo thành từ tiếng Đức ALPEN (trong tiếng Nga là “Alps”):

MỘT - lập danh sách các nhiệm vụ (MỘTufgaben);

L - ước tính thời gian cần thiết (L änge schätzen);

P - lập kế hoạch thời gian đệm (Pufferzeiten einplanen);

E - ưu tiên nhiệm vụ (Entscheidungen treffen);

n - tóm tắt (nachkontrolle).

Bản chất của phương pháp này là hiểu những công việc nào thực sự đáng để dành thời gian và những công việc nào có thể để lại sau. Thêm vào đó, hãy thực tế về thời gian bạn sẽ phải bỏ ra và nhớ rằng làm việc không bị gián đoạn là con đường dẫn đến kiệt sức.

Về bản chất, phương pháp ALPEN là sự kết hợp giữa lập lịch khối với ma trận Eisenhower từ quản lý thời gian cổ điển.

Cách lập kế hoạch các trường hợp bằng phương pháp ALPEN

Lập danh sách

Viết ra tất cả - tất cả những điều bạn muốn làm hôm nay. Chỉ cần viết nó ra: trong một cuốn sổ giấy, sổ ghi chú hoặc sổ kế hoạch trên điện thoại của bạn.

Tất nhiên, sự cám dỗ để lập danh sách trí óc là rất lớn, nhưng tài nguyên trí nhớ "làm việc" của con người không phải là vô hạn. Theo một số báo cáo, nó có thể lưu trữ đồng thời tối đa bốn nhiệm vụ hoặc đối tượng.

Đừng lãng phí thời gian để ưu tiên những việc trước - chỉ cần viết ra bất cứ điều gì bạn nghĩ đến. Danh sách chắc chắn sẽ gây ấn tượng đáng sợ. Không sao đâu, chắc là như vậy.

Ước tính thời gian mất bao lâu

Bất kỳ ai đã cố gắng lên kế hoạch cho mọi thứ ít nhất một lần gần như chắc chắn đã vấp phải sự yêu thích của những người mới đến trong lĩnh vực quản lý thời gian: anh ấy đã lập một danh sách gồm 15 nhiệm vụ, nhưng cuối cùng anh ấy đã không làm được một nửa, bởi vì chúng, hóa ra, về mặt vật lý. không phù hợp với một ngày làm việc. Kết quả là, tôi đã thất vọng và từ bỏ tất cả các kỹ thuật quản lý thời gian mới mẻ này.

Để ngăn điều này xảy ra, bạn cần hiểu chi phí thời gian. Nghĩ xem mỗi nhiệm vụ trong danh sách của bạn sẽ mất bao nhiêu phút hoặc giờ. Hãy thực tế nhất có thể. Xây dựng dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ và đừng quên những đặc điểm tính cách của bạn nếu chẳng hạn, bạn cảm thấy mệt mỏi nhanh chóng hoặc trì hoãn. Cần phải nhớ rằng tất cả những vấn đề này là dành cho bạn, không phải cho một siêu nhân tưởng tượng.

Khi bạn tính toán xong, hãy viết thời gian ước tính bên cạnh mỗi mục.

Lập kế hoạch thời gian đệm của bạn

Một sai lầm phổ biến khác là lập kế hoạch cho từng thứ một. Một chiến lược như vậy, thứ nhất, không tính đến việc một người cần phải nghỉ ngơi, và thứ hai, nó dẫn đến một thực tế là tất cả các kế hoạch đều có nguy cơ đổ bể chỉ vì một sự chậm trễ nhỏ hoặc bất khả kháng.

Cuộc họp kéo dài hơn thời gian dự kiến một chút, nhà thầu ra lệnh muộn hơn một chút, một số đồng nghiệp đến muộn, bạn bị kẹt xe, đứa nhỏ thì mặc quần áo từ lâu ở trường mẫu giáo - và thế thôi, những điều sau đây phải được hoãn lại, hoặc thậm chí hủy bỏ và vẽ lại cả ngày. Điều này thường rất tức giận và bực bội.

Do đó, sau mỗi nhiệm vụ, điều quan trọng là phải đưa vào kế hoạch cái gọi là thời gian đệm, tức là một thời gian mà bạn không chiếm dụng bất cứ thứ gì.

Nếu có sự cố xảy ra, những khoảng trống này sẽ giúp bạn đối phó với phần còn lại của công việc kinh doanh. Và nếu không có trường hợp bất khả kháng xảy ra, bạn sử dụng thời gian đệm để nghỉ ngơi: uống cà phê, đi dạo, đọc sách, hoặc chỉ ngồi trong im lặng. Cuối cùng, bạn có thể dành thời gian này cho các nhiệm vụ bổ sung hoặc các dự án cá nhân.

Bạn phải tự xác định kích thước của các khối đệm. Tốt nhất, theo phương pháp ALPEN, chúng nên chiếm tới 40% thời gian làm việc.

Ưu tiên các nhiệm vụ

Ở giai đoạn này, chúng ta thường thấy rõ rằng, với thời gian và khối đệm cần thiết, danh sách việc cần làm mà người đó đã biên soạn lần đầu về mặt vật lý là không thể vượt qua trong một ngày. Do đó, bạn cần ưu tiên và lựa chọn nhiệm vụ nào cần giữ lại và việc nào cần hủy bỏ hoặc lên lịch lại.

Đối với điều này, một công cụ cổ điển là phù hợp - ma trận Eisenhower. Theo đó, tất cả các nhiệm vụ từ danh sách được chia có điều kiện thành bốn loại:

1. Quan trọng và khẩn cấp. Chúng cần được giải quyết trước.
2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Bạn có thể dành một chút thời gian cho những việc này sau khi bạn xử lý nhóm đầu tiên.
3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng … Tốt hơn hết bạn nên giao phó hoặc xếp họ ở vị trí thứ ba sau những việc quan trọng, để không phải cống hiến cả ngày và không rơi vào bẫy của sự gấp gáp.
4. Không khẩn cấp và không quan trọng … Chúng nên được xóa, chuyển cho ai đó hoặc đặt lại.

Như vậy, danh sách của bạn sẽ giảm đi đáng kể và sẽ trở nên gần với thực tế hơn rất nhiều.

Tóm tắt

Vào cuối ngày, hãy mở bảng kế hoạch trong ngày của bạn và tự hỏi bản thân một vài câu hỏi:

• Bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì?
• Bạn có đủ thời gian cho tất cả các công việc đã lên lịch trình không?
• Tôi đã ước tính thời gian cần thiết một cách chính xác chưa, hay tôi nên đưa thêm thời gian vào lần sau?
• Có đủ thời gian đệm trong kế hoạch của tôi để bù đắp cho những trường hợp bất khả kháng và có thời gian để nghỉ ngơi không?
• Tôi có thời gian để giải quyết cả những việc quan trọng và khẩn cấp để không làm gián đoạn thời hạn, nhưng đồng thời không bị sa lầy vào một công việc thường ngày?
• Bạn có thể làm gì để thực hiện kế hoạch thoải mái hơn cho tôi vào lần sau?

Khi bạn trả lời chúng, hãy lên lịch lại những công việc mà bạn chưa giải quyết vào ngày hôm sau. Và lập một kế hoạch mới với việc "sửa chữa sai lầm" trong tâm trí.