7 bản hack cuộc sống dành cho những ai muốn hoàn thành 100 nhiệm vụ mỗi ngày

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Doanh nhân Tony Stubblebine nói về cách tiếp cận quản lý danh sách việc cần làm của mình, với đó anh ấy hoàn thành 100 nhiệm vụ mỗi ngày.

Các luật sư ở Hoa Kỳ xuất hóa đơn cho khách hàng cứ sau sáu phút làm việc của họ. Điều này có nghĩa là họ cần hiểu chính xác những việc hữu ích đã được thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn như vậy. Cách tiếp cận chi tiết để theo dõi nhiệm vụ dẫn đến tăng năng suất và chúng ta có thể áp dụng nó.

Vấn đề với hầu hết các danh sách việc cần làm là chúng khuyến khích bạn tích lũy các nhiệm vụ chưa hoàn thành. Nhưng công việc kinh doanh dở dang trở thành nguồn gốc của cảm giác tội lỗi và trì hoãn liên tục.

Thay vào đó, bạn có thể sử dụng một hệ thống thay thế tập trung vào việc theo dõi những gì bạn đang làm và những gì bạn đã làm. Nó không dựa trên cảm giác tội lỗi, mà dựa trên niềm kiêu hãnh. Và đây là những lợi ích của danh sách nhiệm vụ chi tiết:

• Bạn sẽ không trì hoãn vì bạn biết nhiệm vụ cần phải hoàn thành tiếp theo.
• Khi cần nghỉ ngơi, bạn có thể ghi chú vào danh sách công việc. Điều này sẽ khiến bạn mất tập trung, nhưng bạn sẽ dễ dàng quay trở lại công việc sau đó.
• Thái độ của bạn đối với bản thân sẽ thay đổi. Bằng cách hoàn thành 100 nhiệm vụ mỗi ngày, bạn sẽ hài lòng với năng suất của mình.
• Danh sách như vậy giúp nhập trạng thái của luồng.
• Sự phấn khích bật lên: có mong muốn hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhất có thể trong vòng một giờ.
• Đến cuối ngày, bạn sẽ có 40 đến 120 nhiệm vụ đã hoàn thành.

Hệ thống này hoạt động tốt nhất với tệp văn bản thông thường và các ứng dụng, hoặc. Không hoạt động tốt với Trello, Todoist, Things và hầu hết các dịch vụ danh sách việc cần làm khác.

1. Làm việc với lưu trữ đám mây

Sử dụng danh sách việc cần làm là một thói quen. Điều này có nghĩa là bạn phải luôn có quyền truy cập vào nó. Do đó, cách tốt nhất là duy trì và lưu trữ danh sách của bạn trên đám mây.

Tất cả các ứng dụng tôi đã đề xuất ở trên thực hiện điều này tự động.

Tôi đã quen với việc làm việc với một tệp văn bản thông thường todo.txt mà tôi giữ trong Dropbox, vì vậy tôi có thể làm việc với nó mọi lúc, mọi nơi. Mỗi ngày, tôi chỉ thêm một danh sách mới bên trên danh sách cũ. Todo.txt của tôi bao gồm nhiều năm nhiệm vụ đã hoàn thành.

2. Tìm hiểu các phím nóng

Tất cả các lập trình viên đều biết rằng nếu bạn không bao giờ rời tay khỏi bàn phím, công việc của bạn sẽ hiệu quả hơn. Điều này đúng đối với những người thuộc các ngành nghề khác nhau, nhưng thông thường nhất là các lập trình viên liên tục sử dụng phím nóng.

Mỗi khi bạn với chuột, bạn sẽ thoát khỏi trạng thái dòng chảy.

Các phím nóng rất hữu ích khi làm việc với danh sách tác vụ. Tùy chọn phổ biến nhất là nhấn Alt + Tab để chuyển đến danh sách việc cần làm, đánh dấu nhiệm vụ bạn vừa hoàn thành, ghi lại một hoặc hai nhiệm vụ mới và nhấn Alt + Tab để quay lại công việc.

Nhưng bạn có thể làm điều đó nhanh hơn và các phím nóng trong các ứng dụng sẽ giúp thực hiện việc này. Đây là những cái tôi đề xuất:

• Ghi nhớ Sữa: "i" để chọn, "c" để hoàn thành nhiệm vụ.
• OmniFocus: ⌘N để tạo một nhiệm vụ mới và nhấn phím cách để hoàn thành nó.
• Evernote: ⌘ + Shift + T để tạo một nhiệm vụ mới. Không có phím tắt nào để hoàn thành.
• Wunderlist: Tab + mũi tên để chọn một nhiệm vụ mới, ⌘D để hoàn thành nó.

Các tệp văn bản phức tạp hơn một chút. Tôi sử dụng "_" để chọn một nhiệm vụ và "×" để đánh dấu nó đã hoàn thành, vì vậy danh sách việc cần làm của tôi thường trông như sau:

Tệp văn bản là tùy chọn tốt nhất cho người dùng nâng cao cảm thấy thoải mái khi làm việc với macro. Trong nhiều trình soạn thảo, chẳng hạn như trong Sublime, có thể xác định độc lập các macro và tùy chỉnh các phím tắt.

3. Theo dõi mọi công việc dù là nhỏ nhất

Bản chất của cách tiếp cận thay thế là chia nhỏ các nhiệm vụ thành các mục nhỏ, dễ dàng hoàn thành. Điều này rất giống với bước tiếp theo trong GTD.

