6 thủ thuật giúp cải thiện năng suất tốt hơn danh sách việc cần làm

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Một tuyên bố sứ mệnh cá nhân, một giờ tập trung và kiểm tra sự chú ý sẽ giúp ích cho bạn.

Danh sách việc cần làm là một cách tốt để giữ mọi thứ đi đúng hướng và không quên chúng. Tuy nhiên, bản thân anh ta có thể trở thành một kẻ mất tập trung, bởi vì bạn có thể liên tục bổ sung nó với những chi tiết nhỏ và không bao giờ đạt được những gì thực sự quan trọng.

Stephen Covey, tác giả của cuốn sách nổi tiếng Bảy thói quen của những người hiệu quả cao cho biết: “Nếu bạn chỉ dựa vào danh sách việc cần làm, bạn sẽ chỉ đối mặt với khủng hoảng chứ không phải làm những gì quan trọng nhất đối với bạn. Không nhất thiết phải loại bỏ hoàn toàn danh sách - tốt hơn là kết hợp chính xác nó với một trong các kỹ thuật sau (hoặc tất cả chúng).

1. Nhiệm vụ cá nhân

Sứ mệnh cá nhân là mục tiêu lâu dài của bạn. Đó là một điều lệ mà bạn sẽ có thể điều hướng trong cuộc sống. Kết hợp các giá trị và khát vọng của bạn vào sứ mệnh. Covey nói: “Không cần phải lâu hay suy nghĩ nhiều. "Đó chỉ là một vài câu phản ánh bản chất và giá trị của bạn." Ví dụ: nhiệm vụ của bạn có thể là giúp đỡ người khác hoặc đạt được một mục tiêu cụ thể trong một số lĩnh vực.

Bất cứ khi nào bạn cần đưa ra quyết định, nhiệm vụ cá nhân sẽ là kim chỉ nam cho bạn. Nó cũng có thể được sử dụng trong việc lập kế hoạch. Cố gắng phân bổ thời gian của bạn không phải trước một ngày mà là một tuần. Chọn các ưu tiên của bạn cho giai đoạn này dựa trên nhiệm vụ cá nhân của bạn. Sau đó, các hoạt động hàng ngày của bạn sẽ đưa bạn đến gần hơn với các mục tiêu quan trọng.

2. Kiểm toán sự chú ý

Nhược điểm của danh sách việc cần làm là nó gộp các nhiệm vụ hoàn toàn khác nhau lại với nhau. Đối với chúng ta, dường như chúng ta có thể di chuyển từ chỗ này sang chỗ khác theo thứ tự mà không gặp vấn đề gì, nhưng theo tác giả của cuốn sách “Quản lý sự chú ý” Maura Thomas (Maura Thomas), sự chú ý của chúng ta không được sắp xếp theo cách đó.

Cô ấy khuyên nên chia tất cả các nhiệm vụ thành hai loại: chú ý thấp và cao. Và thực hiện chúng suốt cả ngày, tùy thuộc vào lượng năng lượng bạn có. Ví dụ: danh mục đầu tiên có thể là phân tích thư và danh mục thứ hai có thể là viết một bài báo hoặc đưa ra dự báo ngân sách. Bằng cách điều chỉnh mức độ tập trung và năng lượng của mình, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

3. Một người bạn để báo cáo

Điều này giúp bạn có động lực để hoàn thành những gì bạn đã lên kế hoạch cho ngày hôm nay. Nếu bạn không có một người bạn nào để giúp đỡ mình, Hillary Rettig, nhà huấn luyện doanh nghiệp và người viết về năng suất, gợi ý Focusmate. Nó sẽ chọn một đối tác để bạn làm việc cùng, để bạn chắc chắn không bị phân tâm.

Rettig nói: “Focusmate giúp giải quyết một trong những vấn đề lớn nhất (và nghịch lý) của năng suất. "Nhiều nhiệm vụ đòi hỏi sự cô đơn để tập trung và suy nghĩ, nhưng đồng thời, chúng ta là những sinh vật vô cùng xã hội và không làm tốt với sự cô đơn." Chương trình tự động hóa quá trình tìm kiếm và cho phép bạn truy cập vào cộng đồng toàn cầu gồm những người cũng muốn hoàn thành tốt công việc.

4. Câu hỏi buổi tối

Jones Loflin, nhà tư vấn và nhà văn về quản lý thời gian, khuyên bạn nên duy trì động lực cho bản thân bằng cách đánh giá bản thân. Đưa ra một vài câu hỏi cần trả lời vào cuối mỗi ngày để đảm bảo rằng bạn đang tập trung vào những việc cần phải làm. Và sau đó đánh giá xem bạn đã làm tốt như thế nào. Ví dụ: một trong những câu hỏi của Loughlin là: “Tôi đã cố gắng dành ít nhất 15 phút để xây dựng mối quan hệ với ai đó chưa?”

Jones nói: “Tôi có những câu hỏi cho ba lĩnh vực chính của cuộc sống: công việc, phát triển bản thân và các mối quan hệ. - Tôi thay đổi chúng khi cần thiết. Tôi yêu thích tất cả các loại cuộc thi và muốn đạt điểm cao nhất vào buổi tối, vì vậy tôi luôn nghĩ đến các câu hỏi trong suốt cả ngày."

Liệt kê các câu hỏi của bạn dựa trên những lĩnh vực nào trong cuộc sống mà bạn muốn cải thiện. Ví dụ, “Hôm nay tôi có chu đáo với những người thân yêu của mình không?”, “Tôi đã dành ít nhất một giờ để tiến về phía trước trên con đường đến với ước mơ của mình chưa?”, “Tôi đã làm gì để cải thiện sức khỏe của mình chưa?”.

5. Một giờ tập trung

Thêm ít nhất một giờ như vậy mỗi ngày vào lịch của bạn và trong thời gian này, hãy tập trung vào công việc quan trọng nhất. Không có phiền nhiễu hoặc giải trí. Đặt hẹn giờ để bạn biết khi nào hết thời gian và bắt đầu.

Một giờ thường đủ để giúp bạn làm được khá nhiều việc. Và việc lên lịch cho thời gian này mà không bị sao nhãng sẽ dễ dàng hơn là cố gắng làm việc với năng suất cao nhất cả ngày. Nếu bạn có thể, hãy dành ra hai hoặc ba giờ để tập trung toàn bộ.

6. Mục tiêu rõ ràng

Làm việc hiệu quả có nghĩa là dành phần lớn thời gian để làm những việc liên quan đến những mục tiêu quan trọng nhất của bạn. Chuyên gia tư vấn chiến lược kinh doanh Hamish Mackenzie khuyến nghị nên có không quá ba mục tiêu chính hàng năm. Chia mỗi mục thành ba mục tiêu phụ hàng quý và ba tháng, sau đó thành các bước không mất quá hai giờ để hoàn thành.

“Vào đầu mỗi tuần, hãy ưu tiên các bước này theo ngày - nhưng không quá ba bước mỗi ngày,” Mackenzie nói. - Vào mỗi buổi tối, hãy chuẩn bị đầy đủ những vật liệu cần thiết để thực hiện một công việc quan trọng cho ngày hôm sau. Hãy làm nhiệm vụ quan trọng nhất này vào mỗi buổi sáng trước khi đảm nhận bất cứ việc gì khác”.