Cách đặt câu hỏi đúng

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Không ai có thể biết tất cả mọi thứ trên thế giới. Đặt câu hỏi là một trong những cách lâu đời nhất và hiệu quả nhất để lấy thông tin. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng. Trong bài viết này, chúng tôi đã thu thập 5 lỗi hỏi phổ biến và 5 mẹo hữu ích để giúp bạn tránh mắc phải lỗi tương tự.

Chất lượng của câu trả lời không chỉ phụ thuộc vào người chúng ta đặt câu hỏi mà còn phụ thuộc vào cách chúng ta đặt câu hỏi. Bằng cách đặt câu hỏi sai, bạn gần như được đảm bảo sẽ nhận được câu trả lời sai. Các câu hỏi phù hợp làm tăng đáng kể cơ hội nhận được lời khuyên tốt, tư vấn và thông tin hữu ích. Chúng ta hãy cố gắng tìm ra những gì cần phải được thực hiện cho việc này.

5 sai lầm của người hỏi

1. Đặt một câu hỏi đã có sẵn câu trả lời

Rất thường người hỏi có câu trả lời của riêng mình và anh ta muốn kiểm tra nó. Trong trường hợp này, điều quan trọng là câu hỏi không chứa các dấu hiệu về một câu trả lời “đúng”. Ví dụ về những câu hỏi như: "Chúng ta có cần thực hiện đơn đặt hàng này không?", "Tôi nghĩ nó có thể xử lý nó, bạn cũng nghĩ vậy phải không?" Vân vân. Khi một câu hỏi được chuyển từ sếp đến cấp dưới, khả năng nhận được câu trả lời mong muốn sẽ tăng lên gấp nhiều lần. Nếu bạn thực sự muốn biết ý kiến của người đối thoại chứ không chỉ quyết định chia sẻ trách nhiệm với anh ta, đừng để người ta hiểu rằng bạn chỉ đang chờ đợi sự chấp thuận của anh ta.

2. Đặt một câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là những câu hỏi liên quan đến một số câu trả lời hạn chế. Thường là hai hoặc ba. Ví dụ nổi tiếng nhất là “trở thành hay không trở thành” của Shakespeare. Nếu bạn không phải là Shakespeare, đừng đóng khung người trả lời. Có thể là có nhiều khả năng hơn nữa. Một ví dụ đơn giản: các ông chủ tải thêm công việc cho bạn. "Đồng ý hay từ chối?" - bạn hỏi một người bạn, do đó bỏ qua tùy chọn "Đồng ý, nhưng để tăng lương."

3. Giả vờ hiểu câu trả lời, mặc dù nó không phải là

Không phải tất cả các câu trả lời đều như nhau. Một câu trả lời khó hiểu là vô ích. Nếu bạn không chắc rằng bạn đã hiểu người đối thoại, bạn không nên che giấu sự thật này. Thông thường, các nhà quản lý ngại yêu cầu làm rõ, vì điều này được cho là thể hiện sự kém cỏi của họ. Trong khi đó, cựu CEO của General Electric, Jack Welch, lập luận trong cuốn sách của Win rằng các giám đốc điều hành nên đặt nhiều câu hỏi nhất và câu hỏi của họ phải là câu hỏi tốt nhất.

4. Nhấn vào phản hồi

"Cái quái gì đang xảy ra với dự án của bạn ở đó?" "Bạn còn đi làm?", "Bạn đang cho tôi xem những thứ vớ vẩn gì vậy?" - trong tất cả những trường hợp này, người hỏi sẽ chỉ nhận được lời bào chữa để đáp lại. Nếu mục tiêu của bạn là khiến nhân viên thừa nhận tội lỗi, thì bạn đang làm đúng mọi thứ. Nếu mục tiêu là để hiểu vấn đề, thì áp lực lên người trả lời sẽ chỉ gây tổn hại. Chuyên gia tư vấn kinh doanh Michael Marquardt viết rằng trong tâm thế phòng thủ, một người có xu hướng coi mình là một phần của vấn đề chứ không phải là nguồn cung cấp các giải pháp khả thi.

