Cái nào tốt nhất cho năng suất: kaizen so với mớ hỗn độn sáng tạo

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Cho dù bạn yêu thích sự bừa bộn hay thích một nơi làm việc sạch sẽ, điều đó không quan trọng. Mỗi phương pháp này đều có ưu và nhược điểm riêng.

Hãy tưởng tượng rằng bạn là một người sáng tạo cần một mớ hỗn độn nhỏ, ấm cúng, đầy cảm hứng của riêng bạn để làm việc thoải mái. Vì vậy, những ghi chú quan trọng được xen kẽ với những tấm bưu thiếp đẹp đẽ từ các quốc gia nơi bạn đã trải qua một kỳ nghỉ khó quên, hoặc tờ rơi từ quán cà phê gần nhất và chiếc cốc bẩn yêu thích của bạn luôn đứng cạnh màn hình.

Bạn có thể làm gì, bạn là một người như vậy. Thứ tự hoàn hảo khiến bạn cảm thấy nhàm chán và giết chết mọi mong muốn tạo ra, và bạn chỉ đơn giản là không có thời gian để phân loại giấy tờ. Bây giờ, hãy tưởng tượng rằng bạn đột nhiên bị đưa vào khuôn khổ nghiêm ngặt của hệ thống kaizen kỳ lạ của Nhật Bản.

Kaizen là gì

Kaizen là một triết lý của Nhật Bản nhằm mục đích cải tiến liên tục và thay đổi để tốt hơn. Kaizen là những gì bạn có thể gọi là Sản xuất Tinh gọn trong thuật ngữ đơn giản. Đúng đối tượng, đúng nơi, đúng số lượng. Đặt hàng, phân loại, tiêu chuẩn được chấp nhận, bảo trì và vệ sinh sạch sẽ.

Tài liệu, vật liệu, phương tiện sản xuất - tất cả những thứ này được lưu trữ, duy trì theo thứ tự và hệ thống hóa theo cách mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể nhanh chóng tìm thấy mọi thứ mình cần. Ở các công ty lớn, kaizen là về quy trình sản xuất, còn đối với nhân viên văn phòng, nó được phản ánh trong môi trường làm việc của họ.

Điều này cũng áp dụng cho không gian làm việc trên đĩa hệ thống (tên tệp tiêu chuẩn) và vật tư văn phòng (nơi bạn đặt giấy hoặc hộp mực máy in) và lưu trữ tài liệu (thư mục được ký theo cách tiêu chuẩn).

Ưu điểm của hệ thống kaizen

Nếu chúng ta xem xét kaizen ở cấp độ công ty, thì hệ thống này hóa ra lại hữu ích và hiệu quả. Hãy để tôi cho bạn một ví dụ đơn giản. Tôi đã may mắn được làm việc trong một nhà máy lớn, nơi kaizen được sử dụng tối đa. Ví dụ, đề xuất của một trong những nhân viên xếp thêm bốn thùng hàng lên pallet đã dẫn đến thực tế là việc phân phối sản phẩm có thẩm quyền giúp tiết kiệm được một khoản đáng kể cho việc thuê nhà kho.

Hoặc một ví dụ về việc sử dụng kaizen trong văn phòng. Không gian lưu trữ cho giấy được đánh dấu bằng một thang điểm. Nếu lượng giấy giảm đến một mốc nào đó, thì đã đến lúc bạn nên nghĩ đến việc đặt mua một đợt hàng mới. Điều này giúp dự đoán trước tình huống sẽ thiếu thứ gì đó.

Đối với không gian cá nhân của một nhân viên văn phòng, bạn nên luôn có một bàn làm việc sạch sẽ. Tất cả các thư mục với tài liệu phải được ký tên và thống nhất.

Trong trường hợp này, bạn sẽ biết đồ dùng văn phòng ở đâu và bao nhiêu. Nó thật tiện lợi.

