Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về GTD

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Kỹ thuật quản lý thời gian GTD giúp bạn tổ chức và theo dõi các công việc, lấy tất cả thông tin ra khỏi đầu bạn và bắt đầu hành động.

GTD là gì

Bộ não của chúng ta dễ dàng nảy ra những ý tưởng mới, nhưng việc ghi nhớ tất cả chúng còn khó hơn nhiều. Ví dụ, anh ấy nhớ rằng bạn cần mua quà sinh nhật cho mẹ vào tuần tới. Thay vì nhắc nhở bạn về điều này khi bạn đi ngang qua cửa hàng yêu thích của cô ấy, bộ não của bạn sẽ chỉ đơn giản là khiến bạn cảm thấy như lẽ ra bạn nên mua một thứ gì đó.

GTD (Hoàn thành công việc) là một kỹ thuật giúp biến những ý tưởng mơ hồ, xung động, hiểu biết sâu sắc và những suy nghĩ về đêm thành hành động. Khi bạn học cách dựa vào hệ thống này, não của bạn sẽ không nắm giữ tất cả thông tin. Điều này sẽ làm giảm căng thẳng, và bạn sẽ có sức mạnh cho các hoạt động hiệu quả hơn.

Cách thức hoạt động của kỹ thuật này

GTD dựa trên một hệ thống danh sách mà bạn sắp xếp bất cứ thứ gì bạn nghĩ đến. Để thực hiện nó trong cuộc sống của bạn, bạn cần ghi lại và xử lý thông tin đến. Ngoài ra, bạn sẽ cần tạo các danh sách như: "Đến", "Hành động tiếp theo", "Danh sách chờ", "Dự án" và "Một ngày nào đó". Bất kỳ thứ gì cần bạn chú ý trước tiên sẽ chuyển đến "Hộp thư đến" và sau đó chuyển đến một trong các danh sách khác.

1. Bộ sưu tập

Thu thập tất cả thông tin mà bạn cần chú ý, từ những bức thư bạn cần trả lời cho đến những ý tưởng khéo léo nảy ra trong đầu bạn khi bạn tắm. Điểm thu thập có thể là một cuốn sổ tay giấy, một tệp đính kèm hoặc một email mà bạn sẽ gửi thư cho chính mình.

Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu sử dụng kỹ thuật GTD, hãy cố gắng giải phóng đầu của bạn khỏi tất cả các thông tin tích lũy. Viết ra tất cả mọi thứ bạn cần hoặc muốn làm, mọi thứ đã làm bạn mất tập trung trong vài ngày hoặc vài tuần qua, ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn hoặc được ghi nhớ vào thời điểm không thích hợp.

2. Chế biến

Xem xét thông tin tích lũy. Đây là quy tắc chính của cả hệ thống. Làm điều này thường xuyên để bạn không thu thập quá nhiều. Để xử lý thông tin, hãy tự hỏi mình một loạt câu hỏi.

