Làm thế nào để làm được nhiều hơn trong năm mới

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Để hiểu cách tăng năng suất, trước tiên bạn cần biết chính xác bạn đang dành thời gian cho việc gì. Để làm được điều này, hãy theo dõi những việc bạn làm trong ngày. Sau đó, vào buổi tối, bạn sẽ thấy những gì không thể làm được và việc phân bổ thêm thời gian là gì.

Tất nhiên, nếu ngày làm việc của bạn chủ yếu bao gồm các cuộc họp khác nhau (ví dụ: nếu bạn là bác sĩ hoặc luật sư), thì cách tiếp cận này không đặc biệt phù hợp với bạn. Tuy nhiên, nó cũng có thể được sử dụng ngoài giờ làm việc nếu bạn nhận thấy rằng các buổi tối và cuối tuần của mình trôi qua mà không bị chú ý bằng cách xem các chương trình truyền hình và mạng xã hội.

Coi thời gian như thức ăn

Việc phân phối thời gian chính xác được trao cho chúng ta một cách khó khăn như vậy, bởi vì bản thân thời gian là một khái niệm rất mơ hồ. Nó không thể được nhìn thấy hoặc chạm vào, thậm chí các nhà khoa học vẫn tranh cãi về bản chất của nó.

Vì vậy, hãy cố gắng nghĩ về thời gian như một thứ gì đó cụ thể hơn, chẳng hạn như thức ăn. Xu hướng mất tập trung giống như cảm giác thèm ăn vặt. Một sự lãng phí thời gian là thừa cân. Và giải pháp cho vấn đề (theo dõi thời gian) là ghi nhật ký thực phẩm.

Công dụng chung của nhật ký thực phẩm là gì? Đầu tiên, đối với những người thừa cân, chỉ cần biết những gì họ đang ăn đôi khi có thể gây sốc. Tất cả các loại đồ ăn nhẹ và món tráng miệng dường như không được tính cho đến khi bạn nhìn thấy chúng được tính trên giấy. Hiểu những gì bạn ăn, cảm giác xấu hổ lành mạnh và trách nhiệm đi kèm với việc viết nhật ký cùng nhau dẫn đến việc bạn giảm cân nhanh hơn.

Các lưu ý tương tự cũng được áp dụng khi ghi lại thời gian đã sử dụng. Vì vậy, nếu bạn đang muốn xây dựng cơ bắp năng suất của mình, hãy bắt đầu theo dõi cách bạn sử dụng thời gian.

Ưu điểm của theo dõi thời gian

Để theo dõi thời gian của mình, bạn sẽ phải ghi lại tỉ mỉ số giờ và số phút đã sử dụng trong một ngày, trong vài tuần hoặc thậm chí vài tháng. Nghe có vẻ nghịch lý, bản thân quá trình này cũng cần có thời gian.

Trước tiên, chúng ta hãy xem xét các lợi ích của việc theo dõi thời gian, sau đó chuyển sang các mẹo để giúp bạn bắt đầu.

1. Đây là cơ sở cho các kỹ thuật năng suất khác

Chúng tôi không bắt đầu tập luyện sức mạnh mà không xác định trọng lượng ban đầu mà chúng tôi có thể nâng. Điều tương tự cũng nên làm khi cố gắng tạo thói quen mới và tăng năng suất. Nếu chúng ta không biết chính xác chúng ta sử dụng thời gian như thế nào và vào những gì, chúng ta sẽ không thể tính toán chính xác thời gian cho những việc khác nhau và sẽ không ngừng không hài lòng với bản thân.

Ví dụ, nếu bạn không nhận thấy rằng bạn dành cả giờ mỗi ngày trên mạng xã hội, làm thế nào bạn có thể bỏ thói quen này? Bạn sẽ chỉ nghĩ rằng để làm việc hiệu quả hơn, bạn cần tạo danh sách việc cần làm của mình theo cách khác. Mặc dù bạn chỉ cần chặn Facebook hoặc VKontakte.

Theo dõi thời gian bạn sử dụng sẽ giúp bạn tìm ra chiến lược năng suất nào bạn thực sự cần.

