Cách lập thời gian biểu cho mỗi ngày và không bao giờ phá vỡ nó

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Không còn nghi ngờ gì nữa, thời gian là nguồn tài nguyên quý giá nhất mà chúng ta sở hữu. Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian là rất quan trọng. Nhưng lập một lịch trình tốt là chưa đủ. Những lời khuyên này sẽ giúp bạn soạn thảo nó để bạn không muốn phá vỡ trật tự đã thiết lập.

Sức khỏe, năng suất, tâm trạng tốt của bạn phụ thuộc vào cách bạn quản lý thời gian của mình. Sử dụng những lời khuyên này và tạo ra một lịch trình gần như là một tội lỗi chết người để phá vỡ.

1. Bạn cần làm việc không bị gián đoạn

Nếu bạn chủ yếu tham gia vào công việc trí óc (ví dụ, bạn là nhà thiết kế, kỹ sư, nhà văn, nhà khoa học), bạn cần tập trung vào nhiệm vụ trước mắt và nắm bắt được cái gọi là dòng chảy. Để làm việc hiệu quả và hiệu quả, hãy sắp xếp thời gian biểu rõ ràng để bạn không bị phân tâm, gián đoạn hoặc rời khỏi nơi làm việc. Chỉ sử dụng những khoảng thời gian này cho công việc.

Khoảng thời gian tối ưu rất dễ tính toán theo quy tắc do người quản lý Facebook David Gillis gợi ý.

Lịch trình hàng tuần của bạn nên có ít nhất sáu khoảng trống, dài ít nhất ba tiếng rưỡi, dành riêng cho công việc không ngừng nghỉ.

Khó là vậy nhưng cần phải phấn đấu. Về cơ bản, bạn phải làm việc ba tiếng rưỡi mỗi ngày cho đến giờ ăn trưa. Và hãy tìm một ngày mà bạn sẽ làm việc 3 tiếng rưỡi không ngừng vào buổi chiều.

Xem lại lịch trình của bạn. Có một nơi nào đó trong đó để quy tắc này được thực hiện? Nếu không có chỗ, bạn có một vấn đề. Và bạn cần gấp để giải quyết nó.

Điều gì xảy ra nếu bạn không tuân theo quy tắc này?

• Bạn sẽ không làm việc hiệu quả.
• Bạn sẽ phải hoàn thành công việc sau giờ làm, vào ban đêm hoặc dành cả cuối tuần cho nó.

Bạn rõ ràng sẽ không tồn tại lâu trong trạng thái này. Vì vậy, hãy cố gắng sắp xếp lại lịch trình của bạn để phù hợp với quy luật. Để làm điều này, bạn có thể:

• sắp xếp lại các cuộc họp để họ không làm bạn mất tập trung vào công việc;
• tìm một ngày trong đó sẽ không có cuộc họp, không có cuộc họp, không có cuộc họp lập kế hoạch;
• nói chuyện với người quản lý của bạn: chắc chắn rằng anh ta đã sẵn sàng tối ưu hóa ngày của bạn để bạn làm việc hiệu quả hơn.

Một khi bạn đã lên một lịch trình xác định chặt chẽ các khoảng thời gian này, hãy coi nó như thể đó là đồ trang sức của bà. Chúa ơi. Bộ sưu tập rượu chai.

Để làm theo lịch trình mới dễ dàng hơn, hãy giải thích cho chính mình lý do tại sao bạn cần nó. Đặt mục tiêu cho bản thân. Ví dụ, nói, "Tôi muốn hoàn thành một dự án trong một tuần."

Nó sẽ được dễ dàng và dễ chịu cho bạn để làm việc. Tìm một nơi thoải mái, tắt thông báo trên điện thoại, uống cà phê. Nắm bắt dòng chảy và tham gia vào quá trình.

2. Xem lại lịch trình của bạn hàng tuần

Quyết định các ưu tiên của bạn

Lịch trình của bạn phải có thời lượng 30 phút được lên lịch vào Thứ Hai. Sử dụng thời gian này để sửa đổi lịch của bạn cho tuần tiếp theo. Quyết định ba mục tiêu chính bạn cần đạt được trong bảy ngày tới. Ưu tiên của bạn là gì?

