Làm thế nào để ngăn chặn sự phân tâm sau mỗi 5 phút và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Một đoạn trích từ cuốn sách của một chuyên gia năng suất, người đã tự mình thử các kỹ thuật tập trung và chọn những kỹ thuật hiệu quả nhất.

Hyperfocus là khả năng dành thời gian và sự chú ý của bạn cho một vấn đề hoặc dự án duy nhất. Trong Hyperfocus: How I Learned to do More with Less Time, Chris Bailey giải thích có bao nhiêu việc cần lập kế hoạch trong ngày để hoàn thành công việc thành công, cách chọn những nhiệm vụ quan trọng nhất từ danh sách các nhiệm vụ và loại bỏ mọi phiền nhiễu.

Hyperfocus bao hàm nhiều điều cùng lúc: đó là trạng thái tỉnh táo, khi chúng ta không bị phân tâm, nhanh chóng khôi phục sự tập trung và hoàn toàn đắm mình vào công việc.

Chúng tôi đang xuất bản một đoạn trích từ Chương 3, Sức mạnh của Siêu tiêu điểm, giải thích cách vào trạng thái siêu tiêu điểm và chọn tiêu điểm phù hợp để lấy nét.

Bốn giai đoạn của siêu tập trung

Tại bất kỳ thời điểm nào, bạn đều tập trung vào môi trường bên ngoài, hoặc vào những suy nghĩ trong đầu, hoặc vào cả hai cùng một lúc. Nếu bạn chỉ quan tâm đến môi trường bên ngoài, điều đó có nghĩa là bạn đang sống trong chế độ lái tự động. Bạn vào trạng thái này trong khi chờ đèn giao thông hoặc liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng giống nhau trên điện thoại thông minh của bạn. Nếu bạn chỉ bận rộn với những suy nghĩ của riêng mình, thì bạn đang chìm đắm trong những giấc mơ. Điều này có thể xảy ra nếu bạn quyết định đi bộ mà không có điện thoại, đang suy nghĩ về điều gì đó trong khi tắm hoặc chạy bộ.

Để bước vào trạng thái tập trung cao độ, bạn cần kết nối với suy nghĩ của chính mình và với môi trường bên ngoài và hướng tất cả điều này đến giải pháp của một vấn đề một cách có ý thức.

Về mặt này, siêu tập trung có trước trạng thái mà Mihai Csikszentmihalyi gọi là "dòng chảy" - khi chúng ta hoàn toàn đắm chìm vào công việc kinh doanh của mình và thời gian trôi nhanh hơn nhiều. Như Csikszentmihalyi giải thích trong cuốn sách Flow của mình, trong trạng thái này, "mọi thứ khác dường như không liên quan đến chúng tôi." Đây là một lý do khác tại sao bắt buộc phải tập trung vào một điều duy nhất: cơ hội đi vào trạng thái luồng tăng lên theo cấp số nhân khi nhiều đối tượng không tranh giành sự chú ý hạn chế của chúng ta. Hyperfocus là quá trình đưa chúng ta vào dòng chảy.

Cách vào trạng thái siêu tiêu điểm

Theo nghiên cứu khoa học, khi chúng ta tập trung, chúng ta trải qua bốn giai đoạn. Lúc đầu, chúng tôi tập trung (và hiệu quả). Sau đó, nếu bản thân chúng ta không chuyển sang việc khác và nếu chúng không gây trở ngại cho chúng ta, thì những suy nghĩ bắt đầu phân tán. Trong giai đoạn thứ ba, chúng ta nhận thấy rằng chúng ta đang nghĩ về những thứ không liên quan. Có thể mất nhiều thời gian cho đến thời điểm này, đặc biệt nếu chúng ta không có thói quen thường xuyên kiểm tra xem những gì lấp đầy không gian chú ý. (Trung bình, chúng ta nhận thấy rằng chúng ta nghĩ về những thứ không liên quan, khoảng năm lần một giờ.) Và trong giai đoạn thứ tư, chúng ta quay trở lại đối tượng chú ý ban đầu.

Bốn giai đoạn của siêu lấy nét dựa trên sơ đồ này.

