5 mẹo giúp sắp xếp ngày làm việc của bạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Những thủ thuật đơn giản sẽ giúp bạn tiết kiệm nếu bạn liên tục không có đủ thời gian cho bất cứ việc gì.

1. Ưu tiên

Có một cách rất đơn giản nhưng hiệu quả để phân loại công việc của bạn theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Đây là một mạch được gọi là Ma trận Eisenhower. Nó được phát minh bởi Dwight D. Eisenhower, Tổng thống Mỹ, Tướng quân đội Mỹ và là một người làm việc rất hiệu quả.

Tôi có hai loại việc: khẩn cấp và quan trọng. Những việc quan trọng hiếm khi khẩn cấp, và những việc khẩn cấp hiếm khi quan trọng.

Dwight D. Eisenhower

Ma trận Eisenhower có bốn phần. Trục hoành thể hiện mức độ khẩn cấp của vụ việc và trục tung thể hiện mức độ quan trọng. Ma trận cho phép bạn dễ dàng sắp xếp tất cả các nhiệm vụ của mình thành các danh mục: “Không khẩn cấp và không quan trọng”, “Khẩn cấp nhưng không quan trọng”, “Quan trọng và không khẩn cấp” hoặc “Khẩn cấp và quan trọng”.

Hãy thử sắp xếp thứ tự ưu tiên cho Ma trận Eisenhower và bạn sẽ ngạc nhiên về lượng thời gian mình dành cho những việc cấp bách nhưng không quá quan trọng. Ví dụ, những tin nhắn vô tận từ đồng nghiệp hoặc những cuộc điện thoại chỉ khiến bạn xao nhãng khỏi những nhiệm vụ khẩn cấp.

Dành thời gian cho những việc phù hợp. Nếu có việc gì quan trọng và khẩn cấp, hãy làm ngay lập tức. Lập kế hoạch cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp, ước tính thời gian gần đúng để hoàn thành chúng và quyết định khi nào bạn sẽ làm việc đó. Những việc không quan trọng nhưng khẩn cấp có thể được giao cho người khác. Hãy hoãn các nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng để làm sau hoặc từ chối chúng hoàn toàn.

2. Dành thời gian cho công việc sâu sắc

Nhà đầu tư mạo hiểm Sam Altman đã từng nói “Sự phân tâm kỹ thuật số là một trong những vấn đề tâm lý lớn nhất của thời đại chúng ta”. Chỉ cần nghĩ rằng: chúng tôi kiểm tra điện thoại thông minh của mình trung bình 50 lần một ngày. Và, theo nhà khoa học và nhà văn Cal Newport, điều này làm suy giảm đáng kể khả năng suy nghĩ rõ ràng và sáng tạo của chúng ta.

Trong “Làm việc với cái đầu. Các mô hình thành công từ một chuyên gia CNTT”, ông giới thiệu khái niệm“Làm việc sâu”. Loại công việc này bao hàm sự tập trung hoàn toàn và đắm mình trong một nhiệm vụ cụ thể. Không bị phân tâm - nỗ lực và tập trung tối đa. Đây là cách duy nhất bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ thực sự khó khăn với mức chất lượng phù hợp.

Newport trích dẫn các chiến thuật được sử dụng bởi đồng nghiệp của ông, giáo sư Adam Grant của Đại học Pennsylvania. Anh ấy dành cả học kỳ mùa thu để giảng dạy, còn mùa xuân và mùa hè để nghiên cứu, và không bao giờ trộn lẫn cả hai. Trong quá trình nghiên cứu căng thẳng, giáo sư để lộ mình hoàn toàn cô lập để các sinh viên không can thiệp vào ông.

Có khả năng là bạn không có cơ hội để đi cùng con đường và trốn tránh các nguồn kích thích trong vài tháng. Đừng nản lòng: bạn không cần phải đắm mình trong “công việc sâu” trong cả một học kỳ. Newport tạo lịch trình của riêng bạn dựa trên sở thích cá nhân của bạn.

Quyết định thời điểm bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng và tỉnh táo nhất, đồng thời thực hiện chính xác công việc khó khăn nhất vào thời điểm đó, tắt điện thoại thông minh và từ chối kiểm tra email. Ví dụ, bản thân Newport bắt đầu làm việc vào sáng sớm, nhưng không bao giờ làm như vậy sau 5:30 chiều.

3. Ước tính thời gian họp

Paul Graham, đồng sáng lập của vườn ươm khởi nghiệp Y Combinator, cho rằng có hai loại lịch trình làm việc: lịch làm việc của "người quản lý" và lịch của "người sáng tạo".

Lựa chọn đầu tiên dành cho các nhà tổ chức và các ông chủ. Theo họ, thời gian làm việc rất dễ quản lý. Bạn cần chia ngày thành các khoảng thời gian hàng giờ. Và khi một nhiệm vụ mới xuất hiện, bạn chỉ cần dành vài giờ cho nó, đánh dấu nó trong trình tổ chức. Do đó, nếu "người quản lý" cần lên lịch cho một cuộc họp kinh doanh hoặc một buổi động não, anh ta sẽ nhìn vào lịch của mình, tìm một giờ trống và tập hợp đồng nghiệp của mình.

