Cách tạo biểu đồ công việc cho các dự án trong Excel trong 10 bước

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Sử dụng các công cụ thông thường của trình soạn thảo bảng tính MS Excel phổ biến nhất, bạn có thể vẽ một sơ đồ trực quan về công việc trong các dự án, điều này sẽ giúp bạn theo dõi từng nhiệm vụ đang tiến triển như thế nào và còn bao nhiêu việc phải hoàn thành.

Nếu bạn đang quản lý các dự án, điều quan trọng là phải luôn biết bạn có bao nhiêu nhiệm vụ và khi nào chúng cần được hoàn thành. Và nếu bạn vẽ một sơ đồ trực quan, sẽ dễ dàng giải thích những điểm chính trong vòng đời của các dự án cho nhóm tham gia vào công việc, cũng như các bên liên quan khác.

Các chương trình đặc biệt thường được sử dụng để quản lý các dự án, nhưng bạn cũng có thể tạo một lịch trình rõ ràng và dễ truy cập trong MS Excel quen thuộc.

Sơ đồ công việc của dự án cho thấy các sự kiện và nhiệm vụ liên quan với nhau như thế nào theo thời gian. Một sơ đồ được thiết kế tốt phản ánh thông tin quan trọng về việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể và sự phát triển của dự án nói chung, giúp nhìn ra bức tranh toàn cảnh.

Để tạo một biểu đồ như vậy trong MS Excel (phiên bản 2007 trở lên), bạn chỉ cần thực hiện 10 bước.

Cái gì trong sơ đồ này? Các chi tiết chính được hiển thị bằng các đường màu và ván:

• dòng của ngày hiện tại - một đường thẳng đứng màu đỏ cho biết bạn đang ở đâu hôm nay;
• thời hạn nhiệm vụ - thanh ngang màu xám cho biết thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ;
• mức độ sẵn sàng của nhiệm vụ - các đường ngang màu xanh lá cây cho biết nhiệm vụ đang được hoàn thành ở giai đoạn nào và còn bao nhiêu việc phải hoàn thành.

Trong các phiên bản MS Excel khác nhau, các hành động có thể hơi khác nhau, nhưng bằng cách này hay cách khác, quá trình này sẽ mang tính phổ biến và bất kỳ người dùng nào cũng có thể đối phó với việc lập lịch.

Bạn có thể xem một video hướng dẫn chi tiết (bằng tiếng Anh), nó sẽ mất nửa giờ thời gian của bạn.

Bước 1. Bắt đầu, suy nghĩ về kết quả

Để hoàn thành nhiệm vụ mà không gặp bất kỳ vấn đề gì, hãy in hoặc vẽ ra một tờ giấy về lịch trình vì nó sẽ được xem xét cuối cùng. Giữ mảnh giấy trước mặt bạn để so sánh từng bước với một mẫu. Sơ đồ không cần phải được vẽ cẩn thận, chỉ cần cố định hình dạng của sơ đồ và giữ nó tiện dụng, nó sẽ là một lời nhắc nhở tốt.

Bước 2. Tạo bảng với dữ liệu

Để xây dựng một biểu đồ, trước tiên bạn cần vẽ một bảng. Trong ví dụ, dự án được chia thành bốn giai đoạn, mỗi giai đoạn có các nhiệm vụ.

Lập bảng bên dưới biểu đồ. Hàng thứ 30 chứa các tiêu đề cột.

Hãy tìm hiểu dữ liệu trong bảng có nghĩa là gì:

