"0 đến" - một hệ thống rõ ràng để duy trì không có hộp thư đến

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Bằng cách đọc bài viết này, bạn sẽ trở thành vua của email. Thành thật.

Đối với nhiều người, e-mail vẫn là một công cụ làm việc chưa được kiểm chứng và là nỗi khổ hàng ngày. Ai đó có bảy bức thư đến, và anh ta sẽ nhanh chóng sắp xếp chúng ngay bây giờ. Ai đó có 46 đến, nhưng anh ta cũng sẽ cào chúng trong một ngày, vì anh ta đã quen với điều đó. Đối với mỗi người, có một ngưỡng nhất định cho số lượng email đến mỗi ngày, mà anh ta có thể đối phó mà không bị trì hoãn xử lý vào ngày hôm sau và do đó, không tạo ra tắc nghẽn trong hộp thư điện tử. Bạn có thể gọi ngưỡng này là "tự nhiên".

Nếu có nhiều email hơn một người có thể xử lý, thì bạn cần phải thay đổi cách tiếp cận quản lý email của mình. Điều này sẽ tăng ngưỡng đến giá trị được yêu cầu trong một trường hợp cụ thể. Bạn cần quản lý 100 email mỗi ngày? Điều này có nghĩa là bạn có thể làm 100, chỉ cần sử dụng phương pháp chính xác khi làm việc với thư. Cái nào? Hãy nói cho bạn biết bây giờ.

Chỉ báo duy nhất mà một người có thể xử lý thư là không có thư đến vào cuối ngày làm việc. Nguyên tắc quan trọng của việc xử lý thành thạo các thư đến là hiểu được loại thư trước mặt bạn. Đầu tiên bạn cần học cách phân loại rõ ràng các chữ cái và biết phải làm gì với từng loại.

Tất cả các email đến có thể được chia thành bảy loại:

1. Bạn không cần phải trả lời, bạn không cần phải đọc. Có hai cách cho những bức thư như vậy: lưu trữ hoặc xóa. Nếu bạn nhận được một bản tin khác mà bạn chưa bao giờ đọc, thì hãy tự giúp mình - hãy hủy đăng ký. Một hành động để đổi lấy việc loại bỏ hàng tá email như vậy trong tương lai. Chúng tôi muốn học cách đối phó với dòng chảy của các lá thư trong một ngày? Dòng chảy ít hơn sẽ dễ dàng xử lý hơn. Đừng sợ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng. Thông tin thực sự cần thiết sẽ đến với bạn theo một cách khác và sẽ hiển thị trước mặt bạn ít nhất một lần nữa.
2. Với các tập tin đính kèm. Đây có thể là những thông báo về sự cần thiết phải trả tiền cho một thứ gì đó hoặc thông tin cho công việc hiện tại hoặc tương lai. Sẽ rất hữu ích khi tạo các thư mục riêng biệt cho những chữ cái như vậy, nhưng không có sự cuồng tín. Quá nhiều thư mục? Đơn giản hóa. Để tìm thấy thứ bạn cần sau này, bạn không cần hàng nghìn thư mục, mà là khả năng sử dụng các chức năng tìm kiếm của bưu phẩm.
3. Trả lời tùy ý. Câu trả lời dường như là tùy chọn, nhưng đôi khi phép lịch sự rất hữu ích. Ở đây, hành động độc quyền tùy theo tình huống.
4. Với một khoảng thời gian để làm quen. Thú vị để đọc, nhưng không cần thiết. Cố gắng phân loại càng nhiều email trong danh mục này và danh mục trước càng tốt. Đây là chìa khóa để xử lý thư hiệu quả.
5. Tôi cần trả lời ngay hôm nay. Mọi thứ rất đơn giản ở đây: nhận và trả lời ngay bây giờ, nếu có việc gì đó rất khẩn cấp hoặc vào cuối ngày làm việc.
6. Tôi phải trả lời, nhưng không phải hôm nay. Cái hay của email là nó không phải là một cuộc trò chuyện hay một chiếc điện thoại. Không ai mong đợi và không nên mong đợi một phản hồi nhanh chóng qua email, nếu điều này không được nêu trong tiêu đề của bức thư. Nếu một ngày nào đó được đặt tên là thời hạn trả lời, hoặc bản thân bạn biết và hiểu mình cần đưa ra câu trả lời trong bao lâu, thì hãy đặt những bức thư đó vào thư mục thích hợp. Ví dụ: "Trả lời vào Thứ Hai", "Trả lời vào Thứ Ba", v.v. Bây giờ, hãy tạo cho mình một danh sách kiểm tra, trong đó có mục "Vào buổi sáng, hãy hoãn xử lý thư cho ngày hôm nay." Ngoài ra còn có các công cụ tự động hóa chuyên dụng cho các mục đích như vậy: cho Gmail và.
7. Bức thư khó hiểu. Có những chữ cái rất khó phân loại. Đừng dằn vặt bản thân với những suy tư và hãy đồng ý với chính mình để phân loại những bức thư như vậy vào một trong những loại được liệt kê ở trên.

Dựa trên phân loại này, chúng ta cần các thư mục cho các loại 2, 3, 4 và 6.

