35 tính năng của Google Drive giúp nó trở thành bộ lưu trữ đám mây tốt nhất

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Xét về số lượng chip hay thì không có đối thủ nào có thể so sánh được với đám mây này.

Thêm dữ liệu

1. Quét tài liệu

Ứng dụng di động "Google Drive" cho Android sẽ giúp bạn dễ dàng quét tài liệu, danh thiếp, biên lai và các mẩu giấy khác. Tất cả sẽ được chuyển đổi thành các tệp PDF có thể đọc được và tải lên đám mây.

Nhấp vào nút dấu cộng trong ứng dụng khách và chọn tùy chọn "Quét", sau đó hướng máy ảnh vào văn bản. Ứng dụng sẽ tự động cắt các cạnh trống và làm sáng nền. Nếu cần, bạn có thể nhấp vào nút "Cắt" và chỉ định đoạn văn bản mong muốn theo cách thủ công.

Chức năng này không hoạt động trên iOS.

2. Web Clipper

Google Drive có một tiện ích mở rộng chính thức cho phép bạn gửi các trang web, tệp và hình ảnh trực tiếp vào bộ nhớ của mình.

Bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào hình và chọn "Save Image to Google Drive". Hoặc mở bất kỳ tài liệu PDF nào từ Internet trong trình duyệt và nhấp vào biểu tượng tiện ích mở rộng. Mọi thứ sẽ lên mây.

Tiện ích mở rộng lưu các trang web dưới dạng ảnh chụp màn hình, HTML, MHT hoặc chuyển đổi chúng sang toàn bộ định dạng Google Tài liệu.

3. Kéo và thả tệp

Nó có vẻ hiển nhiên, nhưng đột nhiên có người không biết. Nếu bạn chưa cài đặt ứng dụng khách Google Drive trên máy tính của mình, bạn có thể mở bộ nhớ trong trình duyệt và thêm tệp vào đó bằng cách kéo và thả.

4. Ứng dụng "Khởi động và Đồng bộ hóa"

Cài đặt ứng dụng từ "Khởi động và đồng bộ hóa" của Google và bạn có thể lưu các tệp và thư mục từ "Google Drive" trên máy tính của mình. Nguyên tắc hoạt động của nó cũng giống như các ứng dụng khách lưu trữ đám mây khác. Bạn có thể làm việc với dữ liệu bất cứ khi nào bạn muốn, tất cả các thay đổi đều được đồng bộ hóa tự động.

Rất tiếc, Google chưa phát hành phiên bản Linux của ứng dụng khách. Nhưng trình quản lý tệp tích hợp Nautilus có thể tự kết nối với Google Drive. Nhấp vào "Cài đặt hệ thống" → "Tài khoản mạng" → "Tài khoản Google", nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn vào đó và một thư mục có nội dung của "Google Drive" sẽ xuất hiện trên thanh bên của Nautilus.

5. Tự động đồng bộ hóa cho ứng dụng Google Drive

"Startup and Sync" trên Windows và macOS hoạt động tốt. Nhưng các ứng dụng khách của Google Drive trên Android và iOS hơi đáng thất vọng. Họ không biết cách đồng bộ hóa các thư mục của bạn, ngoại trừ cách tải xuống các tệp đã chọn một cách riêng biệt. Điều này có nghĩa là họ có thể làm được rất ít nếu không có Internet.

Nhưng ứng dụng khách thay thế Autosync cho Google Drive hoạt động chính xác trên nguyên tắc "Khởi động và đồng bộ hóa". Tất cả dữ liệu của bạn hoặc chỉ các thư mục đã chọn có thể được lưu trong bộ nhớ điện thoại và các thay đổi trong chúng sẽ được đồng bộ hóa trong đám mây ở chế độ nền. Thật không may, ứng dụng chỉ dành cho Android.

6. Tạo tệp nhanh

Lưu các liên kết sau vào thanh dấu trang của trình duyệt. Một cú nhấp chuột và một tài liệu mới sẽ mở ra trước mặt bạn.

• - tài liệu mới.
• - bàn mới.
• - bài thuyết trình mới.
• - trang web mới.
• - một mẫu khảo sát mới.