Để vào trạng thái siêu tiêu điểm, bạn phải:

1. Chọn một đối tượng chú ý hiệu quả hoặc có ý nghĩa.
2. Loại bỏ càng nhiều phiền nhiễu bên ngoài và bên trong càng tốt.
3. Tập trung vào đối tượng được chú ý đã chọn.
4. Liên tục quay lại đối tượng này và tập trung vào nó một lần nữa.

Đưa ra quyết định về những gì chúng ta dự định tập trung vào là bước quan trọng nhất, bởi vì nhiệm vụ càng hiệu quả và có ý nghĩa thì hành động của bạn càng hiệu quả và có ý nghĩa. Ví dụ: nếu bạn quyết định tập trung vào việc đào tạo một nhân viên mới, tự động hóa một hoạt động lặp đi lặp lại hoặc động não để ra mắt sản phẩm mới, bạn sẽ có năng suất cao hơn vô hạn so với làm việc ở chế độ lái tự động.

Ý tưởng tương tự cũng được áp dụng trong vòng gia đình: đối tượng mà bạn chú ý càng có ý nghĩa thì toàn bộ cuộc sống của bạn càng có ý nghĩa. Chúng ta gặt hái được những lợi ích của siêu tập trung bằng cách hình thành những ý định rất đơn giản - chẳng hạn như đắm mình hoàn toàn vào cuộc trò chuyện với người thân yêu hoặc thưởng thức bữa tối gia đình nhiều nhất có thể. Chúng tôi học hỏi nhiều hơn, ghi nhớ nhiều hơn và phân tích các hành động của chúng tôi tốt hơn. Kết quả là, cuộc sống của chúng ta có nhiều ý nghĩa hơn.

Bước đầu tiên cực kỳ cần thiết để lấy nét siêu nét là ý định, phải chú ý trước.

Bước tiếp theo là loại bỏ càng nhiều phiền nhiễu bên trong và bên ngoài càng tốt. Có một lý do đơn giản khiến chúng ta trở thành con mồi của chúng: tại một thời điểm nào đó, sự xao lãng trở thành đối tượng thu hút sự chú ý hơn những thứ chúng ta thực sự cần làm. Điều này đúng cả ở nơi làm việc và ở nhà. Cảnh báo về những chữ cái mới xuất hiện ở góc màn hình máy tính thường hấp dẫn chúng ta hơn công việc chúng ta đang làm trong một cửa sổ khác, và chiếc TV sau lưng người đối thoại trong quán rượu trở nên hấp dẫn hơn cuộc trò chuyện thực tế.

Bạn sẽ dễ dàng xử lý trước những phiền nhiễu hơn nhiều - vào thời điểm chúng xuất hiện, thường là quá muộn để bảo vệ ý định của bạn trước chúng. Sự can thiệp cũng cần phải được hóa giải - bao gồm những ký ức và suy nghĩ tùy tiện (và đôi khi là xấu hổ) hiện lên trong đầu chúng ta khi chúng ta cố gắng tập trung, sự phản kháng về tinh thần đối với những công việc không hấp dẫn (chẳng hạn như khai thuế hoặc dọn dẹp nhà để xe), và chỉ đơn giản là thôi thúc để suy nghĩ về những thứ khác nhau. những điều khi chúng ta muốn tập trung vào một.

Thứ ba, siêu tập trung trở nên khả thi khi chúng ta tập trung vào một đối tượng chú ý đã chọn trong một khoảng thời gian xác định trước. Điều này có nghĩa là chúng ta có kế hoạch đắm mình trong công việc trong một khoảng thời gian nhất định, điều này vừa thuận tiện vừa có thể cho chúng ta. Chúng tôi càng làm việc cẩn thận trong hai giai đoạn đầu tiên, chúng tôi sẽ càng làm tốt hơn và tự tin hơn với nhiệm vụ ở giai đoạn này.

