Làm thế nào để thích nghi với công việc mới dễ dàng hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Lời khuyên từ một trong những giám đốc nhân sự thành công nhất trong CIS, Mikhail Prytula, đặc biệt dành cho các độc giả của Lifehacker.

Chủ đề về sự thích nghi của nhân viên, hay, theo cách gọi ở phương Tây, giới thiệu, được dành cho rất nhiều nghiên cứu, bài báo, khuyến nghị, và thậm chí cả những cuốn sách như “90 ngày đầu tiên của bạn trong công việc mới”. Tôi sẽ không làm bạn quá tải với các tài liệu tham khảo sách, số liệu thống kê, liên kết, v.v., nhưng hãy bắt tay ngay vào công việc kinh doanh và cho bạn một số lời khuyên từ 12 năm kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực nhân sự.

Sự thích nghi không tự diễn ra

Không cần biết người chuyên nghiệp có giỏi đến đâu. Có một niềm tin rộng rãi rằng nếu chúng tôi thuê một chuyên gia tuyệt vời, thì anh ta chắc chắn sẽ tìm ra những gì cần làm và cách tự thích ứng. Giống như, đây gần như là một dấu hiệu của một người chuyên nghiệp. Không thích nghi có nghĩa là không chuyên nghiệp. Kế tiếp!

Trên thực tế, trong trường hợp tốt nhất, việc thích nghi sẽ bị trì hoãn và nhân viên sẽ đạt hết năng lực trong 3-6 tháng (tùy thuộc vào cấp độ của vị trí và mức độ phức tạp của vị trí). Với chất lượng thích ứng, khoảng thời gian này giảm đi một nửa.

Bạn trả cho giám đốc tiếp thị mới của mình ở đó bao nhiêu? 5.000 đô la một tháng? Và bạn nghĩ nỗ lực của mình có xứng đáng với 15.000 đô la mà bạn sẽ cứu được công ty? Thật tiếc khi phải trả cho các công ty tìm kiếm ứng viên với mức lương ba lần, nhưng về sự thích nghi, bạn dễ dàng đánh mất họ?

Ngày đầu tiên rất quan trọng

Vì vậy, bạn có ý tưởng rằng sự thích nghi là cực kỳ hữu ích. Làm gì, chạy ở đâu? Thuê một giám đốc nhân sự khẩn cấp, người sẽ chăm sóc sự thích nghi của nhân viên của bạn? Không, bình tĩnh trước. 90% thành công của việc thích ứng là cố hữu trong ngày làm việc đầu tiên và người quản lý có thể tự mình làm điều đó một cách có chất lượng. Nhưng bạn phải chuẩn bị.

Tài liệu

Hãy chắc chắn rằng các tài liệu đã được ký vào thời điểm này (nhân viên không thích nó khi ký các tài liệu với công ty bị chậm trong vài ngày). Tốt nhất là làm điều này trước, nếu có thể.

Ví dụ, tại STB, chúng tôi đã gửi bảng câu hỏi của ứng viên, một người điền ở nhà và gửi cho chúng tôi. Trong "1C", chúng tôi có các mẫu của tất cả các hợp đồng, nơi chúng tôi tải lên bảng câu hỏi của ứng viên và in tất cả các tài liệu trong 5 phút. Nhân viên không phải đợi trong khi người quản lý nhân sự của bạn nhập dữ liệu của mình bằng tay.

Tại Preply, chúng tôi thường ký tất cả các hợp đồng tại DocuSign, chúng tôi thậm chí không có khái niệm như vậy là đi đến bộ phận nhân sự. Người đó gửi bản scan hộ chiếu, chúng tôi nhập vào hợp đồng, tải lên DocuSign và gửi cho CEO và nhân viên để ký. Chữ ký là kỹ thuật số, bạn thậm chí có thể đặt nó trên điện thoại của mình.

Nơi làm việc và các quyền truy cập cần thiết

Tất cả các tài khoản phải được thiết lập: mail, Slack, v.v. Chúng tôi thực hiện ngay sau khi ký hợp đồng.

Kiểm tra máy tính đã sẵn sàng chưa, bàn ghế đã chờ chủ. Quả anh đào trên chiếc bánh là gói dành cho người mới bắt đầu: một cây bút và một cuốn sổ có logo công ty, áo phông, một bộ nhãn dán, huy hiệu cho phù hiệu, huy hiệu công ty (ngân sách - $ 10-15).

Mối quan hệ quen biết với văn phòng và nhân viên

Nhân viên phải được thông báo. Nếu công ty sử dụng ít hơn 100 người - viết trên Slack, người đã tham gia với chúng tôi, hãy thả liên kết đến hồ sơ trên LinkedIn (ở Nga - trên Facebook). Nếu công ty có hơn 100 người, chúng tôi cũng làm như vậy, nhưng chỉ trong phạm vi bộ phận (cũng là tối đa 100 người).

