5 lựa chọn thay thế cho danh sách việc cần làm cổ điển

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Duy trì một danh sách việc cần làm, nhưng vẫn không làm gì cả? Sau đó bài viết này là dành cho bạn! Nó sẽ chỉ cho bạn năm cách thay thế để duy trì danh sách việc cần làm của bạn.

Danh sách việc cần làm là một yếu tố cần thiết để làm việc hiệu quả. Về lý thuyết. Trong thực tế, danh sách việc cần làm thường không dẫn đến năng suất. Tại sao? Có rất nhiều lý do.

Đôi khi chúng ta ngồi lại và chần chừ trong việc hoàn thành những công việc đơn giản, đôi khi chúng ta trì hoãn và trì hoãn việc giải quyết những công việc khó khăn cho đến tận sau này. Một danh sách việc cần làm nên tạo động lực, nhưng thường thì ngược lại, nó khiến chúng ta chán nản. Đặc biệt nếu vào cuối ngày, bạn thấy rằng hầu hết các kế hoạch đã được thực hiện vẫn chưa được thực hiện.

Khi tất cả những điều này được xếp chồng lên nhau, có vẻ như việc tạo danh sách mất nhiều thời gian hơn so với việc thực hiện các tác vụ được liệt kê trong đó. Trong một bài báo về hệ thống danh sách của Benjamin Franklin, chúng tôi đã nói về một số bí quyết tạo danh sách việc cần làm hiệu quả (hoàn thành công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, điều chỉnh danh sách việc cần làm khi hoàn cảnh thay đổi, v.v.). Trong bài viết này, Lifehacker sẽ giới thiệu cho bạn năm cách duy trì danh sách mới và nguyên bản.

1–3–5

Danh sách việc cần làm thường xuyên là gì? Đúng vậy, đây là danh sách các nhiệm vụ được đánh số trong ngày (hoặc tháng / năm, nếu chúng ta đang nói về kế hoạch dài hạn). Quên nó đi.

Cố gắng xây dựng danh sách việc cần làm của bạn theo nguyên tắc 1-3-5.

Làm thế nào nó hoạt động?

Viết ra một nhiệm vụ chính, ba nhiệm vụ vừa và quan trọng, và năm nhiệm vụ nhỏ, nếu thiếu thời gian, có thể hoãn lại đến ngày mai. Làm điều này vào buổi tối để buổi sáng bạn có ý tưởng rõ ràng về chương trình làm việc hôm nay của mình.

Nếu lĩnh vực hoạt động của bạn quá năng động đến mức bạn không thể đoán trước được sự xuất hiện (không) của các trường hợp khẩn cấp mới, thì hãy để trống một vài ba lần. Điều này sẽ cho phép bạn làm cho danh sách nhiệm vụ của mình linh hoạt nhất có thể.

Hãy chuẩn bị cho thực tế là khi xây dựng danh sách việc cần làm theo nguyên tắc 1-3-5, không phải lúc nào bạn cũng có thể gạch bỏ tất cả các mục trong đó. Ví dụ, hoàn cảnh có thể thay đổi và nhiệm vụ chính trong ngày hiện tại sẽ trở nên bất khả thi. Nhưng bạn có thể thực hiện một bộ ba nhiệm vụ có tầm quan trọng trung bình hoặc năm - nhỏ.

Ưu điểm chính của cách tiếp cận này là không cần ưu tiên. Bạn liệt kê trước những gì bạn nghĩ là có liên quan cho ngày hôm sau.

Mục tiêu hằng ngày

Vấn đề chính với quy hoạch trên giấy là gì? Khi bạn gạch bỏ một nhiệm vụ khỏi danh sách, bạn sẽ quên nó và bạn sẽ không bao giờ đoán được khi nào có thể cần lại các chi tiết về việc triển khai nó (số điện thoại, ngày tháng, ghi chú, v.v.). Các nhà lập kế hoạch điện tử đã giải quyết một phần vấn đề này - hầu hết cho phép bạn liên kết với các nhiệm vụ trước đây, nhóm chúng, v.v. Nhưng còn những người thích tiếng giấy sột soạt dễ chịu trên màn hình cảm ứng thì sao? Một nhà thiết kế web đã đưa ra một hệ thống hợp lý hóa việc lập kế hoạch trên giấy. Tên cô ấy là Bullet Journal.

Làm thế nào nó hoạt động?

Lifehacker đã nói về hệ thống ghi chú nhanh do Carroll phát minh trong một trong những ấn phẩm trước đây của ông. Chúng ta hãy nhớ lại các nguyên tắc cơ bản.

Trước hết, hãy đánh số trang nhật ký của bạn. Trên trang đầu tiên, hãy tạo mục lục - nó sẽ giúp bạn tìm thấy thông tin bạn cần. Sau đó, tạo lịch cho tháng: ngày và ngày trong tuần, nhưng ngược lại - các nhiệm vụ và sự kiện chắc chắn sẽ không thay đổi. Trên một trang khác, hãy tạo danh sách việc cần làm trong 30 ngày đó. Trong trường hợp này, điều quan trọng là sử dụng ghi chú (hộp kiểm, vòng kết nối, v.v.) để đọc thông tin một cách trực quan dễ dàng hơn. Bằng cách này, bạn có thể lập danh sách việc cần làm cho cả ngày và trong tuần. Điều chính là không quên bao gồm số trang trong mục lục.

