Làm thế nào để trở thành nhân viên làm việc hiệu quả nhất trong văn phòng và vẫn về nhà lúc 5:30 chiều

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Đôi khi danh sách việc cần làm dường như vô tận đối với chúng ta. Chỉ cần nhìn vào nó, chúng tôi đã cảm thấy kiệt sức vì làm việc chăm chỉ. Tất cả chúng ta đều day dứt bởi câu hỏi làm thế nào để có năng suất, có thời gian đương đầu với mọi nhiệm vụ công việc, nhưng đồng thời cũng không phải dành cả ngày lẫn đêm cho công việc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cố gắng giải đáp nó.

Đây là Cal Newport. Và anh ấy có thể được gọi là thực sự hiệu quả, vì anh ấy:

• một giáo sư tại trường đại học, người dành toàn thời gian ở đó và, ngoài các cặp vợ chồng, tổ chức các hoạt động khác nhau cho sinh viên;
• viết sáu (hoặc thậm chí nhiều hơn) bài báo mỗi năm cho các tạp chí khoa học;
• tác giả của bốn cuốn sách xuất sắc và hiện đang làm thứ năm;
• người chồng, người cha chu đáo;
• duy trì một blog về năng suất và hiệu quả, thường xuyên được cập nhật các mục mới.

Bất chấp tất cả những điều trên, anh ấy hoàn thành công việc lúc 5:30 chiều và hiếm khi kinh doanh vào cuối tuần.

Không, anh ấy không phải siêu anh hùng và không có đội 15 người trợ giúp. Hãy ngừng ghen tị với sự tổ chức và hiệu quả như vậy trong một phút và nghĩ về cách Cal xoay sở để làm mọi thứ.

Dưới đây bạn sẽ tìm thấy những lời khuyên sẽ giúp bạn học cách quản lý thời gian hiệu quả, ngừng lười biếng, chỉ bắt đầu làm thêm và rời văn phòng về nhà lúc 17:30. Vì vậy, hãy bắt đầu.

1. Danh sách việc cần làm là điều ác. Lên lịch cho chính bạn

Danh sách việc cần làm là vô dụng. Chúng chỉ là bước đầu tiên của bạn. Bạn phải tạo cho mình một lịch trình rõ ràng. Để làm gì? Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch những gì bạn thực sự có thể làm. Điều này sẽ cho phép bạn hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể chính xác khi bạn có thể hoàn thành nó một cách hiệu quả nhất, chứ không chỉ vì nó đứng thứ tư trong danh sách.

Miễn là bạn không có ngày và giờ cụ thể trong danh sách của mình cho từng nhiệm vụ, bạn chỉ đang mơ tưởng.

Cal Newport

Lập kế hoạch khuyến khích bạn đương đầu với thực tế. Bạn có một lượng thời gian giới hạn và một số nhiệm vụ cụ thể. Nhưng bạn không thể xác định chính xác mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu cho bạn. Khi bạn xem xét toàn bộ phạm vi công việc, bạn sẽ có thể dành từng giờ làm việc một cách hiệu quả, tận dụng nó nhiều hơn và làm việc ở đâu, khi nào và ở đâu thuận tiện hơn cho bạn.

Các chuyên gia đồng ý rằng nếu bạn không tính toán chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, thì bạn sẽ tự nhận lấy thất bại trước.

Chắc hẳn bây giờ nhiều bạn nghĩ rằng hầu hết các nhiệm vụ đều xuất hiện đột ngột mà không thể lường trước và lên kế hoạch được. Vâng, tất nhiên, những nhiệm vụ đột ngột như vậy rất khó để đưa vào lịch trình của bạn. Nhưng đối với điều này, bạn không cần phải có bảy nhịp trên trán. Mọi thứ có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Mặc dù vậy, bạn phải có kế hoạch, nếu không bạn sẽ lãng phí thời gian của chính mình.

Bạn muốn ngừng trở thành một người trì hoãn? Lịch trình sẽ giúp bạn.

Cal Newport

Việc nhận ra rằng bạn đã có một phạm vi công việc được lên kế hoạch rõ ràng đã làm giảm ham muốn trì hoãn trong công việc. Bạn không nghĩ về việc liệu bạn có nên làm việc bây giờ hay không - quyết định đã được đưa ra.

