Đánh giá khái niệm - công cụ năng suất tất cả trong một cho công việc và cuộc sống

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Cài đặt ứng dụng này và quên Google Docs, Evernote, Trello và hàng chục chương trình khác.

Ý niệm là gì

Khái niệm kết hợp một số lượng lớn các công cụ trong một. Ghi chú và danh sách việc cần làm, tài liệu và bảng tính, bảng kanban và cơ sở kiến thức - mọi thứ mà chúng ta phải giải quyết hàng ngày đều có ở đây.

Dịch vụ trình bày tất cả những điều này dưới dạng một không gian làm việc duy nhất. Giống như các mảnh LEGO, thật dễ dàng để thêm các mảnh bạn muốn và lắp ráp công cụ năng suất lý tưởng để lưu trữ ý tưởng, lập kế hoạch và cộng tác với đồng nghiệp.

So sánh Notion với sự kết hợp của Evernote, Google Docs, Trello và Todoist. Mục tiêu chính của ứng dụng là thay thế nhiều dịch vụ để giải quyết các vấn đề cụ thể nhằm làm cho công việc trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Thay vì sắp xếp các trang web và chuyển đổi giữa các giao diện phần mềm, Notion cho phép bạn chạy tất cả các quy trình trong một môi trường sạch sẽ, phổ quát và luôn kiểm soát được chúng.

Công cụ này hoạt động như thế nào

Thật khó để tưởng tượng một hoạt động thuận tiện với nhiều chức năng như vậy. Nhưng trên thực tế, giao diện của Notion thậm chí còn tối giản hơn so với các chương trình riêng lẻ mà nó thay thế.

Tất cả nội dung được lưu trữ ở đây trên các trang bao gồm các khối khác nhau - bản chất chính của dịch vụ. Chúng có thể là văn bản, danh sách, mã, hình ảnh hoặc liên kết.

Các khối có thể dễ dàng chuyển đổi bất cứ lúc nào, biến một danh sách có dấu đầu dòng thành một danh sách kiểm tra và văn bản thành một trang, khối mã hoặc trích dẫn riêng biệt trong một giây.

Một số trang khác có thể được thu thập trên một trang, do đó có thể ẩn bên trong danh sách thả xuống nhiều cấp. Bạn có thể thêm bảng, bảng kanban, wiki và cơ sở dữ liệu vào chúng.

Điều này mở ra khả năng gần như vô hạn cho việc đặt bất cứ thứ gì lên kệ. Để điều hướng qua các bản ghi, một thanh bên có cấu trúc cây được sử dụng, hiển thị tất cả nội dung một cách thuận tiện, cũng như tìm kiếm nhanh với các mẹo.

Khi bạn tạo một tệp mới, một hộp thoại sẽ mở ra, nơi bạn có thể bắt đầu từ một trang trống hoặc chọn một trong nhiều mẫu tạo sẵn cho nhiều mục đích khác nhau.

Khi bạn nhấp vào

/

một menu lệnh mở ra, phục vụ để thêm các khối cơ bản như tiêu đề phụ, danh sách và dấu phân cách, cũng như lời nhắc, bảng, bảng và lịch.

Ngoài ra, bạn có thể nhúng phương tiện và tệp từ nhiều dịch vụ khác nhau tại đây, bao gồm Google Drive, GitHub Gist, Framer, Figma và nhiều dịch vụ khác.

Lần đầu tiên làm quen với Notion, khá khó để hiểu khái niệm của nó, vì vậy các nhà phát triển đã tạo ra một phiên bản trực tiếp, có sẵn mà không cần đăng ký ngay trong cửa sổ trình duyệt và hoạt động giống như trong chính ứng dụng.

Notion có thể được sử dụng để làm gì

Tất cả các chức năng của Notion được người tạo chia thành 4 thành phần chính: Notes & Docs, Knowledge Base, Task & Projects và Spreadsheets & Databases. Đầu tiên được định vị như một giải pháp thay thế cho Google Docs và Evernote và được sử dụng để làm việc với các văn bản và ghi chú.

Thứ hai nhằm thay thế GitHub Wiki và Confluence và giúp xây dựng cơ sở kiến thức. Thứ ba đảm nhiệm các chức năng của Trello, Asana và Jira, giúp làm việc với các nhiệm vụ và dự án dễ dàng hơn. Cuối cùng, cái sau thay thế Google Sheets và Airtable và dùng để tạo bảng và cơ sở dữ liệu.

1. Ghi chú và tài liệu

Để sắp xếp các ghi chú và làm việc với các tài liệu, Notion có mọi thứ bạn có thể mong muốn. Từ trình cắt web và các đoạn trích liên kết được thêm tiện lợi đến trình chỉnh sửa chức năng với hỗ trợ đánh dấu Markdown và chèn phương tiện.

Bất kỳ nội dung nào bạn tạo đều có thể được chia sẻ với những người khác và cộng tác trong thời gian thực. Đồng thời, kiểm soát phiên bản, nhận xét và kiểm soát truy cập có sẵn.