• Giai đoạn: "Giai đoạn 1", "Giai đoạn 2", "Giai đoạn 3", "Giai đoạn 4" hoặc "Hôm nay". Cho biết sự kiện tương ứng với giai đoạn nào của dự án.
• Loại: "Giai đoạn", "Nhiệm vụ", "Hôm nay". Hiển thị loại sự kiện, phân định nhiệm vụ và các giai đoạn thực hiện dự án.
• Ngày bắt đầu: ngày bắt đầu của sự kiện.
• Biến cố: hiển thị tên của sự kiện trong sơ đồ.
• Thời gian: cho biết mất bao nhiêu ngày để hoàn thành nhiệm vụ.
• Tỷ lệ sẵn sàng: cho biết mức độ hoàn thành của từng nhiệm vụ và giai đoạn, 0% - nhiệm vụ chưa bắt đầu, 100% - đã hoàn thành. Chỉ số này cho danh mục "Giai đoạn" không liên quan đến việc hoàn thành nhiệm vụ và được đặt như một ước tính. Để quyết định phần trăm một giai đoạn hoàn thành, bạn cần áp dụng các quy tắc của riêng mình.
• Sẵn sàng trong ngày: khoảng thời gian mà chỉ báo mức độ sẵn sàng cho sự kiện đạt được tính bằng phần trăm. Đối với một nhiệm vụ mất 10 ngày và hoàn thành 50%, con số này sẽ là năm ngày (10 ngày × 50%).
• Chiều cao: giá trị chiều cao rất quan trọng đối với việc trang trí vì nó xác định mức độ cao hay thấp của sự kiện sẽ được phản ánh trong bản đồ lịch trình. Bạn có thể chỉ định bất kỳ giá trị nào, nhưng tốt hơn là lấy các số nhỏ gần bằng 0. Ví dụ sử dụng phạm vi từ +25 đến -25. Nếu chiều cao là dương, sự kiện sẽ được phản ánh trên biểu đồ phía trên trục hoành, nếu âm - bên dưới trục.

Bước 3. Tạo biểu đồ với trục X và Y, thêm dữ liệu đầu tiên từ cột "Dòng thời gian" vào đó

Đã đến lúc tạo biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu sự kiện từ bảng được thực hiện ở bước trước. Sử dụng biểu đồ phân tán với các trục X và Y vì nó cho phép bạn tự do định vị tọa độ cơ sở trên cả hai trục.

Làm theo chỉ dẫn:

• Chọn tab "Chèn" trong menu chính.
• Sau đó chọn "Charts" → "Scatter" → "Scatter with markers", một biểu đồ trống sẽ xuất hiện trước mặt bạn.
• Móc các cạnh của biểu đồ và thay đổi kích thước và thay đổi kích thước biểu đồ để trường biểu đồ bao phủ phạm vi từ ô B4 đến ô K26 (nhấn và giữ phím Alt để căn chỉnh chính xác vùng biểu đồ với các đường viền ô).
• Nhấp chuột phải vào sơ đồ và chọn mục menu "Chọn dữ liệu".

Thêm một loạt dữ liệu vào phạm vi bằng cách nhấp vào nút "Thêm" trong hộp thoại mở ra.

1. Để thay đổi tên "Tên sê-ri", hãy nhập vào trường tương ứng giá trị của ô E30 "Ngày".
2. Đối với giá trị trục X, hãy chọn trường thích hợp và chọn các ô C33: C46 Ngày bắt đầu.
3. Đối với giá trị trục Y, hãy chọn trường thích hợp và chọn các ô H33: H46 Chiều cao.
4. Bấm OK để đóng cửa sổ thêm dữ liệu.
5. Bấm OK để đóng cửa sổ chọn dữ liệu.

Các bước này sẽ cung cấp cho chúng ta một biểu đồ phân tán đơn giản với định dạng tự động.

Hãy làm cho các điểm đánh dấu sự kiện màu xanh lá cây:

• Nhấp chuột phải vào bất kỳ điểm đánh dấu dữ liệu nào đã chọn, chọn thay đổi "Định dạng chuỗi dữ liệu".
• Trong danh sách mở ra ở bên trái, hãy chọn tab "Tham số điểm đánh dấu", sau đó chọn loại điểm đánh dấu tích hợp "Pha lê". Tăng kích thước lên 10 pt.
• Trên tab Tô điểm đánh dấu, hãy chọn tô liền khối. Thay đổi màu tô thành màu xanh lá cây.