Tổ chức tệp

7. Kiểm soát phiên bản

Google Drive lưu mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu, tệp PDF, hình ảnh, tệp lưu trữ hoặc tệp âm thanh của mình dưới dạng phiên bản. Nếu bạn đột ngột vặn vít, bạn có thể lăn trở lại. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào tệp và chọn "Kiểm soát Phiên bản".

Theo mặc định, Google Drive chỉ lưu trữ 100 phiên bản và tất cả các phiên bản cũ hơn sẽ bị xóa sau 30 ngày để tiết kiệm dung lượng. Bạn có thể chọn phiên bản bạn muốn, nhấp vào dấu ba chấm và nhấp vào "Không bao giờ xóa" - và nó sẽ được lưu giữ mãi mãi.

8. Tùy chỉnh màu thư mục

Một tính năng rất tiện dụng giúp điều hướng tài liệu của bạn dễ dàng hơn. Nhấp chuột phải vào thư mục trong giao diện web Drive, sau đó chọn Thay đổi màu và chỉ định màu mong muốn.

9. Dấu trang

Một cách thuận tiện để nhanh chóng truy cập các tệp được sử dụng thường xuyên nhất của bạn là đánh dấu chúng. Nhấp vào tệp cần thiết bằng nút chuột phải và nhấp vào "Thêm vào Đã đánh dấu". Chức năng này cũng có trong ứng dụng khách di động. Để truy cập nó, hãy nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh tệp mong muốn. Bây giờ các tệp được đánh dấu sẽ nằm trong menu bên có dấu hoa thị.

10. Nhận xét về thư mục và tệp

Chọn một tệp hoặc thư mục trên Google Drive và nhấp vào nút bút chì ở bên phải. Bạn sẽ có thể thêm mô tả chi tiết về dữ liệu được lưu trữ ở đó. Tuy nhiên, không thể xem và chỉnh sửa bình luận từ thiết bị di động.

11. Các tập tin trên màn hình chính

Trong Windows hoặc macOS, rất dễ dàng đặt lối tắt đến tài liệu hoặc ảnh từ Google Storage trên màn hình nếu bạn đã cài đặt ứng dụng khách Khởi động và Đồng bộ hóa. Chọn tệp bạn muốn trong thư mục Google Drive, nhấp chuột phải, tạo lối tắt trong Windows hoặc bí danh trong macOS và bạn đã hoàn tất. Đây là một hành động khá rõ ràng.

Nhưng theo cách tương tự, bạn có thể tạo liên kết đến tệp trên thiết bị di động. Tìm tệp hoặc thư mục bạn muốn trong ứng dụng Google Drive, nhấn vào dấu ba chấm và chọn Thêm vào Màn hình chính. Giờ đây, dữ liệu bạn cần luôn nằm trong tầm tay bạn.

Làm việc với các tệp

12. Chỉnh sửa PDF

Bạn có một tệp PDF trên Google Drive cần được chỉnh sửa, nhưng văn bản không được sao chép từ tệp đó? Bạn không cần phải gõ lại bất cứ thứ gì bằng tay. Nhấp chuột phải vào PDF và chọn Mở bằng → Google Tài liệu.

Quá trình này có thể lâu hơn bình thường một chút, nhưng cuối cùng bạn sẽ thấy một tài liệu có văn bản có thể chỉnh sửa. Điều này hoạt động với cả tệp PDF được quét và những tệp được tạo bằng máy ảnh điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

13. Sao chép văn bản từ hình ảnh

Thủ thuật tương tự cũng hoạt động với hình ảnh. Chụp ảnh văn bản bằng camera của điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn, gửi ảnh tới Google Drive. Sau đó, trên máy tính, trong trình duyệt của bạn, nhấp chuột phải vào tệp và chọn "Mở bằng" → "Google Tài liệu". Văn bản từ hình ảnh sẽ được chuyển thành tài liệu.

14. Đánh dấu và chữ ký PDF

Nếu bạn cần đánh dấu, chú thích, chú thích, chú thích hoặc ký điện tử một số văn bản trong tài liệu PDF, hãy cài đặt ứng dụng DocHub Google Drive. Sau đó, nhấp chuột phải vào PDF trong ứng dụng web Google Drive và chọn Mở bằng → DocHub.

