Đối phó với mọi vấn đề: Kỹ thuật 5 lý do

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Một cách đơn giản và linh hoạt để đi vào cốt lõi và tìm ra những lý do không nằm trên bề mặt.

Ý tưởng nghiên cứu mối quan hệ nhân quả do Socrates đưa ra. Nhưng bản thân phương pháp này, được mệnh danh là "5 Tại sao", được phát triển bởi nhà sáng lập Toyota Sakichi Toyoda. Ban đầu, thiết bị nhằm giải quyết các vấn đề sản xuất của công ty.

Đặt câu hỏi "Tại sao?" năm lần, bạn xác định bản chất của vấn đề, giải pháp trở nên rõ ràng.

Taiichi Ohno, người tạo ra Hệ thống Sản xuất Toyota

Bước đầu tiên là hình thành vấn đề ban đầu. Sau đó, nhà nghiên cứu đặt câu hỏi: "Tại sao điều này xảy ra (đang xảy ra)?" Sau khi nhận được câu trả lời, anh ấy lại hỏi: "Tại sao điều này lại xảy ra?" - từ đó tìm ra nguyên nhân của nguyên nhân.

Kết quả là, một chuỗi logic được xây dựng dẫn đến nguyên nhân gốc rễ. Người ta cho rằng chính tác động vào nguyên nhân gốc rễ sẽ có hiệu quả nhất trong việc giải quyết vấn đề gốc. Hãy để chúng tôi minh họa điều này bằng một ví dụ.

Vấn đề ban đầu: Trong gia đình thường xuyên xảy ra mâu thuẫn, quan hệ vợ chồng căng thẳng.

Bước 1. Tại sao chuyện này đang xảy ra? Vì người chồng bận rộn với công việc và không dành chút thời gian nào cho gia đình.

Bước 2. Tại sao anh ấy dành nhiều thời gian cho công việc? Vì rất nhiều thứ đòi hỏi sự quan tâm của anh ấy.

Bước 3. Tại sao có quá nhiều thứ cần anh ấy quan tâm? Bởi vì không ai có thể tạo ra chúng.

Bước 4. Tại sao không ai có thể làm cho chúng? Bởi vì không có nhân viên nào đủ năng lực trong những vấn đề này.

Bước 5. Tại sao không có những nhân viên như vậy? Không ai thuê họ.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã đi từ sự không hài lòng với các mối quan hệ gia đình đến việc không đủ số lượng các nhà quản lý cấp trung.

Bạn không cần phải hỏi chính xác năm câu hỏi. Con số này đã được chọn theo kinh nghiệm và là trung bình. Một số vấn đề có thể được giải quyết bằng ít (hoặc nhiều) bước hơn.

Để có kết quả tốt nhất, bạn nên viết ra tất cả các bước để không bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng. Tăng hiệu quả của thảo luận nhóm: nhóm có thể xác định một cách khách quan những lý do có ý nghĩa hơn.

Phương pháp "5 Whys" có một số ưu điểm chắc chắn. Đầu tiên, sự đơn giản. Bất cứ ai cũng có thể sử dụng nó. Thứ hai, nó ít tốn thời gian hơn so với hầu hết các kỹ thuật khác. Thứ ba, yêu cầu phần cứng tối thiểu: bạn thậm chí có thể tìm kiếm lý do trong đầu.

Nhưng cũng có những hạn chế đáng kể. Phương pháp này chỉ phù hợp với những vấn đề đơn giản, khi bạn cần tìm ra một lý do quan trọng nhất. Kết quả phụ thuộc nhiều vào khả năng tìm ra nó của nhà nghiên cứu.

Trong ví dụ trên, câu trả lời cho câu hỏi thứ ba có thể là “Bởi vì anh ta không giao quyền cho nhân viên,” và nguyên nhân sâu xa sẽ hoàn toàn khác.

Một số hạn chế này có thể được khắc phục bằng cách cho phép nhiều câu trả lời. Sau đó, kết quả của việc áp dụng kỹ thuật là "cây" nguyên nhân. Nhưng trong trường hợp này, không có cách nào để chọn ra bất kỳ cái nào là cái dẫn đầu.

Bất chấp những hạn chế này, phương pháp 5 Whys đã được sử dụng thành công trong nhiều khái niệm quản lý, chẳng hạn như kaizen, sản xuất tinh gọn, và các phương pháp khác.