7 thủ thuật bảng tính Word có thể bạn chưa biết

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Có ý kiến cho rằng bảng Microsoft Word là phần khó chịu nhất của trình soạn thảo văn bản. Chúng vụng về, khó quản lý, khó định dạng. Sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ không còn định kiến như vậy nữa.

Sự thiên vị chống lại các bảng này có nguồn gốc sâu xa. Thành thật mà nói, cách đây hàng chục năm, các bảng trong Word không thể tự hào về sự tiện lợi do toàn bộ chương trình không hoàn hảo. Nhưng rất nhiều thời gian đã trôi qua kể từ đó. Microsoft đã làm rất tốt những sai lầm của mình và đã làm mọi thứ có thể để mang lại sự thuận tiện cho người dùng. Tất nhiên, thật đáng tiếc là nhiều người trong số những người dùng đó không biết về điều này và vẫn làm việc trong phiên bản 2003 của bộ ứng dụng văn phòng. Nó không làm bạn nhớ đến câu chuyện nhím và xương rồng sao?:)

Tôi chỉ khuyên tất cả mọi người bị mắc kẹt trong quá khứ nên nâng cấp lên ít nhất phiên bản 2013 của Microsoft Office và tốt hơn - ngay lập tức lên phiên bản mới 2016. Tin tôi đi, đối với bạn, dường như bạn đang làm việc trong một môi trường đã trở thành cổ điển; thực tế, nó đã bị rêu và nấm mốc phát triển từ lâu.

Sử dụng các mẫu

Văn phòng cuộc sống hàng ngày đầy những tài liệu đơn điệu, bao gồm cả các bảng. Chúng tôi lấy một mảnh giấy điện tử, cắt một phần của nó, chèn nó vào một tài liệu mới và chỉnh sửa các chi tiết. Kỹ thuật hay, nhưng đối với tôi dường như làm việc với các mẫu dễ dàng và nhanh hơn một chút. Nhân tiện, trong chính Word, các mẫu được gọi là bảng thể hiện.

Nhấp vào tab "Chèn", nhấp vào "Bảng" và chuyển đến "Bảng biểu". Chú ý đến mục "Lưu lựa chọn vào bộ sưu tập".

Tại đây, bạn sẽ tìm thấy một số tùy chọn khá hữu ích và quan trọng nhất là bạn có thể lưu bất kỳ bảng nào khác hoặc phân đoạn của nó, bao gồm cả quá trình sản xuất của riêng bạn, làm mẫu.

Vẽ bảng

Bạn có nhớ chú gấu đã lướt qua tai và tay bạn trong một điệu nhảy gypsy không kiềm chế khi còn nhỏ không? Kể từ đó, bạn không thích ca hát và bút lông, và từ đó bạn đã cố chấp bỏ qua tùy chọn "Draw Table" trong Word. Lắc nó lên, người đàn ông trưởng thành! Đã đến lúc nghiền nát con quái vật lông lá! Điều này dễ dàng hơn so với âm thanh.

Nhấp vào tab "Chèn", nhấp vào "Bảng" và chuyển đến mục "Vẽ Bảng".

Và đừng sợ mắc lỗi: luôn có một cục tẩy trong tay. Đôi khi một chiếc bút chì và một cái máy giặt giúp đơn giản hóa rất nhiều việc tạo ra các bảng phức tạp với các yếu tố nhỏ.

Chèn hàng và cột một cách nhanh chóng

Bắt đầu với Word 2013, việc thêm hàng và cột đã biến từ tra tấn dữ dội thành thú vị. Đừng nghĩ rằng, "Chèn cột trái / phải" và "Chèn hàng trên / dưới" chưa đi đến đâu, nhưng bây giờ bạn có thể quên chúng đi.

Di chuột qua khoảng trống giữa các hàng hoặc cột bên ngoài bảng và nhấp vào dấu cộng xuất hiện.

Trong tương lai, tôi muốn thấy một cái gì đó tương tự cho chức năng xóa.

Áp dụng một cái thước

Mỗi người có những con số yêu thích và đáng ghét mà họ sử dụng hoặc tránh một cách bừa bãi trong cuộc sống của mình. Ngay cả trong các thông số của bảng của họ. Tôi biết những điều đó.:)

Nếu bạn được sử dụng để thiết lập chính xác các giá trị đệm, chiều rộng và chiều cao của ô thông qua thuộc tính bảng, hãy thử một phương án thay thế - thước kẻ.

Di chuyển con trỏ qua đường viền của các cột hoặc hàng, nắm lấy nó, giữ phím Alt và sử dụng sự tiện lợi của thước đo centimet.

