Hệ thống lập lịch trình đơn giản cho những người mệt mỏi với việc quản lý thời gian, mục tiêu và danh sách việc cần làm

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Đặc biệt thích hợp cho những người làm việc cho mình.

Để làm điều gì đó quan trọng đối với bản thân, bạn cần có ý định tỉnh táo. Nhưng những ý định và kế hoạch hạn chế sự tự do của chúng ta. Mặt khác, khi có quá nhiều tự do, rất khó để ép bản thân làm một việc gì đó. Cảm hứng hiếm khi ghé thăm. Nó là không đủ để đạt được kết quả đáng kể.

Do đó, bắt buộc phải cấu trúc một ngày của bạn. Nhưng nhiều người không thể làm việc trong một hệ thống áp đặt nghiêm ngặt. Blogger, tác giả của cuốn sách "" Stephen Guise khuyên bạn nên tự tạo ra các quy tắc. Phương pháp lập kế hoạch của ông kết hợp sự đơn giản, tự do, năng suất và tính linh hoạt.

Bản chất của hệ thống là gì

Hầu hết các hệ thống lập kế hoạch đều cứng nhắc, nhàm chán và tốn thời gian. Ngay cả chiến lược Bắt mọi việc Hoàn thành cực kỳ phổ biến của David Allen cũng gây áp đảo và tốn kém trong thực tế. Cần nhiều thời gian hơn để quản lý hệ thống hơn là tự mình thực hiện các công việc. Cách tiếp cận của Guise đơn giản và linh hoạt hơn. Hệ thống lập lịch của nó bao gồm hai thành phần: một lịch lớn và một bảng trắng.

Chúng tôi sử dụng lịch để theo dõi sự tiến bộ trong các thói quen. Ví dụ, giả sử bạn muốn đọc hai trang sách mỗi ngày và thiền định. Sau khi hoàn tất, hãy đánh dấu kiểm trên lịch.

Chúng tôi viết mọi thứ khác lên bảng, từ các nhiệm vụ một lần cho đến các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Guise gợi ý chia chúng thành bốn loại.

1. Các nhiệm vụ lặp lại nhiều lần. Những việc hữu ích nên làm thường xuyên, nhưng không nhất thiết phải làm mỗi ngày. Ví dụ: tập thể dục, dọn dẹp, trả lời email.
2. Những điều cần làm cho ngày hôm nay. Nhiệm vụ một lần cần được hoàn thành trong một ngày. Ví dụ: gửi bưu kiện, gọi điện cho ai đó. Guise không gọi chúng là thời gian thực hiện cụ thể, chẳng hạn như các cuộc hẹn và cuộc hẹn với bác sĩ. Anh ấy ghi chúng vào lịch trên điện thoại.
3. Làm điều đó sớm. Những trường hợp cho tháng tiếp theo không cần bạn chú ý ngay lập tức. Ví dụ: cập nhật thiết kế trang web, chụp ảnh hộ chiếu.
4. Làm điều đó vào một ngày nào đó. Bạn muốn làm gì trong 5 năm tới. Ví dụ, đến thăm một số quốc gia.

Danh sách của bạn có thể trông giống như sau:

Thường	Hôm nay	Sớm	Một ngày nào đó
Tập thể dục	Viết văn bản gửi thư	Cập nhật thiết kế trang web	Hy Lạp
Làm sạch	Gọi cho Masha	Chụp ảnh hộ chiếu	Trung Quốc
Trả lời email	Nhận bưu phẩm tại bưu điện		New Zealand

Làm gì mỗi ngày

• Hai hoặc ba thói quen nhỏ. Chúng phải đơn giản. Sau đó, bạn sẽ không bỏ chúng đi, ngay cả khi bạn mệt mỏi hoặc có ít thời gian.
• Hai mục từ danh sách nhiệm vụ định kỳ. Ví dụ, làm việc với máy tính và tập thể dục. Ngoài hoặc thay vì chúng, vào bất kỳ ngày nào bạn có thể thực hiện những việc từ danh sách "Sớm" và "Một ngày nào đó". Cách tiếp cận này có tính đến các mục tiêu chính của bạn, nhưng cho phép bạn tự do thay đổi kế hoạch.
• Các trường hợp bắt buộc thực hiện một lần, nếu có.
• Đánh giá bản thân vào cuối ngày.

Vào bất kỳ ngày nào, bạn có thể bỏ qua các mục cần làm từ danh sách trên bảng. Guise gọi đây là "đối xử với chính mình." Mỗi ngày không thể có năng suất như nhau. Cuộc sống không cần phải có cấu trúc cứng nhắc và có thể đoán trước được. Nó là động, trừ khi nó bị ép buộc một cách giả tạo vào một khuôn khổ.