Vào ngày đầu tiên, hãy sắp xếp một chuyến tham quan văn phòng: ở đây chúng tôi có bếp, đây là nhà vệ sinh, đây là phòng họp (chúng tôi ghi sổ như thế này), chúng tôi hút thuốc ngay tại đó, đây là phòng kế toán, và đây là giám đốc của chúng tôi. ngựa yêu thích.

Giới thiệu tân nhân với những người đang ngồi bên cạnh: "Đồng nghiệp, một hồi chú ý, hắn đã cùng chúng ta (…), xin hãy yêu quý chiếu cố."

Làm thế nào để cư xử nếu bạn …

Người giám sát

Xin chúc mừng, bạn có đặc quyền được giới thiệu một nhân viên mới. Không ai sẽ làm điều đó cho bạn, nhưng họ chắc chắn sẽ có thể giúp đỡ. Vì vậy, những gì được yêu cầu ở bạn:

1. Gặp gỡ nhân viên vào buổi sáng. Đánh dấu điều này ngay lập tức trên lịch của bạn hoặc yêu cầu bộ phận nhân sự luôn đánh dấu ngày ra mắt nhân viên mới.
2. Đưa anh ta đi quanh văn phòng. Hiển thị nơi làm việc, kiểm tra xem nhân viên đã đăng nhập ở mọi nơi hay chưa.
3. Dành một giờ để nói chuyện với người mới. Nói về công ty của bạn, về bộ phận của bạn, về các nhiệm vụ chính (chung và cá nhân). Giải thích những gì nhân viên cần học trong tuần đầu tiên, những gì mong đợi ở anh ta trong ba tháng đầu tiên. Đây là những tài liệu bạn cần. Đây là tên của những người mà tôi muốn bạn nói về điều này và điều kia. Tốt hơn là nên giao tiếp với tôi theo cách như vậy và như vậy, đặt lịch hẹn theo cách này, liên hệ với tôi về những câu hỏi như vậy. Lần sau chúng ta sẽ gặp nhau sau đó và ở đó.
4. Nụ cười. Điều này cực kỳ quan trọng. Ngay cả khi một nửa khuôn mặt của bạn bị liệt, hãy mỉm cười với những người còn lại. Tôi nói thật đấy, đừng có say, nhân viên đến công ty nhưng lại rời bỏ người quản lý.
5. Đặt các nhiệm vụ và sửa chúng bằng văn bản, ít nhất là gửi chúng dưới dạng một bức thư qua đường bưu điện (đây là sau cuộc họp, khi các nhiệm vụ đã được thảo luận bằng miệng).
6. Cung cấp tất cả các tài liệu cần thiết và quyền truy cập.
7. Chọn một người có kinh nghiệm và hòa đồng trong nhóm của bạn và chỉ định họ cố vấn cho nhân viên. Một người mới bắt đầu sẽ có thể liên hệ với anh ta cho tất cả các câu hỏi.

Nhân viên mới

1. Hãy nghĩ xem bạn đang thiếu thông tin gì và bạn sẽ lấy thông tin đó ở đâu. Hãy đặt câu hỏi.
2. Hiểu mục tiêu của bạn trong tuần đầu tiên, tháng và ba tháng. Nếu người lãnh đạo chưa lên tiếng, hãy tự hỏi mình.
3. Viết ra tên của tất cả những người bạn gặp. Nói chung, lúc đầu tôi khuyên bạn nên viết ra tất cả mọi thứ: lượng thông tin lớn, chắc chắn sẽ bị lãng quên.
4. Hãy kể cho chúng tôi nghe thật ngắn gọn về bản thân bạn mỗi khi bạn gặp, ví dụ: Tôi là Misha, 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự, làm việc tại Alfa-Bank, STB, Wargaming, đã thực hiện các khóa học nhân sự trực tuyến thành công nhất ở Laba, tác giả của một bài báo về cuộc sống hack cho sơ yếu lý lịch, đã được đọc 1 triệu lần. Trong môi trường khởi nghiệp, điều này được gọi là quảng cáo chiêu hàng hoặc bài phát biểu ngắn gọn. Chuẩn bị trước. Đối với nhân viên mới, bạn không là ai cả cho đến khi bạn kể về bản thân. Đừng bỏ lỡ cơ hội tạo ấn tượng tốt ngay lập tức.
5. Nếu vị trí đó liên quan đến việc đưa ra những thay đổi trong công ty, dễ dàng nhất để thực hiện chúng trong 60 ngày đầu tiên, sau đó sẽ khó hơn. Đặc biệt nếu bạn cần đưa ra những quyết định không phổ biến hoặc đơn giản là những quyết định khó khăn: tuyển dụng, sa thải nhân viên, chuyển sang vị trí khác, chuyển sang phần mềm mới, một hình thức báo cáo mới, xây dựng lại quy trình, đầu tư vào một cái gì đó mới.
6. Lên kế hoạch cho những chiến thắng nhỏ, chúng sẽ giúp tạo dựng niềm tin nơi bạn. Ví dụ: chọn những nhiệm vụ nhỏ mà bạn có thể giải quyết trong 60 ngày đầu tiên và tập trung vào chúng. Tạm gác các nhiệm vụ đòi hỏi hơn 60 ngày làm việc của bạn. Ở đây tôi sẽ trích dẫn một sự tương tự với cách tiếp cận Agile trong lập trình, khi chúng ta không cố gắng tạo ra một sản phẩm quá lớn và rất phức tạp cùng một lúc, mà chia nó thành các phần và phát triển theo từng giai đoạn.
7. Hẹn 30 phút với những người bạn làm việc cùng. Chuẩn bị trước một danh sách các câu hỏi và viết ra các câu trả lời.
8. Hỏi xem điều gì hoạt động tốt, điều gì không tốt, điều gì cần thay đổi. Thu thập nhiều thông tin và xây dựng lòng tin.
9. Tiến hành đánh giá và trình bày kết quả nếu bạn là lãnh đạo hoặc chuyên gia.
10. Thiết lập một cuộc họp trực tiếp thường xuyên với người quản lý của bạn để chia sẻ kết quả và nhận phản hồi.
11. Hãy mỉm cười với đồng nghiệp của bạn. Không ai muốn làm việc với những nhân viên ủ rũ, ngay cả khi bạn đang bị căng thẳng.