Quy tắc xử lý email hiệu quả

• Dành ra 30 phút vào cuối ngày làm việc để chuyển hộp thư đến của bạn về 0. Điều này hiệu quả hơn việc cố gắng trả lời mọi email ngay lập tức. Mọi người không đa nhiệm. Ít phiền nhiễu và chuyển đổi, hiệu quả hơn.
• Làm gì với những email khẩn cấp? Đặt cho mình một khoảng thời gian mà bạn kiểm tra hộp thư đến của mình trong suốt cả ngày. Ví dụ, một lần một giờ. Kiểm tra hộp thư đến của bạn để tìm các email quan trọng khẩn cấp và nếu không có, hãy quay lại làm việc. Hãy nhớ ưu điểm của thư: nó không phải là phương tiện liên lạc tức thời. Có thể sự cố được đề cập trong một trong những email không khẩn cấp sẽ được giải quyết mà không cần bạn tham gia vào cuối ngày hoặc vào cuối ngày, bạn sẽ nhận được nhiều thông tin hơn, điều này sẽ cho phép bạn giải quyết vấn đề nhanh hơn và hiệu quả hơn.
• Bất cứ khi nào bạn không kiểm tra thư của mình, hãy đóng phong bì lại. Tắt thông báo. Hãy tiết kiệm cho bạn những suy nghĩ mất tập trung về số lượng thư đến. Bây giờ bạn có một công việc khác, và thời gian cho thư vẫn chưa đến. Trong những lúc nghi ngờ về tính đúng đắn của cách tiếp cận này, hãy nhớ rằng: bạn không ở nhà máy điện hạt nhân, nhưng ngay cả khi bạn ở đó, bạn sẽ không được thông báo về việc lò phản ứng quá nóng qua email.
• Hãy thúc giục bạn hoàn thành ngày làm việc đúng giờ để tăng tốc độ xử lý thư. Đó là lý do tại sao bạn nên tách hộp thư đến về 0 vào cuối ngày. Bạn có 30 phút và bạn muốn kết thúc nhanh chóng. Về cơ bản, nó hóa ra là một loại trò chơi, nhưng bạn cũng có thể chủ ý đánh bạc việc xử lý email.
• Hãy ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
• Hãy tích cực và thân thiện. Email có thể xây dựng và phá hủy các mối quan hệ. Thay vì giải quyết những vấn đề thực sự quan trọng, đôi khi mọi người lại cố gắng gọi đối phương là đồ ngốc một cách tế nhị và kín đáo nhất có thể, và toàn bộ văn bản đều dựa trên điều này. Không có gì lạ khi bày tỏ thái độ tích cực của bạn với người nhận bằng một cụm từ nhỏ dễ chịu trong nội dung thư. Sự thân thiện của bạn sẽ trở lại với bạn, và thư từ của bạn sẽ trở nên có ý nghĩa và hiệu quả hơn nhiều.
• Bạn cần cào các chữ cái theo thứ tự ngược lại. Và chỉ như vậy. Có vẻ hợp lý hơn nếu bắt đầu bằng những chữ cái cũ hơn, nhưng mục tiêu của chúng ta là không có hộp thư đến, có nghĩa là vào cuối ngày làm việc, chúng ta thậm chí sẽ nhận được thư đầu tiên nhận được. Nếu bạn say mê bản thân và bắt đầu để lại những bức thư cuối cùng bạn nhận được hôm nay cho ngày mai, thì toàn bộ kỹ thuật sẽ ngừng hoạt động. Tại sao bạn lại muốn học cách gửi thư tốt nếu bạn không tuân theo một quy tắc cơ bản? Tiếp tục làm việc như trước và chịu đựng.
• Chỉ mở những chữ cái bạn cần, gửi phần còn lại vào kho lưu trữ hoặc để xóa. Chúng ta lạm dụng đăng ký vào những thứ không cần thiết (ngược lại, đăng ký Lifehacker là rất cần thiết) và kết quả là chúng ta nhận được nhiều thông tin hơn những gì chúng ta có thể đọc. Làm thế nào để phân biệt các chữ cái bạn muốn? Có một quy tắc đơn giản, nhưng rất hiệu quả: chỉ mở những bức thư được gửi đến một người cụ thể cho riêng bạn. Phần còn lại - thuộc một trong các loại được mô tả ở đầu bài viết tùy theo tình huống.
• Tạo mẫu. Thông thường, câu trả lời cho các email khá chuẩn, tức là bạn viết những thứ giống nhau. Bạn có nhận thấy rằng bạn viết cụm từ này thường xuyên không? Tạo mẫu để sao chép-dán nhanh hoặc tạo mẫu trong chính dịch vụ thư.
• Nếu thư đã được xử lý và vẫn còn thời gian, thì bạn cần sử dụng nó một cách hợp lý. Chúng ta đi đến phân loại các chữ cái số 3, 4 và 6 và sắp xếp mọi thứ theo thứ tự ở đó.

Hướng dẫn này, dựa trên cách sắp xếp đúng, như bạn có thể thấy, là một bổ sung tuyệt vời cho các mẹo email tổng quát hơn từ Giám đốc điều hành LinkedIn, Jeff Weiner. Ngoài ra, đừng bỏ qua 10 mẹo gửi email của Leo Babauta. Trên thực tế, có nhiều cách bổ sung để tận dụng tối đa email của bạn. Hãy thử các kỹ thuật áp dụng cho bạn, phân tích kết quả và đừng quên để lại trong phần bình luận những mẹo của riêng bạn để nâng cao hiệu quả làm việc với e-mail.