7 mẹo Gmail từ một cựu nhân viên của Google

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Nếu hàng trăm email đến và việc kiểm tra thư liên tục khiến bạn mất tập trung không thể tập trung vào hoạt động chính của mình, thì bài viết này là dành cho bạn. Rudolphe Dutel, một cựu nhân viên của Google, đã giải thích cách làm việc với Gmail một cách chính xác mà không bị đau đầu.

Năm 2011, Rudolf Dutel nhận việc tại Google. “Ngày đầu tiên của tôi tại văn phòng Google giống như ngày Harry Potter đến trường Hogwarts: bạn rất lo lắng, giống như một cậu học sinh trong buổi hẹn hò đầu tiên và không biết phải làm gì,” Rudolph kể lại. “Vì vậy, tôi rất vui với bất kỳ công việc nào được giao phó và có cơ hội học hỏi điều gì đó mới trong quá trình này”.

Hai năm tiếp theo, ông dự định sẽ tham gia chặt chẽ vào việc đào tạo nhân viên của công ty để làm việc với dịch vụ thư Gmail, cũng như doanh số bán hàng của công ty.

Dütel không còn là thành viên của Google; anh hiện là nhân viên của Buffer và là người sáng lập dự án Remotive, một tạp chí điện tử hàng tuần dành cho những người làm việc từ xa. Tuy nhiên, anh ta vẫn sử dụng một số thủ thuật mà anh ta đã dạy cho các đồng nghiệp cũ của mình.

Cách đào tạo email của bạn: 7 mẹo nhỏ để làm việc với Gmail

Đôi khi việc mở Hộp thư đến của bạn vào sáng Thứ Hai là một điều tiết lộ. Về mặt vật lý, dường như không thể phân loại được dòng chữ cái bất tận.

E-mail ngày nay không được sử dụng ngoại trừ ở những ngôi làng hẻo lánh, nơi không có điện hoặc tháp di động. Theo nghiên cứu từ McKinsey Global Institute, chúng ta dành trung bình một phần ba thời gian trong ngày làm việc để trả lời email.

Những người lao động có kỹ năng trung bình dành tới 28% thời gian hữu ích của họ để phân tích email. Đó là khoảng 13 giờ một tuần.

Tất nhiên, tôi không muốn đồng ý với những số liệu thống kê đáng buồn như vậy. Hơn nữa, mọi người đều muốn dành thời gian của mình cho những việc hữu ích hơn. Để đạt được mục tiêu này, Dutel đã dành rất nhiều thời gian để kiểm tra các khả năng của Gmail, các tiện ích và dịch vụ, theo ý kiến của anh ấy, nêu bật 7 tính năng hữu ích nhất để sử dụng hàng ngày. Có lẽ, công việc thư từ không phải là một công việc lâu dài như vậy.

1. Sử dụng nút "Hủy gửi"

Bạn đã bao giờ nhận thấy một vài lỗi chính tả khó chịu trong thư của mình sau khi nhấp vào "Gửi"? Tôi chắc chắn là có.

Từ bây giờ, không có gì phải sợ nữa: bạn có chức năng hủy gửi, sử dụng, đây là một điều kiện tiên quyết nghiêm ngặt cho những người quyết định nghiêm túc quản lý thời gian làm việc quý báu.

Bạn có thể kích hoạt chức năng bằng cách vào menu và đánh dấu tích vào trước chức năng tương ứng: "Cài đặt" → "Chung" → "Hủy gửi". Theo tùy chọn, khoảng thời gian hủy có thể được đặt thành 10, 20 hoặc 30 giây.

Hãy thử nó cho mình, cá nhân tôi thích nó!

2. Áp dụng các mẫu để tiết kiệm thời gian

Chúng ta viết một số lượng lớn các chữ cái cùng loại, giống nhau như hai giọt nước. Đôi khi chúng tôi lấy làm cơ sở cho những bức thư mới mà chúng tôi đã viết cho người khác. Ví dụ, đối với nhân viên bán hàng, điều này thuận tiện và có thể tiết kiệm thời gian đáng kể.

Vì vậy, tại sao không chuẩn bị một vài mẫu cho loại tin nhắn này thay vì viết đi viết lại cùng một thứ? Rốt cuộc, việc thay thế một vài từ và cụm từ dễ dàng hơn nhiều so với việc viết lại. Điều chính là đừng quên đọc lại nó sau này.

Chuẩn bị và lưu một số câu trả lời mẫu mà bạn có thể sử dụng sau này nếu cần.

Để bật chức năng "Mẫu phản hồi", hãy chuyển đến tab "Phòng thí nghiệm" trong menu cài đặt.

Nhờ tính năng cực kỳ hữu ích này, Rudolph và anh trai của mình đã quản lý để gửi thủ công chi tiết liên hệ của họ tới 1.500 người đăng ký Remotive đầu tiên trong một bức thư gửi thư tiêu chuẩn.

