Làm thế nào để hoàn thành nhiều việc hơn và làm việc ít hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Trong 4, 5 giờ, bạn có thể làm được nhiều việc hơn cả ngày ở văn phòng. Hôm nay, chúng tôi công bố sáu mẹo thú vị từ Elena Prokopets, một nhà văn và tác giả du lịch, về các khám phá văn hóa.

Hôm qua, tôi đã vượt qua hai biên giới, hoàn thành ba dự án đang thực hiện với khách hàng, chốt một hợp đồng với nhiều triển vọng và vào buổi tối, tôi ăn tối ở nhà với người bạn tâm giao của mình.

Tôi làm việc 25 giờ một tuần, ngủ tám giờ một ngày, không có lịch trình và vẫn xoay sở để làm nhiều việc hơn so với khi tôi dán mắt vào bàn làm việc hơn 60 giờ một tuần.

Tôi còn lâu mới trở thành siêu nhân. Mọi thứ được mô tả ở trên chỉ là một ví dụ minh họa.

Bạn thấy đấy, độc lập với nơi ở và làm việc cho bản thân trong hơn một năm, tôi đã học được một số bài học quý giá về hiệu quả và quản lý thời gian của chính mình.

Dưới đây là danh sách các cách hack cuộc sống có vẻ rất đơn giản. Tuy nhiên, một khi bạn thực sự thử chúng, bạn sẽ nhận thấy rằng các nhiệm vụ của mình ngày càng chiếm ít thời gian hơn.

1. Tận dụng hiệu ứng Zeigarnik

Bộ não có một chức năng xâm nhập được tích hợp sẵn để liên tục nhắc nhở bạn về những thứ bạn đã bỏ dở, do đó thúc đẩy bạn hoàn thành nhiệm vụ. Đây là hiệu ứng Zeigarnik, và nó sẽ giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ mà bạn đã bắt đầu.

Không quan trọng bạn có muốn vấn đề được giải quyết hay không, hãy thực hiện ít nhất một bước nhỏ để hướng tới nó.

Đối mặt với một cuộc khủng hoảng sáng tạo và không thể viết? Mở một tệp trống và bắt đầu nhập bất cứ thứ gì bạn thích. Bạn cần bắt đầu lên kế hoạch cho đám cưới của mình? Bắt đầu bằng cách tìm kiếm một bó hoa cô dâu. Bạn có cần phát triển một chiến lược tiếp thị cho công ty của mình vào ngày mai không? Ghi lại một vài ý tưởng trên video để giúp bạn bắt đầu.

Trong 99% trường hợp, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ đến cùng.

2. Sử dụng các công cụ để quản lý dự án (không chỉ cho các trường hợp công việc)

Bộ não của chúng ta không thích những nhiệm vụ đầy thử thách. Khi đối mặt với một nhiệm vụ trừu tượng nào đó, chẳng hạn như "lập một chiến dịch tiếp thị hàng tháng", anh ta ngay lập tức trở nên chán nản và thích làm những việc dễ dàng hơn.

Đây là lý do tại sao cần phải chia mọi doanh nghiệp lớn thành một vài bước đơn giản, nhỏ, có thể thực hiện được.

Đây là lúc các công cụ quản lý dự án phát huy tác dụng. Bạn không muốn bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào, phải không?

Có vô số ứng dụng quản lý dự án cá nhân miễn phí và trả phí. Tôi thích cách tiếp cận trực quan để quản lý nhất.

Điều đặc biệt tuyệt vời về ứng dụng này là bạn có thể cấu trúc thông tin theo cách mà nó nghĩ đến - dưới dạng các mối quan hệ, thay vì tuyến tính. Điều này có nghĩa là thay vì vẽ một kế hoạch từng bước tuyến tính, bạn có thể tạo một bức tranh chi tiết về dự án với một số luồng hành động xảy ra đồng thời hoặc nối tiếp nhau. (Đọc thêm về bản đồ tư duy và các công cụ cho nó tại đây).

Nói cách khác, bạn vẽ một bản đồ trực quan cho phép bạn có cái nhìn thoáng qua về toàn bộ dự án, ngoài ra nó còn giúp bạn thực hiện các bước nhỏ dẫn đến mục tiêu của mình.