2. Bạn sẽ thấy rằng bạn đã đánh giá quá cao chi phí thời gian của mình

Bây giờ mọi người đều phàn nàn về việc liên tục bận rộn và không có đủ thời gian. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu cảm giác này là một vấn đề của nhận thức, chứ không phải là trạng thái thực tế của sự việc? Có thể nó phát sinh từ việc bạn ước tính không chính xác khoảng thời gian bạn phải mất để làm những việc khác nhau.

Khi xem xét các thói quen của mình, chúng ta phóng đại lượng thời gian sẽ phải dành cho một số công việc nhất định. Và điều này không khuyến khích chúng tôi bắt tay vào kinh doanh hoặc bắt đầu những sở thích mới. Và đôi khi chúng ta thậm chí dành nhiều thời gian cho một hành động hơn mức cần thiết.

Tất nhiên, không phải tất cả các trường hợp đều có vẻ tốn thời gian. Một số thực sự tốn thời gian. Tuy nhiên, bằng cách theo dõi thời gian của bạn trong vài tuần, bạn sẽ nhận thấy rằng một số nhiệm vụ nhất định đang được hoàn thành nhanh hơn bạn nghĩ. Bằng cách này, bạn có thể có thời gian cho việc gì đó mà trước đây bạn không có thời gian để làm.

3…. hoặc bị đánh giá thấp

Thông thường, chúng ta đánh giá thấp thời gian thực tế của mình.

Ví dụ, xu hướng phóng đại thời gian dành cho các công việc gia đình khác nhau xuất phát từ thực tế là chúng ta thấy những công việc đó trở nên nặng nề hơn.

Thời gian dành cho các hoạt động không gây căng thẳng thường trôi qua. Đó là những hành động cần được loại trừ khỏi thói quen hàng ngày của bạn.

4. Nó phát triển một tinh thần trách nhiệm

Khi bạn ngồi một giờ trên Internet và sau đó quay trở lại làm việc, rất có thể không ai khác nhận thấy điều này. Thì ra giờ phút này đơn giản đã chìm vào quên lãng. Có, bạn cảm thấy tội lỗi trong một thời gian, nhưng sau đó bạn sẽ quên nó đi và lãng phí thêm một hoặc hai giờ vào ngày hôm sau.

Nhưng khi chúng ta theo dõi thời gian của mình, chúng ta cũng phải viết ra số giờ lãng phí này. Ở đây phản ứng sẽ hoàn toàn khác. Đoạn ghi âm "Tôi đã truy cập Internet từ 12:00 đến 13:00" sẽ gây ra cảm giác tội lỗi lớn hơn nhiều so với chỉ nghĩ: "Ồ, một giờ nữa đã trôi qua." Bạn phải thừa nhận rằng bạn đã lãng phí một giờ.

Tự nhiên, nhìn vào những ghi chép của tôi vào buổi tối, tôi muốn thấy rằng ngày hôm đó không phải là vô ích. Nếu bạn đã lãng phí thời gian ngày hôm nay và viết nó ra, ngày mai sẽ dễ dàng hơn để không bị phân tâm.

5. Nó giúp bạn làm được nhiều việc hơn

Đôi khi, phân tích hành động của bạn một lúc, bạn thấy rằng bạn thực sự không có gì để làm. Bạn đang lãng phí thời gian vào những việc vặt vãnh vì nó không thực sự ảnh hưởng đến công việc của bạn.

Nếu bạn có thể làm công việc của mình và vẫn còn thời gian, nhưng vẫn cảm thấy như ngày không hiệu quả, bạn có thể nhận thêm nhiệm vụ. Nếu bạn làm việc cho chính mình và có thể quản lý lịch trình của riêng mình, hãy tìm kiếm khách hàng hoặc nhà cung cấp mới hoặc phát triển trang web của bạn. Nếu bạn làm việc cho một công ty lớn, hãy hỏi quản lý xem có dự án mới nào mà bạn có thể đảm nhận hay không. Không chắc rằng bạn sẽ bị từ chối.