Cuối cùng, thứ tư, siêu tiêu điểm là cần thiết để đưa sự chú ý trở lại đối tượng ban đầu khi tâm trí bắt đầu đi lang thang. Tôi sẽ lặp lại câu nói này nhiều hơn một lần, bởi vì nó là một trong những ý tưởng quan trọng nhất của cuốn sách này: theo nghiên cứu, suy nghĩ của chúng ta phân tán sang hai bên 47% thời gian. Nói cách khác, nếu chúng ta thức trong 18 giờ, thì chỉ trong tám giờ đó, chúng ta đang đắm chìm trong các công việc hiện tại. Việc suy nghĩ lạc sang một bên là điều bình thường, nhưng điều quan trọng là phải đưa chúng trở lại để dành thời gian và sự chú ý vào những vật thể đang ở trước mặt chúng ta.

Ngoài ra, phải mất 22 phút để quay lại tác vụ hiện tại sau khi bị gián đoạn hoặc gián đoạn. Và nếu bản thân chúng ta bị phân tâm hoặc bị gián đoạn, thì chúng ta đã mất 29 phút để quay lại với công việc ban đầu.

Chúng ta càng đánh giá chính xác những gì chiếm không gian chú ý thường xuyên, chúng ta càng có thể trở lại đúng hướng nhanh hơn.

Nhưng đừng lo lắng quá nhiều về điều này bây giờ - chúng ta sẽ thảo luận chi tiết về nó sau.

Ý tưởng về siêu tập trung có thể được tóm tắt trong một câu: khi bạn làm việc, hãy tập trung chú ý vào một đối tượng quan trọng và phức tạp.

Chọn những gì để tập trung vào

Chú ý mà không có chủ đích là lãng phí năng lượng. Sự chú ý luôn phải có trước ý định - hơn nữa, chúng được kết hợp với nhau một cách hoàn hảo. Một khi bạn đã hình thành ý định của mình, bạn có thể quyết định cách sử dụng thời gian của mình; bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, chúng tôi có thể đối phó với nó một cách hiệu quả. Cách tốt nhất để làm việc hiệu quả hơn là chọn những gì bạn muốn đạt được trước khi bắt đầu.

Khi hình thành ý định, điều quan trọng cần nhớ là không phải tất cả các nhiệm vụ công việc đều được tạo ra như nhau. Một số có thể đạt được kết quả đáng kinh ngạc trong mỗi phút bỏ ra. Điều này bao gồm các mục tiêu như lập kế hoạch cho các nhiệm vụ chính bạn muốn hoàn thành trong ngày, đào tạo một nhân viên mới gia nhập nhóm một tháng trước và làm việc trên một cuốn sách mà bạn đã viết trong vài năm. Những nhiệm vụ này thuộc danh mục “cần thiết” và “trọng tâm” mà chúng ta đã thảo luận trong Chương 1. Thật dễ dàng liên hệ công việc trong các lĩnh vực này với các hoạt động không cần thiết và gây mất tập trung như tham gia các cuộc họp vô bổ, đọc nguồn cấp dữ liệu mạng xã hội và liên tục kiểm tra email. xem cái nào hiệu quả hơn. Nếu bạn không chọn khu vực nào để dành thời gian, chế độ lái tự động sẽ được kích hoạt.

Điều này không có nghĩa là bạn không thể thoát khỏi tình huống này bằng cách nào đó, hoạt động ở chế độ lái tự động. Bằng cách đáp ứng tất cả các nhiệm vụ công việc được giao, bạn có thể kiểm soát hầu hết chúng và duy trì năng suất đủ để không bị mất việc. Nhưng chế độ lái tự động không cho phép nhiều tiến bộ trong công việc. Tôi nghi ngờ rằng bạn không được trả tiền vì thực tế là bạn, với tư cách là người sắp xếp thư, gửi thư, cuộc trò chuyện và tin nhắn trong các sứ giả theo đúng hướng khi chúng đến. Đôi khi chúng ta phải làm điều này, cũng như phản ứng với các yêu cầu không lường trước được. Nhưng bất cứ khi nào có thể, bạn nên chủ động chọn những gì bạn muốn để dành thời gian và sự chú ý.

Sau khi nghiên cứu sự chú ý và ý định trong nhiều năm, tôi đã phát triển một số bài tập hàng ngày giúp bạn đặt mục tiêu. Đây là ba bài tập yêu thích của tôi.