• Nó có thể giải quyết được không? Bạn đang tự hỏi mình liệu có thể làm gì đó để xóa mục này khỏi danh sách hay không. Nếu không, hãy xóa nó hoặc chuyển nó vào danh sách Một ngày nào đó. Lưu thông tin hữu ích mà bạn không cần phải làm bất cứ điều gì, chẳng hạn như một công thức nấu ăn hoặc một bài báo thú vị, ở một nơi riêng biệt. Những việc bạn muốn làm trong tương lai xa (học tiếng Nhật, viết sách), hãy chuyển chúng vào danh sách "Một ngày nào đó" để chúng không bị xếp vào nhóm "Hành động tiếp theo".
• Có thể hoàn thành một trường hợp trong một bước không? Trong GTD, bất kỳ thứ gì yêu cầu nhiều hơn một bước được gọi là dự án. Nếu bạn có nhiều nhiệm vụ liên quan trong Hộp thư đến của mình, hãy tạo một dự án riêng cho chúng. Thêm tên của nó vào danh sách các dự án của bạn và chọn một hành động để thêm vào "Tiếp theo".
• Nó sẽ mất hơn hai phút? Nếu chưa, hãy làm ngay. Nó nhanh hơn việc thêm nó vào danh sách nhiệm vụ tiếp theo của bạn hoặc ủy quyền nó cho người khác. Nếu mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ, hãy cân nhắc xem chỉ bạn có thể làm hay bạn có thể ủy quyền cho ai đó.
• Tôi có thể ủy quyền nó cho ai đó không? Nếu vậy, hãy ủy quyền. Khi bạn cần theo dõi tiến độ, hãy chuyển mục đó vào "Danh sách chờ". Nếu bạn không thể ủy quyền một nhiệm vụ, hãy thêm nó vào lịch của bạn hoặc vào danh sách "Tiếp theo".
• Có thời hạn cụ thể không? Nếu vậy, hãy thêm điều này vào lịch của bạn. Đừng viết ra mọi thứ bạn muốn làm trong một ngày. Chỉ nhập những gì phải làm: một chuyến thăm nha sĩ, một cuộc họp, một chuyến bay. Nếu không có thời hạn cụ thể, hãy chuyển trường hợp sang Các bước tiếp theo.

3. Tổ chức

Sắp xếp mọi thứ vào đúng vị trí: theo một trong năm danh sách, trong một thư mục có thông tin hữu ích cho tương lai, trong lịch của bạn hoặc trong thùng rác.

Thêm vào "Danh sách chờ" bất kỳ trường hợp nào bị đình trệ vì lý do nào đó. Ví dụ: khi bạn không thể tiếp tục cho đến khi bạn nhận được phản hồi cho email của mình hoặc khi bạn đang chờ gửi. Hãy nhớ ghi ngày tháng bên cạnh mỗi mục.

Các Bước Tiếp theo phải có các nhiệm vụ cần được hoàn thành càng nhanh càng tốt. Hãy hình thành chúng như những hành động thể chất khả thi, vì vậy việc bắt tay vào kinh doanh sẽ dễ dàng hơn. Ví dụ, tốt hơn nên viết ra “hãy gọi Lena và sắp xếp để cô ấy ngồi với đứa trẻ vào tối thứ Năm” hơn là “sắp xếp cho ai đó ngồi cùng đứa trẻ”, mặc dù về bản chất là như nhau.

Tốt nhất, bạn nên thêm thẻ ngữ cảnh cho mỗi mục trong "Tiếp theo". Anh ấy sẽ cho bạn biết bạn nên ở đâu, với ai, bạn cần mang theo những gì. Ví dụ: bạn có thể có các thẻ "mua sắm", "tại nơi làm việc", "với trẻ em", "điện thoại", "máy tính". Bạn cũng có thể cho biết bạn có bao nhiêu thời gian cho trường hợp này hoặc mức độ ưu tiên của nó. Sau đó, nếu cần, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp tất cả các trường hợp theo các thẻ.

4. Tổng quan

Đảm bảo kiểm tra tất cả các danh sách mỗi tuần một lần. Bạn để mọi thứ trong Hộp thư đến càng lâu, bạn càng khó xử lý chúng sau này.

• Một hành động tiếp theo phải được xác định cho mỗi dự án.
• Mỗi mục trong "Tiếp theo" phải là một cái gì đó bạn muốn làm trong tuần tới. Di chuyển tất cả những thứ không cần thiết vào danh sách “Một ngày nào đó” hoặc xóa chúng hoàn toàn.
• Thỉnh thoảng, hãy cố gắng chuyển một cái gì đó từ danh sách “Một ngày nào đó” sang “Các bước tiếp theo”.

5. Thực hiện

Hãy hành động! Nếu bạn đã tổ chức hệ thống của mình một cách chính xác, đây sẽ là bước dễ dàng nhất. Bằng cách lặp lại bốn bước đầu tiên một cách thường xuyên, bạn sẽ hoàn toàn tự tin rằng tất cả những điều trong danh sách là cần thiết để bạn đạt được tiến bộ và tiến gần hơn đến mục tiêu của mình.