3. Sử dụng chức năng truy cập ngoại tuyến

Một mẹo khác mà chúng tôi học được từ Dutel là cách tiếp tục làm việc với Gmail mà không cần truy cập Internet.

Có lẽ một số bạn thích ngắt kết nối với những người khác trong một thời gian để toàn tâm toàn ý cho những công việc sáng tạo. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, bạn không thể thực hiện mà không có thư mục "Hộp thư đến", ví dụ như bạn đã bỏ nhiệm vụ kỹ thuật. Làm sao để?

Đối với tất cả các trường hợp di chuyển bằng tàu hỏa, các trường hợp có trả phí hoặc truy cập mạng Wi-Fi hạn chế và các trường hợp bất khả kháng khác, bạn có thể sử dụng chức năng "Ngoại tuyến". Nó cho phép bạn đọc, trả lời, tìm kiếm và lưu trữ email mà không cần truy cập Internet.

Điều này thực sự rất tiện lợi, vì chế độ này cho phép bạn làm việc không chỉ với thư mà còn với Google Drive và Google Tài liệu.

4. Không có thời gian? Tạm ngừng

Đôi khi, những tin nhắn đến cứ lần lượt rơi vào ô trống, gây khó chịu và mất tập trung vào công việc mà chúng ta đang tập trung. Một, hai, bốn, mười chữ cái mới … Nếu có chuyện quan trọng thì sao?

Theo Dutel, giải pháp tốt nhất cho vấn đề này là chức năng Tạm dừng Hộp thư đến. Ý nghĩa của chức năng này rất đơn giản: bạn tạm dừng luồng thư đến nếu bạn đang bận việc gì đó quan trọng, và khi bạn thoát khỏi gánh nặng lo lắng và một lịch đầy sự kiện, bạn trở lại với chúng như thể bạn đã nhận được. cùng lúc bằng cách chuyển đến trang có tab thư.

5. Hủy đăng ký khỏi danh sách gửi thư không cần thiết

Điều này xảy ra là rất khó để loại bỏ hoàn toàn tất cả các loại thư đi vào hộp thư email công việc của bạn. Làm thế nào để bạn loại bỏ những thứ không hề thú vị đối với bạn?

Hãy xem Unroll.me, một tiện ích có thể giúp bạn sắp xếp email theo cách tốt nhất có thể trong vài phút. Sau khi bạn đăng ký dịch vụ, hãy mở danh sách gửi thư mà bạn đăng ký. Sau đó, hủy đăng ký khỏi những cái không cần thiết.

6. Bật Xác minh 2 bước

Có vẻ như Gmail biết hầu hết mọi thứ về chúng ta: chúng ta liên lạc với ai, chúng ta tìm kiếm những hình ảnh nào trong tìm kiếm, những gì chúng ta lưu trữ trong "Tài liệu". Có thể nói đây là một loại trung tâm điều hành bay và là trụ sở chỉ huy chính - tất cả các liên kết đều dẫn đến đây, giống như những con đường dẫn đến Rome. Điều này có nghĩa là sự an toàn cần được quan tâm đầu tiên.

Xác minh hai bước là giải pháp tốt nhất cho nhiệm vụ này. "Hai-", bởi vì để bảo vệ thông tin của bạn, bạn không chỉ cần mật khẩu cho hộp thư mà còn cần một mã duy nhất, bạn sẽ nhận được mỗi khi bạn cố gắng truy cập hộp thư của mình từ một ứng dụng di động hoặc tin nhắn SMS.

Rudolph cũng khuyên bạn nên chú ý đến dịch vụ 1Password.

Nhiều dịch vụ phổ biến khác như Dropbox, Facebook và Twitter cũng sử dụng Xác minh 2 bước để truy cập.

Nhân tiện, để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tài khoản Gmail của bạn không được sử dụng trên nhiều thiết bị cùng một lúc, chẳng hạn như trên hai máy tính cùng một lúc.

7. Sử dụng các thông báo nhiều thông tin hơn

Nhiều sứ giả sử dụng một số trạng thái cho các thư cùng một lúc: "Đã gửi", "Đã gửi", "Đã đọc". Ở một số nơi, chẳng hạn như Facebook, các biểu tượng được sử dụng để đại diện cho các thông báo này.

Đối với dịch vụ Gmail, có một giải pháp tương tự - Sidekick. Đây là một ứng dụng tốt cho những ai đang tìm việc, hoặc những người có hoạt động liên quan đến bán hàng: rất thuận tiện để lấy trạng thái của các email bạn đã gửi.

Bây giờ bạn đã biết thêm một chút về sự an toàn và tiết kiệm thời gian khi làm việc với Gmail. Chúng tôi hy vọng lời khuyên của một chuyên gia dày dạn kinh nghiệm sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.