Phương pháp Ivy Lee: Cách xây dựng danh sách việc cần làm để đạt năng suất cao nhất

Mục lục:

Phương pháp tiếp cận của Ivy Lee để quản lý hồ sơ
Tại sao một phương pháp đơn giản như vậy lại hoạt động

Phương pháp Ivy Lee: Cách xây dựng danh sách việc cần làm để đạt năng suất cao nhất

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Trong thế kỷ trước, Ivy Lee nổi tiếng là một chuyên gia về năng suất. Phương pháp lập kế hoạch nhiệm vụ do ông phát triển đã thể hiện rất tốt trong thực tế và mang lại cho tác giả một tổng kết.

Đến năm 1918, Charles Michael Schwab đã trở thành một trong những người đàn ông giàu nhất thế giới. Ông đứng đầu Bethlehem Steel, khi đó là công ty đóng tàu lớn nhất và là công ty thép lớn thứ hai ở Hoa Kỳ. Nhà phát minh nổi tiếng Thomas Edison từng gọi ông là “doanh nhân bậc thầy”. Schwab luôn nỗ lực để dẫn trước các đối thủ của mình.

Một ngày trong năm đó, một doanh nhân đã tìm đến nhà tư vấn Ivy Ledbetter Lee để cải thiện hiệu quả của nhóm và tìm ra cách tốt nhất để kinh doanh. Lee tự mình là một doanh nhân thành đạt và người tiên phong trong lĩnh vực quan hệ công chúng.

Schwab đưa một nhà tư vấn đến văn phòng của mình và hỏi điều gì sẽ giúp cải thiện kết quả công việc. Đáp lại, Lee xin phép được nói chuyện với từng người quản lý của Schwab trong 15 phút. Và đến lúc thanh toán, vị khách từ chối lấy tiền ngay: “Ba tháng nữa, anh có thể gửi séc cho tôi với số tiền đáng giá”.

Phương pháp tiếp cận của Ivy Lee để quản lý hồ sơ

Trong cuộc trò chuyện kéo dài 15 phút với các nhà quản lý, nhà tư vấn đã chia sẻ cách đơn giản nhất để tối đa hóa năng suất:

Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra sáu điều quan trọng nhất cần làm cho ngày hôm sau. Không vượt quá số tiền này.
Sắp xếp các ghi chú của bạn theo thứ tự quan trọng.
Vào đầu mỗi ngày làm việc, hãy tập trung vào mục đầu tiên trong danh sách. Hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu, chỉ sau đó chuyển sang mục tiếp theo.
Làm tương tự cho danh sách việc cần làm còn lại. Vào cuối ngày, hãy chuyển những công việc chưa hoàn thành của bạn sang một danh sách sáu việc cần làm mới cho ngày hôm sau.
Lặp lại quá trình này hàng ngày.

Chiến thuật tưởng chừng rất đơn giản nhưng Schwab và đồng đội quyết định thử áp dụng. Ba tháng sau, vị doanh nhân này rất ấn tượng với kết quả đó đến nỗi gọi Ivy Lee trở lại văn phòng và viết cho anh ta một tấm séc trị giá 25.000 USD. Số tiền hiện đại tương đương với số tiền này là 400.000 đô la.

Tại sao một phương pháp đơn giản như vậy lại hoạt động

Nó đơn giản hóa việc quản lý hồ sơ nhiều nhất có thể

Các nhà phê bình gọi những chiến lược như vậy là quá hời hợt và không tính đến tất cả những điều tinh tế của cuộc sống. Điều gì sẽ xảy ra nếu điều gì đó không có kế hoạch xảy ra? Không phải là tốt hơn để tận dụng các công cụ công nghệ cao? Nhưng sự phức tạp của các quyết định chính là điều thường làm phức tạp quy trình làm việc. Tất nhiên, bất ngờ là điều không thể tránh khỏi. Chỉ cần bỏ qua chúng nếu có thể, và nếu không, hãy giải quyết chúng và quay lại danh sách ưu tiên của bạn càng sớm càng tốt. Sử dụng các quy tắc đơn giản để giải quyết các vấn đề phức tạp.

Anh ấy khiến bạn đưa ra quyết định đúng đắn

Hầu như không có bất kỳ điều kỳ diệu nào trong con số 6. Bạn cũng có thể tập trung vào năm nhiệm vụ mỗi ngày. Mọi người phải xác định giới hạn khả năng của mình và tính đến nó. Khi một người bị choáng ngợp với nhiều ý tưởng, điều tốt nhất anh ta có thể làm là chọn việc chính và gạt mọi thứ khác sang một bên. Tự kiềm chế có thể có lợi. Nếu bạn không tập trung vào một thứ, bạn sẽ bị phân tâm bởi mọi thứ cùng một lúc.

Anh ấy giúp bắt đầu

Trở ngại lớn nhất đối với mục tiêu của bạn là sự khởi đầu. Bạn có thể khó kéo ra khỏi ghế dài. Nhưng nếu bạn bắt đầu chạy, việc kết thúc quá trình tập luyện sẽ dễ dàng hơn nhiều. Phương pháp của Lee buộc bạn phải xác định các nhiệm vụ vào đêm trước khi chúng hoàn thành, điều này giúp bạn chuẩn bị trước cho đầu ngày làm việc. Kết quả của công việc phụ thuộc vào khả năng bắt đầu.

Anh ấy dạy bạn phải kiên định

Xã hội hiện đại yêu thích sự đa nhiệm. Trái ngược với quan niệm phổ biến, bận rộn hơn không có nghĩa là trở nên tốt hơn. Ngược lại, ít ưu tiên hơn sẽ làm tăng năng suất. Nếu bạn theo dõi các chuyên gia trong bất kỳ lĩnh vực nào: vận động viên, nghệ sĩ, nhà khoa học, nhà giáo dục hay nhà quản lý, bạn sẽ thấy đặc điểm chung của họ - tập trung vào điều quan trọng. Điều này rất dễ giải thích. Bạn không thể thành công ở một việc nếu bạn thường xuyên bị phân tâm bởi 10 việc khác. Sự thành thạo đòi hỏi sự nhất quán và tập trung vào những yếu tố cần thiết.

Vì vậy, để làm việc hiệu quả, bạn chỉ cần làm những việc thực sự quan trọng và đúng trình tự.