6. Điều này dạy bạn không được xịt vào nhiều thứ cùng một lúc

Mọi người đều biết rằng đa nhiệm chỉ là một trở ngại cho năng suất. Và ý tưởng về đa nhiệm chỉ là một huyền thoại. Trên thực tế, chúng ta không làm nhiều việc cùng một lúc mà rất nhanh chóng chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác lặp đi lặp lại. Bộ não của chúng ta không được xây dựng để làm việc đa nhiệm, vì vậy chúng ta không thể tránh khỏi việc bỏ lỡ điều gì đó hoặc làm không tốt.

Khi chúng tôi theo dõi thời gian, chúng tôi theo dõi mọi công việc. Và đối với mỗi nhiệm vụ, chúng tôi phân bổ một khoảng thời gian nhất định, ít nhất để giúp việc lưu trữ hồ sơ dễ dàng hơn. Chúng tôi thậm chí còn tự hào bằng cách nào đó khi chúng tôi nhận thấy rằng một hoặc hai giờ đã được dành cho một nhiệm vụ quan trọng.

Theo thời gian, bạn sẽ phát triển khả năng tập trung vào một việc và bạn sẽ không còn muốn kết hợp nhiều nhiệm vụ và bị phân tâm khỏi công việc quan trọng. Rất có thể, bạn sẽ có thể dành nửa giờ hoặc một giờ mỗi ngày cho nhiều nhiệm vụ nhỏ khác nhau và thực hiện tất cả chúng trong một lần ngồi.

Cách theo dõi thời gian của bạn một cách chính xác và hiệu quả

Dưới đây là ba quy tắc chính giúp theo dõi thời gian của bạn hiệu quả nhất:

• Trung thực … Không ai ngoài bạn sẽ thấy những hồ sơ này, vì vậy đừng tô điểm nó. Nếu bạn không thành thật với chính mình, tại sao phải bận tâm đến công việc kinh doanh này?
• Sự kiên định … Bạn sẽ mất ít nhất hai tuần để có được bức tranh toàn cảnh về những gì bạn đang dành thời gian của mình. Ghi chú chỉ khi bạn đang sống với nhịp độ bình thường của bạn (không phải trước kỳ nghỉ hoặc ngày lễ).
• Tỉ mỉ … Suy nghĩ không tính bằng giờ mà tính bằng phút. Ví dụ, trong những ngày đầu, hãy viết ra tất cả các hành động của bạn từ sáng đến tối với độ chính xác đến từng phút. Sau đó, bạn có thể chuyển sang các khoảng thời gian 5, và sau đó là 15 phút.

Có hai cách để theo dõi thời gian:

• Các khoảng thời gian … Ví dụ, từ 9:00 sáng đến 9:15 sáng. Đặt hẹn giờ 15 phút một lần (ít nhất là lúc đầu, sau đó bạn có thể tăng khoảng thời gian) và viết ra những gì bạn đã làm.
• Nhiệm vụ … Hãy quan tâm đến công việc kinh doanh của riêng bạn và ghi chú lại mỗi khi bạn bắt đầu một điều gì đó khác biệt.

Hãy thử cả hai phương pháp và quyết định phương pháp nào phù hợp nhất với bạn. Đầu tiên, hãy viết mọi thứ xuống từng phút. Điều này sẽ giúp bạn hiểu mỗi công việc thực sự mất bao nhiêu thời gian và cấu trúc một ngày của bạn nói chung. Sau đó, bạn có thể theo dõi thời gian trong những khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch cho mọi việc và nhận thấy khi nào bạn thường bị phân tâm nhất.

Bạn cũng có thể thêm ghi chú ngắn vào ghi chú của mình. Ví dụ: bên cạnh mục nhập "Đang đọc", hãy cho biết bạn đã đọc cuốn sách hoặc tạp chí nào. Bên cạnh mục "Trên đường", bạn có thể đánh dấu thời tiết hoặc nội dung bạn đã nghe (podcast, sách nói, nhạc) và bên cạnh mục "Chơi với trẻ", hãy đề cập đến một trò chơi cụ thể. Vì vậy, việc theo dõi thời gian đơn giản thực tế trở thành một cuốn nhật ký. Bạn không cần phải làm điều này, nhưng bạn có thể thích nó.