15. Chuyển đổi tài liệu

Google Drive có thể tự động chuyển đổi tất cả các tệp bạn tải lên nó, chẳng hạn như DOCX, thành Google Documents. Điều này rất hữu ích vì chúng không chiếm dung lượng lưu trữ.

Nhấp vào biểu tượng bánh răng trong "Google Drive", sau đó đi tới cài đặt và kích hoạt tùy chọn "Chuyển đổi tệp đã tải lên thành Google Tài liệu".

Nhưng hãy nhớ rằng: nếu bạn có ý định lưu trữ các tài liệu hoặc bảng tính Microsoft Office có định dạng phức tạp, tốt hơn hết bạn không nên chuyển đổi chúng trong Google Docs.

16. Chỉnh sửa tài liệu Office

Nếu bạn muốn chỉnh sửa tài liệu Microsoft Office mà không cần chuyển đổi chúng sang định dạng Google, hãy cài đặt tiện ích mở rộng đặc biệt. Nó đặc biệt hữu ích nếu bạn không có bộ Office trên máy tính của mình. Các tệp đã sửa đổi được lưu chính xác ở các định dạng DOCX, XLSX và PPTX.

17. Chuyển đổi tệp

Ứng dụng CloudConvert có thể chuyển đổi tài liệu, hình ảnh, ghi âm, ghi hình và sách điện tử.

Cài đặt nó, chọn tệp mong muốn trên Google Drive và nhấp vào Mở bằng → CloudConvert. Chỉ định định dạng, nhấp vào Bắt đầu chuyển đổi. Chờ một chút và nhấp vào Hiển thị tệp - tệp được chuyển đổi sẽ nằm trong bộ nhớ của bạn.

18. Mã hóa tệp

Nếu bạn lưu trữ một số dữ liệu đặc biệt có giá trị trên Google Drive và muốn cung cấp khả năng bảo vệ bổ sung cho dữ liệu đó, hãy cài đặt tiện ích bổ sung Mã hóa tệp an toàn miễn phí. Nó mã hóa các tệp bằng thuật toán AES-256.

Nhấp vào Mới → Khác → Mã hóa tệp an toàn. Sau đó, nhập mật khẩu và kéo tệp vào cửa sổ trình duyệt. Trong tương lai, sẽ không thể tải xuống hoặc xem mà không nhập mật khẩu.

Tìm kiếm thông minh

19. Tìm kiếm văn bản

Tìm kiếm là một trong những điểm mạnh nhất của Disc. Chỉ cần gõ một từ khóa hoặc cụm từ vào thanh tìm kiếm và Google sẽ tìm thấy tất cả các tài liệu có chứa nó. Và nếu bạn nhấp vào mũi tên ở phía bên phải của dòng, các tùy chọn tìm kiếm bổ sung sẽ mở ra.

20. Tìm kiếm bằng văn bản trong hình ảnh

Nếu bạn còn nhớ, Evernote từng nổi bật với khả năng tìm kiếm văn bản trong tranh. Chà, Google Drive cũng có thể làm được điều đó. Nhập một từ hoặc cụm từ và bạn sẽ không chỉ tìm thấy các tài liệu, mà thậm chí cả các tệp PDF hoặc ảnh được quét với văn bản được chỉ định.

21. Tìm kiếm theo loại tệp

Nhập loại tệp, chẳng hạn

loại: hình ảnh

,

loại: tài liệu

hoặc các phần mở rộng:

Jpeg

,

TXT

,

DOCX

… Ngoài ra, nếu Google đang hiển thị các tệp bổ sung trong SERP, bạn có thể loại trừ chúng. Quay số

-jpg

và bạn sẽ không thấy bất kỳ hình ảnh nào trong kết quả tìm kiếm.

22. Tìm kiếm bằng hình ảnh

Google Drive có thể tìm kiếm nội dung ảnh của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn xem tất cả ảnh chụp hoàng hôn của mình, hãy nhập

loại: hình ảnh Hoàng hôn

… Tuy nhiên, chức năng này hoạt động không chính xác lắm.