Hệ thống như vậy cung cấp gì

Chủ đích

Mỗi ngày đều bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu một cách có chủ ý. Nếu không có nó, rất nhiều thời gian sẽ bị lãng phí trong khi bạn quyết định xem hôm nay sẽ giải quyết ý tưởng nào trong số rất nhiều ý tưởng. Khi mọi thứ được viết trên bảng, bạn sẽ dễ dàng quyết định hơn.

Phương hướng

Bất cứ ai cũng có thể đạt được một kết quả tuyệt vời một lần. Nhưng thành công chỉ đến khi bạn thực hiện những điều thú vị một cách nhất quán. Hãy coi mỗi ngày là một bước khác. Cân nhắc xem các bước của bạn có theo một hướng hay bạn đang đi theo vòng tròn. Bốn danh sách trên bảng và những thói quen nhỏ sẽ giúp bạn biết mình đang đi đâu.

Khả năng lựa chọn

Các hệ thống quy hoạch thông thường bị biến thành nô lệ. Khi một nhiệm vụ được lên lịch vào cùng một thời điểm mỗi ngày, bạn bị tước bỏ quyền tự do lựa chọn của mình. Cách tiếp cận này hữu ích để phát triển các thói quen mới, nhưng nó sẽ mệt mỏi khi mở rộng ra nhiều lĩnh vực cùng một lúc. Một danh sách các ý tưởng để lựa chọn sẽ giúp bạn không cảm thấy như con tin.

Điều khiển

Với hệ thống này, bạn sẽ trở thành một vị tướng đi xem xét chiến trường vào buổi sáng trước khi xung trận và quyết định các bước đi tiếp theo. Tất nhiên, không thể loại trừ trường hợp bất khả kháng, nhưng tự do lựa chọn sẽ mang lại cho bạn cảm giác kiểm soát.

Hình ảnh hóa quy trình

Vào buổi sáng, bạn xác định các nhiệm vụ trong ngày và hình dung ngay cách thực hiện chúng. Ví dụ, hôm nay bạn cần viết một bài báo, đi tập thể dục và gửi các gói hàng. Biết được ý định của mình sẽ giúp bạn phân bổ thời gian và năng lượng hiệu quả.

Bí mật thành công của hệ thống là gì

Tính linh hoạt của nó. Vào bất kỳ ngày nào bạn có thể nuông chiều bản thân và nghỉ một ngày. Có nghĩa là, không làm những việc từ danh sách trên bảng, mà chỉ hoàn thành các thói quen nhỏ. Đối với một số người, quá nhiều tự do dường như có vấn đề. Nhưng Guise cho rằng điều đó là cần thiết.

Blogger Stephen Guise, tác giả của Thói quen MINI - Kết quả MAXI

Tôi không chắc sẽ mất 20 ngày liên tiếp. Chỉ khi trong một chuyến đi. Khi tôi ở nhà và cảm thấy thoải mái, tôi muốn làm điều gì đó hiệu quả. Tôi muốn tự mình kiểm soát cuộc sống của mình và nghỉ ngơi không phải mỗi tuần một lần, mà là khi tôi cần.

Hãy tưởng tượng bạn có một người sếp tuyệt vời, người cho phép bạn nghỉ bao nhiêu ngày tùy thích. Tất nhiên, bạn sẽ làm điều này thường xuyên. Nhưng bạn có muốn làm việc hiệu quả hơn trong thời gian còn lại không? Với hệ thống này, bạn là ông chủ cho chính mình.

Không có hệ thống nào khác cung cấp khả năng này. Hầu hết đều nhắm đến kết quả tối đa trong thời gian tối thiểu và không tính đến sức khỏe của bạn.

Tại sao điều quan trọng là phải đánh giá bản thân

Đây là cách đáng tin cậy nhất để tạo động lực. Đồng thời, bạn có trách nhiệm với bản thân và được truyền cảm hứng. Vào cuối ngày, chỉ cần cho mình điểm từ 1 đến 5. Các hệ thống toán học phức tạp sẽ chỉ tạo ra sự nhầm lẫn. Và vì vậy bạn nói: “Hôm nay tôi ngủ không ngon, nhưng vẫn làm X và Y. Tôi sẽ xếp mình 4+” hoặc “Tôi đã làm một chút việc, nhưng tôi biết tôi có thể làm được nhiều hơn. Hôm nay tôi đặt 3 cái”.

Đây là một minh chứng rõ ràng cho sự thành công của bạn. Hãy nhìn lại một cách trung thực về một ngày đã qua. Nếu bạn hài lòng với cách bạn đã dành thời gian và công sức của mình, thì bạn đang đi đúng hướng. Nếu không, bạn biết những gì và làm thế nào để thay đổi.