Sau hai tuần, việc theo dõi thời gian sẽ trở thành một thói quen. Bây giờ bạn không cần phải viết ra tất cả các hành động của mình một cách cẩn thận. Chỉ cần chú ý đến thời gian (ít nhất là trong ngày làm việc) và xem liệu bạn có đang tận dụng tối đa nó hay không. Nếu bạn cảm thấy rằng bạn thường xuyên bị phân tâm, hãy quay lại ghi chú.

Ngay cả khi bạn không còn theo dõi thời gian sau thử nghiệm kéo dài hai tuần này, hãy cố gắng kiểm tra bản thân khoảng một năm một lần để xem thói quen của bạn đang thay đổi như thế nào.

Công cụ kỹ thuật số

Có rất nhiều trợ lý kỹ thuật số tự động theo dõi cách bạn sử dụng thời gian của mình. Và mặc dù chúng có thể hữu ích (đặc biệt nếu bạn đã không ghi chú trong vài giờ và quên mất chính xác những gì bạn đang làm vào lúc này hay lúc khác), bạn vẫn không nên hoàn toàn dựa vào chúng. Chỉ bản thân bạn mới biết bạn đang làm gì trên một số trang web - đang hoạt động hay đang lộn xộn. Ứng dụng sẽ không xác định điều này cho bạn.

• … Chương trình này chạy ở chế độ nền và theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các trang web và ứng dụng khác nhau. Nó phù hợp với nhiều hệ điều hành khác nhau, bao gồm cả Android. Bạn cũng có thể đặt mục tiêu và theo dõi mức tăng năng suất của mình trong chương trình.
• … Mặc dù chương trình này ban đầu dành cho những người làm nghề tự do, nhưng nó sẽ ổn cho tất cả mọi người. Nó có các biểu đồ tiện dụng phản ánh trực quan sự tiến bộ của bạn.
• (Chỉ dành cho iOS). Chỉ cần thêm các tác vụ thông thường của bạn, nhấp vào chúng khi bạn bắt đầu và khi hoàn tất, hãy nhấp vào tiếp theo. Nhiệm vụ trước đó sẽ được tự động hoàn thành và ứng dụng sẽ tự thiết lập thời gian.
• … Giống như ATracker, nó là sự kết hợp giữa kỹ thuật số và tương tự. Bạn đang sử dụng một thiết bị kỹ thuật số, nhưng chỉ để lưu hồ sơ. Evernote có thể được sử dụng như một cuốn sổ giấy thông thường.

Cơ sở tương tự

• … Trong tuần (là 168 giờ của bạn), hãy ghi lại những gì bạn đang làm, chia ngày thành các khoảng thời gian 15 phút. Giữ lịch của bạn luôn ở trong tầm tay, chẳng hạn như trên bàn làm việc hoặc trong nhà bếp. Trong một vài tuần, bạn sẽ hiểu mình thường dành thời gian cho việc gì và cách bạn có thể điều chỉnh thói quen của mình.
• Giấy ghi chú đơn giản. Không có gì ngạc nhiên khi đây được coi là một tác phẩm kinh điển. Chỉ cần viết ra giấy khi bạn hoàn thành một hoạt động và bắt đầu một hoạt động khác, đồng thời thêm lời giải thích nếu cần. Ví dụ: nếu bạn đọc một bài báo trên Internet để làm việc, hãy đánh dấu nó cho phù hợp, thay vì chỉ viết, "Đọc một bài báo trên Internet."

kết luận

Khi bạn xem qua các ghi chú của mình vào buổi tối và thấy một ngày trôi qua tốt đẹp, bạn sẽ cảm thấy mình thực sự xứng đáng được nghỉ ngơi và ngủ ngon. Theo dõi thời gian sẽ không chỉ thay đổi cách bạn sử dụng từng phút từng giờ mà còn thay đổi cách nhìn chung của bạn về cuộc sống.

Dành thời gian cho những gì thực sự quan trọng. Theo dõi thời gian của bạn. Thay đổi cuộc sống của bạn.