Cách ứng dụng hiệu quả hệ thống GTĐB trong cuộc sống

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Một kế hoạch từng bước, theo đó bạn có thể dễ dàng thực hiện kỹ thuật năng suất này trong cuộc sống của mình, thiết lập các ưu tiên và luôn có thể dành thời gian cho những việc quan trọng.

Tài liệu này là phần tiếp theo của bài báo "". Đầu tiên, bạn nên tự làm quen với nó, vì nhiều khái niệm được sử dụng được giải thích chi tiết ở đó.

Bài viết này là hướng dẫn từng bước về cách áp dụng GTD trong cuộc sống thực. Khi viết, tôi tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tính linh hoạt. Các ý tưởng được mô tả ở đây là phổ biến và với sự giúp đỡ của họ, mọi người sẽ xây dựng một hệ thống GTD cho chính họ sẽ hoạt động với chính xác các dịch vụ mà họ đã sử dụng.
• Sự đơn giản. Hệ thống phải dễ sử dụng một cách trực quan. Nên dành tối thiểu thời gian và năng lượng để nhập và xử lý thông tin, cũng như lập kế hoạch cho các bước tiếp theo. Chỉ khi đó, hệ thống mới hoạt động lâu dài và ngay cả sau khi nghỉ dài hạn: ví dụ, nếu bạn đi nghỉ trong một tháng, sau đó khi trở về, bạn sẽ có thể khôi phục lại cách tiếp cận quản lý doanh nghiệp của mình.
• Độ tin cậy. Điều quan trọng nhất là tự tin vào hệ thống của bạn, cụ thể là bạn sẽ không quên bất cứ điều gì đã lên kế hoạch, vì bạn sẽ thấy lời nhắc vào đúng thời điểm.
• Tập trung vào những gì quan trọng. Hệ thống sẽ giúp bạn tập trung vào cả những gì bạn đang làm ở thời điểm hiện tại và những điều quan trọng trong dài hạn.
• Vui lòng. Hệ thống quản lý hồ sơ và nhiệm vụ sẽ mang lại cho bạn niềm vui. Ví dụ, khi bạn nằm trên chiếc ghế dài sau một ngày làm việc mệt mỏi với chiếc điện thoại trên tay, bạn sẽ gạch bỏ các nhiệm vụ đã hoàn thành khỏi danh sách và nhận được niềm vui thực sự từ nó. Đặc biệt là khi nó vẫn được hình dung bằng sự tăng trưởng của biểu đồ năng suất của bạn.

5 giai đoạn chính của hệ thống GTD

Giai đoạn 1. Thu thập thông tin

Cần phải thu thập tuyệt đối tất cả các trường hợp, dù là nhỏ nhất, khi đó ý thức của chúng ta sẽ trong sáng và chúng ta sẽ hành động có năng suất nhất có thể.

Đó là lý do tại sao danh sách việc cần làm tiêu chuẩn không hoạt động, bởi vì hầu hết mọi người thường chỉ ghi lại những việc quan trọng nhất, và hàng trăm nhiệm vụ không quá quan trọng hoàn toàn không được tính đến. Nhưng chính những nhiệm vụ nhỏ như vậy, thường xuyên nhắc nhở bản thân, lại sử dụng một phần đáng kể nguồn lực của não và tạo ra những trải nghiệm bổ sung dẫn đến mệt mỏi và căng thẳng.

Một trong những nguyên tắc quan trọng của hệ thống GTD là hoàn toàn dỡ bỏ tất cả các nhiệm vụ khỏi đầu của bạn và đưa chúng vào một hệ thống đáng tin cậy sẽ giúp bạn ghi nhớ những điều quan trọng vào đúng thời điểm.

Bạn cũng cần lưu ý rằng cần có một số lượng giỏ tối thiểu để thu thập thông tin đến. Lý tưởng nhất là một. Sau đó, nó sẽ được dễ dàng nhất để xử lý.

Giai đoạn 2. Xử lý thông tin

Ở giai đoạn này, chúng tôi xử lý thông tin có trong Hộp thư đến của chúng tôi.

Có ba lựa chọn về cách chúng tôi có thể tiến hành ở giai đoạn này:

• Đánh dấu nhiệm vụ là "Hành động", cho biết bước tiếp theo để hoàn thành và thời hạn. Bạn có thể bỏ qua việc xác định thời hạn nếu bạn chưa hiểu rõ khi nào bạn cần hoàn thành nhiệm vụ.
• Di chuyển thông tin vào "Thư mục" nếu bạn không cần phải làm gì với nó, nhưng nó có thể hữu ích trong tương lai.
• Xóa thông tin, xác định rằng đó là "Thùng rác": tức là bạn không cần phải làm gì với nó và nó sẽ không hữu ích trong tương lai.