Bây giờ chúng ta có một biểu đồ phân tán đại diện cho dòng thời gian. Cho đến nay, các điểm đánh dấu màu xanh lá cây chỉ hiển thị thời điểm bắt đầu các nhiệm vụ.

Thay đổi tên của biểu đồ: nhấp đúp vào trường văn bản có tên và nhập tên của bạn.

Chúng ta sẽ quay lại các tùy chọn thời gian ở bước 5, thêm các thanh ngang dọc theo trục X, nhưng bây giờ hãy tiếp tục định dạng biểu đồ.

Bước 4. Sắp xếp theo thứ tự sự xuất hiện của sơ đồ và thêm tên của các sự kiện

Chúng tôi loại bỏ những gì chúng tôi không cần trong sơ đồ.

Trục Y … Ẩn trục tung, vì nó không mang tải thông tin. Chọn một sơ đồ, trong menu chính trên tab "Làm việc với sơ đồ", chọn "Bố cục". Sau đó chọn Trục → Trục dọc chính → Không hiển thị.

Hướng dẫn ngang … Chúng cũng vô dụng. Chọn biểu đồ, trong menu chính, chuyển đến tab Bố trí, sau đó chọn Lưới → Lưới ngang dọc theo trục chính → Không hiển thị.

Chú giải biểu đồ … Sau đó, chúng tôi sẽ thay thế nó bằng một cái đẹp hơn, nhưng bây giờ hãy vô hiệu hóa nó: "Bố cục" → "Chú giải" → "Không".

Cuối cùng, chúng tôi hiển thị các nhãn dữ liệu cho mỗi điểm đánh dấu. Trong menu chính trên tab "Bố cục", chọn "Chữ ký dữ liệu" → "Trái".

Cách thay đổi dữ liệu trong chữ ký mã thông báo

Việc nhập dữ liệu về từng sự kiện trong sơ đồ rất lâu và khó, vì bạn phải chọn từng điểm đánh dấu riêng biệt và đổi tên nó.

Nhưng quá trình này có thể được tăng tốc gấp bốn lần:

• Nhấp vào chú thích của điểm đánh dấu đầu tiên (góc trên bên trái của biểu đồ) để chọn tất cả các giá trị cùng một lúc. Đừng nhấp vào điểm đánh dấu màu xanh lá cây, điều này sẽ chọn các đối tượng khác!
• Nhấp lại vào chú thích của điểm đánh dấu để chỉnh sửa tên đơn.
• Trong trường nhập công thức, hãy nhập ký hiệu =.
• Bấm vào ô D33, nó có chứa sự kiện "Giai đoạn 1", nhấn Enter.
• Lặp lại bốn bước đầu tiên cho các nhãn còn lại cho mỗi điểm đánh dấu.

Cách ghim các khu vực

Sẽ rất hữu ích khi ghim các vùng trên dòng 28 để bạn luôn có thể nhìn thấy sơ đồ trong khi làm việc trên tài liệu.27 dòng đầu tiên sẽ vẫn ở trước mắt bạn, ngay cả khi bạn cuộn qua các dòng còn lại.

Để đóng băng các khu vực:

• Chọn ô A28.
• Chọn tab "Xem" từ menu chính.
• Chọn Cửa sổ → Khu vực đóng băng.
• Chọn "Vùng đóng băng" từ menu thả xuống.

Một đường ngang màu đen sẽ xuất hiện phía trên dòng thứ 28. Mọi thứ ở trên hiện đã được gắn vào đế và chỉ có các dòng dưới cùng sẽ di chuyển khi cuộn.