Bạn có thể thực hiện thủ thuật tương tự với các điểm đánh dấu thụt đầu dòng và thụt đầu dòng. Di chuyển con trỏ qua chúng và giữ cùng một phím Alt.

Sử dụng phím nóng

Nếu tôi là một nhà phát triển phần mềm, tôi sẽ gọi các phím nóng là các nút linh hồn. Sau tất cả, đôi khi bạn chỉ muốn ôm một chiếc máy tính xách tay chỉ vì chúng như vậy. Đối với bảng Word có liên quan, tôi thường sử dụng ba kết hợp:

1. Alt + Shift + "Lên / Xuống" nhanh chóng di chuyển dòng hiện tại lên một vị trí cao hơn hoặc thấp hơn (chỉ là một thứ không thể thay thế).
2. Ctrl + Shift + A ngay lập tức chuyển đổi chữ hoa thành chữ hoa, rất hữu ích cho các tiêu đề.
3. Ctrl + Tab thêm các tab vào một ô, trong khi Tab thông thường di chuyển con trỏ đến ô tiếp theo.

Chuyển văn bản thành bảng

Một chút ma thuật để khoe khoang trước một khán giả đang kinh ngạc. Thay vì tạo bảng theo cách thông thường, hãy thử một vài tùy chọn khác, phức tạp hơn:

• Mảng ô được sao chép từ Excel được dán vào Word dưới dạng bảng có đường viền vô hình.
• Văn bản có cấu trúc tốt có thể dễ dàng chuyển đổi thành bảng bằng các công cụ Word tiêu chuẩn.

Chọn văn bản, nhấp vào tab "Chèn", nhấp vào "Bảng" và chọn "Chuyển đổi sang bảng".

Chú ý đến các thông số phụ: chất lượng chuyển đổi phụ thuộc trực tiếp vào chúng.

Kiểm soát kích thước ô

Nếu bạn muốn biết một người, hãy ném cho anh ta một bảng với dòng chữ bạo chúa. Tất nhiên, một cách giải thích hơi tự do về quan điểm nổi tiếng, nhưng nó đã đạt được hiệu quả. Chỉ cần nhìn vào ảnh chụp màn hình, hay đúng hơn là ở cột đầu tiên và từ "ngữ văn" là một cái gai xấu xí.

Theo quan sát của tôi, trong những trường hợp như vậy, trước tiên mọi người thể hiện bản thân một cách khiếm nhã, sau đó dùng đến cách không phải là tối ưu nhất - giảm kích thước phông chữ. Nhưng tốt hơn là bạn nên điều chỉnh văn bản theo một cách khác.

Nhấp chuột phải vào ô, chọn mục "Thuộc tính bảng", chuyển sang tab "Ô", chuyển đến "Tham số" và đánh dấu vào cột "Phù hợp với văn bản".

Word sẽ kéo sức mạnh của nó và trả lại bức thư đã trốn thoát về vị trí của nó, và hòa bình sẽ lại ngự trị trên thế giới. Nhân tiện, để rõ ràng, văn bản "nội dung" sẽ được gạch dưới bằng một đường màu xanh lam.

Và điều đó cũng xảy ra, bạn mượn bàn của ai đó và khá ậm ừ với chính mình: "Chỉ có bạn, con cá trong mơ của tôi"! Làm việc tốt với bàn tay của người khác! Bạn bắt đầu điền vào dữ liệu của mình, và sau đó một điều ác không thể kiểm soát xảy ra: một số cột đổ ra do sự giảm cân của những người khác. Đầu trở nên tỉnh táo, và thực tế không còn làm hài lòng. Làm sao để?

Tất cả những trò đùa, nhưng nó sẽ xảy ra rằng bạn được gửi một bảng có định dạng nghiêm ngặt, mà bạn không thể thất bại. Ít nhất, đừng lười gửi nó trở lại với cùng kích thước. Điều này sẽ cho phép người nhận xem những gì anh ta mong đợi. Để làm điều này, hãy tắt tự động thay đổi kích thước theo nội dung.

Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong số các ô, chọn "Thuộc tính bảng", chuyển đến "Tham số" và bỏ chọn hộp "Tự động kích thước thành nội dung".

Tùy chọn tương tự sẽ giúp bảng tính của bạn không bị thu gọn nếu bạn cần điền vào một số ô bằng hình ảnh: chúng sẽ vừa với dạng hình thu nhỏ thay vì toàn tỷ lệ.

Có gì để thêm không? Viết các bình luận.