1. Quy tắc ba

Nếu bạn đã quen thuộc với các văn bản của tôi, phần này có thể được chạy theo đường chéo. Nếu không, hãy để tôi giới thiệu Quy tắc Ba. Bắt đầu ngày mới của bạn bằng cách chọn ba nhiệm vụ mà bạn muốn hoàn thành vào buổi tối.

Chúng ta cần một danh sách việc cần làm để trình bày chi tiết các hành động sắp tới, và ba ý định này cần hướng đến những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Tôi đã làm điều này vào mỗi buổi sáng kể từ khi tôi nghe về quy tắc này nhiều năm trước từ Jay Dee Meier, giám đốc chuyển đổi kỹ thuật số của Microsoft. Quy tắc trông có vẻ đơn giản. Xác định mọi thứ vào đầu ngày

ba nhiệm vụ chính đối với bạn, bạn đạt được một số mục tiêu. Bạn quyết định điều gì quan trọng và điều gì không quan trọng bây giờ - những ràng buộc do quy tắc áp đặt cho thấy điều gì quan trọng nhất đối với bạn. Ngoài ra, quy tắc cung cấp cho bạn một số linh hoạt trong ngày. Nếu có nhiều cuộc họp, điều này có thể xác định khối lượng và nội dung của họ, và một ngày rảnh rỗi có thể được dành cho những vấn đề quan trọng hơn và ít khẩn cấp hơn. Nếu các trường hợp và dự án không lường trước được phát sinh, có thể xem xét lại thứ tự của các kế hoạch mới và hiện tại. Vì ba nhiệm vụ vừa vặn với không gian chú ý, bạn có thể ghi nhớ những ý định ban đầu của mình một cách tương đối dễ dàng.

Đảm bảo giữ ba nhiệm vụ hàng đầu của bạn ở chế độ xem - tôi ghi chúng trên bảng trắng lớn trong văn phòng của mình hoặc, nếu tôi đi vắng, phía trên danh sách việc cần làm cho ngày mà OneNote đồng bộ hóa giữa các tiện ích của tôi. Bạn có thể thấy hữu ích nếu đặt ba nhiệm vụ trong tuần và cũng có thể chọn ba nhiệm vụ không phải công việc hàng ngày, chẳng hạn như không nghĩ về công việc trong bữa tối, đi tập thể dục vào buổi tối hoặc thu thập biên lai để khai thuế.

2. Nhiệm vụ có tác động tối đa

Quy tắc ngón tay cái thứ hai trong việc xác định ý định, giúp tôi rất nhiều, là quyết định những việc nào trong danh sách việc cần làm của tôi có tác động lớn nhất.

Nếu bạn đã quen với việc lập danh sách việc cần làm (và tôi thực sự khuyên bạn nên làm như vậy, và tôi sẽ cho bạn biết nó có thể hữu ích dưới đây như thế nào), hãy suy nghĩ một chút về hậu quả của từng việc trong số đó, cả ngắn hạn và dài hạn. -thuật ngữ. Những nhiệm vụ hàng đầu trong danh sách này là những nhiệm vụ sẽ dẫn đến những kết quả tích cực đáng kể nhất.

Điều gì sẽ thay đổi trên thế giới - hoặc trong công việc và cuộc sống của bạn nếu bạn dành thời gian để hoàn thành từng điểm? Nhiệm vụ nào, giống như một quân cờ domino được thả thành một hàng dài, sẽ tạo ra một phản ứng dây chuyền và cuối cùng dẫn đến một kết quả ấn tượng?

Một cách khác để đánh giá tình hình: khi quyết định phải làm gì, không chỉ nghĩ đến hậu quả trước mắt của hành động của bạn mà còn về ảnh hưởng của thứ tự thứ hai và thứ ba. Ví dụ: bạn quyết định có đặt bánh Anthill để tráng miệng hay không. Hệ quả trước mắt của quyết định này là thú ăn ngọt. Nhưng hậu quả của thứ tự thứ hai và thứ ba có thể rất đáng buồn - ví dụ, sau đó bạn sẽ cảm thấy khủng khiếp, hoặc tăng cân, hoặc phá vỡ chế độ ăn kiêng theo quy định.

