5 cách hiệu quả để làm việc hiệu quả hơn, không khó hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Mọi người đều muốn làm việc ít hơn và làm nhiều hơn. Điều này không quá khó để thực hiện, bạn chỉ cần sắp xếp thời gian làm việc của mình một cách hợp lý.

Nếu bạn thuộc nhóm nghiện công việc thức khuya làm việc hoặc ở nhà trước màn hình làm việc vào cuối tuần và ngày lễ, thì bài viết này là dành cho bạn. Trong đó, bạn sẽ học được năm cách hiệu quả cho phép bạn dành ít thời gian hơn và làm được nhiều việc hơn. Đồng thời, chúng rất đơn giản và dễ làm, do đó chúng có sẵn cho tất cả mọi người, bất kể loại hình hoạt động.

1. Xem lại công việc với danh sách việc cần làm

Một trong những phương pháp phản trực giác nhưng hiệu quả cao để giải quyết công việc thường ngày là hạn chế số lượng nhiệm vụ bạn thêm vào danh sách. Thay vì cố gắng lên kế hoạch cho mọi hành động của bạn bằng cách tạo ra các danh sách đa cấp đáng kinh ngạc, chỉ cần liệt kê ba điều hàng đầu cần làm mỗi ngày … Chỉ có ba, nhưng đó là những điều thực sự quan trọng đối với bạn và bạn chắc chắn sẽ làm theo.

Nếu bạn còn thời gian sau khi hoàn thành các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao, thì bạn có thể dành thời gian đó cho những việc có mức độ ưu tiên thấp hơn. Chúng sẽ duy trì vào cuối ngày và có thể được hoàn thành mà không có nhiều căng thẳng và thậm chí với cảm giác nhẹ nhõm vì công việc chính đã được hoàn thành.

Mẹo thứ hai cho danh sách là chúng tốt hơn. trang điểm vào tối hôm trước … Trước khi đi ngủ, chúng ta thường nghĩ về ngày mai và những gì chúng ta phải làm. Vậy tại sao không viết ngay kế hoạch của bạn ra giấy hoặc các phương tiện điện tử? Bằng cách này, bạn có thể bắt đầu làm việc ngay lập tức vào ngày mai và không lãng phí những giờ sáng quý giá để cố gắng tìm ra nơi bắt đầu.

Một mẹo nữa - chỉ tập trung vào một ngày … Không, không ai tranh luận về sự cần thiết phải lập kế hoạch dài hạn. Nhưng danh sách lộn xộn với rất nhiều nhiệm vụ khiến chúng ta lo lắng và vơ vét mọi thứ. Do đó, hãy chọn danh sách Hôm nay một cách riêng biệt và chỉ tập trung vào nó. Sẽ rất thận trọng khi có một danh sách toàn cầu cho tất cả các nhiệm vụ của bạn, từ đó mỗi tối chuyển ba việc quan trọng nhất cần làm vào ngày mai.

2. Đo lường kết quả của bạn, không phải thời gian

Nói chung, mọi người đã quen với việc đo lường chính xác khối lượng công việc của họ bằng số giờ dành cho nó. Điều này dẫn đến sự xuất hiện của một kết nối ổn định - "Hôm nay tôi đã làm việc trong một thời gian rất dài, có nghĩa là tôi đã làm được rất nhiều." Trên thực tế, không phải như vậy, và để được thuyết phục về điều này, người ta phải bắt đầu tính đến kết quả thực chứ không phải thời gian.

Ví dụ: nếu bạn làm việc với thư, bạn phân bổ một giờ thời gian cho việc này. Nhưng điều này không có nghĩa là bạn sẽ làm gì đó đi du lịch trong thời gian này, bạn sẽ chỉ lãng phí thời gian trong ứng dụng thư khách. Sẽ tốt hơn nhiều nếu đặt nhiệm vụ khác đi một chút: "bây giờ tôi sẽ xem qua 100 email chưa đọc" hoặc "bây giờ tôi sẽ trả lời 10 khách hàng." Bạn có cảm thấy sự khác biệt? Bạn đang làm những việc cụ thể chứ không chỉ dành thời gian cho công việc.