Đây là một ví dụ về một dự án như vậy:

Tại sao phương pháp tiếp cận trực quan này hiệu quả với tôi (và có thể cũng hiệu quả với bạn):

1. Bạn luôn biết bước tiếp theo nên làm, vì vậy bạn thậm chí không để cho mình cơ hội trì hoãn.
2. Bạn có một bức tranh lớn, rõ ràng về các mục tiêu của mình trong nháy mắt.
3. Lập kế hoạch cho toàn bộ dự án dễ dàng như vẽ nó trên giấy (mà tôi đã làm trước đây), và sử dụng kế hoạch thuận tiện hơn nhiều.
4. Nếu bạn làm việc theo nhóm, bạn sẽ luôn rõ ràng những gì đã được làm và những gì đang được làm bây giờ. Điều này có nghĩa là sẽ có ít sai sót và bỏ lỡ thời hạn.

Các công cụ phổ biến khác mà tôi thích sử dụng bao gồm,, Trello và.

3. Thay đổi thói quen của bạn

Ngày nay, thật dễ dàng để tìm thấy thông tin về cách theo kịp tất cả công việc kinh doanh của bạn, nhưng có bao nhiêu người trong số bạn áp dụng những lời khuyên này vào thực tế? Tôi cũng ở trên chiếc thuyền này.

Tất cả chúng ta đều có những thói quen và thay đổi chúng rất nhiều. Tuy nhiên, một giải pháp thông minh cho vấn đề này có thể được tìm thấy trong cuốn Sức mạnh của thói quen của Charles Duhigg. Tác giả gọi đó là chu kỳ của thói quen. Tóm lại, thói quen có ba thành phần: yếu tố kích thích (tác nhân kích thích trước thói quen), hành vi theo thói quen (thực sự lặp lại một hành động) và phần thưởng (phần thưởng bên ngoài và bên trong bạn nhận được khi thực hiện hành động theo thói quen).

Bây giờ tin xấu là không có cách nào bạn có thể tác động đến các tác nhân kích thích. Tin tốt là bạn có thể thay đổi hành vi mà bạn có.

Có rất nhiều việc tôi đã làm và đang làm không hiệu quả, nhưng tôi luôn cảm thấy tội lỗi khi việc đầu tiên vào buổi sáng tôi bắt đầu đăng tải lên mạng xã hội và các phương tiện truyền thông. Việc chia sẻ bài viết mới trên blog của bạn không sao cả. Nhưng tôi biết rằng tôi có thể nhanh chóng bị cuốn vào việc lướt web vô tâm trong vài giờ và điều đó sẽ khiến một ngày của tôi trở nên lộn xộn.

Giải pháp là lên lịch những việc cần làm trên mạng và phương tiện truyền thông vào đêm hôm trước. Đặt cho mình thời gian chính xác để làm điều đó và làm điều đó mỗi ngày.

Cách tiếp cận này có thể áp dụng cho bất kỳ kích thích nào dẫn đến hành vi tiêu cực.

Mỗi khi bạn thực hiện một hành động theo thói quen mới, hãy chắc chắn rằng bạn tự thưởng cho mình vì nó. Tự tạo cho mình một nghi thức giúp bạn lường trước được những hành vi tiêu cực của mình, chẳng hạn như lướt web một cách liều lĩnh, tiêu tiền hoặc ăn đồ ngọt và tự thưởng cho mình một thứ gì đó tốt đẹp mỗi khi bạn có thể tránh được nó.

Lặp lại trong 21 ngày cho đến khi có thói quen mới.

4. Sử dụng quy tắc 90 phút

Khoảng 50 năm trước, nhà thần kinh học Nathaniel Kleitman đã phát hiện ra rằng cơ thể chúng ta đi từ đỉnh cao này đến đỉnh điểm khác cứ sau 90 phút trong ngày. Hiện tượng này còn được gọi là nhịp điệu ultradian. Nói một cách đơn giản, chúng tôi chỉ có thể làm việc hiệu quả trong 90 phút.