Đây là một ý tưởng mạnh mẽ đáng để học hỏi, đặc biệt là vì nhiều nhiệm vụ quan trọng thường không phải là nhiệm vụ cấp bách và hiệu quả nhất tại một thời điểm nhất định. Ví dụ: viết một cuốn sổ tay cho những người mới thuê có vẻ không bổ ích bằng việc trả lời hàng tá email, nhưng một cuốn sổ tay sẽ rút ngắn thời gian giới thiệu của những người mới thuê, khiến họ cảm thấy được chào đón và tăng năng suất. Điều này có nghĩa rằng đây là một nhiệm vụ với hậu quả tối đa. Những công việc này có thể là tự động hóa một quy trình lặp đi lặp lại khiến bạn khó chịu, phân công vai trò trong một dự án đang thực hiện hoặc chuẩn bị một chương trình cho phép nhân viên chia sẻ kiến thức.

Nếu bạn có nhiều việc cần làm trong danh sách việc cần làm của mình, hãy tự hỏi bản thân xem cái nào sẽ dẫn đến hậu quả quan trọng nhất?

Bài tập này có hiệu quả tốt khi kết hợp với bốn nhóm trường hợp. Một khi bạn đặt chúng vào các lĩnh vực cần thiết, có mục đích, gây mất tập trung và không quan trọng, hãy tự hỏi: hoạt động cần thiết và có mục đích nào có thể tạo ra phản ứng dây chuyền?

3. Tín hiệu hàng giờ cho nhận thức

Xác định ba dự định trong ngày và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ có hậu quả quan trọng nhất là một cách tuyệt vời để tập trung mỗi ngày và mỗi tuần. Nhưng bạn có chắc rằng bạn đang hành động có ý thức vào mọi thời điểm không?

Khi nói đến năng suất, những khoảnh khắc này là tối quan trọng - việc đặt mục tiêu và xây dựng mục tiêu sẽ vô ích nếu bạn không làm bất cứ điều gì để thực hiện chúng trong ngày. Cách yêu thích của tôi để kiểm soát rằng tôi đang bám sát mục tiêu của mình là kiểm tra thường xuyên nhất có thể những gì đang chiếm không gian chú ý của tôi. Điều này cho tôi biết liệu tôi đang tập trung vào những việc quan trọng có hậu quả nghiêm trọng hay tôi đang chuyển sang chế độ lái tự động. Để làm điều này, tôi sử dụng tín hiệu nhận biết hàng giờ.

Một trong những ý tưởng quan trọng của Hyperfocus là không nên tự trách móc bản thân quá nhiều nếu bạn nhận thấy rằng suy nghĩ của mình đang lang thang ở đâu đó. Đây là điều không thể tránh khỏi, vì vậy hãy coi những khoảnh khắc này là cơ hội để đánh giá cảm giác của bạn và vạch ra con đường cho thử thách tiếp theo của bạn. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng chúng ta có nhiều khả năng nhận thấy rằng mình bị phân tâm khi tự thưởng cho mình.

Ngay cả khi bạn loại bỏ một hoặc hai sự sao lãng hoặc lập một hoặc hai nhiệm vụ trong ngày, kết quả của bạn vẫn sẽ tốt hơn hầu hết.

Nếu chúng ta giống nhau theo bất kỳ cách nào, tín hiệu nhận thức hàng giờ sẽ cho thấy rằng bạn thường không tham gia vào bất kỳ điều gì quan trọng hoặc gây ra hậu quả lâu dài. Điều này là bình thường - và thậm chí được mong đợi.

Điều quan trọng là bạn có thể thường xuyên kiểm tra những gì hiện đang chiếm không gian của sự chú ý của bạn. Thiết lập tín hiệu hàng giờ trên điện thoại, đồng hồ hoặc thiết bị khác của bạn - và đó là trở ngại hiệu quả nhất trong ngày của bạn.