Hãy chắc chắn để kiểm tra tất cả các cuộc hẹn cho tuần này. Họ không nên làm gián đoạn các khối thời gian làm việc.

• Nếu bạn được mời tham gia một sự kiện mà bạn không biết gì về nó, hãy viết thư cho người tổ chức và yêu cầu chương trình của sự kiện đó.
• Nếu bạn có một cuộc họp đã lên lịch với một người, nhưng bạn không có gì để thảo luận vào thời gian này, hãy hủy nó.
• Nếu bạn có một cuộc họp hoặc buổi thuyết trình, hãy sắp xếp thời gian chuẩn bị.
• Nếu không có cuộc họp nào được lên lịch, nhưng bạn có một vài câu hỏi quan trọng cho một người hoặc một nhóm, hãy lên lịch một cuộc họp, cuộc họp hoặc ít nhất là một cuộc gọi điện thoại.

Lập kế hoạch chủ động không dễ dàng. Nhưng đổi lại, bạn sẽ có được cảm giác dễ chịu khi kiểm soát hoàn toàn thời gian của mình trong bảy ngày.

3. Tự hỏi bản thân xem đây có phải là cách bạn cần trong cuộc họp này không

Họp, họp, thuyết trình - tất cả những điều này ngốn rất nhiều thời gian của bạn. Thông thường, những sự kiện như vậy được lên lịch một cách bất tiện và hoàn toàn không hiệu quả. Tại sao chúng lại cần thiết?

Tại sao chúng tôi xuất hiện trên chúng?

• Chúng tôi không muốn làm người khác buồn. Anh ấy đã hẹn bạn, điều đó có nghĩa là anh ấy cần thảo luận về điều gì đó. Một cách miễn cưỡng, bạn đồng ý đến cuộc họp, hy sinh công việc quan trọng của bạn.
• Chúng tôi cảm thấy tham gia vào quá trình này. Ví dụ, nếu cả nhóm cùng nhau thảo luận về một dự án, bạn cảm thấy mình chắc chắn nên đến. Nếu không, đồng nghiệp của bạn sẽ nghĩ rằng bạn không tận tâm như những người khác.
• Mong muốn được biết. Nếu cuộc họp có vẻ quan trọng (ví dụ, một người nào đó từ cấp quản lý sẽ có mặt tại cuộc họp đó hoặc một quyết định định mệnh được lên kế hoạch được thực hiện), tự nhiên bạn muốn có mặt ở đó.

Trên thực tế, hiệu quả của bạn có thể cao hơn nếu bạn ở lại nơi làm việc và không rời khỏi quy trình. Làm thế nào để bạn biết cuộc họp nào bạn cần tham dự và cuộc họp nào bạn có thể bỏ qua? Sử dụng quy tắc này.

Bạn cần đến cuộc họp nếu:

a) bạn tin tưởng rằng sự hiện diện của bạn sẽ ảnh hưởng đến kết quả của cuộc họp, b) bạn sẽ tăng hiệu quả của mình thông qua cuộc họp này.

Để biết liệu sự hiện diện của bạn có ảnh hưởng đến kết quả của cuộc họp hay không, hãy tự hỏi bản thân xem bạn có định nói về công việc của mình hay bạn muốn ngồi trong im lặng. Có lẽ sẽ có ai đó trong hội trường có thể bày tỏ ý kiến của bạn một cách tự tin và tốt hơn.

Để xem liệu bạn có hiệu quả hơn sau cuộc họp này hay không, hãy tự hỏi bản thân xem bạn sẽ học được điều gì mới trong cuộc họp này. Nếu bạn không học được bất cứ điều gì mới, không có ý định đặt câu hỏi, không nói về công việc của mình và do đó, không mong đợi những lời phê bình mang tính xây dựng, thì hiệu quả của bạn khó có thể tăng lên.