Giai đoạn 3. Tổ chức hoạt động

Tất cả các hành động đi qua kênh tiếp theo.

Bộ lọc 1 - "Cắt"

Hãy tự hỏi mình câu hỏi: tôi thực sự có nên thực hiện hành động này không? Nếu nghi ngờ, hãy xóa nó.

Bộ lọc 2 - "Ủy quyền"

Hãy tự hỏi mình câu hỏi: nếu điều này cần phải được thực hiện, thì tôi có thực sự phải làm nó với tư cách cá nhân không? Nếu không, chúng tôi ủy quyền và chỉ rõ người chịu trách nhiệm, kết quả cuối cùng, các giai đoạn kiểm soát trung gian (điểm nút) và thời hạn.

Nếu bạn sẽ thực hiện hành động, hãy chuyển đến bộ lọc tiếp theo.

Bộ lọc 3 - "Hành động"

Hãy tự hỏi bản thân: hành động này có mất hơn 2-5 phút không? Nếu không, hãy làm điều đó ngay bây giờ và giải phóng đầu của bạn. Nếu có, hãy đăng ký.

Các hành động trong hệ thống có thể thuộc các loại sau.

"Các hành động sau" - các tác vụ đơn giản bao gồm một hành động (gọi, viết, tiếp tục, v.v.). Ví dụ: hành động "Thay bánh xe mùa đông" sẽ bao gồm các thao tác đơn giản sau: gọi và đăng ký dịch vụ ô tô, sắp xếp thời gian trong lịch và lái xe đến dịch vụ ô tô vào đúng thời điểm.

Thật thuận tiện để thu thập các hành động đó thành danh sách theo địa điểm và hoàn cảnh (danh sách theo ngữ cảnh). Đó có thể là danh sách Trong cửa hàng, nơi bạn liệt kê mọi thứ bạn cần mua khi ở trong cửa hàng hoặc danh sách Trong ghế, nơi bạn thêm những thứ và nhiệm vụ mà bạn có thể làm vào buổi tối sau giờ làm việc trên chiếc ghế yêu thích của mình.. Hoặc danh sách "câu hỏi của sếp", nơi bạn viết ra tất cả những câu hỏi mà bạn dành cho sếp để sau đó bạn có thể giải quyết tất cả chúng trong một lần.

Tôi thường ghi lại tất cả các hành động như vậy trong "Lịch Google" (các cuộc hẹn và sự kiện) hoặc trong Todoist, một dịch vụ đám mây để sắp xếp các công việc một cách thuận tiện.

"Dự án" - các nhiệm vụ yêu cầu nhiều hơn một bước để hoàn thành. Để khởi động dự án, bạn cần mô tả các bước đầu tiên để thực hiện nó và để lại lời nhắc về nó trong một hệ thống đáng tin cậy. Kết quả là, dự án biến thành một chuỗi các hành động đơn giản, mỗi hành động có thể được thực hiện trong năm phút tới và thu được kết quả.

Tôi đăng các dự án trên thẻ Trello. Thẻ là một vật chứa lý tưởng cho các dự án mà bạn có thể đặt:

• mô tả và mục đích của dự án;
• liên kết đến các tài liệu khác về dự án;
• tên của những người chịu trách nhiệm;
• hạn chót;
• danh sách kiểm tra với các bước sau;
• nhận xét về dự án;
• các tệp cần thiết, v.v.

Hành động bị trì hoãn … Nếu chúng tôi không thể lập kế hoạch cho các hành động tiếp theo mà không có các sự kiện hoặc thông tin bổ sung (ví dụ: chúng tôi đang đợi một người bạn gửi số điện thoại của dịch vụ ô tô, nơi có thể thay lốp xe có lợi), chúng tôi đặt các hành động đó vào phần "Đã hoãn " danh sách. Theo tùy chọn, bạn có thể đặt lời nhắc để kiểm tra nội dung nào đó.

Danh sách việc cần làm như vậy cũng có thể được cấu trúc dưới dạng danh sách theo ngữ cảnh. Ví dụ: lập danh sách với các nhiệm vụ mà bạn đã giao cho trợ lý của mình.