Nhân sự

Tôi có thể viết toàn bộ một cuốn sách, nhưng đây là một số mẹo quan trọng nhất:

1. Tạo thành những ngày mới: đặt họ lại với nhau trước mặt nhân viên cũ và yêu cầu họ giới thiệu ngắn gọn về bản thân (5 phút). Đây là những gì chúng tôi làm tại Preply và nó hoạt động rất hiệu quả.
2. Sử dụng phần mềm đặc biệt để thiết lập thông báo cho nhân viên và mọi người liên quan để họ không quên những việc cần làm khi nhân viên nghỉ việc. Chúng tôi sử dụng BambooHR, có phần Giới thiệu cho phép bạn tùy chỉnh thông báo cho bất kỳ nhân viên nào với bất kỳ nhiệm vụ và thời hạn nào. Ví dụ: ba ngày trước khi một nhân viên nghỉ việc, quản trị viên nhận được thông báo về việc tạo tài khoản và vào ngày phát hành, người quản lý nhận được thông báo về việc cần thiết lập các nhiệm vụ.
3. Trò chuyện với người mới thường xuyên. Nếu bạn không có đối tác kinh doanh nhân sự, hãy để nhà tuyển dụng của bạn tương tác với những người mới tuyển dụng mỗi tuần một lần.

Đồng nghiệp

Tất nhiên, với tư cách là một đồng nghiệp, bạn không có bất kỳ trách nhiệm nào để thích nghi với những người mới đến, nhưng bạn chắc chắn có thể hưởng lợi từ điều đó. Mọi người nhớ rõ ai là người đã giúp đỡ họ trong những thời điểm khó khăn (mặc dù không phải lúc nào họ cũng nói về điều đó một cách công khai), vì vậy bạn có mọi cơ hội để xây dựng mối quan hệ tốt với một người mới và sau đó tin tưởng vào sự giúp đỡ của anh ấy. Dưới đây là một số mẹo:

1. Hãy là người đầu tiên gặp gỡ. Hãy đến và nói: “Xin chào, tôi tên là Misha, tôi là Trưởng phòng nhân sự ở đây. Tôi thấy bạn là người mới, chúng ta hãy làm quen."
2. Yêu cầu anh ấy liên hệ với bạn nếu có bất kỳ câu hỏi nào.
3. Hãy cho chúng tôi biết những gì bản thân bạn nghĩ là quan trọng và cần thiết.
4. Mời đi ăn tối.
5. Hỏi người mới về kinh nghiệm, kế hoạch và mục tiêu trong quá khứ. Cung cấp thông tin hữu ích để đạt được chúng.

Phần kết luận

Sự thích ứng ở nhiều công ty hoặc không được thực hiện hoặc được thực hiện rất kém, do đó cả doanh nghiệp và nhân viên đều phải gánh chịu hậu quả. Nguyên nhân là do cả hai bên đều thiếu hiểu biết về quy trình. Những mẹo đơn giản ở trên sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể quy trình giới thiệu trong công ty của bạn, ngay cả khi bạn không có nhân viên nhân sự.