Bước 5. Thêm các thanh lỗi để hiển thị các mốc thời gian để biến biểu đồ thành một thời gian biểu trực quan

Các thanh lỗi nằm ngang trên sơ đồ sẽ hiển thị mất bao lâu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Để thực hiện chúng:

• Đánh dấu biểu đồ.
• Từ menu Công cụ biểu đồ chính, hãy chọn tab Bố cục.
• Trong danh sách thả xuống ở góc trên bên trái (khu vực lô đất), hãy chọn chuỗi dữ liệu "Dòng thời gian".
• Trên tab Bố trí, chọn Thanh Lỗi → Cài đặt Thanh Lỗi Nâng cao. Một hộp thoại sẽ mở ra.
• Trong danh sách thả xuống ở góc trên bên trái, chọn thanh lỗi trục X để định dạng biểu đồ.
• Trong hộp thoại để thay đổi các thanh ngang, hãy chọn hộp kiểm cho pin Plus. Kiểu kết thúc → Không có điểm.
• Trong danh sách "Giá trị lỗi", chọn mục "Tùy chỉnh" và nhấp vào nút "Chỉ định giá trị". Trong cửa sổ mới “Định cấu hình thanh lỗi” mở ra, hãy chỉ định “Giá trị lỗi dương”. Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ vào trường thích hợp và chọn phạm vi ô từ E33 đến E74. Bấm OK.

Bây giờ các đường màu xám kéo dài từ các điểm đánh dấu màu xanh lá cây sang bên phải, chúng cho biết bạn cần dành bao nhiêu thời gian cho việc này hoặc nhiệm vụ kia. Chúng cần được định dạng cho rõ ràng:

• Trong cửa sổ Thanh lỗi Định dạng, hãy chuyển đến tab Màu Đường. Chọn Đường đặc. Làm cho tô màu xám.
• Trên tab Linetype, tăng độ rộng dòng lên 4 pt.

Để điều hướng sơ đồ tốt hơn, hãy vẽ các đường dọc mỏng xuống từ các điểm đánh dấu. Để thực hiện việc này, trong danh sách thả xuống ở góc trên bên trái, hãy chọn "Thanh lỗi dọc theo trục Y". Hộp thoại hiển thị các thanh lỗi dọc. Chọn Hướng trừ, Kiểu kết thúc → Không điểm, Số lỗi → Giá trị tương đối, nhập 100% vào trường này. Tự chọn màu sắc và độ dày của các đường kẻ.

Bước 6. Thêm giá trị sẵn sàng vào biểu đồ

Đã đến lúc thêm một loạt dữ liệu vào biểu đồ hiển thị phần trăm nhiệm vụ đã hoàn thành.

Nếu một nhiệm vụ mất 10 ngày và hoàn thành 50%, thì thanh hoàn thành sẽ đầy một nửa. Đây là một thước đo để theo dõi công việc và không bao gồm các ngày cuối tuần và ngày lễ. Để thêm thông tin mới vào biểu đồ, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.

• Nhấp chuột phải vào vùng biểu đồ, chọn "Chọn Dữ liệu" từ trình đơn ngữ cảnh.
• Nhấp vào nút "Thêm", trong cửa sổ hiện ra, xác định "Tên hàng" bằng cách chọn ô G30. Phạm vi dữ liệu cho trục X và Y giống như trong bước # 3.
• Các điểm đánh dấu màu đỏ sẽ xuất hiện trên sơ đồ, sẽ ẩn các điểm đánh dấu màu xanh lá cây.

Bước 7. Định dạng các chỉ số dữ liệu mới

Để làm cho biểu đồ phản ánh theo cùng một kiểu và dữ liệu không chồng chéo, chúng tôi định dạng các điểm đánh dấu:

• Trong danh sách thả xuống ở góc trên bên trái, hãy chọn “Hàng đã sẵn sàng”. Ngay bên dưới danh sách thả xuống có một nút "Định dạng đoạn đã chọn". Nhấp vào nó, một hộp thoại sẽ mở ra.
• Thay đổi các thông số đánh dấu. Chọn loại hình dạng "Pha lê", đặt kích thước thành 10 pt và chọn màu xanh lục đồng nhất cho điểm đánh dấu. Đóng hộp thoại.
• Không bỏ chọn điểm đánh dấu, trong menu chính trên tab "Bố cục", nhấp vào nút "Nhãn dữ liệu", chọn mục "Không hiển thị" trong menu xuất hiện.

