Danh sách VIỆC CẦN LÀM mà tôi đã mơ ước, và Asana đã trở thành giấc mơ này như thế nào

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Hôm qua, tôi đã xem qua sổ ghi chép OneNote 2009 của mình. Khi tôi trẻ hơn năm tuổi, tôi có một hệ thống ghi chú khác, những ý tưởng được xây dựng khác nhau. Một trong những sổ ghi chép đó đã tiết lộ danh sách các yêu cầu cho một dự án tiềm năng được gọi là "Danh sách hành động trực tuyến để cộng tác." Ý tưởng thật tuyệt vời, nhưng tôi chưa bao giờ hiện thực hóa dự án này. Và tôi sẽ không. "Tại sao?" - bạn hỏi. Bởi vì ba năm sau khi viết danh sách này, tôi bắt đầu sử dụng Asana.com. Thậm chí trước đó, chúng tôi đã có một bài đánh giá nhỏ về dịch vụ này trên trang web của mình. Hiện tại, Asane đã có tất cả các tính năng mà tôi mong muốn từ 5 năm trước. Những con chip này là gì và chúng được thực hiện như thế nào - điều này sẽ được thảo luận trong bài viết này.

Hôm qua, tôi đã xem qua sổ ghi chép OneNote 2009 của mình. Khi tôi trẻ hơn năm tuổi, tôi có một hệ thống ghi chú khác, những ý tưởng được xây dựng khác nhau. Một trong những sổ ghi chép đó đã tiết lộ danh sách các yêu cầu cho một dự án tiềm năng được gọi là "Danh sách hành động trực tuyến để cộng tác." Ý tưởng thật tuyệt vời, nhưng tôi chưa bao giờ hiện thực hóa dự án này. Và tôi sẽ không.

"Tại sao?" - bạn hỏi. Bởi vì ba năm sau khi viết danh sách này, tôi bắt đầu sử dụng Asana.com. Thậm chí trước đó, chúng tôi đã có một bài đánh giá nhỏ về dịch vụ này trên trang web của mình. Hiện tại, Asana đã có tất cả các tính năng mà tôi mong muốn từ 5 năm trước. Những con chip này là gì và chúng được thực hiện như thế nào - điều này sẽ được thảo luận trong bài viết này.

Bản thân danh sách, được viết cách đây 5 năm, trông như thế này:

• Dịch vụ trực tuyến với đăng ký đơn giản.
• Tính khả dụng của phiên bản di động.
• Các phím nóng.
• Giao diện trực quan thuận tiện.
• Hợp tác theo lời mời.
• Lập kế hoạch theo kiểu Bây giờ / Ngày mai / Sau này.
• Cấu trúc phân cấp: lồng nhau các nhiệm vụ, dự án, ngữ cảnh, nhãn.
• Khả năng ghi chú vào các trường hợp có định dạng.

Dịch vụ trực tuyến với đăng ký đơn giản

Vào năm 2014, nó có vẻ tự nhiên là một dịch vụ trực tuyến, không phải là một chương trình máy tính để bàn. Điều này đặc biệt rõ ràng khi chúng ta nói về một dịch vụ ban đầu được thiết kế để cộng tác. Tại Asana.com, danh sách việc cần làm của bạn sẽ có thể truy cập được thông qua bất kỳ trình duyệt hiện đại nào. Những người tạo ra dịch vụ này đã gán cho họ:

• Trình duyệt Chrome;
• Safari;
• Firefox;
• Internet Explorer 10 & 11;
• Fluid cho Mac.

Thật không may cho người bạn của tôi, một người yêu Opera, trình duyệt này đã không được đưa vào danh sách này. Tôi cảm thấy tiếc cho anh ấy, điều mà tôi không thể nói về việc mọi người vẫn đang sử dụng các phiên bản IE cũ hơn. Cũng cần lưu ý rằng, giống như bất kỳ ứng dụng web phức tạp nào, Asana có thể có xung đột với các tiện ích mở rộng đã được cài đặt trong trình duyệt của bạn. Một danh sách đầy đủ được cung cấp ở đây.