Nếu cả trường hợp đầu tiên và trường hợp thứ hai, bạn không thể giải thích cho mình lý do tại sao bạn cần đến cuộc họp này, hãy bỏ qua. Thời gian của bạn là có hạn và bạn cần sử dụng từng phút một cách khôn ngoan.

4. Làm cho các cuộc họp của bạn hiệu quả

Một số cuộc họp và cuộc hẹn nhất định có thể hiệu quả và năng suất hơn. Kiểm tra xem sự kiện công việc của bạn có đáp ứng các tiêu chí này không và trả lời một số câu hỏi.

• Có chương trình và mục đích cuộc họp rõ ràng. Nếu không, hãy yêu cầu người tổ chức thông báo chính xác những gì cần đạt được vào cuối cuộc họp.
• Những người không tham dự cuộc họp có mặt tại cuộc họp không? Cuộc họp lập kế hoạch càng lớn, chi phí của mỗi thành viên trong nhóm càng nhiều, người lãnh đạo càng đòi hỏi nhiều kỹ năng và khả năng hơn.
• Bạn có thể chia một cuộc họp lớn thành nhiều cuộc họp nhỏ hơn không? Như vậy, cả nhóm sẽ làm việc trong cuộc họp, phát biểu ý kiến, thảo luận về những công việc đã hoàn thành.
• Có phải cuộc thảo luận sẽ sang một bên? Theo dõi thời gian: Khi chủ đề trò chuyện thay đổi, bạn rất dễ bị phân tâm và quên mất bao nhiêu phút còn lại cho đến khi kết thúc cuộc họp. Đừng cho phép mình lãng phí thời gian quý báu của mình một cách vô tư như vậy. Nhắc nhở đồng nghiệp của bạn: "Chúng tôi còn 10 phút, và chúng tôi chưa đề cập đến một số vấn đề."

5. Dành thời gian cho học tập và sáng tạo

Không phải tất cả các nhiệm vụ quan trọng đều cần phải hoàn thành gấp. Nhưng hãy nhớ sắp xếp thời gian cho các hoạt động này.

Tùy thuộc vào mục tiêu bạn đặt ra cho mình, hãy để lại một khoảng thời gian cho việc học tập, sáng tạo hoặc tìm kiếm nguồn cảm hứng. Nó có thể khá nhỏ - chỉ vài giờ. Nhưng trong một vài năm nữa, bạn sẽ nói lời cảm ơn với chính mình vì những giờ phút hạnh phúc này. Ngay cả một khoản đầu tư nhỏ như vậy cũng sẽ tạo ra lợi nhuận trong tương lai.

Ví dụ, tôi rất thích vẽ và tôi tin rằng kỹ năng này không thể bị mất đi. Vì vậy, trong lịch trình của tôi chỉ có hai giờ dành cho việc vẽ. Tôi vẽ vào Chủ nhật, đó là ngày ít bận rộn nhất trong lịch trình của tôi. Điều này là đủ để vui chơi và không quên cách cầm cọ trên tay.

6. Hãy nhớ rằng: bạn cần phải làm mọi thứ mà bạn đã lên kế hoạch

Bất kể bạn có thích làm hay không.

Tôi thực sự yêu thích hai chiếc bánh mì kẹp pho mát, nhưng tôi ăn nó ít thường xuyên hơn nhiều so với salad, ngũ cốc và súp. Đơn giản là vì ăn hai chiếc bánh mì kẹp pho mát mọi lúc sẽ không tốt cho sức khỏe. Đôi khi rất khó để ép bản thân ăn đúng thức ăn. Nhưng những điểm yếu này cần được khắc phục, vì nó rất tốt cho sức khỏe của bạn.

Tương tự đối với lịch trình của bạn. Làm những gì bạn yêu thích. Làm những gì bạn yêu thích không quá nhiều nhưng những gì tốt cho bạn, sự nghiệp, sức khỏe, sự phát triển của bạn. Các mục trong lịch trình của bạn xuất hiện vì một lý do: chúng tôi đã loại bỏ mọi thứ không cần thiết, chỉ có điều đó mới giúp bạn trở nên tốt hơn.

Bây giờ lịch trình không thể bị vi phạm.