Bước 8. Thêm thanh lỗi để theo dõi tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ

Bây giờ bạn cần thêm các tấm ván mới để có thể xem nhanh nhiệm vụ đang ở giai đoạn nào.

• Chọn Row Ready một lần nữa từ danh sách thả xuống ở bên trái. Nhấn nút "Thanh lỗi" trong menu chính. Chọn "Tùy chọn nâng cao" từ trình đơn thả xuống. Một hộp thoại sẽ mở ra. Đặt các thanh dọc thành một giá trị cố định bằng cách nhập số không vào trường tương ứng.
• Chuyển sang các thông số của ván song song với trục X. Đặt hướng thành "Plus". Kiểu kết thúc → Không có điểm, Số lỗi → Tùy chỉnh. Trong hộp thoại Giá trị Lỗi Tích cực, chỉ định phạm vi ô G33-G47.
• Thay đổi màu của các đường thành màu xanh lá cây bằng cách chọn một tô màu. Đặt chiều rộng dòng thành 7 pt.

Các đường màu xanh lá cây nằm ngang cho biết các nhiệm vụ đã được hoàn thành một phần hay toàn bộ.

Bước 9. Thêm một đường thẳng đứng thể hiện ngày hiện tại

Đường màu đỏ cho biết ngày đó là ngày nào và làm rõ toàn bộ dự án phù hợp với thời hạn như thế nào.

• Gọi menu ngữ cảnh cho sơ đồ bằng nút bên phải. Chọn "Chọn dữ liệu".
• Nhấp vào nút "Thêm", nhập từ "Hôm nay" vào trường "Tên chuỗi". Nhập phạm vi ô C31-C32 cho giá trị trục X và H31-H32 cho giá trị trục Y.

Hai điểm đánh dấu mới đã xuất hiện trên biểu đồ. Gắn nhãn chúng: chọn các nhãn dữ liệu và viết từ "Hôm nay" vào thanh công thức. Nhấp chuột phải vào chữ ký và chọn mục "Định dạng Dữ liệu" trong trình đơn ngữ cảnh. Đặt vị trí của chú thích "Bên trên".

• Chuyển đến menu chính trên tab "Bố cục".
• Chọn "Hàng Hôm nay" trong danh sách thả xuống ở góc trên bên trái.
• Thêm thanh lỗi với các tham số bổ sung theo hướng dẫn như trong bước thứ năm. Bạn sẽ cần một tấm ván dọc theo trục tung, với hướng Trừ, kiểu cuối cùng là Không điểm, với giá trị tương đối là 100%.

Bây giờ bạn có một đường thẳng đứng đại diện cho ngày hiện tại. Thay đổi màu của đường thành màu đỏ, tăng kích thước lên 3 pt.

Trong mẫu, ngày hiện tại là cố định, vì vậy nó sẽ không thay đổi. Nhưng đối với các dự án đang được phát triển tích cực, nên sử dụng một cách ghi dữ liệu khác. Để thực hiện việc này, hãy đặt ngày vào ô B2 bằng cách nhập công thức = TODAY () và chỉ định trong hộp thoại chọn dữ liệu cho giá trị của ô B2 trục X thay vì phạm vi mà bạn đã chỉ định trước đó.

Bước 10. Thêm khối văn bản

Bây giờ sơ đồ chỉ thiếu huyền thoại cho huyền thoại để toàn đội có thể hiểu được.

• Chọn sơ đồ, chuyển đến menu chính trên tab "Chèn". Chọn "Chữ".
• Định vị vùng nhãn ở góc trên bên phải của biểu đồ. Chọn đường viền của hộp văn bản bằng nút chuột phải, chọn mục "Định dạng Hình dạng" trong trình đơn ngữ cảnh. Trong cửa sổ mở ra, chọn kiểu tô là "Solid", màu là xám. Định dạng nhãn. Bạn có thể chèn bất kỳ số lượng khối nào.

Giờ đây, bạn có thể tạo sơ đồ trong vòng 20-30 phút chỉ bằng trình soạn thảo MS Excel yêu thích của mình.