Điều này nghe có vẻ quá trật tự và không quá vui đối với bạn? Suy nghĩ sai lầm.

Nghiên cứu chứng minh rằng lập lịch không chỉ thời gian làm việc mà cả thời gian giải trí cũng là một ý kiến hay. Vì vậy, bạn sẽ cải thiện chất lượng cuộc sống của mình: mức sống của những người có kế hoạch rõ ràng ngay cả thời gian rảnh rỗi của họ cũng cao hơn nhiều so với những người không lập kế hoạch.

Được rồi, chúng tôi đã kết xuất danh sách việc cần làm và lên một lịch trình cụ thể. Bây giờ chúng ta hãy học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, bởi vì bạn không thể làm việc 24 giờ bảy ngày một tuần, phải không?

2. Giả sử rằng bạn sẽ về nhà lúc 5:30 chiều, và sau đó lên kế hoạch những việc cần làm trước thời điểm đó

Công việc sẽ chiếm hết thời gian mà bạn dành cho nó. Hãy cho cô ấy 24 giờ, bảy ngày một tuần và yên tâm, công việc sẽ tiêu tốn hết 168 giờ đó.

Bạn phải đặt ra ranh giới nếu muốn cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Hạn chế về thời gian sẽ góp phần vào hiệu quả của bạn.

Đặt ra thời hạn cho bản thân: bạn rời công việc lúc 5:30 chiều. Và sau đó lập kế hoạch số lượng nhiệm vụ mà bạn có thể thành thạo vào thời điểm này.

Cal gọi đây là hiệu suất lịch trình chặt chẽ.

Bạn cũng có thể đi theo hướng khác: tạo cho mình một lịch trình làm việc lý tưởng cho một kẻ ăn bám, và sau đó làm ngược lại hoàn toàn. Làm việc chăm chỉ và chăm chỉ mà không cảm thấy tiếc cho bản thân. Tin tôi đi, khi bạn làm việc chăm chỉ, các giải pháp thông minh và hữu ích sẽ tự tìm đến bạn.

Nhưng đừng quên rằng bạn cần bảo vệ mình khỏi những công việc quá sức. Bạn sẽ cảm thấy như bạn đang kiểm soát lịch trình của mình. Bạn càng cảm thấy kiểm soát được tình hình, thì bạn càng ít gặp phải căng thẳng.

Được rồi, bạn tưởng tượng ngày hoàn hảo cho một kẻ ăn bám và làm ngược lại. Điều này sẽ giúp bạn đối phó hiệu quả với các công việc hiện tại của mình. Còn những dự án dài hạn thì sao?

3. Lập kế hoạch cho tuần hiện tại

Tôi nghĩ bạn sẽ đồng ý rằng những kế hoạch ngắn hạn không còn hay ho nữa. Nếu bạn chỉ nghĩ về ngày hôm nay, bạn sẽ không bao giờ vượt lên được.

Bạn có muốn viết sách, tham gia vào các hoạt động khác nhau, nghiên cứu và đồng thời là một người cha tốt không? Bạn cần có kế hoạch cụ thể trong tuần.

Cal Newport

Mọi người không thích nhìn vào những kế hoạch dài hạn mà quên mất rằng chúng có thể mang lại cho họ bao nhiêu lợi ích. Tôi biết mình làm gì hàng giờ, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng trong cuộc đời mình. Bạn có nghĩ rằng điều này là khó khăn? Dễ dàng hơn bạn nghĩ. Mất một giờ vào sáng thứ Hai. Chỉ một.

Sáng thứ Hai, tôi lập kế hoạch cho tuần. Tôi lướt qua thư của mình, nghĩ về những công việc tôi cần phải hoàn thành, kiểm tra lịch của mình và nghĩ về cách lập kế hoạch thời gian của tôi như thế này. Sau khi tôi có một kế hoạch, tôi sẽ gửi nó qua email cho chính mình, bây giờ tôi sẽ luôn nhìn thấy nó trong Hộp thư đến của mình. Ở đây tôi có thể quan sát nó hàng ngày, và tôi cũng có thể quay lại nó nhiều lần trong ngày nếu tôi đột nhiên quên mất những ưu tiên của mình.

Và Cal đã đúng. Bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn khi tuân theo một kế hoạch.

Có lẽ bạn nghĩ rằng trong đầu chỉ cần nghĩ đến tất cả các nhiệm vụ sắp tới trong tuần là đủ, nhưng không cần thiết phải viết chúng ra. Không nó không giống thế.