Nhưng đối với những người "sáng tạo" những cuộc họp như vậy, ngay cả những cuộc họp đã được lên kế hoạch từ trước, là một thảm họa. Rốt cuộc, những người sáng tạo, lập trình viên, nhà văn hoặc nghệ sĩ, không phân chia lịch làm việc của họ với tư cách là "người quản lý". Họ thường phải sử dụng ít nhất nửa ngày để hoàn thành nhiệm vụ, và trong một giờ họ chỉ khởi động tốt nhất. Và khi đang trong quá trình lao động, “người sáng tạo” phải chia tay đi họp với đồng nghiệp, họ lạc nhịp và rất khó quay trở lại với công việc.

Lịch trình của người quản lý và lịch trình của người sáng tạo tự hoạt động tốt. Nhưng khi chúng giao nhau, các vấn đề bắt đầu.

Paul Graham

Do đó, nếu bạn là một nhà quản lý, hãy tìm hiểu trước từ cấp dưới của mình khi nào thì tốt hơn là nên tổ chức các cuộc họp chung để không làm gián đoạn công việc của mọi người vào những thời điểm không thích hợp nhất.

4. Kiểm soát mức tiêu thụ năng lượng của bạn

Tony Schwartz và Jim Loer trong Life at Full Power! cho rằng nguồn lực chính của một người lao động hiệu quả không phải là thời gian, mà là năng lượng. Bạn có thể dành cả ngày cho một nhiệm vụ khó khăn, nhưng nếu thiếu thể lực và trí lực, bạn sẽ trì trệ và chẳng làm được gì có ích. Nhưng khi bạn có đủ năng lượng bên trong, bạn có thể giải quyết một vấn đề khó khăn trong vài giờ và dành thời gian còn lại trong ngày cho một việc đơn giản hơn.

Schwartz và Loer phân biệt bốn loại năng lượng: thể chất, tình cảm, tinh thần và tâm linh. Và nếu bạn bỏ lỡ bất kỳ điều nào trong số chúng, năng suất của bạn sẽ giảm xuống.

• Năng lượng vật lý ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phản ứng với môi trường và đưa ra quyết định đúng đắn của bạn. Thiếu nguồn này liên quan đến dinh dưỡng kém, thiếu ngủ và mệt mỏi.
• Năng lượng cảm xúc ảnh hưởng đến khả năng quản lý đúng cảm xúc của bạn trong các tình huống căng thẳng.
• Năng lượng tinh thần cho phép bạn tập trung vào một nhiệm vụ và không bị phân tâm. Một người có lượng cung lớn có thể tập trung ngay cả trong tình huống căng thẳng, khi mọi người xung quanh đang cố gắng làm anh ta mất tập trung.
• Năng lượng tinh thần cho phép bạn nhìn thấy mục tiêu trong các hoạt động của mình để duy trì động lực. Cô ấy thúc đẩy sự nhiệt tình, bền bỉ và cam kết.

Để duy trì cả 4 chỉ số ở mức thích hợp, hãy ăn uống đúng cách, ngủ đủ giấc và tập thể dục (tập thể dục kích thích não hoạt động). Và sử dụng các kỹ thuật đơn giản để bổ sung năng lượng.

Cuộc sống không phải là một cuộc chạy marathon. Cuộc sống là một chuỗi nước rút.

Tony Schwartz

Một phương pháp tốt để xen kẽ giữa công việc ngâm mình hoàn toàn và thời gian nghỉ ngơi ngắn là kỹ thuật Pomodoro, nó hoàn toàn phù hợp với khái niệm Deep Work của Cal Newport. Nguyên tắc rất đơn giản: chúng tôi đo 25 phút bằng đồng hồ hẹn giờ và thực hiện một nhiệm vụ quan trọng suốt thời gian này mà không bị sao nhãng. Sau đó - nghỉ ngơi trong 5 phút. Trong thời gian này, chúng tôi bổ sung năng lượng. Sau đó, chúng ta lặp lại chu kỳ bốn lần nữa và nghỉ dài trong 20 phút.

5. Ăn ếch vào bữa sáng

Nó đã từng xảy ra với tất cả mọi người như thế này: bạn bắt gặp một số nhiệm vụ mà bạn cần phải hoàn thành, nhưng bạn thực sự không muốn làm. Bạn bắt đầu trì hoãn nó, và khi thời hạn đến gần, nó ngày càng đeo bám bạn, khiến bạn mất tập trung vào những việc khác và khiến bạn một lần nữa lo lắng.

Nhà văn nổi tiếng Brian Tracy gọi những vấn đề này là "những con ếch". Và anh ấy khuyến cáo không nên tạm dừng chúng cho đến sau này, mà hãy thực hiện chúng càng sớm càng tốt.

Nếu bạn ăn ếch vào buổi sáng, thời gian còn lại của ngày hứa hẹn sẽ rất tuyệt vời, vì điều tồi tệ nhất trong ngày hôm nay đã qua.

Mark Twain

Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn, bạn sẽ cảm thấy hài lòng, tiếp thêm năng lượng tích cực cho thời gian còn lại trong ngày và bạn có thể chuyển sang các mục tiếp theo trong danh sách của mình với lương tâm minh mẫn.