Cách giữ danh sách việc cần làm và không bị phân tâm bởi những điều vô nghĩa

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Làm việc hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Nhưng nếu bạn khéo léo vạch ra những danh sách việc cần làm, giúp bản thân không bị phân tâm và có tư duy đúng đắn, bạn hoàn toàn có thể hoàn thành hầu hết các công việc đã định.

Dưới đây là bảy thủ thuật đơn giản mà các chuyên gia kinh doanh và quản lý thời gian tư vấn.

1. Lên danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau vào buổi tối

Nếu buổi sáng đi làm mà bạn không biết mình cần làm gì trong ngày hôm nay, rất có thể bạn sẽ dành cả ngày cho những vấn đề nhỏ nhặt không đáng kể. Cố gắng lập danh sách việc cần làm vào buổi tối, rồi sáng hôm sau bạn sẽ biết chính xác những việc cần làm.

Lập kế hoạch thời gian ước tính cho mỗi nhiệm vụ để dễ dàng bám sát lịch trình của bạn hơn (và đừng quên bao gồm một vài thời gian nghỉ ngơi). Bạn có thể đánh dấu những điều quan trọng nhất bằng dấu hoa thị hoặc bằng cách nào đó làm nổi bật chúng.

2. Đừng bắt đầu một ngày của bạn với email

Đừng để bị phân tâm bởi email vào buổi sáng, tốt hơn là bắt đầu ngay việc đầu tiên trong danh sách của bạn. Và dành nửa giờ để phân tích cú pháp thư, chẳng hạn như lúc 11:00 và 15:00. Bạn có thể làm nhiều hơn nữa theo cách này.

Và nếu bạn không thể trả lời tất cả các cuộc gọi và email của mình ngay lập tức, chỉ cần đặt điện thoại của bạn ở chế độ im lặng và tắt thông báo.

3. Giải quyết khó khăn ngay lập tức

Chúng ta thường bắt đầu một ngày với những công việc nhỏ, trì hoãn việc quan trọng nhất cho sau này, nhưng bằng cách này, chúng ta chỉ kéo dài dự đoán khó chịu và gia tăng căng thẳng. Tốt hơn bạn nên đảm nhận những việc bạn không muốn làm ngay lập tức và tận hưởng niềm tự hào khi bạn đã hoàn thành. Phần còn lại của công việc kinh doanh bây giờ sẽ diễn ra như kim đồng hồ.

4. Tiết kiệm thời gian trong các cuộc họp

Nếu có cơ hội, hãy dành thời gian vừa đủ cho các cuộc họp để có thời gian bàn bạc mọi việc. Chỉ mời những người thực sự có nhu cầu tham dự.

Đừng lãng phí thời gian với những lời giải thích bằng lời nói. Tốt hơn là cung cấp thông tin bằng văn bản. Nếu mọi người đã viết ra thông tin cơ bản từ trước, thì bản thân các cuộc họp sẽ chỉ dành cho việc đưa ra quyết định và sẽ không mất nhiều thời gian như vậy.

5. Vui lên

Khi chúng ta nghi ngờ bản thân, chúng ta bắt đầu trốn tránh những khó khăn. Vì vậy, hãy cố gắng vui lên và tin tưởng rằng bạn có thể giải quyết mọi việc. Hãy nhớ lại lần cuối cùng bạn hoàn thành thành công một dự án phức tạp. Điều này sẽ giúp bạn bắt đầu dễ dàng hơn và không còn muốn trì hoãn nữa.

6. Nghỉ giải lao

Tất nhiên, tất cả chúng ta đều muốn ngày làm việc của mình đạt hiệu quả cao nhất có thể, và đôi khi chúng ta cảm thấy xấu hổ khi phải nghỉ giải lao. Tuy nhiên, những khoảng nghỉ ngắn là cần thiết. Chúng sẽ giúp bạn khởi động lại bộ não và tiếp thêm sức mạnh, cũng như làm được nhiều việc hơn khi bạn trở lại làm việc.

Để không quên thời gian nghỉ giải lao, hãy thử phương pháp Pomodoro nổi tiếng (chúng tôi làm việc trong 25 phút, nghỉ ngơi trong 5 phút). Hoặc bất kỳ phương pháp nào khác. Điều chính là dính vào nó mọi lúc. Các tiện ích mở rộng chặn quyền truy cập vào các trang web nhất định như Facebook và VKontakte cũng sẽ hữu ích.

7. Bỏ danh sách việc cần làm vào cuối ngày

Nếu bạn chưa hoàn thành mọi thứ mà bạn đã lên kế hoạch trong ngày, đừng bỏ dở danh sách này cho ngày mai. Nó sẽ chỉ làm giảm tinh thần của bạn. Hãy vứt bỏ một danh sách như vậy và tạo một danh sách mới, trong đó bạn bao gồm công việc kinh doanh chưa hoàn thành cho ngày hôm nay và các mặt hàng mới.