Đối với đăng ký, nó có khả năng tiêu chuẩn để liên kết tài khoản Google hoặc Facebook.

Tính khả dụng của phiên bản di động

Giờ đây, mọi trang web chất lượng cao đều có phiên bản dành cho điện thoại di động và máy tính bảng. Ở đâu đó, điều này đạt được với sự trợ giúp của bố cục đáp ứng, ở đâu đó giao diện ban đầu được tối ưu hóa cho màn hình nhỏ. Các nhà phát triển Asana đã đi theo con đường thứ hai. Thêm vào đó là các ứng dụng iOS và Android, và bạn sẽ hiểu niềm vui của tôi khi làm việc với hệ thống này.

Các phím nóng

Nó làm tôi khó chịu vô cùng khi một thói quen diễn ra trong một thời gian dài. Các công cụ phải thoải mái, vì vậy tôi có thể ngồi trong hai giờ để tìm ra sự phức tạp của một chương trình mới. Nhưng sau khi nhấn hai phím, tôi nghe thấy: “Bạn đã làm gì?” - bạn cảm thấy mình như một nhà ảo thuật. Có các phím nóng trong Asana, có rất nhiều trong số chúng. Hơn nữa, chúng trực quan và được chỉ ra ngay ở cuối màn hình. Nói thật với bạn, tôi thực sự nhớ chúng trong ứng dụng trên iPhone.

Giao diện trực quan thuận tiện

Thật không may, trong Asana, giao diện không 100% được làm theo cách tôi muốn. Đầu tiên, không có cách nào để chọn ngôn ngữ giao diện. Một số người mà tôi làm việc cùng thông qua dịch vụ này cảm thấy khó nói tiếng Anh. Họ có thể được tư vấn về một plugin để dịch giao diện cho Chrome. Thứ hai … vâng không, thứ hai. Bạn làm quen với giao diện thực sự nhanh chóng. Sau đó, các nhà hoạch định khác làm phiền với những cú nhấp chuột không cần thiết và hệ thống lọc bất tiện. Hãy thử nó cho mình. Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ thích khả năng tập trung vào nhiệm vụ, các bộ lọc tác vụ khác nhau và các phần.

Cộng tác theo lời mời

Rất dễ dàng để mời ai đó làm việc với bạn trong một dự án. Chỉ cần gửi cho anh ấy một lời mời qua email là đủ. Không cần đợi anh ấy đồng ý, bạn đã có thể đặt nhiệm vụ cho anh ấy hoặc đề cập đến anh ấy trong văn bản nhiệm vụ hoặc trong nhận xét bằng cách sử dụng ký hiệu @, yêu thích trên Twitter.

Lập kế hoạch ngay bây giờ / ngày mai / ngày nào đó

Một trong những quy tắc của tôi: đầu tiên, hãy làm mọi thứ mà bạn không thể trì hoãn cho đến ngày mai. Vì vậy, tôi thích làm theo nguyên tắc ưu tiên các công việc theo dạng: Hôm nay / Ngày mai / Ngày nào đó. Trong Asana, khi xem các nhiệm vụ của mình, bạn có thể đặt thời hạn chính xác hoặc đặt chúng một trong ba: Hôm nay / Sắp tới / Sau này. Điều này nên được thực hiện để đồng nghiệp của bạn có thể nhìn thấy khi bạn bắt đầu một dự án. Và, tất nhiên, có các phím nóng cho những hành động này.

Cấu trúc phân cấp: lồng nhau các nhiệm vụ, dự án, ngữ cảnh, nhãn

Hệ thống phân cấp nhiệm vụ trong Asana được thực hiện theo một số cách. Đầu tiên, trong danh sách nhiệm vụ, bạn có thể đặt hai dấu chấm ở cuối nhiệm vụ - đây sẽ là một phần. Rất thuận tiện để tạo danh sách các nhiệm vụ với chúng. Hơn nữa, sau này, các tác vụ có thể được kéo từ phần này sang phần khác một cách đơn giản.