Khi chuông báo hàng giờ vang lên, hãy tự hỏi bản thân:

• Tâm trí của bạn có bị bận rộn với những suy nghĩ không liên quan khi tín hiệu nhận biết vang lên không?
• Bạn đang sử dụng chế độ lái tự động hay bạn đang bận rộn với một công việc đã nhận? (Theo thời gian, khi tình hình với nhận thức được cải thiện, điều này sẽ đưa ra rất nhiều lý do để bạn cảm thấy hài lòng.)
• Bạn có đắm chìm trong các hoạt động hiệu quả không? Nếu vậy, bạn đã dành bao nhiêu thời gian để tập trung vào nó? (Nếu đây là một khoảng thời gian chắc chắn, đừng để tín hiệu nhận biết đánh gục bạn - hãy tiếp tục làm việc!)
• Công việc nào bạn có thể đang thực hiện bây giờ có tác động tích cực nhất? Bạn đang làm việc trên nó?
• Làm thế nào đầy đủ là không gian chú ý của bạn? Nếu nó đã quá đông, bạn có nguồn lực chú ý bổ sung không?
• Có bất kỳ sự phân tâm nào cản trở sự tập trung cao độ của bạn không?

Bạn không cần phải trả lời tất cả các câu hỏi này - hãy chọn ba hoặc hai câu mà bạn thấy hữu ích nhất và sẽ cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng một lần nữa. Nếu bạn trả lời chúng mỗi giờ, chất lượng của sự chú ý sẽ tăng lên trong cả ba lĩnh vực: bạn sẽ có thể tập trung tốt hơn vì bạn sẽ nhận thấy những điều xao lãng ở đường chân trời và ngăn chặn ảnh hưởng của chúng; Bạn sẽ thường xuyên nhận thấy rằng những suy nghĩ đã lệch sang một bên, và bạn sẽ có thể tập trung trở lại; theo thời gian, bạn sẽ dành phần lớn thời gian trong ngày để làm công việc tập trung.

Khi mới bắt đầu thực hành điều này, bạn có thể thấy rằng bạn thường xuyên vào chế độ lái tự động, bị phân tâm và lãng phí thời gian vào những việc không đáng có và khó hiểu. Ổn mà! Những lúc như vậy, bạn cần thay đổi quỹ đạo suy nghĩ và chuyển sang một công việc hiệu quả hơn, giải quyết những phiền nhiễu cản đường bạn. Nếu bạn thấy mình thường xuyên bị phân tâm bởi những điều tương tự, hãy lập kế hoạch để giải quyết vấn đề. (Chúng ta sẽ giải quyết vấn đề này trong chương tiếp theo.)

Chọn một ngày làm việc trong tuần này và thử đặt tín hiệu theo giờ. Nó có thể gây khó chịu lúc đầu, nhưng theo thời gian, bạn sẽ hình thành một thói quen mới có giá trị. Nếu bạn không thích ý tưởng về một tín hiệu, hãy thử các kích thích bên ngoài khác sẽ khiến bạn thấy điều gì đang chiếm không gian chú ý của bạn. Tôi không còn sử dụng tín hiệu hàng giờ để chánh niệm nữa, mặc dù ban đầu đó là phương pháp hữu hiệu nhất đối với tôi. Bây giờ tôi xem xét không gian của sự chú ý nhiều lần vào những thời điểm đã định trước: mỗi lần tôi đi vệ sinh, khi tôi đi lấy nước hoặc trà, hoặc khi điện thoại đổ chuông. (Tôi trả lời sau một vài hồi chuông, nhận ra điều gì trong đầu mình.)

Chris Bailey là nhà văn người Canada và là người tạo ra dự án A Life of Productivity. Sau khi tốt nghiệp đại học, anh dành cả năm để nghiên cứu năng suất. Trong thời gian này, Chris đã nói chuyện với hàng chục chuyên gia, đọc nhiều bài báo khoa học và tự mình thiết lập một số thí nghiệm để hiểu cách bạn có thể khai thác tối đa khả năng của mình. Mỗi ngày Chris viết một báo cáo về những gì anh ấy đã học được trong blog của mình. Trong Hyperfocus: Tôi đã học cách làm được nhiều việc hơn với ít thời gian hơn, anh ấy chia sẻ các kỹ thuật và bài tập mà bản thân đã thử.