2. Cơ sở kiến thức

Không có bất kỳ kỹ năng nào trong Notion, thật dễ dàng để tạo ra một wiki thân thiện với người dùng và dễ đọc. Để làm điều này, chỉ cần tạo một trang trống và đặt những người khác trên đó. Tiêu đề của chúng sẽ hoạt động như các liên kết và chúng có thể chứa bất kỳ thứ gì bên trong, bao gồm cả các trang con khác.

Trên trang chính, bạn có thể thêm các phần và bản thân wiki cũng dễ dàng liên kết với các cơ sở tri thức khác. Tuy nhiên, mỗi trang có thể được tạo kiểu bằng bìa và biểu tượng cảm xúc xuất hiện bên cạnh tiêu đề và giúp điều hướng dễ dàng hơn.

3. Nhiệm vụ và quản lý dự án

Có nhiều tùy chọn có sẵn để tổ chức các nhiệm vụ. Mọi thứ đơn giản sẽ nhanh hơn với danh sách kiểm tra và danh sách lồng nhau, còn các dự án phức tạp thì dễ dàng hơn với bảng Kanban.

Giao diện thứ hai và hoạt động giống hệt như trong Trello và thậm chí cho phép bạn chuyển các dự án từ đó chỉ bằng một cú nhấp chuột. Ngoài ra, còn có bản đồ đường đi, lịch và bảng kế hoạch hàng tuần.

4. Bảng và cơ sở dữ liệu

Về bảng, Notion có thể thay thế Google Sheets và Excel, nhưng chỉ dành cho những thứ không quá phức tạp và cơ bản. Mặc dù, nếu bạn không cần đến các công thức toán học phức tạp, thì các khả năng tích hợp sẵn sẽ là đủ.

Các bảng có thể được tạo từ đầu, nhập từ các ứng dụng khác và chèn vào tài liệu và đặt trên các trang.

Các tình huống sử dụng công cụ là gì

Trường hợp sử dụng phổ biến nhất của Notion là để ghi chú và viết văn bản, nhưng có nhiều cách sử dụng hơn cho nó.

Chỉ trong thư viện tích hợp sẵn, có 20 mẫu được tạo sẵn cho các nhu cầu khác nhau, bao gồm hầu hết mọi nhiệm vụ. Tuy nhiên, nhờ vào khái niệm về hàm tạo, bạn luôn có thể thu thập một mẫu duy nhất cho mục tiêu của mình.

Vẻ đẹp chính của Notion là bạn có thể tổ chức cuộc sống và công việc của mình bằng cách kết hợp tất cả các quy trình hàng ngày trong một dịch vụ tiện lợi duy nhất.

Bên cạnh các ghi chú rõ ràng, trình quản lý tác vụ, quản lý dự án và cơ sở kiến thức, ứng dụng còn có rất nhiều trường hợp sử dụng khác. Để hiểu các khả năng, đây là một số tùy chọn thú vị làm ví dụ:

• Kho lưu trữ - Thu thập các ý tưởng, liên kết đến các bài báo, video và các thông tin khác cần được xử lý sau này.
• Mục tiêu - Vạch ra những gì bạn muốn đạt được và kiểm tra danh sách để luôn đi đúng hướng.
• Công việc gia đình - viết ra kế hoạch, lưu ý tưởng bạn thích để cải tạo và hoàn thiện.
• Du lịch - Thu thập thông tin về các chuyến đi sắp tới và những địa điểm bạn muốn đến thăm.
• Tài chính - kiểm soát các khoản thu, theo dõi các khoản thanh toán và chi phí.
• Lịch biên tập - Lên lịch đăng bài cho blog hoặc kênh của bạn.
• Nhật ký tập luyện - Theo dõi các hoạt động của bạn, theo dõi tiến độ, ghi nhật ký thực phẩm.

Điều gì về đồng bộ hóa và sự hiện diện của các ứng dụng di động

Notion có sẵn trên tất cả các nền tảng và hoạt động cả trong ứng dụng và trình duyệt. Ngoài các ứng dụng khách dành cho máy tính để bàn cho Mac và PC, cũng có các phiên bản di động cho iOS và Android cung cấp chức năng tương tự.

Tất cả nội dung được lưu trữ trong đám mây riêng của Notion và được đồng bộ hóa giữa các thiết bị, đồng thời xuất hiện gần như ngay lập tức khi chỉnh sửa.

Điều gì xảy ra trong quá trình sử dụng

Tôi đã nghe về Notion cách đây rất lâu. Tôi đã cài đặt một ứng dụng Mac hai lần, cố gắng tìm hiểu và bắt đầu sử dụng nó, nhưng cả hai lần thử đều không thành công.

Tôi chủ yếu làm việc với các văn bản, vì vậy tôi dự kiến sẽ ghi chú và viết các bài báo nháp trên Notion. Với các ghi chú ngắn, cũng như với danh sách việc cần làm, mọi việc trở nên dễ dàng, nhưng với các văn bản thì điều đó không hiệu quả.

