7 sai lầm trong danh sách việc cần làm cản trở năng suất của bạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Theo các chuyên gia, nên tránh những hoạt động này để đạt được hiệu quả cao nhất trong danh sách những việc cần làm.

1. Lên danh sách vào buổi sáng

Việc viết ra kế hoạch cho ngày đầu tiên vào buổi sáng dường như là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, đã quá muộn. Eileen Roth, tác giả của Tổ chức những hình thù, cho biết. “Nếu bạn lập một danh sách các công việc vào buổi sáng và lúc 8 giờ bạn có một cuộc hẹn ở phía bên kia thị trấn, thì bạn sẽ khó có thời gian cho việc đó,” cô nói.

Lập danh sách vào cuối ngày. Điều này sẽ cho phép bạn gác lại công việc và nghỉ ngơi trong yên bình. “Bạn đi làm về và không còn nghĩ đến danh sách việc cần làm nữa, vì bạn đã vạch sẵn nó và biết mình sẽ cần phải hoàn thành những gì vào ngày mai. Eileen nói.

2. Quá nhiều nhiệm vụ được liệt kê

Nếu danh sách việc cần làm của bạn có thể mất vài tuần hoặc vài tháng để hoàn thành, bạn đang tự thiết lập cho mình sự thất bại. Điều này sẽ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp.

Theo Kyra Bobinet, tác giả cuốn Sống có tổ chức: 10 bài học về tâm lý nhận thức và tư duy thiết kế để có một cuộc sống có ý thức, lành mạnh và có ý nghĩa, ba nhiệm vụ là con số lý tưởng cho một danh sách. Cô nói: “Bộ não của chúng ta nhận thức thông tin được nhóm thành ba phần. "Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách liệt kê ba điều hàng đầu cần làm."

Hầu hết mọi người thậm chí không nhận ra rằng có bao nhiêu giờ thực sự hiệu quả trong một ngày.

“Sức mạnh tinh thần của chúng ta là một nguồn lực hạn chế hơn nhiều so với thời gian. Christina Willner, người tạo ra ứng dụng năng suất, danh sách việc cần làm của Amazing Marvin, cho biết.

Ngoài ra, nhiều người không nhận ra rằng có thể mất bao lâu để hoàn thành một số nhiệm vụ. Đây là lý do tại sao danh sách việc cần làm quá dài không hiệu quả. Vilner khuyên bạn nên viết ra thời gian ước tính để hoàn thành bên cạnh mỗi nhiệm vụ. Theo dõi thời gian này để tính toán chính xác hơn trong tương lai.

3. Đưa những ước mơ hoặc những mục tiêu rất lớn vào danh sách việc cần làm của bạn

Những mục tiêu đầy tham vọng như viết sách hay leo lên đỉnh Everest không nên nằm trong danh sách việc cần làm của bạn. Thay vào đó, hãy đưa chúng vào một danh sách mong muốn riêng.

Danh sách việc cần làm nên có các kế hoạch rõ ràng.

Nếu bạn cần hoàn thành một dự án lớn, bạn cần chia nó thành nhiều nhiệm vụ nhỏ và có thể đạt được và chỉ sau đó viết chúng ra danh sách. Đây là lời khuyên của Paula Rizzo, tác giả của Tư duy theo danh sách: Cách sử dụng danh sách để trở nên hiệu quả hơn, thành công và ít lo lắng hơn.

Nhìn vào một danh sách bao quát tất cả các mục tiêu của bạn sẽ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Ngoài ra, bạn sẽ không hài lòng với việc bạn không thể hoàn thành tất cả các kế hoạch đã viết. Thật vậy, một số trong số chúng đòi hỏi khá nhiều thời gian và công sức.

4. Đánh giá đồng đều từng nhiệm vụ

Huấn luyện viên năng suất Nancy Gaines lập luận rằng danh sách việc cần làm nên là danh sách ưu tiên. Gaines nói: “Chỉ mang lại những thứ giúp thúc đẩy sự nghiệp hoặc công việc kinh doanh của bạn. - Nếu đây không phải là ưu tiên thì không nên có tên trong danh sách. Nó sẽ chỉ làm bạn mất tập trung."

Cô ấy khuyên bạn nên tuân theo hệ thống “3-3-3” khi lập danh sách: Gạch bỏ ba nhiệm vụ ít quan trọng nhất khỏi danh sách, ủy thác ba nhiệm vụ không đáng để bạn mất thời gian và hoàn thành ba nhiệm vụ hàng đầu.

5. Đặt mục tiêu mơ hồ

Nếu các nhiệm vụ trong danh sách được lập công thức một cách mơ hồ, thì trong tương lai, bạn sẽ phải suy nghĩ về cách thực hiện chúng, và thậm chí nhớ ý nghĩa của chúng. Vì vậy việc lập danh sách cần được quan tâm đúng mức.

Maura Thomas, tác giả cuốn Bí mật về năng suất cá nhân, khuyên: “Hãy dành thêm một chút thời gian lập kế hoạch và lập danh sách việc cần làm của bạn càng cụ thể càng tốt. Ví dụ: thay vì viết "báo cáo chi phí", hãy viết "nhập dữ liệu vào bảng tính".

Tránh những từ mơ hồ như “kế hoạch”, “thực hiện” hoặc “phát triển”. “Nếu bạn đang thiếu thời gian, nhìn vào từ“phát triển”trên danh sách, có thể bạn sẽ muốn bỏ qua điểm này,” Mora nói. "Hãy để dành những từ đó cho danh sách dự án lớn của bạn."

6. Sử dụng cùng một danh sách cho đến khi hoàn thành tất cả các nhiệm vụ

“Vấn đề là mỗi ngày đều mang đến một điều gì đó mới mẻ. Do đó, những gì bạn đang làm hôm nay sẽ không nhất thiết phải làm vào ngày mai. Và kế hoạch của bạn cho ngày mai có thể thay đổi ngay cả trước khi kế hoạch này kết thúc,”Eileen Roth nói. Vì vậy, bạn cần lập danh sách việc cần làm mới mỗi ngày.

7. Đừng buộc danh sách vào lịch của bạn

Nếu danh sách và lịch không gắn liền với nhau và chúng chứa các nhiệm vụ khác nhau, thì bạn sẽ khó có thể hoàn thành tất cả. “Trong trường hợp này, bạn sẽ không có thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ từ danh sách. Katie Mazzocco, tác giả cuốn sách Cách mạng Năng suất: Cách tối đa hóa thời gian, tác động và thu nhập khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ, cảnh báo trừ khi bạn phải hy sinh giấc ngủ, cuối tuần, kỳ nghỉ hoặc thời gian bạn muốn dành cho gia đình.

Cố gắng luôn dành thời gian trên lịch của bạn để hoàn thành các công việc trong danh sách.