Liệt kê "Một ngày nào đó" chứa các nhiệm vụ không yêu cầu hành động tích cực ngay bây giờ, nhưng chúng tôi muốn hoàn thành trong tương lai.

Nó có thể:

• sách, video đào tạo và các khóa học mà bạn muốn mua;
• kỹ năng hữu ích mà bạn muốn thành thạo;
• những nơi bạn muốn đến thăm;
• những thứ bạn muốn mua.

Bạn cần định kỳ xem danh sách này, ghi chú và biến chúng thành mục tiêu mà bạn sẽ hướng tới.

Giai đoạn 4. Đánh giá thường xuyên

Để hệ thống hoạt động, cần thường xuyên rà soát các nhiệm vụ, dự án chính để xóa bỏ những công việc không còn phù hợp, sắp xếp thứ tự ưu tiên mới đưa đi làm.

Để duy trì đánh giá này thường xuyên, hãy làm theo các mẹo sau:

• Để lại 30-60 phút trong lịch trình của bạn để xem xét (ban đầu là mỗi tuần một lần là đủ).
• Lập danh sách kiểm tra hoặc lập kế hoạch cho một cuộc đánh giá như vậy, trình tự được viết ở đâu, điều gì đến sau điều gì. Kế hoạch này không nên quá phức tạp và bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để xem xét, hoặc bạn sẽ không thực hiện nó thường xuyên.

Dưới đây là một ví dụ về danh sách kiểm tra tổng quan hàng tuần của tôi. Tôi đã tạo nó ở định dạng một bảng lừa đảo với một chuỗi các hành động, mô tả các dịch vụ / tài liệu mà tôi xem xét. Bạn có thể sắp xếp nó với một danh sách thông thường hoặc vẽ một sơ đồ tự do thuận tiện cho bạn.

In bốn danh sách kiểm tra này mỗi tháng. Trong quá trình đánh giá hàng tuần, hãy cầm một trong số chúng trong tay và gạch bỏ các mục đã hoàn thành khỏi danh sách. Bài tập đơn giản này sẽ thúc đẩy bạn tiếp tục thực hiện các bài đánh giá này.

Giai đoạn 5. Hành động

Khi kế hoạch cho tuần đã được vạch ra, thì bạn vẫn phải hành động. Tránh một trong những sai lầm lớn nhất dành cho người mới bắt đầu GTD khi bạn dành quá nhiều thời gian để tổ chức các nhiệm vụ thay vì thực sự hoàn thành chúng.

Dưới đây là một số mẹo để thực hiện các hành động của bạn hiệu quả hơn.

1. Lập kế hoạch trong ngày dựa trên kế hoạch trong tuần. Chia ngày của bạn thành các khối, tạo 2-3 khối cho các nhiệm vụ quan trọng và một vài khối cho các nhiệm vụ khác. Thời lượng của các khối trung bình là 60–120 phút. Chèn thời gian trống giữa các khối cho các nhiệm vụ không lường trước được.
2. Làm việc trên hệ thống Pomodoro, đối với điều này, bạn có thể đặt bộ hẹn giờ trên điện thoại của mình. Bản chất của nó rất đơn giản: cứ sau 25-30 phút làm việc, hãy nghỉ ngơi trong năm phút, và sau khối công việc thứ ba - thời gian nghỉ dài hơn (15-30 phút). Tổng cộng là ba khối trong 30 phút, với thời gian nghỉ năm phút, sau đó là thời gian nghỉ dài từ 15-30 phút. Bạn có thể thực hiện 2-4 chu kỳ như vậy mỗi ngày, tùy thuộc vào mức độ thường xuyên bạn bị phân tâm.
3. Trong thời gian có việc quan trọng, cố gắng không bị phân tâm bởi người khác và âm thanh không liên quan (đối với điều này, bạn có thể bật nhạc đặc biệt để tập trung trong tai nghe).
4. Xác định thời điểm mức năng lượng của bạn cao nhất (ví dụ: từ 7 đến 9 giờ sáng) và trong thời gian này, hãy làm những việc quan trọng nhất để đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu cá nhân của mình.
5. Đừng lên kế hoạch quá nhiều việc quan trọng trong ngày: 1-3 là đủ. Điều quan trọng là vào cuối ngày, sau khi xem xét các nhiệm vụ bị gạch bỏ trong kế hoạch của mình, bạn hài lòng và lập cùng một kế hoạch thực tế cho ngày mai.