Tôi thực sự đã bỏ lỡ sự hỗ trợ đầy đủ cho Markdown và thậm chí hơn thế nữa - cài đặt hiển thị phông chữ: trong trình chỉnh sửa chỉ có ba kiểu chữ, hai kích thước phông chữ và lề.

Tôi tin rằng không có ý nghĩa gì nếu sử dụng nó mà không chuyển tất cả các quy trình sang Notion, vì toàn bộ khái niệm hài hòa về một không gian duy nhất bị phá vỡ. Vì vậy, tôi tiếp tục sử dụng Bear, trong đó tôi viết văn bản, ghi chú và giữ các danh sách đơn giản.

Nhưng đồng thời, tôi theo dõi rất kỹ Notion và đợi các cài đặt khác xuất hiện. Tuy nhiên, ứng dụng này rất mạnh mẽ và đầy hứa hẹn, và ý tưởng về một công cụ đa năng đang hấp dẫn tôi.

Tổng biên tập của chúng tôi đã làm tốt hơn. Anh ấy thích sử dụng Notion và đây là những gì anh ấy nói về nó.

Để Notion bắt đầu hoạt động, bạn cần dành vài giờ để thiết lập nó: nghiên cứu các mẫu, xử lý cơ khí, xem video trên YouTube, đưa ra các trường hợp sử dụng. Nó dài và tẻ nhạt ở nhiều nơi.

Nhưng! Ngay sau khi bạn tùy chỉnh Notion cho mình, câu chuyện cổ tích bắt đầu: các ứng dụng ghi chú và tác vụ khác sẽ không còn cần thiết nữa. Bảng, danh sách kiểm tra, định dạng văn bản với các khối - có rất nhiều tính năng ẩn ở đây mà nó sẽ biến mất khi bạn tìm thấy thứ gì đó mới.

Tôi đã hết dung lượng sau một tháng, nhưng nhờ chương trình giới thiệu và một vài bài đăng, tôi có hai năm đăng ký.

Notion giá bao nhiêu

Notion có thể được sử dụng miễn phí, nhưng nhìn chung, tùy chọn này chỉ phù hợp với những người quen biết. Trong tài khoản miễn phí, hoạt động đồng bộ hóa và tất cả các chức năng đều có sẵn, và lợi ích nằm ở giới hạn 1.000 khối nội dung.

Điều này là đủ để bắt đầu, nhưng nếu bạn chuyển tất cả các quy trình sang ứng dụng, giới hạn sẽ nhanh chóng kết thúc.

Đăng ký trả phí sẽ loại bỏ tất cả các hạn chế và cũng mở lịch sử phiên bản, cài đặt truy cập và hỗ trợ kỹ thuật ưu tiên. Nếu bạn đăng ký thành viên hàng năm, tài khoản cá nhân sẽ có giá 4 đô la mỗi tháng, và nếu bạn làm việc theo nhóm, bạn sẽ phải bỏ ra 8 đô la cho mỗi người.

Trong trường hợp này, sau khi đăng ký và cài đặt ứng dụng, bạn sẽ bị tính phí 15 đô la, số tiền này có thể được chi để trả cho việc đăng ký. Phần thưởng bổ sung được trao cho việc mời bạn bè - trong trường hợp này, bạn nhận được 5 đô la và một người bạn - 10 đô la.

Nhân tiện, nếu bạn muốn thì đăng ký bằng liên kết, nếu không có thì bên dưới có cái không giới thiệu.

Dòng dưới cùng là gì

Ý niệm thực sự là một công cụ mạnh mẽ, khi nắm vững các khả năng, bạn có thể thiết lập các công việc cá nhân và công việc. Dịch vụ tiết kiệm thời gian và giúp làm việc hiệu quả hơn nhờ một không gian duy nhất để thu thập các ghi chú, tài liệu, trường hợp và dự án. Trên thực tế, nó không có chất tương tự nào có chức năng như nhau.

Nhưng đừng tự tâng bốc mình, bởi vì Ý niệm chỉ là một công cụ và nó sẽ không làm tất cả công việc cho bạn. Với sự giúp đỡ của nó, bạn có thể đạt được thành công, nhưng chỉ đối với những người đã quen với việc đặt mọi thứ lên giá và sẵn sàng dành thời gian sắp xếp hồ sơ của họ.

thuận

• Tính linh hoạt - thay thế rất nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau.
• Cộng tác - Bạn có thể xuất bản tài liệu, cung cấp quyền truy cập liên kết ngay cả với những người chưa đăng ký.
• Giao diện thân thiện với người dùng - mặc dù có rất nhiều chức năng nhưng mọi thứ đều trong nháy mắt.
• Đa nền tảng - có thể truy cập từ mọi thiết bị.

Số phút

• Sự phức tạp - do số lượng lớn các chức năng, việc tìm ra những gì và làm như thế nào là không dễ dàng.
• Kiểu chữ yếu - cài đặt hiển thị phông chữ rất thưa thớt, gần như không tồn tại.
• Thiếu bản địa hóa - cùng với khó khăn trong việc thành thạo đối với một số người, đây sẽ là một vấn đề.