Thứ hai, bạn có thể tạo nhiệm vụ con cho bất kỳ nhiệm vụ nào. Ví dụ: tôi không cần khách hàng đi sâu vào bản chất của việc tôi tối ưu hóa chính xác tốc độ của trang web như thế nào. Đó chỉ là một trong những nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của dự án. Sau khi thực hiện các nhiệm vụ phụ, tôi có thể sử dụng công cụ thông thường của mình để lập kế hoạch tối ưu hóa các nhiệm vụ kéo dài tới ba phút.

Thứ ba, đây là những dự án. Mỗi trường hợp có thể liên quan đến một số dự án cùng một lúc. Vì vậy, đây là cả nhãn và thư mục cho các tác vụ của bạn.

Thứ tư, đó là không gian làm việc và các tổ chức. Chúng khác nhau rất ít về thứ bậc. Nhân tiện, tôi không dịch cụ thể thuật ngữ wokrspace sang tiếng Nga. Đồng ý, "không gian làm việc" nghe có vẻ lạ trong bối cảnh danh sách việc cần làm. Vì vậy, wokrspace là một liên kết của những người và các dự án không liên quan gì đến nhau. Bạn không thể chuyển các tác vụ từ một vùng không gian này sang một vùng không gian khác. Nếu bạn thực sự cần nó, thì bạn có thể sử dụng dịch vụ này. Đầu tiên, hãy thêm tất cả những người tham gia sẽ tham gia dự án đã chuyển vào không gian làm việc bắt buộc. Tôi cần phải làm điều này khi chuyển các dự án tự do từ công việc cá nhân sang một không gian làm việc mới.

Khả năng ghi chú vào các trường hợp với định dạng

Bạn sẽ khó có thể làm ngạc nhiên bất cứ ai với sự hiện diện của các ghi chú cho nhiệm vụ. Nhưng những gì tôi chỉ ngưỡng mộ Asana là những nhận xét. Thay vì viết email cho từng nhiệm vụ hoặc tạo chuỗi hội thoại trong email, bạn có thể thảo luận các câu hỏi cho từng nhiệm vụ một cách riêng biệt. Nó chỉ ra một loại diễn đàn. Thêm nút Thích vào đó và nó thực sự tiện dụng khi cộng tác. Cần lưu ý rằng Asana đang tích cực phát triển. Vì vậy, mới hôm trước, khả năng sử dụng định dạng trực tiếp cho các nhận xét và ghi chú nhiệm vụ đã được thêm vào.

Những gì không có trong danh sách của tôi

Danh sách các yêu cầu của tôi không bao gồm nhiều thứ mà bạn tìm thấy trong Asana. Điều này và ràng buộc của lưu trữ đám mây mà bạn lựa chọn: Dropbox, Box, Google Drive. Và các bộ lọc thuận tiện và in danh sách việc cần làm đã chọn và các mẫu nhiệm vụ theo ví dụ về một dự án hiện có và làm việc với các nhiệm vụ trùng lặp. Có rất nhiều dịch vụ tích hợp với Asana. Một danh sách đầy đủ của họ là ở đây. Một tài liệu tham khảo được thực hiện tốt chắc chắn nên được đề cập. Đối với một công cụ mạnh mẽ như Asana, đây là điều bắt buộc.

Công cụ Asana thực sự tiện dụng. Trong đó, chúng tôi đã lên kế hoạch cho đám cưới của bạn bè tôi vào năm ngoái. Chính trong đó, tôi đã lên kế hoạch và thực hiện nhiều hơn một dự án tự do. Trong bất kỳ dự án nào trong số này, tôi đều hợp tác một cách thuận tiện và nhanh chóng với những người khác. Khi nói đến các dự án cá nhân của tôi, vì lý do nào đó, tôi sử dụng một chương trình khác. Chỉ có điều đây là một câu chuyện hoàn toàn khác.