3. Phát triển thói quen để bắt đầu

Đầu ngày làm việc là giá trị nhất, đồng thời cũng là lúc nguy hiểm nhất. Điều đó thật nguy hiểm vì dường như cả ngày vẫn còn ở phía trước, không việc gì phải vội vàng, và bạn sẽ có thời gian để làm mọi việc. Vậy tại sao không uống cà phê trước, xem Facebook, trò chuyện với đồng nghiệp? Chúng tôi không có thời gian để nhìn lại và đã quá trưa và những giờ làm việc hiệu quả nhất đã bị lãng phí.

Giải pháp cho vấn đề này có thể là phát triển những thói quen đặc biệt giúp bạn nhanh chóng hòa nhập với tâm trạng làm việc. Một loại nghi thức buổi sáng sẽ báo hiệu cho cơ thể và bộ não của bạn bắt đầu làm việc. Nó có thể là bất cứ thứ gì, bất kỳ dấu hiệu nào dễ hiểu và thuận tiện cho bạn. Ví dụ, nếu bạn uống một tách cà phê vào buổi sáng, thì ngay sau khi nó kết thúc, bạn tạm dừng mọi hoạt động không liên quan và bắt đầu công việc. Đây là kích hoạt, điểm tham chiếu bật chế độ làm việc của bạn.

4. Tìm nơi bạn đang lãng phí thời gian

Cách mạnh mẽ nhất và tuyệt vời nhất để giúp bạn trở nên năng suất hơn là theo dõi thời gian làm việc của bạn. Không có công cụ phức tạp được yêu cầu cho việc này. Bạn chỉ cần đặt bất kỳ bộ đếm thời gian nào bên cạnh và khởi động nó mỗi khi bạn bắt đầu một nhiệm vụ. Họ đi hút thuốc, quyết định gọi điện thoại, quay ra một địa điểm bên ngoài - tạm dừng hẹn giờ. Đã trở lại làm việc - đã bật.

Tôi đảm bảo với bạn, nhìn vào thời gian vào cuối ngày sẽ khiến bạn tâm trí. Và sau đó, bạn muốn biết chi tiết hơn thời gian làm việc quý báu của mình thực sự đi đến đâu. Sau khi phân tích dữ liệu này, bạn đã có thể thực hiện các biện pháp để khắc phục tình hình. Hãy nhớ rằng không phải ai làm việc nhanh hơn sẽ làm được nhiều việc hơn, mà là người không lãng phí thời gian vào những việc vô nghĩa.

5. Xây dựng thói quen giúp bạn hoàn thành công việc

Đôi khi hoàn thành một công việc cũng khó như bắt đầu. Vâng, không có ý nghĩa gì trong công việc khó khăn như vậy, vâng, bạn mệt mỏi và bạn có thể hoàn thành công việc đó, nhưng thật khó để chia tay và để lại mọi thứ cho đến sáng mai! Và sáng hôm sau, bạn cảm thấy quá tải và căng thẳng, vậy bạn có thể làm việc hiệu quả ở đâu …

Hemingway đã đưa ra lời khuyên tốt về vấn đề này. Anh ấy nói rằng “bạn nên hoàn thành công việc vào thời điểm mà nó đang tiến triển tốt với bạn và bạn biết chắc chắn về sự tiếp tục của nó. Việc dừng lại giữa chừng của một dự án có thể rất hữu ích: bạn biết mình đã làm gì, bạn biết chính xác mình sẽ làm gì tiếp theo và bạn sẽ rất vui khi bắt đầu lại. Nếu bạn đã đi đến ngõ cụt và dừng lại, thì ngày hôm sau bạn sẽ phải tìm cách thoát khỏi nó.

Đặt thời gian chính xác cho cuối ngày làm việc. Tất nhiên, điều này chủ yếu áp dụng cho những người làm việc từ xa và những người làm nghề tự do, những người thường xuyên thức khuya. Nó sẽ có lợi cho họ khi phát triển thói quen đóng máy tính xách tay cùng một lúc, bất kể điều gì xảy ra. Một động lực khác để tuân thủ lịch trình làm việc sẽ là nếu bạn có kế hoạch cho một số hoạt động quan trọng và thú vị vào cuối ngày mà không thể bỏ qua.

Như bạn có thể thấy, bí quyết của công việc hiệu quả không nằm ở chỗ tất cả mọi người đều ngồi ở nơi làm việc hoặc không đứng dậy khỏi màn hình ở nhà. Tất cả những gì bạn cần làm là tổ chức lại một chút, tự kỷ luật và làm theo các mẹo trong bài viết này để làm cho ngày làm việc của bạn ngắn hơn và danh sách việc cần làm của bạn dài hơn.