Chống việc cần làm

Danh sách việc cần làm phải là động lực giúp bạn phấn chấn tinh thần: “Tôi có quá nhiều việc phải làm, và thật tuyệt biết bao khi gạch bỏ một mốt khác!”. Nhưng trên thực tế, nhiều người khi mở danh sách việc cần làm của họ vào cuối ngày, lại rơi vào trạng thái chán nản: “Tôi là một người lười biếng! 6 nhiệm vụ trên 10! Nhiệm vụ không hoàn thành kéo tâm hồn như một hòn đá xuống đáy.

Nhưng vẫn có một lối thoát - song song với danh sách việc cần làm, hãy giữ một cuốn băng chống việc cần làm.

Làm thế nào nó hoạt động?

Theo Marc Andreessen, đồng sáng lập Netscape, việc chống lại việc làm là một quá trình mà bạn viết ra không phải những gì bạn phải làm, mà là những gì bạn đã làm, thành tích của bạn.

Mỗi khi bạn làm điều gì đó hữu ích trong ngày, hãy ghi nó vào danh sách những việc không nên làm ở mặt kia của thẻ. Mỗi lần bạn viết ra thành tích của mình, bạn sẽ nhận được một liều endorphin, giống như con chuột nhấn nút trong lồng và kiếm một phần thức ăn cho nó. Và vào cuối ngày, trước khi bạn chuẩn bị một lá bài mới cho ngày mai, hãy xem qua lá bài hôm nay, danh sách những việc không nên làm của bạn và vui mừng vì bạn đã thực sự làm được bao nhiêu việc trong ngày hôm đó. Sau đó xé và bỏ thẻ. Một ngày nữa không uổng phí.

Bằng cách này, bạn có thể tạo thêm động lực để hoàn thành danh sách việc cần làm này.

Nhân tiện, ứng dụng iDoneThis hoạt động theo cách tương tự. Nó cũng giúp bạn hiểu được bạn đang dành thời gian cho việc gì và bạn đã làm được những việc hữu ích nào trong một ngày, một tuần, một tháng.

Hệ thống Năng suất Zen

GTD là một cách tuyệt vời để cải thiện hiệu suất cá nhân. Tuy nhiên, phương pháp của David Allen không phải phù hợp với tất cả mọi người. Vì vậy, một chuyên gia năng suất nổi tiếng khác, Leo Babauta, đã quyết định đơn giản hóa hệ thống này và đưa ra Zen to Done (ZTD).

Làm thế nào nó hoạt động?

ZTD là tất cả về sự đơn giản và tập trung vào làm và làm ở đây và bây giờ. Babauta đã xác định năm vấn đề GTD chính và đề xuất các giải pháp. Đối với danh sách việc cần làm, điều này có nghĩa như sau:

1. Lập danh sách chủ đề đơn giản. Ví dụ: trên thẻ có tên “Công việc”, chỉ ghi các công việc liên quan đến hoạt động nghề nghiệp của bạn.

2. Giữ danh sách được cập nhật. Luôn mang theo một thiết bị hoặc sổ ghi chép bên mình, nơi bạn có thể viết ra những ý tưởng hoặc nhiệm vụ bất ngờ.

3. Có liên quan. Chỉ liệt kê những công việc thực sự quan trọng vào danh sách việc cần làm.

Dừng danh sách

Thoạt nhìn, thuật ngữ "danh sách dừng làm" hoàn toàn trái ngược với việc lập kế hoạch việc cần làm. Nhưng chỉ lúc đầu.

Làm thế nào nó hoạt động?

Trong danh sách ngừng làm, bạn cũng viết ra những công việc của mình, nhưng không phải những việc bạn cần và phải làm mà là những việc bạn muốn loại bỏ. Ví dụ, bạn muốn bỏ hút thuốc, ngừng sử dụng mạng xã hội và ngừng ăn đồ ngọt vào ban đêm. Đây là những điểm của trang tính ngừng làm của bạn. Trên thực tế, đây là một trong những cách để chống lại chronophages.

Chris Guillebeau, trong cuốn sách Nghệ thuật của sự không phù hợp, viết:

Cách tốt nhất để ngừng lãng phí thời gian vào những việc vô nghĩa là tạo một danh sách dừng. Danh sách dừng là danh sách những việc bạn không muốn làm nữa. Nó thậm chí còn tốt hơn một danh sách việc cần làm vì nó cho phép bạn hiểu điều gì đang kéo bạn xuống.

Chris tự mình lập danh sách dừng chân hàng năm vào những ngày lễ đầu năm mới. Điều này cho phép anh ta đánh giá xem anh ta đã đạt được bao nhiêu tiến bộ trong 12 tháng qua.

Để trang tính dừng hoạt động, điều quan trọng là phải nhớ về thời gian. Đếm xem bạn muốn bỏ thói quen ăn uống trong bao lâu. Sau đó, đặt cho mình một giới hạn thời gian dành cho nó (không quá 20 phút mỗi ngày trên YouTube) và dần dần hạ xuống.

Tóm lược

Vì vậy, nếu lập kế hoạch công việc cổ điển không phù hợp với bạn, hãy thử một trong các lựa chọn thay thế ở trên. Tốt hơn nên kết hợp chúng: tạo danh sách không dài mà là danh sách ngắn với một nhiệm vụ chính và một số nhiệm vụ phụ; lưu giữ hồ sơ thuận tiện và dễ hiểu; tạo động lực cho bản thân bằng một danh sách các thành tích của bạn và dành thời gian để lập danh sách các thói quen bạn cần phải phá bỏ.

Nếu bạn có cách tiếp cận của riêng mình để lập danh sách nhiệm vụ, hãy chia sẻ chúng trong phần nhận xét.