5. Đặt một loạt câu hỏi

Phương pháp này tốt đến nỗi nó được sử dụng một cách có chủ ý khi họ không muốn nghe câu trả lời. Chỉ hỏi người đối thoại nhiều câu hỏi liên tiếp, tốt nhất là ngắt lời họ. Và đó là tất cả. Bộ não của anh ta bị choáng ngợp, và bạn sẽ không nhận được câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào.

Khả năng đặt câu hỏi đúng giúp loại bỏ nhu cầu biết tất cả các câu trả lời.

Donald Peterson Giám đốc điều hành Ford (1985-1989)

5 ý tưởng hay cho các câu hỏi đúng

1. Chuẩn bị

Nếu bạn có một cuộc trò chuyện mà bạn sẽ hỏi những câu hỏi quan trọng, bạn nên chuẩn bị trước: xác định bản chất của vấn đề và mục đích của cuộc trò chuyện, phác thảo một danh sách các câu hỏi.

2. Đặt câu hỏi trong một câu

Nhà tư vấn kinh doanh Jeff Haden gợi ý sử dụng kỹ thuật này để loại bỏ "lời nhắc" trong các câu hỏi. Thêm vào đó, các câu hỏi ngắn hơn có xu hướng dễ hiểu hơn. Bằng cách cố gắng lắp vào một câu, bản thân bạn sẽ hiểu rõ hơn bản chất của vấn đề.

3. Hình thành một số lựa chọn cho câu hỏi

Trong quá trình chuẩn bị, nên chọn một số phương án cho cùng một câu hỏi. Điều này sẽ cho phép bạn nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau. Sẽ rất hữu ích nếu bạn hỏi cùng một câu hỏi trong các khoảng thời gian khác nhau. Ví dụ, không phải là “Có thể làm gì để tăng doanh số bán hàng?”, Mà là “Có thể làm gì để tăng doanh số bán hàng trong tháng tới?”.

4. Bắt đầu câu hỏi bằng từ "tại sao"

Những câu hỏi như vậy nhằm xác định nguyên nhân. "Tại sao" rất tốt trong việc giảm nhẹ các câu hỏi chỉ đạo. Ví dụ: thay vì “Bạn vẫn chưa hoàn thành dự án. Chuyện gì đang xảy ra vậy? " tốt hơn là nên hỏi "Tại sao bạn không thể giao dự án đúng hạn?" Thậm chí còn có một kỹ thuật đặc biệt để tiết lộ nguyên nhân ẩn - kỹ thuật "5 Whys".

5. Đặt câu hỏi làm rõ

Trong số các câu hỏi quan trọng, có rất ít câu hỏi gợi ý một câu trả lời ngắn gọn, rõ ràng và đơn lẻ. Thông thường chúng ta phải đối mặt với những vấn đề có nhiều giải pháp, và hậu quả rất khó đánh giá. Một số câu hỏi được hỏi liên tiếp, mỗi câu phát triển và làm rõ câu trước đó, cho phép bạn nhận được câu trả lời sâu hơn và hữu ích hơn. Nếu một câu hỏi trở thành một dịp để đối thoại, trao đổi, thảo luận thì đây là một câu hỏi hay.

Đối với hầu hết mọi người, việc đặt câu hỏi cũng tự nhiên như đi dạo hoặc ăn uống. Họ không nghĩ liệu họ giỏi hay dở. Nhưng nếu việc đưa ra các quyết định quan trọng phụ thuộc vào câu trả lời chính xác, thì nó có ý nghĩa để làm việc dựa trên chất lượng của các câu hỏi. Bạn có sử dụng bất kỳ kỹ thuật đặc biệt nào để đặt câu hỏi hay không?