Làm thế nào để ngừng lãng phí thời gian vào các hoạt động vô ích

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Để làm việc hiệu quả hơn, đừng ép bản thân phải tập trung. Chỉ cần thực hiện những điều chỉnh nhỏ cho ngày làm việc của bạn.

1. Tiến hành càng ít cuộc họp càng tốt

Chúng tôi dành đến bốn giờ cho các cuộc họp một tuần. Hơn một nửa trong số này là một sự lãng phí thời gian. Nếu bạn có thể, hãy cố gắng giảm số lượng cuộc họp.

• Cân nhắc số lượng người tham gia. Đừng mời đồng nghiệp đến một cuộc họp chỉ để an toàn. Tốt hơn là hãy để họ dành thời gian làm công việc của họ một cách hiệu quả hơn.
• Các cuộc trò chuyện mặt đối mặt thường có thể thay thế tốt cho các cuộc họp. Trước tiên, sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu thảo luận về các chi tiết của dự án với nhân viên chịu trách nhiệm và chỉ sau đó trình bày ý tưởng với cả nhóm.
• Trước khi lên lịch hoặc tham dự một cuộc họp chính thức, hãy cân nhắc kỹ lưỡng thông tin bạn định chia sẻ với đồng nghiệp. Thông thường, thông tin cơ bản có thể được truyền đạt theo một số cách khác, chẳng hạn như bằng cách liên kết với một tài liệu, viết trong một cuộc trò chuyện hoặc thậm chí chỉ đơn giản là truyền miệng qua một tách cà phê. Sau đó, nhân viên sẽ có thể phản hồi thông tin của bạn mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của họ.

2. Thay đổi sự tương tác với đồng nghiệp

Tất nhiên, cộng tác thường giúp tăng năng suất. Nhưng nó không đơn giản như vậy. Theo dữ liệu, trung bình mỗi nhân viên bị phân tâm bảy lần mỗi giờ. Và 80% trong số đó là những thứ nhỏ nhặt, không đáng kể.

Do đó, thay vì đặt một câu hỏi ngay khi nó nảy ra trong đầu, đừng vội phân bua với đồng nghiệp. Lập danh sách, rồi hỏi tất cả cùng một lúc khi nhân viên rảnh. Ngoài ra, nó thường xảy ra rằng sau một thời gian chính chúng ta tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi của mình hoặc hiểu rằng ba câu hỏi đầu tiên chỉ đơn giản là dẫn chúng ta đến một phần tư lớn.

Nếu bạn bị phân tâm, bạn không cần phải thiết kế những cuộc giao tiếp phức tạp với đồng nghiệp. Ví dụ: đeo tai nghe thường là đủ để phát tín hiệu Không làm phiền. Nếu cách đó không hiệu quả, hãy thử chuyển đến một khu vực khác của văn phòng, nơi bạn sẽ không bị quấy rầy. Hầu hết đồng nghiệp sẽ quen với những tín hiệu này và không làm phiền bạn khi bạn bận.

3. Giảm lưu lượng email

Vấn đề không nằm ở bản thân email, mà là ở cách chúng ta sử dụng nó. Trong khi các email trước đây chứa một lượng lớn thông tin thì giờ đây chúng đã trở nên giống SMS hơn. Một lá thư điển hình hiện nay chứa từ 5 đến 43 từ - thông tin ngắn gọn và các câu hỏi tiếp theo đơn giản. Những bức thư như vậy nhanh chóng nhân lên trong hộp thư đến của bạn, đe dọa sẽ nhấn chìm bạn trong một dòng thư chưa đọc theo đúng nghĩa đen.

Trước khi gửi email, hãy cân nhắc xem liệu việc sử dụng một phương pháp truyền thông tin khác sẽ thuận tiện hơn hay không.

Ví dụ, với sự trợ giúp của các trình nhắn tin tức thời khác nhau, bạn có thể nhanh chóng gửi các tin nhắn ngắn và trả lời chúng mà không cần đến hình thức không cần thiết mà e-mail áp đặt. Và trong phần nhận xét cho các tài liệu có quyền truy cập mở, một số người có thể để lại ngay các đề xuất của họ cho một dự án, thay vì làm lộn xộn hộp thư của đồng nghiệp với họ.

4. Làm việc tại nhà và ngủ đủ giấc

Một nhân viên được nghỉ ngơi đầy đủ thường sẽ làm được nhiều việc hơn trong sáu giờ so với một nhân viên buồn ngủ trong cả mười giờ. Vì vậy, làm việc tại nhà đang trở thành lựa chọn lý tưởng của nhiều người. Và nhờ các phương tiện liên lạc hiện đại, các nhân viên không cần phải ở trong cùng một phòng để giải quyết bất kỳ vấn đề nào.

Bằng cách giải phóng bản thân khỏi việc phải dành nhiều giờ trên phương tiện di chuyển, bạn có thể ngủ đủ giấc và điều này sẽ có tác động tích cực đến năng suất.

Tất nhiên, trong một số lĩnh vực hoạt động, giao tiếp chặt chẽ hơn với đồng nghiệp là cần thiết, nhưng một hoặc hai ngày làm việc mỗi tuần ở nhà sẽ hữu ích cho đại diện của bất kỳ ngành nghề nào. Điều này sẽ giúp bạn có cơ hội tập trung vào dự án của riêng mình và chỉ cần ngủ quên. Điều quan trọng là tìm ra nhịp điệu hàng tuần phù hợp với bạn và nhóm của bạn.

5. Thường xuyên nghỉ giải lao

Những khoảng thời gian nghỉ giải lao cũng quan trọng như chính công việc. Tuy nhiên, một sự thay đổi hoạt động đơn giản thường là không đủ. Để nạp năng lượng, bạn cần đứng dậy khỏi bàn mỗi giờ rưỡi.

Những khoảng thời gian nghỉ dài hơn, chẳng hạn như ăn trưa với bạn bè hoặc đi dạo, rất hữu ích cho những người sáng tạo. Khoảng thời gian nghỉ ngơi này là những gì cần thiết để biến một buổi chiều không hiệu quả thành một bước đột phá sáng tạo.

Bạn sẽ không nghỉ ngơi nếu bạn bị phân tâm vài phút sau mỗi nửa giờ. Tốt hơn là bạn nên rời khỏi nơi làm việc ít nhất mười phút vài lần mỗi ngày.

Mặc dù những thời gian nghỉ này thực sự sẽ làm giảm số giờ bạn làm việc, nhưng bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn trong thời gian còn lại. Một ngày làm việc thực sự hiệu quả chỉ có thể thực hiện bằng cách nghỉ ngơi và phục hồi.