23. Tìm kiếm theo người

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Google Drive với đồng nghiệp của mình, bạn sẽ nhận được nhiều tài liệu khác nhau được chia sẻ với bạn. Điều xảy ra là bạn nhớ tác giả của tệp, nhưng không nhớ tên. Nhập tên hoặc email của người đó vào hộp tìm kiếm và tất cả tài liệu mà người đó đã chia sẻ với bạn sẽ được tìm thấy.

24. Tìm kiếm trên "Google Drive" qua Gmail

Một điều nhỏ nữa. Nếu bạn nhập một truy vấn tìm kiếm trong Gmail, kết quả cũng sẽ bao gồm các tệp từ Google Drive.

Tải lên tệp

25. Khả năng chia sẻ tệp và thư mục

Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp Google Drive nào và nhấp vào Chia sẻ. Sau đó, sao chép liên kết đến tệp và gửi cho bất kỳ ai hoặc nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tệp.

Bạn có thể đặt các giới hạn để người dùng chỉ có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tệp. Thuật toán cũng hoạt động cho các thư mục.

Tương tự như vậy, bạn có thể chia sẻ tệp và thư mục trực tiếp từ Explorer, Finder hoặc thông qua ứng dụng khách Google Drive dành cho thiết bị di động.

26. Gửi qua Gmail

Bạn đang viết một lá thư và muốn đính kèm một tài liệu hoặc hình ảnh từ kho lưu trữ của bạn vào nó? Bạn không phải chuyển sang tab khác và mở Google Drive. Nhấn vào biểu tượng cuối cửa sổ soạn thư và chọn tập tin mong muốn ngay trong giao diện Gmail.

Bằng cách này, bạn có thể gửi các tệp đính kèm lớn. Theo mặc định, Gmail sẽ không cho phép các tệp đính kèm lớn hơn 25MB. Tuy nhiên, tệp đính kèm từ Google Drive có thể lên đến 10 GB.

Điều khoản khác

27. Lưu trữ vô tận có điều kiện

Tùy thuộc vào các điều kiện nhất định, bạn thực tế có thể không lãng phí dung lượng trên Google Drive và lưu trữ bao nhiêu tệp bạn muốn ở đó.

Đầu tiên, không tải lên tài liệu ở định dạng Microsoft Office ở đó mà hãy chuyển đổi chúng sang Google Documents. Chúng không chiếm dung lượng.

Thứ hai, lưu ảnh của bạn vào Google Photos. Tất nhiên, ảnh lên đến 16 megapixel sẽ bị thu nhỏ lại. Tuy nhiên, chất lượng vẫn ở mức chấp nhận được và không gian lưu trữ sẽ không được tính đến. Bạn có thể bật tính năng nén ảnh tại. Ngoài ra, mở Cài đặt máy khách "Khởi động và đồng bộ hóa", nhấp vào "Tải xuống ảnh và video ở chất lượng gốc" và chọn tùy chọn "Chất lượng cao".

28. Kiểm soát trang web

Bạn sắp hết 15 GB miễn phí và không muốn chuyển sang gói trả phí? Chọn "Bộ nhớ" ở bên trái, sau đó sắp xếp các tệp của bạn theo kích thước. Bạn có thể tìm thấy những thứ lớn nhất và xóa chúng hoặc chuyển chúng đi đâu đó.

Một điểm nữa. Người dùng Dropbox biết rằng trong các tài khoản miễn phí, các tệp đã xóa sẽ bị xóa vĩnh viễn và không thể khôi phục lại sau một tháng. Google không giới hạn thời gian có thể khôi phục tệp. Nó lưu trữ dữ liệu đã xóa trong "Thùng rác" và chúng tiếp tục chiếm dung lượng.

Vì vậy, nếu bạn không có đủ dung lượng lưu trữ, thì trước hết hãy tìm vào "Thùng rác" và loại bỏ mọi thứ không cần thiết từ đó. Bạn có thể nhấn Ctrl + A, sau đó nhấp chuột phải và chọn "Xóa vĩnh viễn" nếu bạn muốn xóa hàng loạt mọi thứ.