Điều gì xảy ra sau 90 phút? Chúng ta bắt đầu tìm kiếm nhiên liệu bổ sung dưới dạng caffein, thanh kẹo, hoặc hormone căng thẳng của chính chúng ta: adrenaline, norepinephrine và cortisol. Tại thời điểm này, chúng tôi mất tập trung, chúng tôi không còn suy nghĩ rõ ràng và nhìn thấy toàn bộ bức tranh.

Ngày hôm qua của tôi diễn ra như thế này: Tôi đến sân bay và làm việc trong một quán cà phê 90 phút trước khi lên máy bay (không có Wi-Fi), xem một bộ phim trong chuyến bay và trở lại làm việc trên chuyến tàu từ Thụy Sĩ đến Pháp. Về đến nhà, tôi nhanh chóng kiểm tra hộp thư đến, ăn tối và làm việc thêm 90 phút nữa.

Kết quả là, chỉ trong 4,5 giờ, tôi đã làm hầu hết công việc mà trước đây tôi phải dành 8 giờ mỗi ngày.

5. Ưu tiên đến cuối cùng

Một giám đốc điều hành Lầu Năm Góc đã tóm tắt một cách xuất sắc ý chính của lời khuyên này:

Đầu tiên, tôi lập danh sách các ưu tiên: thứ nhất, thứ hai, thứ ba, v.v. Và sau đó tôi gạch bỏ mọi thứ bên dưới phần thứ ba.

Đây là quy tắc vàng cho bất kỳ danh sách việc cần làm hàng ngày nào. Chuyển tất cả các nhiệm vụ sau ngày thứ ba sang ngày hôm sau.

Không thể xác định nhiệm vụ nào quan trọng hơn?

1. Xem xét nếu có sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Có thể thực hiện bước A mà không thực hiện bước B không? Nếu không, thì nhiệm vụ B là quan trọng hơn. Chọn những nhiệm vụ ảnh hưởng đến thành công trong tương lai của bạn.
2. Sử dụng ma trận quyết định.

Mọi thứ ở góc trên bên phải phải được đánh dấu bằng nhãn "Làm ngay bây giờ". Những vấn đề có tác động cao, khó hoàn thành, cần phải xen kẽ với những người khác, ít khó khăn hơn. Những nhiệm vụ có ít tác động dễ thực hiện đáng được giao phó.

6. Sắp xếp một "ngày ở sân bay"

Đối với tôi, nơi làm việc siêu hiệu quả là sân bay và máy bay. Trên thực tế, tôi thích các chuyến bay nối chuyến thường xuyên hơn các chuyến bay thẳng (chúng, trong số những thứ khác, rẻ hơn ít nhất 100 đô la) và tôi cố gắng hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhất có thể vào những ngày tôi đang trên đường, và không khi tôi làm việc tại nhà.

Bây giờ hãy để tôi giải thích.

Bạn có thời gian giới hạn nghiêm ngặt (trước khi khởi hành hoặc trước khi lên máy bay) và Wi-Fi miễn phí có hạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể chạy nước rút 90 phút để duy trì năng suất.

Bạn không có gì phải phân tâm khi ở trên máy bay: điện thoại của bạn đã tắt và chỉ có công việc thuần túy, hiệu quả cần được thực hiện trong một khoảng thời gian giới hạn. Tôi thường cố gắng tạo lại bầu không khí tương tự ở nhà: tôi tắt Internet và làm việc của mình trong 90 phút mà không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác.

Hãy tóm tắt lại. Đây là một kế hoạch để hoàn thành nhiều việc hơn và làm việc ít hơn:

1. Hãy thực hiện bước đầu tiên trong công việc kinh doanh của bạn và để hiệu ứng Zeigarnik giúp bạn hoàn thành nó.
2. Sử dụng các công cụ quản lý dự án để hiểu rõ những việc cần phải làm và luôn tập trung.
3. Theo dõi các tác nhân gây kích thích của bạn và chuyển chúng thành thói quen tích cực.
4. Sử dụng quy tắc 90 phút.
5. Sắp xếp thứ tự ưu tiên và làm những công việc quan trọng nhất.
6. Loại bỏ bất cứ điều gì khiến bạn phân tâm. Ví dụ, cho mình một "ngày đến sân bay".