Các nhiệm vụ như "Viết một bài đăng trên blog" quá lớn để hoàn thành cùng một lúc. Bạn có thể mất một giờ để viết một bài đăng, nếu không muốn nói là nhiều hơn. Thay vào đó, hãy bắt đầu với tác vụ Open Text Editor. Vậy là xong, chỉ cần mở trình soạn thảo văn bản của bạn. Đây là bước đầu tiên của nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành.

Ví dụ: đây là danh sách nhiệm vụ của tôi trông như thế nào khi tôi viết văn bản này:

× bắt đầu viết về các định dạng danh sách nhiệm vụ [12:31]

× wunderlist [12:48]

× điều [12:48]

× thợ làm răng [12:48]

× omnifocus [12:48]

× nhớ sữa [12:48]

× trả lời câu hỏi [14:26]

× đề xuất: tệp văn bản, RTM, OmniFocus, Evernote [14:26]

× quay lại viết [14:59]

× viết lại phần giới thiệu [14:59]

× danh sách các lợi ích [14:59]

× thêm Gist [14:59]

× thêm phần công nghệ [15:00]

× thêm một phần về các nhiệm vụ khi di chuyển [15:01]

_ đặt trạng thái hiện tại của danh sách nhiệm vụ trong Gist

Và bây giờ có 15 nhiệm vụ đã sẵn sàng. Tôi đã phải làm gián đoạn, vì vậy có hai nhiệm vụ trong danh sách về việc mở một bài đăng trong trình soạn thảo văn bản.

Số lượng công việc hoàn thành luôn là một vấn đề đáng tự hào. Thực hiện từng bước nhỏ giúp duy trì sự chú ý và tránh trì hoãn, vì vậy tôi luôn biết mình phải làm gì tiếp theo và không sợ việc đó sẽ khó khăn.

4. Thêm nhiệm vụ khi đang di chuyển

Cách tiêu chuẩn để sử dụng danh sách việc cần làm là thêm rất nhiều mục mà bạn sẽ hoàn thành trong một ngày, sau đó nhìn vào nó và nghĩ rằng bạn chắc chắn sẽ không hoàn thành quá nhiều việc. Và bạn bắt đầu lộn xộn.

Khi bạn có quá nhiều lựa chọn sẽ khiến bạn lo lắng và ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc.

Theo hệ thống thay thế, bạn chỉ cần thêm một, tối đa hai nhiệm vụ và chỉ ra thời gian gần đúng khi bạn định bắt đầu làm việc.

5. Đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành

Luôn đánh dấu thời gian kết thúc của một nhiệm vụ.

Hãy nhớ The Milk và Wunderlist thực hiện việc này một cách tự động. Nếu bạn đang sử dụng OmniFocus, hãy chuyển đến Tùy chọn: Chế độ xem → Tùy chọn hiển thị chế độ xem → Cột tùy chỉnh → Ngày hoàn thành.

Nếu bạn biết cách làm việc với macro, bạn có thể lập trình cài đặt dấu thời gian. Đây là lý do tại sao tôi vẫn sử dụng Vim: macro của tôi tự động thêm dấu thời gian vào cuối mỗi dòng.

Một cách khác để làm điều này là đặt thời gian theo cách thủ công. Không cần thiết cho mọi nhiệm vụ, chỉ cần kiểm tra mỗi giờ một lần là đủ.

Điểm đặc biệt của tem thời gian là chúng giúp bạn biết bạn đã tập trung như thế nào trong giờ qua.

Vào cuối ngày, bạn sẽ có thể đánh giá được mình đang tập trung như thế nào. Vào một ngày đẹp trời, bạn sẽ hoàn thành 80 nhiệm vụ. Trên cả tuyệt vời - 120. Vào ngày có nhiều cảm hứng nhất, tôi đã kiếm được 250.

6. Gian lận

Hệ thống này bao gồm khả năng gian lận một chút. Bạn sẽ dễ dàng đặt ra cho mình những nhiệm vụ rất nhỏ để đến cuối ngày, bạn có thể yên tâm nhìn thấy nhiều việc đã hoàn thành.

Nhiệm vụ càng dễ dàng, bạn càng có nhiều khả năng hoàn thành nó. Nhưng các nhiệm vụ đã hoàn thành thúc đẩy bạn tiếp tục làm việc.

7. Nắm bắt "dòng chảy"

Đôi khi, bạn có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ mà không cần ghi chúng vào danh sách việc cần làm. Sau đó, thêm chúng sau khi bạn mở tab danh sách.

Một danh sách dài tạo ra niềm tự hào. Tôi thường thêm các nhiệm vụ sau thực tế. Nhiệm vụ đầu tiên trong danh sách việc cần làm của tôi hôm nay là Đi dạo cùng chó trong công viên. Sự việc xảy ra một giờ trước khi tôi bật máy tính của mình, nhưng tôi cần một chút động tác để bắt đầu.

Ngược lại, khi bạn cảm thấy bế tắc, hãy chuyển sang danh sách việc cần làm và đảm bảo rằng bạn có một hành động nhỏ tiếp theo.

Mục tiêu của phương pháp tiếp cận danh sách việc cần làm thay thế là đi vào trạng thái luồng, điều này sẽ dễ thực hiện hơn nếu bạn hoàn thành từng nhiệm vụ một.