29. Làm việc ngoại tuyến

Đôi khi bạn phải làm việc ở nơi không có internet. Google Drive cũng có thể làm được điều đó. Có một số tùy chọn.

Nếu đang sử dụng ứng dụng khách Khởi động & Đồng bộ hóa cho Windows và macOS, bạn hoàn toàn không phải lo lắng về việc kết nối. Ứng dụng khách lưu trữ các tệp của bạn trên một ổ đĩa cục bộ. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện sẽ được đồng bộ hóa với kho lưu trữ ngay khi có internet.

Thích làm việc với Google Drive trong trình duyệt của bạn? Mở và bật tùy chọn "Truy cập ngoại tuyến". Bạn sẽ được nhắc cài đặt tiện ích mở rộng "Google Docs Offline", hãy làm điều đó. Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình bày mà không cần truy cập Internet. Đúng, điều này chỉ hoạt động trong Chrome.

Trong ứng dụng khách Google Drive dành cho thiết bị di động, hãy chọn tệp bạn muốn và nhấp vào dấu chấm lửng bên cạnh tệp đó, sau đó kích hoạt tùy chọn Bật truy cập ngoại tuyến. Bây giờ tệp này sẽ luôn ở trong menu, trong phần "Truy cập ngoại tuyến".

30. Đồng bộ hóa có chọn lọc

Bạn có thể không cần tất cả các tệp và thư mục trong Google Drive trên một trong các máy tính của mình. Để chọn những cái bạn cần, hãy chuyển đến cài đặt ứng dụng khách "Khởi động và đồng bộ hóa" và mở phần "Google Drive". Chọn tùy chọn "Chỉ đồng bộ hóa các thư mục này" và chỉ định nội dung nào sẽ đồng bộ hóa và nội dung nào không được chạm vào.

31. Sao lưu Android

Google Drive có một công cụ tích hợp để sao lưu tin nhắn, danh bạ, lịch, thư, cài đặt và dữ liệu ứng dụng. Điều này rất hữu ích nếu bạn đang khôi phục điện thoại thông minh của mình sau khi thiết lập lại hệ thống hoặc muốn chuyển dữ liệu sang một thiết bị Android khác.

Đi tới cài đặt của ứng dụng "Google Drive" trên Android và mở "Sao lưu và đặt lại", sau đó nhấp vào nút "Bắt đầu sao chép".

32. Tự động tải xuống ảnh và video

Trên thiết bị di động, ảnh có thể được tự động tải lên bộ nhớ không thứ nguyên thông qua ứng dụng Google Photos. Nhưng tính năng tương tự hoàn toàn có sẵn trên máy tính Windows và macOS. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến cài đặt ứng dụng khách "Khởi động và đồng bộ hóa" và bật tùy chọn "Tải ảnh và video đã thêm gần đây lên Google Photos".

Tính năng bổ sung

33. Ứng dụng di động

Google Drive có thể trở nên hữu ích hơn nữa bằng cách sử dụng các ứng dụng di động khác nhau hoạt động cùng với nó. Nhiều bộ xử lý văn bản có thể lưu tài liệu và ghi chú của bạn không phải vào bộ nhớ thiết bị mà vào Google Drive. Ví dụ, WPS Office và Jotterpad. Và các trình quản lý tệp, ví dụ như MiXplorer, có thể làm việc với nội dung của bộ lưu trữ.

Tải xuống MiXplorer →

34. Ứng dụng cho "Google Drive"

Một số công cụ hữu ích khác có thể được tìm thấy trong số các ứng dụng Google Drive. Có trình chỉnh sửa văn bản và hình ảnh, chương trình PDF, ghi chú và các gizmos khác.

35. IFTTT

Cuối cùng, đừng quên IFTTT. Dịch vụ này chứa một số công thức nấu ăn làm sẵn cho phép, chẳng hạn như lưu ảnh từ Instagram, bài báo từ Pocket hoặc video YouTube vào Google Drive, ghi nhật ký hoặc sao chép tệp. Và nếu muốn, bạn có thể tạo ra công thức nấu ăn của riêng mình, chỉ giới hạn bởi trí tưởng tượng của bạn.