Kinh nghiệm cá nhân khi sử dụng kaizen

Lần đầu tiên tôi bắt gặp triết lý kaizen khi nhận việc tại một công ty Nhật Bản. Trong văn phòng, mỗi thứ phải đứng vào vị trí của nó, được đánh dấu bằng một nhãn dán màu xanh lá cây. Trên bàn làm việc của tôi là một bức ảnh chụp màn hình, bàn phím và con chuột đang ngồi trên một chiếc bàn trống. Và chú thích: "Đây là màn hình máy tính để bàn của tôi vào cuối ngày."

Mọi thứ sẽ ổn thôi, nhưng trong sự "vô sinh" này, tôi đột nhiên bắt đầu thấy nhớ bản thân mình. Là một người sáng tạo, tôi đã từng vây quanh mình với những thứ tôi yêu thích. Tôi cần "trật tự trong trật tự": trường hợp từ bên ngoài bàn của bạn có vẻ là một nơi lộn xộn, nhưng bạn biết chính xác cái gì và ở đâu.

Đối với tôi, dường như đã mất nhiều thời gian để đặt các phụ kiện làm việc vào vị trí của chúng. Và một ngày nọ, một cuộc phản kháng đã thức dậy trong tâm hồn của người nghệ sĩ bị đày đọa. Và bây giờ chiếc cốc yêu quý, đơn giản là không có thời gian để rửa, đã được cất giấu trong một ngăn kéo để đựng đồ dùng cá nhân. Và tâm hồn tôi đang hạnh phúc với một cuộc náo loạn như vậy.

Trước đó, tôi làm thiết kế trong một công ty quảng cáo nhỏ. Trên bàn làm việc của tôi là những tờ rơi quảng cáo phim, đủ loại hình ảnh vui nhộn, và một bát hạt, và thậm chí cả một quả bóng chống căng thẳng, trên đó chúng tôi mặc một bộ trang phục mới hàng tuần, chúng tôi làm từ giấy. Và điều đó thật tốt.

Nhưng nó có tốt như vậy không? Mất khoảng thời gian để tìm một tờ giấy thực sự quan trọng như nó đã làm để sắp xếp mọi thứ theo thứ tự hoàn hảo. Việc bị phân tâm bởi một tờ báo với bài viết về tử vi nằm im lìm là chuyện thường tình, và cũng cần có thời gian.

Rốt cuộc bạn nên chọn cái gì?

Quyết định của tôi rất đơn giản: Tôi chọn cách tốt nhất trong số hai cách tiếp cận. Hệ thống hóa và trật tự mà kaizen đưa ra, kết hợp với tầm nhìn và những điều yêu thích của cô ấy.

Quy tắc chính là không lạm dụng nó với kaizen hoặc rối loạn.

Trong tủ quần áo, ngăn kéo và tài liệu của tôi, mọi thứ đều được sắp xếp theo một hệ thống rõ ràng. Nhưng trên bàn làm việc của tôi, luôn có một góc dành riêng cho những thứ đầy cảm hứng: tranh vẽ, một bông hoa trong chậu, và một chú voi đến từ Thái Lan.

Đừng ngại tự mình nỗ lực và sắp xếp những thứ quan trọng trên kệ. Khi bạn đã quen với nó một chút, bạn sẽ hiểu rằng nó rất tiện lợi. Và dành một góc riêng cho mớ hỗn độn của bạn.

Kaizen là tốt miễn là bạn không dành nhiều thời gian cho hình thức hơn là nội dung. Sự lộn xộn trong sáng tạo là tốt miễn là nó không chỉ trở thành lộn xộn.

Tôi đã mang ba thứ đến nơi làm việc mới của mình. Đầu tiên, một cái cốc. Thứ hai là khối hình lá ca rô có thể tháo rời thay cho sổ nhật ký. Thứ ba, một bông hoa trong chậu, mà bản thân tôi gọi một cách trìu mến là George. Để vinh danh George Harrison. Trong tất cả các khía cạnh khác - hoàn thành kaizen.