5 sai lầm chính trong quản lý thời gian khiến chúng ta không thể làm được mọi việc

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Chúng tôi lập danh sách các nhiệm vụ và cố gắng bám sát lịch trình dù có thế nào đi nữa. Nhưng dù chúng ta có cố gắng đến đâu thì những nhiệm vụ mới và cấp bách vẫn sẽ xuất hiện. Danh sách ngày càng dài, và chúng ta không thể rung động cảm giác rằng thời gian đang trôi tuột khỏi tay theo đúng nghĩa đen. Vì vậy, hãy tìm ra những sai lầm chúng ta thường mắc phải nhất và cách quản lý thời gian hợp lý.

1. Chúng tôi không ưu tiên

Tất nhiên, danh sách việc cần làm là một cách hiệu quả để sắp xếp suy nghĩ của bạn về những việc cần phải làm. Nhưng nếu bạn không sắp xếp thứ tự ưu tiên, thì điều quan trọng nhất có thể sẽ rơi khỏi tầm mắt. Bạn cần hiểu rõ phương hướng, mục đích hoạt động của mình và không nhảy việc từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Mức độ ưu tiên không phù hợp có thể nói lên rất nhiều điều về môi trường làm việc hiện tại.

Nhiều người làm việc theo nhóm cảm thấy khó chịu khi sếp hoặc đồng nghiệp yêu cầu họ làm một việc gì đó: họ trì hoãn nhiệm vụ hiện tại, không ưu tiên và không theo kịp tiến độ. Do đó, nếu bạn đang lên kế hoạch cho ngày, tuần hoặc tháng của mình, hãy tự hỏi mình đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bạn trong giai đoạn này.

Nó thường xảy ra khi làm một nhiệm vụ quan trọng, mọi suy nghĩ và dần dần chảy vào sự trì hoãn. Bởi vì nó thường đòi hỏi nỗ lực tinh thần nghiêm túc và sự tập trung hoàn toàn. Làm những công việc nhỏ trong 5 phút cả ngày sẽ hấp dẫn hơn nhiều so với một nhiệm vụ lớn không hề dễ dàng, mặc dù cuối cùng nó mang lại rất nhiều lợi nhuận.

2. Chúng ta đánh giá quá cao sức mạnh của mình

Đánh giá quá cao khả năng của bạn là một tội lỗi nổi tiếng trong việc quản lý thời gian. Khi bạn nghĩ rằng một nhiệm vụ sẽ mất nhiều nhất vài phút, nhưng nó tiêu tốn ít nhất nửa giờ. Để tránh tình trạng này, trước khi bắt đầu công việc, hãy viết ra đâu đó bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho việc đó.

Nếu nhiệm vụ kéo dài 25-30 phút, hãy nhớ đặt nó vào lịch trình.

Một mẹo khác: hãy nghĩ lại xem thực sự nhiệm vụ có thể mất bao lâu.

Nếu bạn chắc chắn rằng công việc dài 30 phút, hãy dành ra một giờ trong lịch trình của bạn vì lý do an toàn. Nếu không, bạn có thể trở thành một trong những người nghiện công việc đáng tiếc phải làm việc suốt đêm.

Vào đầu ngày của bạn, hãy dành 10 phút để kiểm tra lịch trình của bạn. Sự thật: 10 phút lập kế hoạch vào buổi sáng sẽ giúp bạn tiết kiệm một giờ trong ngày làm việc. Nhưng đừng tải lên toàn bộ lịch trình của bạn, hãy nhớ để lại một số thời gian rảnh cho các nhiệm vụ mới và / hoặc đột xuất.

3. Mất tập trung

Sự chú ý bị phân tán là nguyên nhân chính của sự trì hoãn. Và hơn hết, mạng xã hội và thư từ khiến chúng ta mất tập trung vào công việc. Để tránh điều này, chúng tôi khuyên bạn nên tắt thông báo hộp thư đến khi bạn cố gắng tập trung vào các sắc thái của nhiệm vụ hoặc chỉ định khoảng thời gian cho thông báo, chẳng hạn như ba giờ một lần. Điều này sẽ giúp bạn không bị phân tâm bởi các chữ cái sau mỗi hai phút.

Một cách tuyệt vời khác để làm điều này là dành thời gian đặc biệt trong lịch trình của bạn mà bạn sẽ dành để làm việc với hộp thư đến của mình. Liên tục kiểm tra thư của bạn có nghĩa là bạn ít chú ý đến nó: bạn nhanh chóng quét thư và nhanh chóng gửi phản hồi, thường không chính xác và mắc lỗi chính tả. Xin lỗi và giải thích lại những gì bạn thực sự muốn nói là một sự lãng phí thời gian đáng lẽ có thể tránh được.

Sự lộn xộn cũng có thể rất mất tập trung. Những tập tài liệu ngổn ngang với giấy tờ trên bàn, đống đồ dùng văn phòng, những ghi chú không thể tìm thấy trong mớ hỗn độn này … Hãy tạo quy tắc dọn dẹp bàn làm việc của bạn mỗi lần vào cuối tuần và vứt bỏ những giấy tờ không hữu ích một cách tàn nhẫn. bạn và không chắc là cần thiết.

4. Chúng tôi nghĩ rằng việc đếm thời gian đã bỏ ra là không cần thiết

Có hai cách để giải phóng thời gian: bỏ qua các nhiệm vụ mới hoặc hợp lý hóa việc sử dụng nó. Nhưng cho đến khi bạn bắt đầu theo dõi lượng thời gian bạn dành cho một hoạt động cụ thể, bạn sẽ không biết phương pháp nào phù hợp với mình.

Trong một hoặc hai tuần, hãy cố gắng theo dõi thời gian bạn dành cho các bài tập. Điều này sẽ giúp bạn nhìn thấy và phân tích cách bạn sử dụng thời gian và trong tương lai - để tránh những sai lầm của chính bạn.

Bạn thường xuyên bị gián đoạn bởi các cuộc điện thoại hoặc tiếng gõ cửa? Bạn có dành quá nhiều thời gian trên Internet hoặc kiểm tra thư quá thường xuyên không? Xem bạn mất bao lâu để thực hiện những công việc không hiệu quả này và phát triển chiến lược để bỏ qua chúng hoặc giảm số lượng.

5. Chúng tôi tin tưởng vào tính đa nhiệm

Các chuyên gia quản lý thời gian nói bằng một giọng: không có cái gọi là đa nhiệm. Những gì thường được gọi là "đa nhiệm" thực sự là ném từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, và không có gì tốt về nó.

Để có kết quả tốt nhất, bạn cần tập trung vào một nhiệm vụ, đặt bộ đếm thời gian và chỉ làm việc vào thời gian đã định.

Hãy lặp lại với chính mình như một câu thần chú: "Ngay bây giờ tôi sẽ hoàn thành nhiệm vụ này" - và bạn sẽ không nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.