Nếu bạn viết một kế hoạch công việc, thì khả năng bạn sẽ bám vào nó càng cao: bạn sẽ có một cái gì đó hữu hình chứ không phải lý tưởng, nó sẽ nhắc nhở bạn về những ưu tiên của bạn.

Vì vậy, bây giờ bạn có một lịch trình rõ ràng và một kế hoạch hàng tuần. Nhưng bạn cảm thấy rằng một cái gì đó khác đang thiếu. Và bạn nghĩ đúng.

4. Làm ít nhiệm vụ hơn, nhưng hãy làm với niềm đam mê

Có thể bạn đang nghĩ điều gì đó như, “Tôi có quá nhiều việc phải làm. Tôi sẽ không bao giờ có thể đối phó với chúng trong khoảng thời gian đã định."

Và Cal thừa nhận rằng bạn có thể đúng. Nhưng bạn không nên bỏ cuộc hoặc làm việc trong tâm trạng hoảng sợ cho đến 22h.

Bạn nên làm ít việc hơn hiện tại. Hãy nhớ rằng không phải tất cả công việc của bạn đều quan trọng như bạn có thể tưởng tượng. Bạn nói có thường xuyên hơn bạn nên làm. Hãy tự hỏi bản thân rằng "Điều gì thực sự có giá trị đối với tôi trong cuộc sống?" Và sau đó cắt bỏ càng nhiều những thứ không cần thiết càng tốt.

Cal Newport

Chúng tôi luôn được đánh giá cao vì những gì chúng tôi làm tốt nhất. Vì vậy, nếu bạn muốn thành công, đừng bị choáng ngợp, hãy để bạn làm ít nhiệm vụ hơn, nhưng bạn sẽ có cơ hội thực hiện chúng tốt hơn. Mọi người nói có quá thường xuyên. Tôi nói không với nhiều và nhiều. Tôi nhẫn tâm tránh những công việc khiến tôi thư giãn nếu tôi cảm thấy rằng chúng không thực sự quan trọng đối với tôi.

Bạn cảm thấy như mình không có thời gian, nhưng John Robinson, một chuyên gia quản lý thời gian, không đồng ý với bạn và tin rằng ngày nay chúng ta có thể có nhiều thời gian rảnh hơn bao giờ hết.

Ông khẳng định rằng những người hiện đại không làm việc chăm chỉ hơn những người tiền nhiệm của họ (mặc dù hầu hết chúng ta nghĩ khác). Nghiên cứu chỉ ra rằng trong hơn 40 năm qua, mọi người đã dành ít thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ công việc và có nhiều khả năng tham gia vào những trò tiêu khiển không hiệu quả. Theo John, mọi người đều có thời gian để nghỉ ngơi.

Kết luận từ điều này là gì? Bạn cảm thấy như không có thời gian vì nó bị xé nát thành những công việc nhỏ nhặt phiền phức làm tiêu hao cuộc sống của bạn và bạn.

Vì vậy, hãy làm ít hơn. Nhưng hãy làm điều đó “ít hơn” với niềm đam mê và hứng thú.

Các kế hoạch của bạn được cấu trúc và chúng hoàn toàn phù hợp với lịch trình của bạn. Nhưng một câu hỏi vẫn còn bỏ ngỏ: bạn nên thực hiện những tác vụ nào?

5. Ít chú ý đến các nhiệm vụ nhỏ - tập trung vào những gì có mức độ ưu tiên cao hơn

Tại nơi làm việc, chúng tôi làm nhiều việc khác nhau. Những việc nhỏ nhặt như phân tích cú pháp e-mail, hiện tại và, nếu bạn nghĩ đến, không phải lúc nào cũng cần thiết các cuộc họp và nghe trộm các câu chuyện phiếm ở văn phòng tiếp theo không đòi hỏi chúng tôi phải nỗ lực tinh thần đặc biệt nào. Bạn không sử dụng tài năng của mình ở đây. Nếu bạn đang tham gia vào bất kỳ công việc kinh doanh quan trọng nào, thì điều đó đòi hỏi bạn phải kích hoạt tất cả các khả năng và kỹ năng của mình. Điều này dẫn đến kết quả chất lượng.

Vấn đề với các nhiệm vụ nhỏ là gì? Chúng ta đang chết chìm trong “nước cạn”.

Những người thường làm việc vào cuối tuần và ban đêm cảm thấy như họ đang làm ít hơn nhiều so với những người tạm biệt công việc vào lúc năm giờ tối. Điều này là do họ làm việc rất nhiều, nhưng ý nghĩa của nhiệm vụ họ thực hiện là không lớn.

Không ai có thể trở thành Giám đốc điều hành chỉ vì họ đã trả lời tất cả các email hoặc tham dự một cuộc họp nhỏ không cần thiết. Đúng vậy, việc thực hiện một cách cẩn thận ngay cả những nhiệm vụ nhỏ sẽ giúp bạn không bị sa thải, nhưng bạn sẽ chỉ có thể phát triển khi những nhiệm vụ quy mô lớn trở thành ưu tiên chính của bạn.

Có thời gian để dành riêng cho các nhiệm vụ ưu tiên. Làm thế nào để bắt đầu kinh doanh khó khăn này?

Điều chính là hãy ngừng kiểm tra email của bạn vào buổi sáng.

Tim Ferris tác giả cuốn sách Bán chạy nhất Cách làm việc 4 giờ một tuần

Cố gắng không kiểm tra email của bạn trong hai giờ đầu tiên sau khi thức dậy. Thậm chí rất khó để một số người hình dung ra điều này, chắc chắn họ sẽ có những câu hỏi như: “Làm sao tôi có thể làm được điều này? Tôi chắc chắn cần phải kiểm tra thư của mình, nếu không tôi sẽ không thể đi làm được. Bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng trong hầu hết các trường hợp, điều này hoàn toàn không phải như vậy.

Vâng, có lẽ bạn thực sự nên truy cập email của mình và thu thập thông tin sẽ cho phép bạn hoàn thành nhiệm vụ 100%. Nhưng trước tiên bạn có thể hoàn thành nó 80 hoặc 90% và chỉ sau đó thu thập thông tin vào các chữ cái của bạn để biết thêm thông tin. Vì vậy, bạn sẽ tiết kiệm cho mình vào buổi sáng khỏi những thông tin không cần thiết và không liên quan, mà sự chú ý của bạn chắc chắn sẽ chuyển sang và bạn sẽ có thể toàn tâm toàn ý cho công việc.

Vì vậy, làm thế nào để chúng ta buộc tất cả những điều trên lại với nhau? Thật kỳ lạ, chỉ để tóm tắt.

Cal đã cho chúng tôi năm mẹo hay:

1. Danh sách việc cần làm thật tệ. Lập thời gian biểu cho chính mình.
2. Giả sử rằng bạn sẽ về nhà lúc 5:30 chiều, và sau đó lên kế hoạch những việc cần làm trước thời điểm đó.
3. Lập kế hoạch cho tuần hiện tại.
4. Làm ít nhiệm vụ hơn, nhưng hãy làm với niềm đam mê.
5. Ít chú ý đến các nhiệm vụ nhỏ - tập trung vào mức độ ưu tiên cao hơn.

Bây giờ các từ "lịch trình" và "kế hoạch" nghe có vẻ lạnh lùng đối với bạn, và bạn không hiểu những lợi ích cụ thể mà chúng sẽ mang lại cho bạn. Nhưng một khi bạn biến chúng thành một phần trong cuộc sống của mình, bạn sẽ nhận ra rằng mình có thời gian rảnh rỗi cho gia đình và bạn bè. Thêm vào đó, bạn sẽ làm được những điều mà bạn có thể tự hào.

Cal Newport

Công việc trí óc thực sự là công việc bậc thầy. Nhưng nó không khó như bạn tưởng tượng: bạn không làm nghề điêu khắc gỗ, mà là làm việc với thông tin. Bạn phát triển ý tưởng. Bạn phải tách lúa mì ra khỏi trấu và đôi khi tạo ra những ý tưởng từ nguyên liệu thô. Nếu bạn bắt đầu nhìn quá trình này từ góc độ của một bậc thầy, bạn sẽ trở nên hạnh phúc hơn, hài lòng hơn với công việc của mình và tất nhiên, thành công hơn trong cuộc sống nghề nghiệp của bạn.

Chọn người bạn muốn trở thành: một người ẩn dật trong văn phòng hay một người sáng tạo thành công?